Побудова структури облікового апарату

Встановлення структури апарату бухгалтерії, яка якнайбільше від­повідала б конкретним умовам роботи підприємства, правильна роз­становка кадрів на окремих ділянках облікового процесу є важливою передумовою раціональної організації облікового процесу на підпри­ємстві. Чисельність та структура облікового апарату насамперед за­лежать від обсягу облікових і контрольних робіт, від форми організації й автоматизації обліку, а також від масштабів виробництва і стру­ктура управління ним. Залежно від вказаних факторів розрізняють декілька типів структурної побудови бухгалтерії.

Рис. 1.1. Форми організації бухгалтерського обліку на підприємстві у відповідності з Законом

 

До першого типу побудови можна віднести бухгалтерію, яка складається з секторів. Чисельність кожного сектору складає декілька чоловік, кожний сектор очолює бухгалтер. У таких бухгалтеріях мо­жливим є створення таких секторів: обліку товарних операцій; обліку розрахункових операцій; загального сектору. Облік може вестись як вручну, так і з застосуванням комп'ютерної техніки. Виконання облі­кових робіт масового характеру в одному секторі надає можливість посилити контроль за цими операціями та спростити ув'язку показ­ників, що взаємно контролюються. Схематично перший тип структу­рної побудови бухгалтерії наведено на рисунку 1.2.

До другого типу структурної побудови належать більш крупні бу­хгалтерії. Вони поділяються на відділи, всередині яких можуть бути створені групи. Структура облікового апарату другого типу предста­влена на рис 1.3.

Рис.1.2. Структура бухгалтерського апарату першого типу

Рис.1.3. Структура бухгалтерського апарату другого типу

 

Бухгалтерія другого типу структурної побудови підприємства мо­же мати, наприклад, такі відділи:

— фінансово-розрахунковий, який здійснює облік коштів у касі і банку, розрахункових і кредитних операцій, а також підзвітних сум. Якщо на підприємстві не відокремлено фінансову службу, ця група забезпечує також фінансове планування, контролює додержання пла­тіжної дисципліни;

— праці і заробітної плати (оплати праці), який здійснює облік виробітку і розрахунків за заробітною платою з робітниками і служ­бовцями, веде облік розрахунків за податками і внесками, утримани­ми із заробітної плати та нарахованими на неї та складає звітність про використання фонду заробітної плати;

— матеріального обліку — веде облік матеріальних цінностей, придбання і витрачання їх, здійснює облік розрахунків з постачаль­никами і підрядчиками, контролює стан складського обліку, бере участь в інвентаризації цих цінностей, складає звітність, що має від­ношення до матеріальних оборотних та необоротних активів;

— виробництва і калькуляції, який здійснює облік витрат на ви­робництво, складає калькуляції собівартості продукції (робіт і по­слуг), готує інформацію про результати роботи окремих центрів ви­трат та підприємства в цілому, бере участь в інвентаризації незавер­шеного виробництва, складає звітність про виконання плану вироб­ництва і собівартості продукції;

— готової продукції та її реалізації, який веде облік надходжен­ня з виробництва готової продукції, її відвантаження і реалізації, веде розрахунки з покупцями, а також складає звітність про виконання плану реалізації;

— зведено-балансовий, який веде облік решти господарських операцій (облік доходів, фінансових результатів, внутрішньовідомчих розрахунків тощо), веде узагальнюючі і облікові регістри, складає ба­ланс та інші форми звітності з основної діяльності підприємства, ор­ганізовує бухгалтерський архів.

Відділ матеріального обліку в такій бухгалтерії, наприклад, може включати групи: групу обліку необоротних активів; групу обліку за­пасів; групу обліку готової продукції і товарів на складах; групу облі­ку транзитних операцій.

Для порівняно невеликого підприємства характерною є двоступінчата форма побудови апарату бухгалтерії, яку відносять до третього типу структурної побудови. При цьому, на відміну від першого та другого типу, поділ облікового апарату відбувається не лише на сек­тори або відділи, де виконання окремих видів господарських опера­цій, пов'язаних з майном або зобов'язаннями, доручається окремим секторам чи відділам, виокремлюються окремі виконавці в особі бух­галтера або внутрішнього аудитора тощо. Схематично третій тип структурної побудови бухгалтерії наведено на рисунку 1.4.

Рис. 1.4. Структура бухгалтерського апарату третього типу

 

Поділ апарату на відділи, сектори, конкретних виконавців зале­жить від обсягу облікових робіт, специфіки діяльності. При цьому че­рез недостатність обсягу робіт з обліку однорідних операцій досить часто окремим виконавцям доручається вести облік різноманітних операцій.

Для оперативного спостереження за ходом виконання облікових робіт, особливо на великих підприємствах, бажано створити спеціа­льний орган, який централізовано збиратиме інформацію про дотри­мання графіків документообігу та обліку, контролюватиме хід облі­кового процесу на окремих ділянках, організовуватиме допомогу від­стаючим структурним підрозділам та усунення недоліків у обліковій роботі. Таким органом може бути диспетчер.

Диспетчер — це оперативний розпорядник ходу виробничого або будь-якого іншого процесу, який забезпечує виконання графіка тих чи інших робіт. Диспетчеризація облікового процесу найефективніша тоді, коли є складовою частиною загальної системи диспетчеризації управління підприємством. Завдяки цьому набагато скорочуються витрати на організацію диспетчеризації, повністю усувається дублю­вання економічної інформації, а керівники та спеціалісти підприємст­ва звільняються від поточної оперативно-розпорядчої роботи і мо­жуть спрямувати основні зусилля на розробку та здійснення заходів щодо вдосконалення організації виробництва, планування, обліку, аналізу тощо.

Залежно від особливостей роботи підприємств можливі різні стру­ктурні варіанти бухгалтерії, які у свою чергу можуть змінюватись від поточних потреб підприємства. Наприклад, на період здійснення під­приємством капітального будівництва може створюватись відповідна група із забезпечення облік і складання звітності щодо капітальних інвестицій і джерел їх фінансування. За наявності великого житлово-комунального господарства у бухгалтерії створюється група або від­діл з обліку операцій цього господарства тощо. Деякі відділи можуть бути укрупнені, а на малих підприємствах облікові роботи розподі­ляють між окремими працівниками бухгалтерії без створення само­стійних груп чи відділів.

Важливу роль в успішному розв'язанні завдань, покладених на апарат бухгалтерії, відіграє чітке розмежування обов'язків між окре­мими її працівниками. Функції кожного облікового працівника, його обов'язки, відповідальність за ведення обліку і права визначаються службовими характеристиками і посадовими інструкціями. Це дає змогу уникнути знеособлення у виконанні облікових робіт, створює умови для злагодженої і планомірної роботи облікового апарату, оде­ржання своєчасної і якісної економічної інформації, потрібної для управління господарством.

Для внутрішнього аудиту і контролю на підприємствах досить ча­сто створюють окрему службу внутрішнього аудиту і контролю. Ця служба може бути створена у формі відділу, групи, сектору чи окре­мого спеціаліста —внутрішнього аудитора.

Під внутрішнім аудитом розуміють незалежну експертну діяль­ність служби внутрішнього аудиту підприємства, яка полягає в про­веденні перевірок та здійсненні оцінки, як правило, таких елементів:

—системи внутрішнього контролю підприємства;

—фінансової і господарської інформації;

—економічності та продуктивності діяльності підприємства;

—дотримання законів, нормативних актів та інших зовнішніх вимог.

Внутрішній контроль — сукупність процедур, що здійснюються службою внутрішнього контролю підприємства і забезпечують:

—дотримання законодавства та внутрішніх регламентуючих до­кументів при здійсненні підприємством господарських операцій;

—достовірність та повноту інформації, яка надається наглядовим і виконавчим органам підприємства;

—збереження активів підприємства і зв'язків з покупцями та за­мовниками;

—виконання затверджених планів (кошторисів) підприємства.

Обсяг і мета внутрішнього аудиту і контролю можуть змінюватися залежно від розміру, структури підприємства, сфери діяльності та вимог його керівного органу. Служби внутрішнього аудиту і контро­лю діють на підставі положення, затвердженого керівним органом підприємства і, звичайно, підпорядковуються лише йому.

При організації і плануванні роботи служб внутрішнього аудиту і контролю можна взяти за основу Методичні рекомендації щодо про­ведення внутрішнього аудиту фінансових установ, затверджені роз­порядженням Державної комісії з регулювання ринків фінансових по­слуг України від 27.09.2005 № 4660.