Організація робочого місця і робочого часу секретаря

Зміст

§ 1 Організація робочого місця і робочого часу секретаря

§ 2 Робота з відвідувачами в приймальні

§ 3 Ведення ділових бесід

§ 4 Організація переговорів, зібрань, ділових зустрічей керівника

§ 5 Взаємини з керівником

§ 6 Підготовка відрядження керівника

 

висновок

література

 

Введення

Організація робочого місця і робочого часу секретаря

Секретар-референт - це професія, яка включає в себе безліч функцій. Численні і різноманітні обов'язки сучасного секретаря-референта можна (з достатнім ступенем умовності) поділити на дві великі групи:

· Функції з документаційного забезпечення управління;

· Функції по так званому бездокументарній обслуговуванню керівника.

Виконуючи функції з документаційного забезпечення управління, секретар-референт займається підготовкою та оформленням службових документів, організацією документообігу, зберіганням і використанням документів в поточній діяльності організації. Слід зазначити, що в недержавних структурах, де трудяться секретарі-референти, виділене діловодне підрозділ, як правило, не створюється, функції з діловодного обслуговування зосереджуються в секретаріаті. Разом з тим робоче місце секретаря-референта зазвичай оснащується сучасними технічними засобами і підтримується програмним забезпеченням. Це дозволяє оптимально, з найменшими витратами робочого часу організувати діловодне обслуговування, поєднуючи його з виконанням інших численних обов'язків.

До функцій секретаря-референта по бездокументарній обслуговування належать: організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, забезпечення робочого спокою керівника, контакти з персоналом фірми і турбота про гостей фірми, організація зустрічей і переговорів керівника, підготовка відряджень керівника, організація та участь у роботі нарад, контроль виконання доручень керівництва, організація робочого дня керівника, резервування часу, організація робочого місця керівника, контроль за справністю і правильною експлуатацією оргтехніки.

Приймальна - це центр роботи фірми, адже від того, як організована робота в приймальні залежить ефективність роботи керівника.

Велике значення має раціональна організація робочого місця секретаря, зони його трудової діяльності, оснащеної необхідними засобами для виконання посадових обов'язків.

Загальна площа приймальні, де знаходиться секретар - референт, повинна бути в межах 12-16 кв.м. При виборі розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:

1) підходи до меблів і устаткування;

2) розміщення меблів та обладнання;

3) потреба - в окремих випадках - особливих умов;

4) можливість установки допоміжного обладнання.

Організація робочого місця - це система заходів щодо оснащення робочого місця засобами і предметами праці і їх функціональному розміщенню. Крім того, організація робочого місця передбачає врахування антропометричних даних виконавця і забезпечення відповідних нормам умов праці.

Розглянемо варіант організації робочого місця секретаря на прикладі освітньої установи (ОУ).

Приймальня знаходиться безпосередньо перед кабінетом керівника. Робоче місце секретаря в приймальні знаходиться зліва від входу, і розташоване так, щоб можна було легко бачити всіх вхідних. У приймальні знаходяться предмети, необхідні для роботи: робочий стіл, оргтехніка, шафа і сейф для зберігання документів. Для створення затишної атмосфери, в кутах приймальні розташовані великі рослини, оформлені в декоративні кашпо. Безпосередньо перед робочою зоною секретаря знаходиться зона для прийому відвідувачів, де розташована зручні меблі для очікування.

Робоче місце обладнане комп'ютером, монітор якого має плоский екран. Всі складові комп'ютера розташовані на спеціальних підставках і полицях столу, для оптимального звільнення робочого простору столу. Тут же знаходиться міні-АТС, оргтехніка.

На стінах приймальні розташовані ліцензія на право ведення освітньої діяльності, свідоцтво про державну акредитацію та атестацію установи. У холі перед приймальнею знаходиться інформаційний стенд, де представлені установчі документи: Статут ОУ, Правила внутрішнього трудового розпорядку, права та обов'язки учнів і батьків, інші локально-нормативні акти, що регламентують діяльність ОУ. Також тут розташована вітрина з інформаційними матеріалами, які повідомляють про основні досягнення установи, його співробітників і вихованців. На стіні холу розташована інформація про освітні послуги, що надаються ОУ, а також про додаткові платні послуги і ціни на них. У холі ОУ розміщується інформаційний бюлетень «Альтернативний вісник», який дає уявлення не тільки про офіційні заходи, але і розважальних, оголошення, новини і багато чого іншого - та інформація, яка допоможе відвідувачеві скласти уявлення про ОУ і скоротати час очікування.

Робота секретаря-референта сучасної російської фірми має свою специфіку:

· - Велика різноманітність завдань зі значними розходженнями в них по ступені складності, важливості і т. д.;

· - Вельми насичений робочий день;

· - Необхідність виконувати паралельно кілька робіт;

· - Постійні понаднормові, незаплановані завдання, необхідність у разі термінової роботи затримуватися після закінчення робочого дня;

· - Особливі умови роботи: телефонні дзвінки, виклики і т. п.

Чітка організація робочого місця дозволить без зайвих витрат часу знайти потрібний документ, навести будь-яку довідку, виконати будь-яку операцію з документами і значно більше встигнути за день. Тому, для раціонального використання робочого часу велике значення має планування діяльності секретаря.

Хорошим помічником при плануванні робочого дня може служити персональний комп'ютер. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які надають в розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот і т.п. найбільш популярною є інформаційна система Microsoft Outlook. Ця програма надає безліч можливостей для ефективної організації робочого часу секретаря і його керівника. Microsoft Outlook допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організувати виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників.

 

План робочого дня секретаря (на прикладі ОП).

8³⁰ - прихід на роботу

8⁴⁵-перегляд вхідної кореспонденції

9⁰⁰-оперативну нараду перед директором (одержання завдання на день)

10⁰⁰ - робота з документами (підготовка листів, поточних документів)

12⁰⁰-відправка вихідної документації (по факсу, e-mail, з кур'єром)

13⁰⁰-обідню перерву

14⁰⁰-робота з керівником (підпис документів, підготовка проектів документів і т.д.)

16⁰⁰-перевірка виконання плану роботи на поточний день, внесення коректив, складання плану роботи на наступний день, підготовка плану заходів для керівника

Протягом дня - відповіді на телефонні дзвінки, прийом відвідувачів, виконання екстрених доручень керівника

17³⁰-завершення роботи, виключення оргтехніки, перевірка вікон, прибирання документів на свої місця.

Звичайно, таке планування є зразковим, так як кожен день може вносити свої корективи, але даного розпорядку дня секретар дотримується для раціонального використання свого робочого часу.

 

Ведення ділових бесід

Як підготуватися до ділової бесіди, щоб досягти бажаного результату? Ділова бесіда, як і інші жанри ділового спілкування, відноситься до приватної риториці, в основі якої лежать загальні принципи і закономірності, але в той же час є тут і своя специфіка.

Ділову бесіду від інших типів бесіди відрізняє перш за все її спрямованість на рішення конкретної проблеми, а також ситуація, в якій вона ведеться, а саме - ситуація ділового спілкування.

Ділова бесіда вимагає застосування чітко вивіреної стратегії. Необхідно дотримуватися певних правил, щоб досягти взаєморозуміння. Стратегія завжди безпосередньо залежить від поставленої мети.

Слід всебічно продумати предмет обговорення і структуру бесіди: визначити тему і мету майбутньої бесіди, конкретні завдання, свої аргументи і можливі контраргументи партнера, черговість розглянутих питань (якщо їх декілька). При підготовці до бесіди корисно скласти психологічний портрет співрозмовника, по можливості ознайомитися з його позицією з даної проблеми. Не починайте розмову з обговорення тих питань, по яких ви розходитеся в думках, почніть з тих, в яких ви одностайні. У ході розмови чергуйте негативні і позитивні моменти, і завершіть розмову на "гарній ноті".

Намагайтеся гранично зрозуміло і переконливо висловити свою думку з даного питання. Кожна думка повинна бути точно сформульована. Точності вимагають і визначення - невиразні формулювання можуть викликати різні тлумачення одного і того ж питання, внести сум'яття, викликати нерозуміння, а часом привести до абсолютно непродуктивному спору. Будьте готові дати вичерпні роз'яснення своєї точки зору в тому випадку, якщо партнер з нею не згоден. У діловій бесіді важлива швидкість реагування на висловлювання партнера, об'єктивність в оцінці думок і пропозицій співбесідника. Мистецтво переконання полягає в тому, щоб підвести співрозмовника до потрібного висновку, а не нав'язувати цей висновок.

Особлива роль в риторичних тактиках ведення ділової бесіди належить техніці постановки питань. Уміле освоєння такої техніки дозволяє в повній мірі отримати необхідну інформацію, володіти ініціативою в бесіді, допомагає уникнути зайвої категоричності у твердженнях (на питання співрозмовник частіше відповідає, ніж заперечує). Крім того, питання переконують співбесідника в тому, що ви проявляєте до нього інтерес і прагнете встановити з ним креативні стосунки. Ставлячи питання, ви тим самим прагнете до продуктивного розвитку і поглибленню діалогу.

Формулюйте свої запитання так, щоб ваш співрозмовник не міг не погодитися з вами. Якщо ви згодні з його точкою зору, підкресліть його правоту. Якщо ж ви дотримуєтеся іншої точки зору, не починайте з різкого випаду: "Ні, ви не праві..." або "Ви не розумієте, що...", "Ви цього не знаєте".

Для першого етапу бесіди, на якому піднімаються нові проблеми, характерні відповіді Да-ні. На наступному етапі, коли розширюються кордони передачі інформації і починається збір фактів і обмін думками, слід задавати переважно відкриті і дзеркальні питання. Після цього настає етап закріплення і перевірки отриманої інформації. Тут переважають риторичні питання і питання для обдумування. І в кінці, намічаючи новий напрям інформування, ми користуємося переломними питаннями.

Чого ми добиваємося цими питаннями з погляду тактики? У будь-якому випадку уникаємо або істотно знижуємо небезпеку бесіди-сварки. Адже будь-яке твердження чи констатація, особливо не підкріплені очевидними фактами, викликають у співбесідника протест, незгоду і контраргументи у відкритій чи прихованій (внутрішній) формі. Якщо ж ми видозмінимо ці твердження і додамо їм форму питання, тим самим в значній мірі пом'якшивши їх, то співбесідник і сприйме їх легше, а іноді навіть як свою власну думку (завдяки риторичним питанням і питанням для обдумування).

 

 

Top: зоряна галерея

До вибору таких подарунків ставляться з особливою відповідальністю, адже вони призначені для особливо важливих для компанії особ. Як правило, в цю групу потрапляють керівники партнерських компаній, банків, важливі державні чиновники і політичні діячі. Словом, ті, від чийого прихильності може залежати успіх вашого бізнесу. При замовленні або виборі такого роду подарунків необхідно враховувати чимало факторів, у тому числі й особисті переваги або хобі людей, для яких вони призначаються. Проблема вибору подарунка для VIP-персони, як правило, полягає в тому, що людина подібного рівня звичайно вже все має і здивувати його чимось складно. Тому, як не дивно, тут працює правило: чим бесполезнее і оригінальніше подарунок, тим більше він цінується. Прикладом такого подарунка можуть служити сувенірні ваги з набором гир, антикварна книга або витвір мистецтва (живопис, скульптура). Підходящим вибором будуть також художні глобуси, старовинні карти або телескоп. В останньому випадку при виборі подарунка потрібно бути обережним і твердо знати смакові переваги людини, для якого він призначений.

Крім того, гарним подарунком вважаються різні дизайнерські аксесуари для алкогольних напоїв із срібною або металевою фурнітурою, предмети в етнічному стилі. Особливо актуальні в останній час в подарунках африканські і східні мотиви.

Middle: рівний - рівному.

Наступна група подарунків - це подарунки «менеджерського» рівня. Такі подарунки дарує рівний рівному, наприклад начальник відділу однієї фірми начальнику відділу інший. Як показує статистика, у хорошого менеджера в середньому близько 20 партнерів з різних напрямків його діяльності. І їм час від часу треба щось дарувати. А значить, під рукою завжди має бути певний асортимент подарунків, з яких він буде вибирати подарунок в залежності від рівня відносин з партнером.

Такі подарунки має сенс замовляти в спеціалізованих фірмах, що займаються постачанням сувенірної та подарункової продукції. Але і тут варто проявити краплю вигадки - не варто дарувати набили всім оскомину канцелярське приладдя або кружки. Це можуть бути виконані в оригінальному дизайні парасольки, офісні радіоприймачі, візитниці, калькулятори, дорожні набори, ділові сувеніри або альбоми з мистецтва.

 

Взаємини з керівником

Крім професійних якостей секретарська посаду досить складна у психологічному плані. І перш ніж претендувати на подібну вакансію, варто проаналізувати, які риси характеру вам притаманні. Вітається комунікабельність (в межах розумного), дипломатичність, уміння зберігати секрети (не тільки службові, але і особистого характеру), старанність і навіть уміння підкорятися. Якщо ви любите незалежність, то рано чи пізно це негативно позначиться на роботі. Може, не має сенсу ламати себе, щодня взаємодіючи з людиною, наділеним владою? Майбутньому секретарю необхідно зрозуміти: шеф жива людина і ніщо людське йому не чуже. Тут цінується вміння вибачити і зрозуміти, не приймати образи на свій особистий рахунок, всі свої зусилля спрямовувати в інтересах справи. Якщо винні, виправте, якщо шеф був несправедливий повірте, що він розумний і сам розбереться в цьому.

Ваше завдання допомогти начальнику зробити його роботу ефективною. Не сподівайтеся на свою геніальну пам'ять все, абсолютно все записуйте. Не чекайте вказівок шефа по самим незначним питанням, намагайтеся самостійно приймати рішення в межах своєї компетенції. Перебуваючи в приймальні, не робіть вигляд, що не помітили вхідного або дуже зайняті і не чуєте його! У якому б ви не були настрої, ввічливо і зацікавлено відповідайте по телефону. Президент однієї дуже великої компанії мав звичку періодично обдзвонювати всіх секретарів, щоб особисто переконається в їх коректності. Це пояснюється тим, що колись недружній відповідь колишнього секретаря коштував фірмі великого контракту. Захистіть шефа від непотрібних відвідувачів і дзвінків, якщо необхідно, вирішите його побутові проблеми. Як говорив Малкольм Болдріджа, хороша секретарка економить своєму начальнику більше часу, ніж службовий надзвуковий літак.

Розумний секретар сам варіює методи «приборкання» грізного шефа в залежності від ситуації і характеру об'єкта. Але є універсальний прийом для спілкування майже з будь-яким керівником: «Ви геній, Ваша величність!», Тобто потрібно постійно хвалити його самого, його справу і навіть свої ідеї видавати за його. Це, як правило, приємно будь шефові незалежно від його освіти, інтелекту і характеру. Але робіть це артистично, не скочуючись на грубу лестощі. Вашим професійним девізом має бути: «Начальник завжди правий!», І навіть в ситуації, коли, наприклад, він запізнився або не прийшов на переговори, ваше завдання придумати що-небудь переконливе, щоб не представляти свого шефа в невигідному світлі: «Михайло Олександрович просив його вибачити. Він затримується через транспортні проблеми. Буде протягом 20 хвилин»(не забудьте відвідувачам запропонувати чай-каву і займіть їх бесідою).

Однак є ті професійні секретарські риси, які цінують всі керівники. Головна з них - відданість своєму керівнику. З цим не народжуються, це потрібно в собі виховувати. Міністерські «секретарки», над якими ми часто іронізуючи, цією властивістю володіли цілком. Вони були беззавітно віддані своїм начальникам. Більшість сучасних керівників мріють про секретаря старого гарту, маючи на увазі їх безмежну відданість і надійність. Такому секретарю деколи навіть прощаються професійні промахи і помилки.

Секретар - це довірена особа керівника. Тільки дві людини в офісі володіють конфіденційною інформацією про шефа - секретар і водій. Керівник оцінить, якщо секретар ні словом, ні жестом не дасть зрозуміти стороннім, що він в курсі його особистих проблем. Ваше людське ставлення до слабкостей свого начальника, турбота і увага знайдуть відгук у будь-якого самого грізного шефа.

Взаємини з керівником можуть будуватися по-різному. Наприклад, секретар освітньої установи повинен бути в курсі всіх пересувань директора протягом дня. Іноді траплялися такі моменти, що директор відлучався з робочого місця, не попередивши секретаря про те, куди він пішов і коли повернеться. Часом, така ситуація ставила секретаря в незручне становище, тому що такі відлучки керівника траплялися дуже часто. Іноді, якщо керівнику дзвонили з Управління освітою, а його не було на місці і додзвонитися до нього не представлялося можливим, розмови переадресовувалися заступнику директора з навчально-виховної роботи. Одного разу, при проведенні розширеної наради з цивільної оборони, директор десь затримувався. Прийшли фахівці Управління освітою виявляли нетерпіння, тому нараду було розпочато без керівника. Причину його запізнення придумали поважну, сказавши, що він перебуває з документами в земельно-кадастровій палаті. А так як там дійсно процедура прийняття та розгляду документів дуже затягнута за часом, то таке запізнення пробачили, і не зробили адміністративного зауваження. Під так складалися відносини секретаря і директора донедавна. Але, врешті-решт, роботу такого керівника визнали неефективною і його звільнили.

 

 

Відрядження

Що вважати відрядженням

Службові відрядження - це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи (ст. 166 ТК РФ).

Від відряджень потрібно відрізняти службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить в дорозі або має роз'їзний характер (наприклад, стюардеси, провідники потягів, кур'єри). Такі умови праці є для них нормальними, оскільки спочатку відображені у трудовому договорі.

Висновок

У міру того, як зростає рівень топ-менеджерів, зростають і вимоги до професії секретаря. У дев'яностих роках, відповідно до нових вимог, змінюється навчальний план в освітніх установах, орієнтованих на майбутніх секретарів.

Однак багато працюють секретарі, які мають профільну освіту, відзначають, що навіть новітні навчальні програми далеко не вичерпують той список знань і умінь, які необхідні сучасному секретарю. Зокрема, практиками наголошується необхідність володіння основами менеджменту, тайм-менеджменту та бізнес-психології. Однак проблема в тому, що в Росії дуже мало освітніх семінарів з цих дисциплін проводиться саме для секретарів - частіше вони бувають орієнтовані на керівників компаній.

В умовах жорсткої конкуренції деякі керівники можуть собі дозволити вибирати секретаря лише за зовнішніми даними. Такі якості, як зріст, вік і «кількість друкованих знаків в хвилину», все більше поступаються місцем освіченості, інтелекту, комунікабельності і стажу роботи. Сьогодні у всіх розвинених країнах при підготовці секретарів особливу увагу приділяють розширенню професійної ерудиції, кругозору, підвищенню здатності вирішувати різноманітні ділові задачі. Тому, секретар повинен підвищувати свою кваліфікацію постійно: займаючись самоосвітою або навчаючись на курсах.

Висока планка вимог і висока оплата праці, відповідна кваліфікації секретаря-референта, зробили цю професію престижною та привабливою. Але існують і негативні моменти в цій професії. Наприклад, секретар піддається стресовим ситуаціям значно частіше решти співробітників - це і небажані або нав'язливі відвідувачі, і нестриманість керівника, і напружений темп роботи, і т.д. Крім того, тут є кілька шкідливих виробничих факторів, наприклад, робота на комп'ютері негативно позначається на зорі, робота з оргтехнікою піддає додатковому електромагнітному випромінюванню і т.п.

Якщо вас не лякають ці нюанси, то можете сміливо працювати секретарем. Але при цьому треба пам'ятати, що наш час не випадково називають часом інформаційного буму. Джерелом необхідних відомостей є не тільки журнали, газети або книги, але й електронні бази даних, локальні та глобальні комп'ютерні мережі, такі як Інтернет. Важливо, щоб секретар орієнтувався в цьому інформаційному морі і знав, де шукати потрібну інформацію.

 

 

Література

1. Воржаева Н.В., Фролова І.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структурі документаційного забезпечення управління. М.: Попурі, 2007 - 602 с.

2. ГОСТ Р 6.30 - 2003. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. М.: Держстандарт Росії, 2003. - 17 с.

3. Домнікова М.А., Привалова О.Ю. Давайте познайомимося! / / Секретар-референт, 2006. № 1. С. 34-38.

4. Домнікова М.А., Привалова О.Ю. Мої милі колеги. / / Секретар-референт, 2004. № 5. С.12-18.

5. Ішутіна Є. Секретар - довірена особа керівника. М.: Ділова книга, 2005. - 458 с.

6. Липецька В. Готуємося до ділової бесіди. / / Секретар-референт, 2004. № 10. С.78-81.

7. Несмеєвої А.Ф. Короткий курс корпоративного дарування. / / Секретар-референт, 2004. № 12. С. 45-47.

8. Рогожин М.Є. Офіс-майстер. М.: МЦФЕР, 2007. - 382 с.

9. Скріптунова Є., Зельцерман К. Організуємо прийом відвідувачів. / / Секретар-референт, 2006. № 4. С.35-43.

10. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помічник керівника. М.: А-Пріор, 2007. - 256 с.

 

Зміст

§ 1 Організація робочого місця і робочого часу секретаря

§ 2 Робота з відвідувачами в приймальні

§ 3 Ведення ділових бесід

§ 4 Організація переговорів, зібрань, ділових зустрічей керівника

§ 5 Взаємини з керівником

§ 6 Підготовка відрядження керівника

 

висновок

література

 

Введення

Організація робочого місця і робочого часу секретаря

Секретар-референт - це професія, яка включає в себе безліч функцій. Численні і різноманітні обов'язки сучасного секретаря-референта можна (з достатнім ступенем умовності) поділити на дві великі групи:

· Функції з документаційного забезпечення управління;

· Функції по так званому бездокументарній обслуговуванню керівника.

Виконуючи функції з документаційного забезпечення управління, секретар-референт займається підготовкою та оформленням службових документів, організацією документообігу, зберіганням і використанням документів в поточній діяльності організації. Слід зазначити, що в недержавних структурах, де трудяться секретарі-референти, виділене діловодне підрозділ, як правило, не створюється, функції з діловодного обслуговування зосереджуються в секретаріаті. Разом з тим робоче місце секретаря-референта зазвичай оснащується сучасними технічними засобами і підтримується програмним забезпеченням. Це дозволяє оптимально, з найменшими витратами робочого часу організувати діловодне обслуговування, поєднуючи його з виконанням інших численних обов'язків.

До функцій секретаря-референта по бездокументарній обслуговування належать: організація прийому відвідувачів, телефонне обслуговування, забезпечення робочого спокою керівника, контакти з персоналом фірми і турбота про гостей фірми, організація зустрічей і переговорів керівника, підготовка відряджень керівника, організація та участь у роботі нарад, контроль виконання доручень керівництва, організація робочого дня керівника, резервування часу, організація робочого місця керівника, контроль за справністю і правильною експлуатацією оргтехніки.

Приймальна - це центр роботи фірми, адже від того, як організована робота в приймальні залежить ефективність роботи керівника.

Велике значення має раціональна організація робочого місця секретаря, зони його трудової діяльності, оснащеної необхідними засобами для виконання посадових обов'язків.

Загальна площа приймальні, де знаходиться секретар - референт, повинна бути в межах 12-16 кв.м. При виборі розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:

1) підходи до меблів і устаткування;

2) розміщення меблів та обладнання;

3) потреба - в окремих випадках - особливих умов;

4) можливість установки допоміжного обладнання.

Організація робочого місця - це система заходів щодо оснащення робочого місця засобами і предметами праці і їх функціональному розміщенню. Крім того, організація робочого місця передбачає врахування антропометричних даних виконавця і забезпечення відповідних нормам умов праці.

Розглянемо варіант організації робочого місця секретаря на прикладі освітньої установи (ОУ).

Приймальня знаходиться безпосередньо перед кабінетом керівника. Робоче місце секретаря в приймальні знаходиться зліва від входу, і розташоване так, щоб можна було легко бачити всіх вхідних. У приймальні знаходяться предмети, необхідні для роботи: робочий стіл, оргтехніка, шафа і сейф для зберігання документів. Для створення затишної атмосфери, в кутах приймальні розташовані великі рослини, оформлені в декоративні кашпо. Безпосередньо перед робочою зоною секретаря знаходиться зона для прийому відвідувачів, де розташована зручні меблі для очікування.

Робоче місце обладнане комп'ютером, монітор якого має плоский екран. Всі складові комп'ютера розташовані на спеціальних підставках і полицях столу, для оптимального звільнення робочого простору столу. Тут же знаходиться міні-АТС, оргтехніка.

На стінах приймальні розташовані ліцензія на право ведення освітньої діяльності, свідоцтво про державну акредитацію та атестацію установи. У холі перед приймальнею знаходиться інформаційний стенд, де представлені установчі документи: Статут ОУ, Правила внутрішнього трудового розпорядку, права та обов'язки учнів і батьків, інші локально-нормативні акти, що регламентують діяльність ОУ. Також тут розташована вітрина з інформаційними матеріалами, які повідомляють про основні досягнення установи, його співробітників і вихованців. На стіні холу розташована інформація про освітні послуги, що надаються ОУ, а також про додаткові платні послуги і ціни на них. У холі ОУ розміщується інформаційний бюлетень «Альтернативний вісник», який дає уявлення не тільки про офіційні заходи, але і розважальних, оголошення, новини і багато чого іншого - та інформація, яка допоможе відвідувачеві скласти уявлення про ОУ і скоротати час очікування.

Робота секретаря-референта сучасної російської фірми має свою специфіку:

· - Велика різноманітність завдань зі значними розходженнями в них по ступені складності, важливості і т. д.;

· - Вельми насичений робочий день;

· - Необхідність виконувати паралельно кілька робіт;

· - Постійні понаднормові, незаплановані завдання, необхідність у разі термінової роботи затримуватися після закінчення робочого дня;

· - Особливі умови роботи: телефонні дзвінки, виклики і т. п.

Чітка організація робочого місця дозволить без зайвих витрат часу знайти потрібний документ, навести будь-яку довідку, виконати будь-яку операцію з документами і значно більше встигнути за день. Тому, для раціонального використання робочого часу велике значення має планування діяльності секретаря.

Хорошим помічником при плануванні робочого дня може служити персональний комп'ютер. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які надають в розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот і т.п. найбільш популярною є інформаційна система Microsoft Outlook. Ця програма надає безліч можливостей для ефективної організації робочого часу секретаря і його керівника. Microsoft Outlook допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, а також дозволяє планувати зустрічі, поїздки та організувати виконання завдань, відстежувати діяльність свою і співробітників.

 

План робочого дня секретаря (на прикладі ОП).

8³⁰ - прихід на роботу

8⁴⁵-перегляд вхідної кореспонденції

9⁰⁰-оперативну нараду перед директором (одержання завдання на день)

10⁰⁰ - робота з документами (підготовка листів, поточних документів)

12⁰⁰-відправка вихідної документації (по факсу, e-mail, з кур'єром)

13⁰⁰-обідню перерву

14⁰⁰-робота з керівником (підпис документів, підготовка проектів документів і т.д.)

16⁰⁰-перевірка виконання плану роботи на поточний день, внесення коректив, складання плану роботи на наступний день, підготовка плану заходів для керівника

Протягом дня - відповіді на телефонні дзвінки, прийом відвідувачів, виконання екстрених доручень керівника

17³⁰-завершення роботи, виключення оргтехніки, перевірка вікон, прибирання документів на свої місця.

Звичайно, таке планування є зразковим, так як кожен день може вносити свої корективи, але даного розпорядку дня секретар дотримується для раціонального використання свого робочого часу.