Регламентація роботи бухгалтерії та обов'язків облікових працівників

Робота бухгалтерії підприємства регламентується "Положенням про бухгалтерію". Положення оформлюється на бланку підприємства за підписом головного бухгалтера і затверджується керівником під­приємства.

Положення про бухгалтерію — багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок її роботи. Від його детальної розроб­ки прямо залежить ефективність організації бухгалтерського обліку підприємства. Положення є внутрішнім нормативним актом, відно­ситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої докумен­тації, має чітко визначену структуру та включає наступні розділи:

—загальні положення;

—цілі і завдання;

—функції;

—права і обов'язки головного бухгалтера (його заступників);

—службові зв'язки;

—організація роботи.

Розділ "Загальні положення" визначає форми ведення обліку, чисельність і штат бухгалтерії, найменування законодавчих актів, якими керується бухгалтерія в своїй діяльності. Закінчується розділ вимога­ми, що пред'являються до керівника бухгалтерії.

Другий розділ Положення визначає цілі та завдання бухгалтерсь­кої служби.

Третій розділ Положення розкриває функції бухгалтерії, такі як облік основних засобів, облік грошових коштів, контроль за своєчас­ним і правильним проведенням інвентаризації, ефективна організація матеріальної відповідальності, ведення розрахунків з оплати праці тощо.

Четвертий розділ "Права та обов'язки керівництва" містить поса­дову інструкцію головного бухгалтера, складену на підставі Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

У п'ятому розділі "Службові зв'язки" зазначаються служби, з яки­ми бухгалтерія взаємодіє:

— з усіма структурними підрозділами — з питань бухгалтерського
обліку;

— з юридичною службою — щодо правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

— з відділом кадрів — з питань підбору кадрів для бухгалтерії, розрахунку заробітної плати персоналу.

За значних обсягів облікової інформації бухгалтерська служба ви­ступає як окремий структурний підрозділ. При цьому необхідна чітка регламентація діяльності всього підрозділу в цілому та окремо кож­ного працівника, що визначаються Положенням про бухгалтерську службу та посадовими інструкціями працівників підрозділу.

Бухгалтерська служба має безпосереднє відношення до управлін­ського апарату, всіх цехів і відділів підприємства. Бухгалтерія отри­мує від підрозділів ті чи інші дані, необхідні для обліку (документа­льно оформлені здійснені господарські операції) та передає їм необ­хідну управлінську та іншу інформацію. Взаємодія бухгалтерії з вну­трішніми підрозділами наступна:

—від адміністративної служби бухгалтерія отримує копії наказів і розпоряджень директора по основній діяльності, кореспонденцію на адресу бухгалтерії та передає проекти наказів і розпоряджень з пи­тань фінансової діяльності, довідки, дані на запит керівника, звіти про результати діяльності;

—з відділу кадрів бухгалтерія отримує копії наказів по особовому складу, табелі обліку робочого часу, лікарняні листки, звіти про ви­користання бланків трудових книжок та передає відомості викорис­тання чергових відпусток, бланки трудових книжок і додатки до них;

—з комерційного відділу бухгалтерія отримує господарські конт­ракти та договори, кошториси, акти та інші матеріали з питань вико­нання договірних зобов'язань, рахунки на придбання товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти співробітників та передає дані про норми витрачання грошових коштів і матеріалів, дані про витрати за видами діяльності та окремими договорами, дані про оплату раху­нків, дебіторів та кредиторів, вказівки з питань оформлення для облі­ку документів та даних;

—з планового відділу надходять затверджені розробки планових показників за всіма видами діяльності, кошторис витрат і доходів та інші;

—з цехів до бухгалтерії передаються дані про випуск продукції, витрати, тощо;

—зі складів надходять документи щодо руху товарно-матеріальних цінностей, їх відпуску та переміщенню;

—від служби головного механіка надходять документи про рух обладнання та його ремонт, тощо.

Взаємодія зі сторонніми організаціями полягає у отриманні від банків виписок за рахунками, копій доданих до них документів та передачі розрахунково-платіжних банківських документів, чеків на отримання грошових коштів і об'яв на внесення готівки, інформації з питань роботи, балансів та звітів. До державної податкової служби бухгалтерія передає звіти про нарахування та сплату податків та інші документи.

Шостий розділ Положення "Організація роботи" включає правила внутрішнього розпорядку роботи бухгалтерії. Якщо підприємство на лежить до суб'єктів, що підлягають обов'язковому аудиту, до даного розділу включається відповідна інформація.

Планування діяльності окремих облікових працівників здійснюється на підставі розроблених індивідуальних графіків, приклад якого наведено у додатках.

На підставі затвердженої структури підприємства керівник затверджує штатний розклад. На кожну посаду, передбачену штатним і розкладом (крім категорій робітників), керівником підприємства затверджується посадова інструкція. Посадова інструкція — це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов'язки, права і відповідальність посадової особи. Вона розробляється для кожної конкрет­ної штатної посади.

Посадова інструкція сприяє правильному вирішенню питань роз­поділу обов'язків між категоріями працівників, забезпечує єдність посадових обов'язків і кваліфікаційних вимог, які до них пред'являються.

Посадові інструкції працівників дають змогу: — встановити для кожного працівника перелік належних до вико­нання операцій;

—визначити та закріпити обов'язки кожної особи, а також його права та персональну відповідальність;

—контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

Крім того, посадові інструкції розмежовують завдання кожної служби, вносять узгодженість дій різних служб управління підприєм­ства (установи), враховують раціональне використання фонду робо­чого часу.

Посадові інструкції розробляються за дорученням керівника під­приємства (про що видається відповідний наказ) відділом кадрів (службою управління персоналом) або керівниками структурних під­розділів (начальниками відділів). Текст посадових інструкцій узгоджується з юридичною службою і затверджується керівником під­приємства. Кожний працівник має бути ознайомлений з посадовою інструкцією під розписку із зазначенням дати ознайомлення. Для об­лікових працівників підприємства посадові інструкції розробляються головним бухгалтером підприємства.

В основу розробки посадових інструкцій покладаються, за їх наяв­ності, типові й галузеві інструкції з урахуванням специфічних обов'язків, які вимагаються від працівників керівником (власником) підприємства.

Структура типової посадової інструкції облікового працівника може бути наступною:

—найменування посади;

—загальні положення;

—цілі і завдання;

—обов'язки і права;

—відповідальність;

—взаємозв'язок з іншими посадовими особами;

—критерії оцінки виконання обов'язків;

—оклад і премія;

—порядок призначення, звільнення і заміщення посади;

—висновок.

В посадовій інструкції детально викладаються обов'язки, права і відповідальність посадової особи. Підставою для визначення завдань і обов'язків служить кваліфікаційний довідник посад службовців. По­ложення про головних бухгалтерів взагалі є посадовою інструкцією головного бухгалтера.

Кваліфікаційні категорії з оплати праці спеціалістів встановлю­ються керівником (власником) на підставі рішень атестаційних комі­сій (якщо такі є на підприємстві).

Дотримання посадової інструкції має бути покладено в основу оцінки роботи посадової особи.

В доповнення до основних розділів посадової інструкції може бути введений розділ, що регулює трудові взаємовідносини між посадови­ми особами. Цей розділ може встановлювати службові зв'язки, поря­док подання звітів, планів та інших документів, періодичність подан­ня звітної інформації тощо.

Рекомендується також включати до посадової інструкції розділ "Оцінка роботи", в якому мають бути перелічені критерії оцінки сту­пеню виконання працівником своїх функцій, прав, обов'язків тощо.

Крім посадової інструкції до документів, якими регулюється дія­льність бухгалтера, відносяться: контракт або трудовий договір, нака­зи керівника з певних питань господарської діяльності, положення про облікову політику. Причому, бухгалтер повинен бути з ними ознайомлений.

Правильно складена інструкція дозволяє визначити обов'язки, права і відповідальність персоналу і запобігає виконанню функцій, що йому не належать, визначає систему взаємовідносин між мене­джерами і підлеглими їм працівниками, упорядковує потоки інфор­мації на підприємстві.

На підставі посадової інструкції укладається трудовий контракт з працівником. Трудовий контракт і посадова інструкція використову­ються при розгляді конфліктних ситуацій між роботодавцем і праців­ником.

Посадові інструкції зберігаються 3 роки після заміни їх новими.

Усі працівники, зайняті обліком і звітністю, підпорядковуються головному бухгалтеру і призначаються керівником підприємства за рекомендацією головного бухгалтера. Він встановлює для кожного облікового працівника службові обов'язки і контролює їх виконання.

Розпорядження головного бухгалтера щодо порядку і строків до­кументального оформлення господарських операцій, подання в бух­галтерію належних документів є обов'язковими для всіх працівників підприємства, які причетні до обліку.

Право розпоряджатися господарськими засобами і пов'язане з цим право першого підпису на грошових і розрахункових документах, фі­нансових і кредитних зобов'язаннях, господарських угодах (контрак­тах) тощо належить керівникові господарства. Головний бухгалтер контролює дотримання чинного законодавства і має право другого підпису: його підпис є контролюючим. Без підпису керівника госпо­дарства чи головного бухгалтера документ вважається недійсним.

Головному бухгалтеру (або особі, на яку покладено функції веден­ня бухгалтерського обліку на підприємстві) забороняється приймати до виконання документи по операціях, що порушують чинне законо­давство, фінансову дисципліну. При отриманні від керівника підпри­ємства розпорядження на здійснення такої операції головний бухгал­тер, не підписуючи такий документ, повинен письмово попередити керівника про незаконність даного розпорядження. Якщо керівник письмово наполягає на здійсненні такої операції, головний бухгалтер підписує документ. У цьому випадку всю повноту відповідальності за незаконність операції несе керівник підприємства.

Отже, в ринкових умовах господарювання, щоб головний бухгал­тер міг виконувати свої обов'язки і використовувати свої права, він повинен бути економічно і юридичне освіченим, знати різні методи формування тих або інших показників і результатів діяльності, пови­нен вміти вибрати і запропонувати керівництву той варіант облікової політики, який найбільш повно забезпечує реалізацію прийнятої на підприємстві фінансової стратегії.

 

Відповідальність бухгалтера

У Переліку посад і робіт у числі працівників, з якими може бути укладений договір про повну матеріальну відповідальність, з праців­ників бухгалтерії вказана лише посада касира та бухгалтера-касира. Отже, звичайно головний бухгалтер не є матеріально відповіда­льною особою. Однак, у випадку добровільної згоди виконувати од­ночасно обов'язки касира, а також за наявності відповідного наказу керівника (крім підприємств державної та комунальної власності) та укладення з ним договору про повну матеріальну відповідальність, головний бухгалтер буде являтись матеріально відповідальною осо­бою. В інших випадках керівник підприємства не може вимагати від головного бухгалтера укладання договору про повну матеріальну від­повідальність.

Водночас слід зауважити, що в окремих випадках, установлених законодавством, головний бухгалтер може бути притягнений до по­вної матеріальної відповідальності на загальних підставах, як і будь-який працівник підприємства. У відповідності з Кодексом законів про працю (ст. 134) такими випадками є:

1) отримання майна та інших цінностей під звіт за разовою довіре­ністю або за іншими разовими документами;

2) шкоди завдано діями працівника, які мають ознаки діянь, пере­слідуваних у кримінальному порядку;

3) шкоди завдано працівником, який був у нетверезому стані;

5) шкоди завдано недостачею, умисним знищенням або умисним зіпсуттям матеріалів, напівфабрикатів, виробів (продукції), в тому числі при їх виготовленні, а також інструментів, вимірювальних при­кладів, спеціального одягу та інших предметів, виданих підприємст­вом, установою, організацією працівникові в користування;

6) шкоди завдано не при виконанні трудових обов'язків. За шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації при вико­нанні трудових обов'язків, працівники, з вини яких заподіяно шкоду, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку.

Розмір такого заробітку визначається у відповідності з Порядком розрахунку середньої заробітної плати, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100. Крім того, відповідно до п. 2 ст. 133 КЗпП, керівники структурних підрозділів на підприємствах, в устано­вах, організаціях та їх заступники до яких відносяться і головні бух­галтери несуть обмежену відповідальність у розмірі заподіяної з їх | вини шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку, як­що шкоду підприємству, установі, організації заподіяно:

—зайвими грошовими виплатами;

—неправильною постановкою обліку і зберігання матеріальних чи ' грошових цінностей;

—невжиттям необхідних заходів до запобігання простоям, випускові недоброякісної продукції, розкраданню, знищенню і зіпсуттю і матеріальних чи грошових цінностей.

Бухгалтер, як і будь-який працівник підприємства, може бути при­тягнений також до дисциплінарної відповідальності у відповідності

зі ст. 147 Кодексу законів про працю. За порушення трудової дисцип­ліни до нього можуть бути застосовані такі стягнення:

1) догана;

2) звільнення.

Законодавством, статутами і положеннями про дисципліну можуть І бути передбачені для окремих категорій працівників й інші дисциплі­нарні стягнення.

Головний бухгалтер може бути притягнутий також до адміністра­тивної відповідальності у відповідності з Кодексом України про Адміністративні правопорушення та Законом України "Про державну податкову службу" від 04.12.1990 № 509-ХІІ.

Так, згідно зі ст. 36 КУпАП, при вчиненні однією особою двох або більше адміністративних правопорушень адміністративне стягнення накладається за кожне правопорушення окремо. Якщо особа вчинила кілька адміністративних правопорушень, справи про які одночасно

розглядаються одним і тим же органом (посадовою особою), стягнен­ня накладається в межах санкції, встановленої за більш серйозне пра­вопорушення з числа вчинених. До основного стягнення в цьому разі може бути приєднано одне з додаткових стягнень, передбачених стат­тями про відповідальність за будь-яке з вчинених правопорушень.

Відповідно до ст. 37 строк адміністративного арешту обчислюєть­ся добами, виправних робіт — місяцями або днями, позбавлення спе­ціального права — роками, місяцями або днями.

Адміністративне стягнення може бути накладено не пізніш як че­рез два місяці з дня вчинення правопорушення, при триваючому пра­вопорушенні — два місяці з дня його виявлення (ст. 38), а у разі від­мови в порушенні кримінальної справи або закриття кримінальної справи, але при наявності в діях порушника ознак адміністративного правопорушення адміністративне стягнення може бути накладено не пізніш як через місяць з дня прийняття рішення про відмову в пору­шенні кримінальної справи або про її закриття.

За різні порушення у сфері обліку та звітності, розрахунків з бю­джетами і фондами головний бухгалтер може бути притягнутий та­кож до кримінальної відповідальності. Розмір відповідальності за­лежить від розміру нанесеної шкоди. Класифікація розмірів нанесеної шкоди наведена в табл. 1.4.

Таблиця 1.4.

Класифікація нанесеної шкоди за розміром

Розмір несплачених податків чи нанесеної шкоди	У відповідності з Кримінальним кодексом України
Шкода в суттєвому розмірі	Від 100 до 250 нмдг*
Шкода з тяжкими наслідками	Від 250 нмдг і більше
Значний розмір	Від 1000 до 3000 нмдг
Великий розмір	Від 3000 до 5000 нмдг
Особливо великий розмір	Від 5000 нмдг і більше

 

Так, статтею 212 Кримінального кодексу України за ухилення від сплати податків, зборів, інших обов'язкових платежів передбачено, що:

1. Умисне ухилення від сплати податків, зборів, інших обов'язко­вих платежів, що входять в систему оподаткування, введених у вста­новленому законом порядку, вчинене службовою особою підприємства, установи, організації, незалежно від форми власності або особою, що займається підприємницькою діяльністю без створення юридич­ної особи чи будь-якою іншою особою, яка зобов'язана їх сплачувати, якщо ці діяння призвели до фактичного ненадходження до бюджетів чи державних цільових фондів коштів у значних розмірах, — карається штрафом від трьохсот до п'ятисот неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років.

2. Ті самі діяння, вчинені за попередньою змовою групою осіб, або
якщо вони призвели до фактичного ненадходження до бюджетів чи
державних цільових фондів коштів у великих розмірах, — караються штрафом від п'ятисот до двох тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або виправними роботами на строк до двох років, або обмеженням волі на строк до п'яти років, з позбав­ленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до трьох років.

3. Діяння, передбачені частинами першою або другою цієї статті,
вчинені особою, раніше судимою за ухилення від сплати податків,
зборів, інших обов'язкових платежів, або якщо вони призвели до фак­тичного ненадходження до бюджетів чи державних цільових фондів
коштів в особливо великих розмірах, — караються позбавленням волі на строк від п'яти до десяти років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною дія­льністю на строк до трьох років з конфіскацією майна.

Особа, яка вперше вчинила діяння, передбачені частиною першою та другою цієї статті, звільняється від кримінальної відповідальності, якщо вона до притягнення до кримінальної відповідальності сплатила податки, збори (обов'язкові платежі), а також відшкодувала шкоду, завдану державі їх несвоєчасною сплатою (фінансові санкції, пеня).

Обсяг кримінальної відповідальності за ухилення від сплати страхових внесків до Пенсійного фонду відповідно до статті 212 Кримінального кодексу України наведено у табл. 1.5.

При притягненні до кримінальної відповідальності слід зазна­чити, що остання настає не за сам факт несплати податків, зборів чи внесків, а за умисне ухилення від їх сплати. Тобто, має бути до­ведений умисел головного бухгалтера.

Таблиця 1.5.

Обсяг кримінальної відповідальності за ухилення від сплати внесків до Пенсійного фонду відповідно до статті 212 Кримінального кодексу України.

Умисне ухилення від сплати страхових внесків до Пенсійного фонду України у розмірах:	Кримінальна відповідальність	Особа, яка притягається до кримінальної відповідальності
- значних розмірах (більше 1000 нмдг)	Штраф від 300 до 500 нмдг (5100-8500 грн), або позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років	Службова особа підприємства, приватний підприємець, чи будь-яка інша особа, яка зобов’язана сплачувати пенсійні внески
- великих розмірах (більше 300 нмдг)	Штраф від 500 до 2000 нмдг (8500-34000 грн), або виправні роботи на строк до 2-х років, або обмеження волі на строк до 5-ти років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років
- в особливо великих розмірах (більше 5000 нмдг)	Позбавлення волі на строк від 5 до 10 років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років з конфіскацією майна
Незалежно від розміру	Штраф від 500 до 2000 нмдг (8500-34000 грн), або виправні роботи на строк до 2-х років, або обмеження волі на строк до 5-ти років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років	Група осіб, яка вчинила правопорушення за попередньою змовою
Незалежно від розміру	Позбавлення волі на строк від 5 до 10 років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років з конфіскацією майна	Особа, раніше судима за ухилення від сплати внесків до ПФУ, при повторному порушенні.

 

До кримінальної відповідальності головний бухгалтер також може бути протягнутий і за статтею 364 "Зловживання владою або службовим становищем" Кримінального Кодексу, а саме:

1. Зловживання владою або службовим становищем, тобто умис­не, з корисливих мотивів чи в інших особистих інтересах або в інте­ресах третіх осіб, використання службовою особою влади чи службового становища всупереч інтересам служби, якщо воно заподіяло іс­тотну шкоду охоронюваним законом правам, свободам та інтересам окремих громадян або державним чи громадським інтересам, або ін­тересам юридичних осіб, — карається виправними роботами на строк до двох років або ареш­том на строк до шести місяців, або обмеженням волі на строк до трьох років, із позбавленням права обіймати певні посади чи займа­тися певною діяльністю на строк до трьох років.

2. Те саме діяння, якщо воно спричинило тяжкі наслідки, — карається позбавленням волі на строк від п'яти до восьми років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною дія­льністю на строк до трьох років.

Примітка. 1. Службовими особами є особи, які постійно чи тимчасово здій­снюють функції представників влади, а також обіймають постійно чи тимчасо­во на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власнос­ті посади, пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністратив­но-господарських обов'язків, або виконують такі обов'язки за спеціальним по­вноваженням.

Згідно зі ст. 367 "Службова недбалість" Кримінального кодексу:

1. Службова недбалість, тобто невиконання або неналежне вико­нання службовою особою своїх службових обов'язків через несум­лінне ставлення до них, що заподіяло істотну шкоду охоронюваним
законом правам, свободам та інтересам окремих громадян, або дер­жавним чи громадським інтересам, або інтересам окремих юридич­них осіб, — карається штрафом від п'ятдесяти до ста п'ятдесяти неоподатко­вуваних мінімумів доходів громадян або виправними роботами на строк до двох років, або обмеженням волі на строк до трьох років, з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною дія­льністю на строк до трьох років.

2. Те саме діяння, якщо воно спричинило тяжкі наслідки, — карається позбавленням волі на строк від двох до п'яти років з позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяль­ністю на строк до трьох років та зі штрафом від ста до двохсот п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян або без такого.

Ця стаття є універсальною щодо службових осіб і часто застосову­ється, коли не може бути доведеним умисел винної особи у здійснен­ні правопорушення.

Слід зазначити, що притягнення бухгалтера до різних видів відпо­відальності регламентується й іншими, крім наведених, законами та статтями в них. Наприклад, встановлена адміністративна та криміна­льна відповідальність за порушення порядку зберігання і знищення документів, а тому до питань належного виконання працівниками бу­хгалтерії службових обов'язків та дотримання чинного законодавства необхідно відноситись належним чином.

Контрольні запитання:

1. Розкрийте основні функції бухгалтерії

2. Перелічіть форми організації бухгалтерського обліку на підприємстві згідно із Законом.

3. Розкрийте сутність типів структурної побудови облікового апарату.

4. Які відділи та сектори може мати бухгалтерія великого підприємства?

5. Розкрийте сутність сертифікації бухгалтерів за програмою СІРА.

6. Розкрийте вимоги до сертифікованого бухгалтера-практика.

7. Розкрийте порядок нормування праці працівників бухгалтерської служби.

8. Яка існує відповідальність бухгалтерів та якими нормативними документами її визначено?

 

Тести для самоконтролю:

1. Сертифікація бухгалтерів є:

а) обов'язковою;

б) необов'язковою;

в) обов'язкова лише щодо головних бухгалтерів фінансових установ.

2. Сертифікація бухгалтерів за програмою СІРА включає:

а) один кваліфікаційний рівень;

б) два кваліфікаційні рівні;

в) три кваліфікаційні рівні.

3. При визначенні розмірів адміністративної відповідальності неопода­тковуваний мінімум доходів громадян приймається на рівні:

а) 17 грн.;

б) податкової соціальної пільги;

в) мінімальної заробітної плати.

4. При визначенні розмірів кримінальної відповідальності неоподатко­вуваний мінімум доходів громадян приймається на рівні:

а) 17 грн.;

б) податкової соціальної пільги;

в) мінімальної заробітної плати.

5. Згідно з кримінальним кодексом значний розмір шкоди:

а) від 100 до 250 нмдг;

б) від 250 до 1000 нмдг;

в) від 1000 до 3000 нмдг.

6. Згідно з кримінальним кодексом великий розмір шкоди:

а) від 1000 до 3000 нмдг;

б) від 3000 до 5000 нмдг;

в) від 5000 нмдг і більше.

7. Робота бухгалтерії підприємства, установи, організації регламенту­ється:

а) Положенням про бухгалтерію;

б) наказом про облікову політику підприємства;

в) табель-графіком виконання облікових робіт.