Організація розрахунків чековою книжкою

Порядок розрахунків чеками з чекової книжки визначено главою 7 Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній ва­люті, затвердженою постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 № 22. Чекова книжка може видаватися для розрахунків з будь-яким конкретним постачальником або з різними постачальниками.

Рис.1.3. Схема документообігу, пов’язана з рухом безготівкових коштів

 

Таблиця 1.3.

Табель-графік документообігу, пов'язаного з рухом безготівкових коштів

 

№ з.п.

Назва документа

Шифр доку­мента

Створення документа

Обробка документа

Зберігання документа

Строк збері­гання

Операція, що реєстру­ється та ме­та докумен­та

Відповіда­льна особа, що випи­сує доку­мент

Підтвер-джувальні підпи­си

Кількість екземплярів, та куди передаєть­ся кожен екземпляр

Строки пе­редачі в об­робку

Виконавець, який відпові­дає за обробку

Відобра­ження в регістрах обліку

Пото­чне місце збері­гання

Відпові­дальний за збері­гання

Первинні документи підприємства

Платіжне доручен­ня

Безготівко­ві платежі підприємс­тва

Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій

Керівник, головний бухгалтер

1-й екз. банку, другий — під­приємству

У день ви­конання банком

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Розділ 3 жу­рналу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Платіжна вимога

Вимога про сплату бор­гу дебіто­ром

Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій

Керівник, головний бухгалтер

У день ви­конання банком

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Відомість 1.2 до жур­налу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Реєстр платіжних вимог

Поста­нова НБУ від 29.03.01 № 135

Платіжні вимоги та супровідні документи в банк пла­тника

Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій

Керівник, головний бухгалтер

У день ви­конання банком

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Відомість 1.2 до жур­налу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Платіжна вимога- доручення

Вимога про сплату бор­гу дебіто­ром

Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій

Керівник, головний бухгалтер

У день ви­конання банком

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Відомість 1.2 до жур­налу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Заява на переказ готівки

Поста­нова НБУ від 14.08.2 003 № 337

Здача го­тівки у банк

Бухгалтер з обліку касових операцій (касир)

Бухгалтер з обліку касових операцій (касир)

У день ви­конання

Касир

КО-2, КО-4, відомість 1.2 до жур­налу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку касових операцій

3 роки

_____

Квитанція банку на прийняття грошей

Підтвер­дження здачі готів-ки у банк

Банк

Банк

У день ви­конання

Касир

КО-4, розділ 1 журналу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку касових операцій

3 роки

Корінці грошових чеків

Поста­нова НБУ від 21.01.2 004 № 22

Безготівко­ві розраху­нки за кре­диторською заборгова­ністю

Довірена особа під­приємства

Довірена особа підпри­ємства

У день ви­конання банком

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Розділ 3 жу­рналу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Реєстр грошових чеків

Отримані грошові че­ки

Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій

Керівник, головний бухгалтер

3 — якщо оде­ржувач коштів обслуговується цим же банком та 4 — іншим

У день ви­конання банком

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Відомість 1.2 до жур­налу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Відомість про прий­няті до оплати розрахун­кові чеки

Отримані розрахун­кові чеки

Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

При отри­манні роз­рахунково­го чека

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Звірка про оплату з ві­домістю 1.2 журналу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Реєстр розрахун­кових че­ків

Розрахун­кові чеки, що пода­ються бан­ку для їх оплати

Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій

Керівник, головний бухгалтер

При подан­ні розраху­нкових че­ків до опла­ти у банк

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Звірка про оплату з ві­домістю 1.2 журналу 1

Бухта- лтерія

Бухгалтер з обліку безготів- кових операцій

3 роки

Заява на ак­редитив

Відкриття акредитиву

Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій

Керівник, головний бухгалтер

У день ви­конання банком

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Розділ 3 жу­рналу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Векселі видані

Розрахунки з кредито­рами

Бухгалтер з обліку безготівко­вих опера­цій

Керівник, головний бухгалтер

У день ви­дачі (пога­шення)

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Журнал 3 при видачі, журна 1 при погашенні

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

До пога­шен­ня

Зовнішні первинні документи (платників, одержувачів та банку)

Платі­жне доруче ння

Розрахунки за дебітор­ською за­боргованіс­тю

Підприєм­ство -платник

Копія банку

Удень отримання виписки банк

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Відомість 1.2 до жур­налу І

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Платіж на ви­мога

Розрахунки за креди­торською заборгова­ністю

Підприєм­ство - оде­ржувач

Керівник, головний бухгалтер

У день на­дання акце­пту (звірка за випис­кою банку)

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Розділ 3 жу­рналу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій

3 роки

Платіж на ви-мога-дору-чення

Розрахунки за креди­торською заборгова­ністю

Підприєм­ство - оде­ржувач

Керівник, головний бухгалтер

У день на­дання акце­пту (звірка за випис­кою банку)

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Розділ 3 жу­рналу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій

3 роки

Кви­танції на вне­сену готівку

Постанова НБУ від 14.08.2003 №337

Розрахунки за креди­торською заборгова­ністю

Підприєм- ство- платник

Копія ба­нку

І

Удень отримання виписки банку

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Відомість 1.2 до жур­налу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій

3 роки

Розраху­нкові че­ки

Поста­нова НБУ від 21.01.04 р. № 22

Розрахунки за дебітор­ською за­боргованіс­тю

Підприєм- ство- платник

Довірена особа підпри-ємства- платника

Удень отримання виписки банку

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Відомість 1.2 до журналу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій

3 роки

Реєстр доку­ментів за акредити­вом

Назва това­ру (викона­ні роботи, надані по­слуги) згід­но договору № _ від "_" р. та пере­лік докуме­нтів, що додаються до реєстру

Одержувач коштів за акредити­вом

Керівник та голо­вний бух­галтер одержу­вача кош­тів за ак­редити­вом

Удень отримання виписки банку

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Звірка з ві­домістю 1.2 журналу 1

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку без готів­кових операцій

3 роки

Виписка банку з поточних та інших рахунків

Надхо­дження та витрата коштів з поточних та інших рахунків

Банк

Банк

Удень отримання

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

До кожної виписки приклада­ються пер­винні доку­менти

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Меморіал ьний ордер

Розрахунки з банком за кредиторсь­кою та де­біторською заборгова­ністю

Банк

Банк

Удень отримання виписки банку

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Розділ 3 жу­рналу 1 або відомість 1.2

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

3 роки

Векселі одержані

Розрахунки дебіторами

Підприєм- ство- платник

Керівник, головний бухгалтер

У день ви­дачі (пога­шення)

Бухгалтер з обліку безго­тівкових опе­рацій

Журнал 3 при одер­жанні, жур­нал 1 при погашенні

Бухга­лтерія

Бухгалтер з обліку безготів­кових операцій

До пога­шен­ня

 

Заява на отримання розрахункової чекової книжки подається в од­ному примірнику підписаному особами, яким надане право підпису документів для здійснення розрахунково-грошових операцій, та за­свідченому відбитком печатки. Банк під підпис на заяві ознайомлює особу, яка одержує розрахункову чекову книжку, про порядок запов­нення розрахункових чеків, а також попереджає чекодавця щодо від­повідальності за втрачені або викрадені розрахункові чеки. У разі по­треби дозволяється одночасне надання підприємству за однією за­явою кількох розрахункових чекових книжок із зазначенням зага­льної суми ліміту за рахунок заброньованих чекодавцем коштів. На зворотному боці заяви чекодавець самостійно зазначає суму ліміту за кожною книжкою.

У заяві та талоні до неї банк проставляє номер рахунку, з якого здійснюватиметься оплата розрахункових чеків. Заява приймається банком протягом з0 календарних днів з дати її складання.

Відповідальним виконавцем банку перевіряється наявність усіх розрахункових чеків у розрахунковій чековій книжці та на внутріш­ньому боці її обкладинки зазначаються: номери розрахункових чеків; назва чекодавця; номер рахунку, з якого сплачуються розрахункові чеки; строк дії розрахункової чекової книжки та її ліміт. В кожний розрахунковий чек записуються такі реквізити:

а) назва і код (номер) банку-емітента (банк може ставити свій
штамп);

б) назва чекодавця і номер його рахунку, з якого здійснюється
оплата розрахункових чеків. Дозволяється ставити штамп із назвою
чекодавця

Після заповнення всіх передбачених Інструкцією реквізитів розра­хункова чекова книжка видається під розписку уповноваженій особі підприємства.

Строк дії чекової книжки — один рік. День оформлення чекової книжки або чека не враховується. Чеки, виписані після зазначеного строку, вважаються недійсними і до оплати не приймаються. Якщо у чековій книжці протягом одного року використані не всі чеки, строк дії невикористаної чекової книжки може продовжуватися за пого­дженням з банком-емітентом, про що він робить відповідну відмітку на обкладинці чекової книжки (у правому верхньому куті), засвідчу­ючи її підписом головного бухгалтера і відбитком штампа банку.

Забороняється передавання чека/чекової книжки його власником будь-якій іншій юридичній або фізичній особі, а також підписання незаповнених бланків чека і проставляння на них відбитка печатки юридичними особами.

Видача чеків на пред'явника не проводиться.

Підприємствам не дозволяється здійснювати обмін чека на готівку та отримувати готівкою здачу із суми чека. Водночас підприємство може повернути до банку-емітента невикористані чеки для зараху­вання суми на свій рахунок або обміну його на готівку.

Заповнення чеків підприємством-чекодавцем здійснюється з ура­хуванням вимог Інструкції. Заповнюється чек від руки (кульковою ручкою, чорнилом темного кольору) або з вико­ристанням технічних засобів (місяць видачі та сума чека мають за­значатися словами). Заповнений чек обов'язково має містити всі рек­візити, що передбачені його формою та вимогами Інструкції.

Чекодавець виписує чек із чекової книжки під час здійснення пла­тежу і видає за отримані ним товари (виконані роботи, надані послу­ги). Виписуючи чек, чекодавець переписує на йогокорінець залишок ліміту з корінця попереднього чека і зазначає новий залишок ліміту.

Чек підписується службовою особою чекодавця, яка має право підпи­сувати розрахункові документи, та скріплюється відбитком печатки чекодавця. Якщо чек чекодавця за дорученням керівника підприємст­ва підписує службова особа, то право підпису чека обумовлюється в цьому дорученні. У цьому разі в чеку перед підписом робиться напис "За дорученням від " (дата).

Не дозволяється внесення до чека виправлень та використання за­мість підпису факсиміле.

Приймаючи чек до оплати за товари (виконані роботи, надані послуги), чекодержатель перевіряє:

—відповідність його встановленому зразку;

—правильність заповнення;

—відсутність виправлень;

—відповідність суми корінця чека сумі, зазначеній на самому че­ку;

—строк дії;

—достатність залишку ліміту за чековою книжкою для оплати че­ка;

—наявність на ньому чіткого відбитка штампа або печатки банку та даних чекодавця (прізвища, ім'я, по батькові — фізичної особи, даних документа, що засвідчує цю особу).

Після цього чекодержатель установлює особу пред'явника чека за документом, що її посвідчує, відриває (відрізає) чек від корінця, ста­вить на його зворотному боці та корінці календарний штемпель і під­писує цей чек, а також робить відмітку у відомості про прийняті до оплати розрахункові чеки.

Якщо на корінці чека, який був сплачений раніше, є напис "Зіпсо­ваний", а зіпсованого чека немає, то оплата за товари (виконані робо­ти, надані послуги) не проводиться і чекодавцю рекомендується звер­нутися до банку-емітента для підтвердження залишку на рахунку за чековою книжкою.

Чек, оформлений з порушенням вимог Інструкції, до оплати не приймається.