Приймання, перевірка та правила обробки первинних документів

 

Організація роботи з документами — важлива частина процесів управління і прийняття управлінських рішень, що суттєво впливає на оперативність та якість управління. Документ — це основа наукової організації праці. Процес прийняття управлінського рішення вклю­чає в себе отримання даних, їх переробку, аналіз, підготовку та при­йняття рішень і залежить від документального забезпечення управ­ління. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з докумен­тами, то, як результат, погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності приймання-передачі інформації, налагодження довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Особливу увагу при прийнятті документів слід приділити вивчен­ню підробок у документах. Перевірка достовірності документів та ре­квізитів і записів, які в них містяться, здійснюється з метою виявлен­ня фальсифікованих документів. До фальсифікованих документів відносяться і такі, в яких є підчистки, підроблені записи і резолюції}, заміна текстів і цифр тощо. Такі документи часто використовуються метою приховування обману й інших порушень правил ведення бухгалтерського обліку. Особлива увага має приділятись відбиткам штампів і печаток. їх незвична форма, різний розмір тих самих знаків, неправильний текст та інші ознаки можуть вказувати на підробку до кумента. Мають значення зовнішній вигляд документа, папір, на яко­му він виконаний, форма бланка, фарба, якою зроблені записи (чорнило, паста, олівець), колір фарби тощо. Особлива увага має приділя­тись достовірності підписів посадових і матеріально відповідальних осіб та осіб, які приймали і відпускали товарно-матеріальні цінності або грошові кошти.

Огляд документів з метою виявлення підробки повинен поєднува­тись з перевіркою правил їх оформлення. Приймаючи документ слід звернути увагу на правильність його оформлення, наявність необхід­них реквізитів, спосіб виконання записів і т. д. Якщо в документі є виправлення, необхідно перевірити, чи допустимі вони виходячи з характеру документа (в касових і банківських документах виправлен­ня не допускаються), чи правильно здійснені виправлення (помилка в документах виправляється шляхом закреслення неправильного тексту або суми тонкою лінією так, щоб можна було прочитати закреслене, і написання над закресленим правильного тексту або суми), чи підтве­рджені виправлення підписами осіб, які склали і підписали документ.

Арифметична перевірка документів полягає у встановленні прави­льності арифметичних підрахунків (підсумкових сум, обчислення процентів, множення кількісних показників на ціннісні і т. д.), які ви­конуються при оформленні та обробці документів.

Нормативна перевірка дозволяє встановити правильність застосу­вання в документах нормативних даних (цін, розцінок, норм трудових витрат, норм природних збитків, норм витрат матеріальних ціннос­тей).

Нормативною перевіркою виявляються факти завищення норм ви­трат матеріальних запасів, природних збитків, що може свідчити про шахрайство або допущені помилки. Тому після виявлення таких фак­тів необхідно всебічно перевірити причини порушень і встановити їх справжній характер.

Необхідно також перевіряти, наскільки відповідають відображені в документах господарсько-фінансові операції встановленим правилам і положенням, що дозволяє встановити факти їх навмисних порушень (наприклад, незаконний залік пересортування продукції, незаконне списання недостач і втрат продукції на витрати виробництва, пере­вищення ліміту залишку готівкових грошей в касі і т. д.).

Після формально-правової перевірки документи можуть характе­ризуватись як доброякісні, тобто правильно оформлені, які вірно ві­дображають здійснені операції і можуть бути прийняті для обробки працівниками бухгалтерії, або як недоброякісні.

Недоброякісні документи можна поділити на дві групи: недобро­якісні за формою і недоброякісні по суті відображених у них операцій. До недоброякісних документів за формою відносяться не повністю оформлені або неправильно оформлені документи, але за умови, що вони відображають дійсно проведені господарські операції в реально­му вигляді й обсязі. До недоброякісних документів по суті відображе­них в них операцій відносяться документи, які: містять випадкові по­милки; відображають незаконні операції; підроблені документи.

Документи, які відображають незаконні операції, не є фальси­фікованими, але суть операції не відповідає стандартам і правилам ведення бухгалтерського обліку.

Підроблені документи поділяються на дві групи

: документи, які містять матеріальну підробку (наприклад, платіжна відомість з підро­бленим підписом в отриманні по ній грошей); документи з інтелекту­альними підробками. Вони правильно оформлені, але містять зазда­легідь неправдиву інформацію щодо характеру та обсягу операції (наприклад, платіжна відомість із заздалегідь завищеними підсумка­ми сум).

Підроблені документи, які містять заздалегідь неправдиву інфор­мацію, поділяються на безтоварні і безгрошові (повністю або частко­во). Безтоварними вважаються такі документи, якими оформлено рух (надходження і витрачання) будь-яких матеріальних цінностей, в той час як ці цінності викрадені або залишились без руху. Аналогічними будуть безгрошові документи, якими оформлені операції з грошови­ми коштами (наприклад, платіжна відомість, надана при авансовому звіті підзвітною особою на оплату грошей приватним особам за вико­нану ними роботу, в той час як в дійсності робота не виконувалась, гроші не виплачувались, а були привласнені підзвітною особою, яка і надала безгрошовий документ).

У практиці трапляються частково безтоварні і частково безгрошові документи. До перших можуть бути віднесені лімітно-забірні картки, акти-вимоги на заміну (додатковий відпуск) матеріалів або накладні-вимоги на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів, в яких поряд з дійсно відпущеними матеріалами значаться і такі, які списуються за до­мовленістю між комірником і одержувачем (начальником цеху, викон­робом, бригадиром) з метою їх привласнення. Частково безгрошовим є, наприклад, видатковий касовий ордер на суму дійсних витрат і готівко­вих грошей, викрадених з каси. Такі документи передаються безпосередньо головному бухгалтеру для прийняття відповідних рішень.

Перевірені і прийняті бухгалтерією документи підлягають даль­шому опрацюванню — розцінці (таксуванню), групуванню і котиру­ванню.

Розцінка (таксування) документів полягає в проставлянні у відпо­відних графах документа ціни і суми, тобто грошової оцінки оформ­лених натуральних показників господарської операції. Необхідність в розцінці зумовлена тим, що значна кількість документів, які надхо­дять до бухгалтерії, має тільки натуральні (або трудові) вимірники. Так, в документах, якими оформляють надходження і видаток матері­альних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), в момент складання записують тільки кількісні показники, а тому по­требують проставляння ціни і суми. Документи, в яких в один з обов'язкових реквізитів при складанні входить грошовий вимірник (ціна і сума), розцінці не підлягають.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за зміс­том первинних документів у групи і запису в групувальні відомості для визначення загального підсумку по кожній групі. На багатьох підприємствах групувальні і накопичувальні відомості об'єднуються в одному документі. Для цього дані первинних документів системати­зують (групують) в процесі їх накопичення.

Контирування документів полягає в зазначенні кореспондуючих рахунків, на яких повинна бути відображена господарська операція, оформлена документом або групою документів, тобто в складанні бу­хгалтерських проводок. Здебільшого бухгалтерську проводку скла­дають на бланку того документа, яким оформлена господарська опе­рація. Запис роблять від руки на вільному місці документа або у від­тиску спеціального штампу, що має графи для відображення шифрів (номерів) кореспондуючих рахунків і суми. На бланках окремих до­кументів (прибуткові і видаткові касові ордери, авансові звіти тощо) для зазначення кореспондуючих рахунків передбачені спеціальні і графи. В окремих випадках для складання бухгалтерської проводки користуються меморіальними ордерами.

Проте найчастіше використовують облікові регістри, в яких запис сум господарських операцій, що в них реєструються, поєднується з групуванням за кореспондуючими рахунками (журнали-ордери та допоміжні відомості до них). Тим самим наприкінці кожного місяця при підбитті підсумків автоматично одержують бухгалтерську прово­дку. Це значно спрощує і скорочує техніку облікової реєстрації.

Від правильності складання бухгалтерських проводок залежить правильність відображення в обліку господарських операцій і досто­вірність показників діяльності підприємства. Це вимагає від обліко­вих працівників високого рівня економічних знань і ділової кваліфі­кації.

Оформлені бухгалтерськими проводками документи використо­вуються для відображення господарських операцій, що в них містять­ся, в регістрах синтетичного й аналітичного обліку.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати пе­вну відмітку, що запобігає можливості їх повторного використання: при ручному опрацюванні — дату запису в обліковий регістр, а при опрацюванні на обчислювальній машині — відтиск штампу операто­ра, відповідального за їх опрацювання. Всі документи, що додаються до прибуткових і видаткових касових ордерів, а також документи, що послужили підставою для нарахування заробітної плати та інших по­дібних виплат, підлягають погашенню штампом або надписом від ру­ки "Одержано" або "Виплачено" із зазначенням дати.

Перенесення інформації з первинних документів в облікові регіст­ри повинно здійснюватися в міру їх надходження до місця опрацю­вання (у бухгалтерію або на обчислювальні установки), але не пізні­ше строку, який забезпечує своєчасне нарахування заробітної плати, складання декларацій, розрахунків, бухгалтерської і статистичної зві­тності. Відповідальність за правильність реєстрації інформації в облі­кових регістрах несуть особи, що склали і підписали їх.