Нормативна база з організації обліку запасів

При організації обліку запасів на підприємствах необхідно керува­тися певними законодавчими та нормативними документами, які рег­ламентують методологічні засади формування в бухгалтерському об­ліку інформації про запаси і розкриття її у фінансових звітах:

—Законом України "Про бухгалтерський облік та фінансову звіт­ність в Україні" від 16.07.1999 № 996-ХІУ;

—Законом України "Про податок на додану вартість" від 03.04.1997 №168/97-ВР;

—постановою Кабінету міністрів України "Про затвердження По­рядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" від 22.01.1996 № 116;

—Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 9 "Запаси", затвердженим наказом Мінфіну України від 20.10.1999 № 246;

—Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 16 "Витра­ти", затвердженим наказом Мінфіну України від 31.12.1999 № 318;

—наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку бланків суворої звітності " віл 11.03.1996 №67;

—Інструкцією про порядок реєстрації виданих, повернених та ви­користаних довіреностей на одержання матеріальних цінностей, за­твердженою наказом Мінфіну України від 16.05.1996 № 99;

—наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів" від 22.05.1996 № 145;

—наказом Міністерства статистики України "Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів" від 21.06.1996 № 193;

Форми первинного обліку запасів затверджені наказами Міністер­ства статистики України. Однак, підприємства застосовують не всі форми, що визначені наказами, а лише ті, які найбільше відповідають вимогам підприємства щодо накопичення інформації про наявність і рух запасів. Крім того, підприємства мають право доповнювати існу­ючі форми необхідними графами і рядками. Перелік затверджених форм первинного обліку запасів наведено в табл. 5.1.

Таблиця 5.1.

Первинні документи з обліку запасів

 

№ форми	Назви документів
Для обліку сировиниі матеріалів
М-1	"Журнал обліку вантажів, що надійшли"
М-2а	"Акт списання бланків довіреностей"
М-26	"Довіреність"
м-з	"Журнал реєстрації довіреностей"
М-4	"Прибутковий ордер"
М-7	"Акт про приймання матеріалів"
М-8	"Лімітно-забірна картка"
М-9	"Лімітно-забірна картка"
М-10	"Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів"
М-11	"Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів"
М-12	"Картка № складського обліку матеріалів"
іМ-13	"Реєстр № приймання-здачі документів"
М-14	"Відомість обліку залишків матеріалів на складі"
М-15	"Акт про приймання устаткування"
М-15а	"Акт приймання-передачі устаткування до монтажу"
М-16	"Матеріальний ярлик"
М-17	"Акт № про виявлені дефекти устаткування"
М-18	"Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу"
М-19	"Матеріальний звіт"
М-21	"Інвентаризаційний опис №
М-23	"Акт № про витрату давальницьких матеріалів"
М-26.	"Картка обліку устаткування для установлення"
М-28	"Лімітно-забірна картка №
М-28а	"Лімітно-забірна картка №
Для обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів
МШ-1	"Відомість на поповнення (вилучення) постійного запасу інструмен­тів (пристроїв)"
МШ-2	"Картка обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів"
мш-з	"Замовлення на ремонт або заточування інструментів (пристроїв) "
МШ-4	"Акт вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів"
МШ-5	"Акт на списання інструментів (пристроїв) та обмін їх на придатні"
МШ-6	"Особова картка №____ обліку спецодягу, спецвзуття та запобіжних пристроїв"
МШ-7	"Відомість обліку видачі(повернення) спецодягу, спецвзуття та запобі- жних пристроїв"
МШ-8	"Акт на списання малоцінних та швидкозношуваних предметів".
Облік бланків сурової звітності
СЗ-1	"Прибутково-видаткова накладна № на бланки суворої звітності"
СЗ-2	"Прибутково-видаткова книга з обліку бланків суворої звітності"
СЗ-3	"Акт на списання використаних бланків суворої звітності"
СЗ-4	"Акт перевірки наявності бланків суворої звітності"
СЗ-5	"Картка-довідка по виданих і використаних бланках суворої звітності"
Транспортні документи
№ 1 (міжна­родна)	Подорожній лист вантажного автомобіля у міжнародному сполученні
№ 2 (діє у межах Украї­ни);	Подорожній лист вантажного автомобіля
№ 1-ТН	Товарно-транспортна накладна
№ 1-ТЗ	Талон замовника (при роботі автомобіля за погодинною формою опла­ти транспортних послуг)

 

Слід зазначити, що можуть використовуватись і форми не затвер­джених у централізованому порядку первинних документів, напри­клад, акти нестандартної форми чи інші документи, що підтверджу­ють факт надходження чи вибуття запасів. Конкретні форми, які за­стосовує підприємство для відображення руху запасів визначаються затвердженим підприємством графіком (табель-графіком) документо­обігу. Приклад табеля-графіка документообігу, пов'язаного з рухом запасів, наведено в табл. 5.2.

Загальна схема документообігу, пов'язаного з рухом запасів наве­дена на рис. 5.1.

Таблиця 5.2.

Графік документообігу обліку виробничих запасів

 

 

 

 

 

3 роки

 

№ 3. п.

Назва до­кумента

Шифр доку­мента

Створення документа

Обробка документа

Зберігання доку­мента

Строк зберігання

Операція, що реєструється та мета до­кумента

Відпові­дальна особа, що виписує (складає) документ

Підтвер­джуванні підписи

Кількість екземпля­рів, та ку­ди переда­ється ко­жен екзем­пляр

Строки переда­чі в об­робку

Викона­вець, який від­повідає за оброб­ку

Відобра­ження в ре­гістрах обліку,

Пото­чне місце збері­гання

Відпові­дальний за збері­гання

Журнал обліку ван­тажів, що надійшли

М-1

Контроль за надходжен­ням та опри­буткуванням матеріальних цінностей

Матеріа­льно від­повідаль­на особа — комір­ник або завідувач складом

Комірник або заві­дувач складом

Один — на складі під­приємства

За фак­том на­стання події

Бухгал­тер з об­ліку за­пасів

Бух­галте­рія

Бухгалтер з обліку запасів

3 роки

Довіреність

М-2

Для отри­мання мате­ріальних цінностей

Бухгалтер з обліку запасів

Керівник підпри­ємства

Один — у постачаль­ника

На дату при­ймання

Бухгал­тер з об­ліку за­пасів

Бух­галте­рія

Бухгалтер з обліку запасів

Акт спи­сання бла­нків дові­реностей

М-2а

Для списання бланків дові­реностей

Бухгалтер з обліку запасів

Керівник підпри­ємства

Один — у бухгалтерії

Не рід­ше од­ного ра­зу на квартал

Бухгал­тер з об­ліку за­пасів

Бух­галте­рія

Бухгалтер з обліку запасів

Прибутко- вий ордер

М-3

Для обліку матеріалів, які надходять на підприєм- ство від по- стачальників чи з переро- бки

Матеріа- льно від­повідаль- на особа — комір- ник або завідувач складом

Один

У день надхо­дження ціннос- тей на склад

Бухгал- тер з об­ліку за- пасів

Бух- галте-рія

Бухгал- тер з обліку запасів

Акт про приймання матеріалів

М-4

Для оформ- лення при- ймання матеріальних цінностей, які мають кі­лькісні та якісні розбі­жності з да­ними супро- відних доку­ментів по­стачальника; при при­йманні мате­ріалів, які прибули без документів.

Прийма- льна ко- місія 3 обов'язко вою уча­стю мате­ріально відпові­дальної особи та представ­ника від­правника (постача­льника) або предг ставиика незаціка-вленої організа­ції

Керівник підпри- ємства*

1 — до бу- хгалтери підприємс­тва для об­ліку пере­міщення (руху) ма­теріальних цінностей, 1— відді- лу поста­чання або юридич­ному від­ділу для направ­лення лис-та-претен-зії поста­чальнику

У день надхо- дження ціннос­тей на склад

Бухгал- тер з об- ліку за­пасів

Бух- галте- рія

Бухгал- тер 3 обліку запасів

Лімітно- заоїрна ка- ртка

М-8 М-9, М-28 М- 28а

Для оформ- лення відпу- ску матеріа- лів, що сис- тематично витрачають­ся при виго­товленні продукції, та для контро­лю за додер­жанням встановлених лімітів, для списання ма­теріальних цінностей зі складу

Відділ поста- чання або плановий відділ на одне або декілька наймену- вань ма­теріал

У ліміт- но- забірній картці цеху (ді­ льниці) комір­ ник, у лі- мітно-забірній картці складу — представ­ник цеху (дільниці)

Один при- мірник до початку місяця пе- редасться цеху (діль­ ниці) - споживачу матеріал і в, другий — складу або складовій цеху (діль­ниці)

У день надхо- дження ціннос- тей на склад

Бухгал- тер з об- ліку за- пасів

Бух- галте- рія

Бухгалтер з обліку запасів

Акт-вимога на заміну (додатко- вий від- пуск) мате- ріалів

М-10

Відпуск ма- теріалів по- над встанов- лений ліміт. при заміні матеріалів і є основою для списання ма- теріалів зі складу тільки з дозволу ке- рівника

Відділ поста- чання або плановий відділ на одне аоо декілька наймену- вань ма- теріал

В акті- вимозі одержу- вача заві- дувач складом, в акті- вимозі складу і представ- ник оде- ржувача

Один при- мірник для одержува- ча (цеху, дільниці та тлі.), дру­гий — для складу.

Перед вида- чею ма- теріаль- них ціннос­тей

Бухгал- тер з об- ліку за- пасів

Бух- галте- рія

Бухгалтер з обліку запасів

Накладна вимога на відпуск (внутрішнє перемі- щення) ма­теріалів

М-11

Для обліку руху матері- альних цін- ностей в се- редині під- приємства, організації

Матеріа- льно від- повідаль- на особа складу

Головний бухгалтер або упов- новажена на це особа

Один при- мірник не- редасться одержува- чу, дру- гий — складу, який зго- дом пере­дасться до бухгалтерії

За ви- могою

Бухгал- тер з об- ліку за- пасів

Бух- галте- рія

Бухгалтер з обліку запасів

3 роки

Картка № складсько- го обліку матеріалів

М-12

Для обліку руху матері- алів на складі за кожним сортом, ви- дом та розмі- ром, запов- нюється на кожен номе- нклатурний номер мате- ріалу

Матеріа- льно від- повідаль- на особа складу

Матеріа- льно від- повідаль- на особа

Один при- мірник

У день, здійс- нення операції

Бухгал- тер з об- ліку за- пасів

Бух- галте- рія

Бухгалтер з обліку запасів

3 роки

Реєстр № приймання- здачі доку- ментів

М-13

Для реєстра- ції прибутко- во- видаткових документів, які здаються

Матеріа- льио від- повідаль- на особа складу

Бухгалтер з обліку запасів

В одному примірни- ку до бух- галтерії

Кожно- го дня

Бухгал- тер з об- ліку за- пасів

Бух- галте- рія

]Бухгалтер з обліку запасів

3 роки

Відомість обліку за­лишків ма­теріалів на складі

М-14

Для обліку залишків ма­теріалів на складі

Матеріа- льно від- повідаль- на особа комір- ник або завідувач складом

Особа, яка пере­віряє

В одному і примірни­ку до бух- галтерії

Не рід- ше од- ного ра- зу за квартал

Бухгал­тер з об­ліку за­пасів

Бух- галте- рія

Бухгалтер з обліку запасів

3 роки

Акт про приймання устатку­вання

М-15

Для оформ­лення устат­кування, що надійшло на склад для встановлення

Прийма­ льна ко­ місія 3 участю матеріа­ льно від­ повідаль­ ної особи та пред­ ставника підрядни- ка

Керівник підпри­ємства

один до бухгалтерії підпри­ємств, дру­гий — під­ряднику

За фак­том на­стання події

Бухгал­тер з об­ліку за­пасів

Бух­галте­рія

Бухгалтер з обліку запасів

3 роки

Акт при-ймання-передачі устатку-вання до монтажу

15а

Передача, устаткування до монтажу підряднику

Прийма­льна ко­місія

керівник підпри­ємства

Один до бухгалтерії підпри­ємств, дру­гий— під- ряднику

За фак- том на- стання події

Бухгал- тер зоб- ліку за- пасів

_

Бух-галте-рія

Бухгалтер з обліку запасів

3 роки

Матеріаль­ний ярлик

__

Для характе­ристики ма­теріалів кож­ного номенк­латурного номера, що знаходиться в місцях збе­рігання

Завідувач складом

Завідувач складом

Один — місце збе­рігання матеріаль­них цінно­стей

При надхо­дженні ціннос­тей

Бухгал­тер з об­ліку за­пасів

Бух­галте­рія

Бухгалтер з обліку запасів

3 роки

^15

Акт№ _ 1 про вияв­лені дефек­ти устатку­вання

М-17

Складається на дефекти, що виявля­ються в про­цесі ревізії, монтажу або випробуван­ня устатку­вання

Прийма­льна ко­місія

Керівник підпри­ємства

Один до бухгалтерії підпри­ємств, дру­гий — під­ряднику

За фак­том на­стання події

Бухгал­тер з об­ліку за­пасів

Бух­галте­рія

3 роки

Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від устано­влених норм запа­су

М-18

Використо­вується для контролю за відхиленням фактичного залишку ма­теріалів від встановлених норм запасу і для контро­лю залишків, що знахо­дяться без руху

Завідувач складом

Завідувач складом

Один

У кінці місяця

Плано­вий від­діл

Бух­галте­рія

3 роки

Матеріаль- 1 ний звіт

М-19

Застосову- ється в буді­ вельних ор­ ганізаціях у випадках, коли матері­ ально відпо- відальною особою є на­ чальник ді­ льниці (ви­ конавець ро- біт)

Матеріа­льно від­повідаль­на особа

Началь­ник буді­вельної дільниці (викона­вець ро­біт)

Один

У кінці місяця

Бухгал- тер з об- ліку за­пасів

Бух­галте­рія

3 роки

Інвентари­ заційний опис №

М-21

При знятті натуральних залишків

Прийма­льна ко­місія

Всі члени комісії та матеріа­льно від­повідаль­на особа

Один

Не рід­ше од­ного ра­зу на рік

Бухгал­тер з об­ліку за­пасів

Бух- галте- рія

3 роки

Акт №__ про витра­ту даваль­ницьких матеріалів     Картка об­ліку устат­кування для устано­влення

М 23   М-26

Витрати ма­теріальних цінностей     Для обліку устаткування до встанов­лення

Комірник або заві­дувач складом     Відділ капіталь­ ного бу­ дівництва діючого лідпри- ємства

Комірник або заві­дувач складом     Керівник підпри­ємства

Один Один

За не­обхідні­стю   За не-обхідні- стю

Бухгал­тер з об­ліку за­пасів   Бухгал­тер з об­ліку за­пасів

_____

Бух­галте­рія   Бух­галте­рія

3 роки

 

 

Рис.5.1. Схема документообігу з надходження, зберігання та вибуття запасів

 

Особливу увагу слід звернути на облік бланків суворої звітнос­ті, а саме — довіреностей. Порядок оформлення та облік довіренос­тей визначено Інструкцією про порядок реєстрації виданих, поверне­них та використаних довіреностей на одержання матеріальних цінно­стей, затвердженою наказом Мінфіну України від 16.05.1996 № 99. Використовується довіреність типової форми № М-26. Довіреність видається лише особам, які працюють на підприємстві з повністю за­повненими всіма реквізитами та печаткою. Особам, що не працюють на підприємстві довіреність може бути видана лише з дозволу керів­ника та за умови, що підприємство, на якому працює ця особа видало довіреність на одержання з підприємства, яке видане довіреність цих же цінностей.

При позбавленні довіреної особи права на одержання цінностей, підприємство повинно повідомити постачальника про анулювання довіреностей. Відповідальність за втрати, пов'язані з відпуском цін­ностей за анульованими довіреностями несе постачальник.

Не пізніше наступного дня після доставки на підприємство ціннос­тей, особа, що їх доставила зобов'язана подати працівнику, що випи­сує довіреності, документ про одержання нею цінностей, та здачу їх на склад, або матеріально-відповідальній особі. Не використані в строк довіреності повертаються не пізніше наступного дня після за­кінчення строку їх дії. Тим, особам, які не відзвітували за попередньо видані довіреності, наступна довіреність не видається.

При відпуску цінностей частинами, на кожен такий відпуск скла­дається окрема накладна чи інший аналогічний документ з поміткою на ній номера довіреності та дати її видачі.

При централізовано-кільцевих перевезеннях цінностей підприємство-постачальник може відпускати цінності без довіреностей, але при цьому повинно мати повідомлення одержувача за підписом керівника та головного бухгалтера підприємства, або інших осіб, що мають право підписувати довіреності, про зразок печатки (штампу), якою матеріально-відповідальна особа буде завіряти свій підпис на супро­відних документах про одержання матеріальних цінностей.

Бланки довіреностей, що зберігаються на підприємстві, відобра­жаються, на підставі платіжно-прибуткових документів за їх вартіс­тю, що складається з витрат на їх виготовлення (придбання) та доста­вку, за дебетом субрахунку 209 "Інші матеріали". Одночасно на поза­балансовий рахунок 08 зараховується вартість вказаних бланків за їх собівартістю, але не менше 1,5 грн. за один бланк.

Передача бланків довіреностей із місця зберігання для виписуван­ня і реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей про­водиться за документами на відпуск цінностей із місць зберігання і відображається в аналітичному обліку оборотами на рахунках 209 та 08. На підставі затвердженого керівником акта про списання бланків довіреностей (типова форма № М-2а) із зазначенням їх нумерації і кі­лькості (складається не рідше одного разу на квартал), вартість вико­ристаних довіреностей списується з субрахунку 209 у кореспонденції з рахунками обліку витрат, пов'язаних з управлінням виробництвом, та одночасно з рахунка 08.

Відповідальність за дотримання постачальником правил відпуску за довіреністю цінностей покладається на посадових осіб підприємства-постачальника, які мають право підписувати документи на відпуск цінностей. Відповідальність за своєчасне та повне оприбуткування одержаних за виданими довіреностями цінностей покладається на по­садових осіб, яким надано право підписувати довіреності, а також на особу, яку призначено для виписування і реєстрації виданих, повер­нутих та використаних довіреностей.

При відшкодуванні нестач і втрат довіреностей застосовується ко­ефіцієнт відшкодування 5.

Важливим моментом організації первинного обліку взагалі і мате­ріальних запасів зокрема є дотримання правил заповнення первинних документів. Розглянемо порядок заповнення первинних документів на прикладі форми № М-4.