Тривалість робочого дня (у хвилинах)

 

де ПН - втрати робочого часу, що не залежать від працівника.

 

На основі даних показників можна визначити:

 

4. Коефіцієнт можливого підвищення продуктивності праці за рахунок усунення втрат часу Кп.п.п.:

 

ПП-ВОП+ПН

Кп.п.п. = ---------------------

ОП

 

Для аналізу окремих видів робіт використовуються опитування, які можуть бути усними і анкетними; останні є складнішими, але дозволяють отримати більш надійні відповіді. Анкети, що заповнюються по групах посад, повинні містити особисті відомості про працівника (вік, стаж і т.п.), бути зрозумілими, цілеспрямованими, короткими, доступними для машинної обробки, зручними для заповнення. Питання формулюються чітко і недвозначно.

Виявлення видів діяльності, на які час витрачається даремно (як показують дослідження, таких буває до 25%), яку можуть (можливо, з великим успіхом) виконувати інші особи, яка віднімає час у інших, називається діагностикою часу.

Для полегшення цієї діагностики час, що витрачається працівниками управління, можна розподілити по наступних функціях:

- обмірковування проблем, розробка рішень, підготовка документів;

- керівництво людьми (розподіл завдань, інструктаж, консультування, оцінка їх роботи, вирішення конфліктів);

- прогнозування і планування на перспективу;

- підготовка нарад, виступів, різних заходів;

- контроль за підлеглими;

- здійснення зовнішніх комунікацій (участь у переговорах, обміні досвідом, конференціях).

Після угрупування робіт їм дається оцінка відносно їх необхідності, доцільності, співвідношення фактичних і планових витрат часу, що передбачаються.

У процесі аналізу визначається, які чинники зумовлюють найбільші втрати часу і є в цьому значенні самими «дорогими» (наприклад зустрічі, телефонні розмови, прийом відвідувачів, зустрічі з підлеглими і т.п.). Їх виявлення дозволяє шукати способи зміни структури витрат часу, яка б в найбільшій мірі сприяла досягненню цілей і скороченню необгрунтованих втрат.

Основними причинами втрат часу в діяльності менеджера є:

- нечітке визначення цілей і пріоритетів, внаслідок чого люди не можуть правильно зорієнтуватися в ситуації, а тому беруть на себе або дуже багато, або дуже мало роботи;

- незадовільна організація планування, що не дозволяє менеджеру справитися з розподілом часу на виконання своїх справ;

- неорганізованість і недисциплінованість підлеглих, що приводить до багаторазової переробки однієї і тієї ж роботи;

- відсутність необхідної інформації для прийняття рішень, внаслідок чого їх доводиться постійно відкладати;

- нерішучість менеджера, невміння працювати з партнерами, підлеглими, відвідувачами, проводити збори і наради.

 

Тема 6. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧИХ МІСЦЬ. УМОВИ ПРАЦІ МЕНЕДЖЕРА

 

1. Сутність організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця.

2. Планування робочого місця менеджера.

3. Використання технічних засобів управління в роботі менеджера.

 

При вивченні першого питання “Сутність організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця” студенту слід з´ясувати, що від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій не­залежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціо­нальної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Розглядаючи загальні питання організації праці керівника необхідно передусім звернути увагу на те, наскільки робоче місце відповідає основним вимогам, яким чином воно устатковане, відповідність розмірів меблів антропометричним даним пра­цівника. Саме відповідність меблів антропометричним розмірам працівника забезпечує оптимальне робоче положення, а будь-яка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктивність праці низькою, працівник швидко втомлюється.

Робоче місце керівника - кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру:

- раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;

- ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;

- підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Робоче місце менеджера має відповідати певним вимо­гам:

- площа робочого місця повинна відповідати са­нітарним нормам;

- меблі в кабінеті або іншому службо­вому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємо­зв'язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються;

- меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенк­латура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота).

При цьому меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними і естетичними вимо­гами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має забезпечувати зручне використання їх.

Організація робочого місця менеджера передбачає:

- упо­рядкування і планування приміщення, в якому воно зна­ходиться;

- вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;

- розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку.

Робоче місце керівника, який здійснює прийом пра­цівників у службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розміщують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті).

Для кабінету використовують кімнати з природним освітленням прямокутної форми з співвідношенням сторін 1: 1,3 або 1: 1,5 і гранично 1: 2. Квадратні приміщення менш зручні для розміщення кабінету. Мінімальна висота кімнат - 3,25, ширина - 3 м.

Площа кабінету повинна коли­ватися від 12 до 40 м². Вона визначається функціями, суспільним становищем керівника і не повинна переви­щувати розумних меж.

Для фарбування стін кабінету використовують кольо­ри, які сприятливо впливають на нервову систему і по­ліпшують освітлення - слонової кістки, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений, світло-бежевий.

Робоче місце керівника може бути у загальному при­міщенні. При цьому його розташовують окремо від ро­бочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців.

З метою часткової візуальної і звукової ізоляції ро­бочого місця керівника використовують стаціонарні і пересувні перегородки, збірно-розбірні екрани, шафи, боксові розділювальні перегородки, декоративні рослини тощо.

 

В процесі вивчення другого питання “Планування робочого місця менеджера” студент повинен запам’ятати, що планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, пси­хофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабі­неті або іншому службовому приміщенні меблів, облад­нання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов'язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового при­міщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціо­нальних зон:

- робочої зони;

- зони нарад;

- зони відпочинку.

Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

До набору меблів для робочої зони, як правило, вхо­дить двотумбовий стіл, стіл-приставка, підйомно-поворотне крісло, бокс для документів, шафа для книг або кабі­нетна стінка. В робочій зоні можуть бути інші меблі і тех­нічні засоби, які використовує менеджер у процесі роботи.

При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації:

- письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;

- вхідні двері повинні бути в полі зору менеджера;

- бажано, щоб вікно було зліва;

- письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;

- меблі, як правило, за спиною керівника не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

- якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100-120 см;

- якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик сто­ла, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;

- робоче крісло, письмовий стіл і стіл-приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати яко­мога більше предметів.

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для головуючого. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які звичайно беруть участь у нарадах, ця зона може бути організована само­стійно або суміщена з основною робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад розміщують перпендикулярно до письмового стола керівника. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожного боку.

Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освіт­лення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності облад­нання, колірного оформлення і відповідного реквізиту. Оформлення повинно відповідати смаку володаря кабі­нету. В кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престижних виставках, стилізовані чи натуральні зразки продукції, макети найновіших технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв'яз­ків підприємства, художньо виконані діаграми тощо. Но­менклатуру, чисельність і розміщення предметів естети­зації середовища встановлюють відповідно до інтер'єру кабінету при консультації дизайнера.

У кабінеті керівника можуть бути квіти і декоративні рослини. З них можна створити композиції, декоративні ансамблі.

При розміщенні предметів і засобів праці безпосе­редньо на письмовому столі або тумбі доцільно врахову­вати такі рекомендації:

- не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне;

- все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва; таким же повинно бути і розташування пред­метів у ящиках письмового столу;

- усі предмети розміщують так, щоб забезпечити най­кращу послідовність переміщення; при цьому слід прагну­ти виробити оптимальну їх послідовність;

- кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщен­ня повинно бути постійним;

- письмовий стіл слід використовувати тільки для по­точної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі й архівних;

- документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук;

- комп'ютер можна розміщувати як праворуч, так і лі­воруч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі;

- засоби зв'язку (телефони, викличні і переговорні при­строї) розташовують зліва від керівника на робочій по­верхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи;

- канцелярські приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами.

Меблі, які використовують для обладнання кабінету менеджера, - столи, шафи, крісла, стільці, бокси, сейфи, полиці - можуть бути різноманітної форми, кольору, розмірів і конструкцій.

Важливо, щоб усі елементи обладнання відповідали смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці.

Розміри меблів повинні відповідати антропометричним даним керівника. Далеко не завжди меблі, які випуска­ють масово, наприклад, столи, робочі крісла підходять для осіб високого (низького) росту. Слід добирати такі меблі, які б забезпечили правильну робочу позу, зручність при виконанні усіх видів робіт. Якщо необхідно, це можна зробити кількома технічними операціями (змінити висоту стола або крісла, видалити середній ящик стола, виготовити приставку та ін.).

У кабінеті менеджера може бути кілька столів: письмо­вий стіл, приставні столи, стіл для засідань.

Крісла і стільці, які використовують у кабінеті, повин­ні бути зручними в користуванні, а крісло керівника може бути пристосоване і для короткочасного відпочинку.

Шафи можуть бути книжкові, для верхнього одягу, рідше - конторські (для зберігання справ). Вико­ристовуючи типові елементи збірно-розбірних меблів, можна здійснити необхідне компонування елементів, на­даючи комплекту меблів форми, яка відповідає функціо­нальному призначенню (зберігання справ, креслень, ма­кетів, зразків продукції тощо).

Нерідко в кабінетах менеджерів є бокси для збері­гання справ у вертикальному або підвішеному положенні.

Якщо в кабінеті є сейф, доцільно, щоб він був прихо­ваний якоюсь перегородкою чи знаходився поза полем зору відвідувачів.

У кабінеті можуть бути грифельна дошка (вона по­винна бути прикрита світлонепроникною декоративною шторою), стенди і кронштейни для розміщення схем, креслень, плакатів і графіків, стіл для макетів і моделей.

Якщо в цьому є потреба, у кабінеті встановлюють кондиціонер, вентилятор, озонатор, сонцезахисні жалю­зі, калорифер тощо.

 

Вивчення третього питання “Використання технічних засобів управління в роботі менеджера” передбачає засвоєння студентом наступного.

Робоче місце менеджера обладнують технічними засо­бами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до ви­дів робіт, які виконує менеджер.

На робочому місці менеджера можуть бути: засоби для складан­ня і копіювання текстових документів, виконання кресляр­ських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки до­кументів, адміністративного зв'язку і сигналізації, від­ображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислю­вальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

Засоби складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.

Найперспективнішим засобом скла­дання і редагування текстових документів є комп'ютер. Він дає змогу автоматизувати формування тексту, забез­печує запам'ятовування і пошук тексту, можливість пере­гляду і коригування друкованого документа на екрані.

Диктофон застосовується для:

- підготовки листів, наказів, розпоряджень, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок та інших організаційно-розпорядчих документів; при цьому не тре­ба мати чорновик, скорочуються витрати праці того, хто диктує, і секретаря;

- записування резолюцій, вказівок, запитів, заміток, на­гадувань у процесі оперативної діяльності керівника; при цьому скорочується час доведення вказівок до виконав­ців, відпадає потреба рукописного фіксування їх; керів­ник не викликає негативних емоцій у співрозмовника;

- фіксування з метою запам'ятовування, подальшого передруковування і використання міркувань, думок, про­позицій, які стосуються кола інтересів керівника;

- записування ходу нарад, зборів, засідань, тексту ви­ступів, доповідей, прийнятих рішень та ін.; при цьому відпадає потреба стенографування їх і досягається абсо­лютна адекватність запису і мови.

Засоби для виконання креслярських робіт. У кабіне­тах деяких керівників (головних інженерів, конструкто­рів та ін.) використовуються прилади для креслення, верстати, інструменти і пристрої.

Засоби зберігання і пошуку документів. До них на­лежать обладнання для картотек і засоби для зберіган­ня документів.

За мірою комп'ютеризації праці керівника переважна більшість інформації, що міститься у картотеках, повин­на бути введена в пам'ять персональної ЕОМ. У зв'язку з цим кількість картотек скорочуватиметься.

До засобів зберігання документів належать бокси для документів, обладнання для підвісного зберігання їх, папки-реєстратори тощо.

Бокси для документів, як і спеціальні шафи для них, розміщують на робочому місці керівника тільки як ви­няток. Як правило, документи зберігають у секретаря або в структурних підрозділах.

Засоби обробки документів. Ці засоби призначені, в основному, для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці керівника можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.

Засоби адміністративного зв'язку і сигналізації. Най­важливіший елемент обладнання робочого місця менеджера - комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв'язок менеджера з абонентом як у межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура.

Засоби відображення аудіовізуальної інформації. У разі потреби кабінет менеджера обладнують проекцій­ною апаратурою, екраном і планувальною дошкою. Якщо в кабінеті менеджера розглядають проекти, проводять на­ради, на яких демонструють зображення, зафіксовані на кіно- і фотоплівці, кабінет обладнують проекційною апа­ратурою й екраном.

Планувальні дошки призначені для макетування про­ектних рішень. Їх також використовують для подання інформації менеджеру, побудови діаграм та ін. Напри­клад, використання такої дошки дає змогу відмовитись від складання цілодобових звітів для керівника. Досить вказати у відповідних клітинках таблиці, пред­ставленої на дошці, певні символи, що інформують керів­ника про виконання або невиконання тих або інших по­казників. Крім того, за допомогою такої дошки можна показати розташування філіалів і відділів, ділянок, кон­тор і баз, торговельних точок, основних засобів, машин і транспорту, рух товарів у мережі тощо.

Навіть висока в цілому організація праці менеджера не звільняє його від потреби виконувати ряд технічних операцій, насамперед, з обробки документів, лічильно-об­числювальних та ін. Тому робоче місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної орг­техніки і канцприладдями.

Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці менеджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця (АРМ). АРМ облад­нують набором засобів одержання, обробки і передання інформації - дисплеєм, терміналом, засобами зв'язку і швидкого друкування, копіювальною машиною, яка може запам'ятовувати і передавати копію документа, інтерфейсним обладнанням для вмикання терміналу до локальної мережі, що забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних та ін.

Персональний комп'ютер дає змогу:

- успішно вирішувати так звані оптимізаційні за­дачі, коли з багатьох варіантів потрібно вибрати най­більш близький до оптимального;

- здійс­нювати довгострокове і оперативне планування діяль­ності підрозділу або своєї роботи;

- підтримувати зв'язок із суміжними підприємствами і підрозділами; проводити робочі наради;

- видавати, реєструвати і контролювати виконання доручень;

- враховувати і контролювати виконання зобов'язань підлеглих;

- складати звіти про вико­нану роботу, графіки і розклади заходів, відпусток, зу­стрічей, нарад та ін.;

- здійснювати оцінку роботи робітників;

- вести робочий календар, тримати в порядку особисті справи підлеглих;

- складати, редагувати і передавати документи.

Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує обмін даними між різними АРМ.

Таким чином, використання персонального комп'юте­ра значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю, допомагає прийняти оптималь­ні рішення у проблемних ситуаціях.

 

Тема 7. ДОКУМЕНТУВАННЯ В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ

1.Сутність і види управлінськихдокументів.

2. Системи документації в управлінні. Процеси документування.

3. Адміністративний етикет.

 

В процесі вивчення першого питання “Сутність і види управлінських документів” студенту слід засвоїти, що фіксування інформації є обов¢язковим елементом управлінської діяльності у торговельних підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

Управлінський документ – це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками (рис.7.1):

I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:

1) документи на паперовій основі;

2) документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці.

Документи на паперовій основі бувають:

а) письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множувальної техніки або друкарським засобом).

У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95% усіх документів.

б) графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін).

Рис. 7.1 - Схема класифікації управлінських документів

II. За походженням документи поділяють на:

1) офіційні (службові) - направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;

2) особисті (іменні) - створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).

III. За видами діяльності розрізняють:

1) організаційно-розпорядчі документи;

2) документи з фінансово-розрахункових питань;

3) документи з постачально-збутових питань;

4) документи з особового складу.

IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об¢єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

V. З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на:

1) прості (звичайно містять одне питання);

2) складні (з кількома питаннями).

VI. За місцем складання документи поділяють на:

1) зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):

а) вихідні – відправлені з підприємства;

б) вхідні – адресовані підприємству.

2) внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

VII. За місцем складання документи поділяють на:

1) внутрішні вхідні;

2) зовнішні вихідні.

VIII. За строками виконання розрізняють:

1) термінові документи;

2) нетермінові документи.

IX. За формою документи бувають:

1) індивідуальні;

2) типові;

3) трафаретні.

X. За засобами інформації документи поділяють на:

1) рукописно-друковані;

2) графічні;

3) фотокінодокументи;

4) звукові.

XI. За строками розрізняють документи:

1) постійного зберігання;

2) довгострокового зберігання;

3) тимчасового зберігання.

XII. За стадією утворення розрізняють:

1) оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);

2) чернетки;

3) копії документів (відбивають інформацію, яка містить оригінал, повністю або частково).

Існують три різновиди копій:

а) відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);

б) витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену у встановленому порядку);

в) дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.

XIII. За ступенем гласності розрізняють:

1) секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);

2) документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди);

Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.

3) звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).

При вивченні другого питання “Системи документації в управлінні. Процеси документування” студент повинен усвідомити наступне.

Документація – це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов¢язаних документів.

У торговельних підприємствах використовують такі види документації:

- нормативно-технічна – комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), Уніфікована система документації (УСД);

- проектна – документи, які використовують при проектуванні підприємства – будівельні норми і правила, норми технологічного проектування та ін.;

- конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;

- виробнича (технологічна) – технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.

Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.

Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.

Для оформлення організаційно-розпорядчих доку­ментів використовують спеціальні бланки.

Бланк – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому по­стійною інформацією і місцем для змінної інформації.

Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити.

Реквізит - елемент офіційного доку­мента, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

До реквізитів документа належать: Державний герб України; емблема організа­ції або підприємства; зображення нагород; код підприємства, установи; код документа; назва міністерства або відомства; назва установи, ор­ганізації або підприємства; назва структурного під­розділу; індекс підприємства зв'язку, поштова і те­леграфна адреса, номери телетайпу (абонентського те­леграфу), факсу, телефону, рахунку у банку; назва виду документа; дата; індекс; посилання на індекс і дату документа, що надходить; місце складання або видання; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція; заголовок до тексту; позначення про контроль; текст; позначення про наявність додатку; підпис; гриф погодження; візи; печатка; позначення про завірення копій; прізвище виконавця і номер його телефону; позначення про виконання документа і направлення його у справу; позначення про перенесення даних на машинний носій; позначення про надход­ження.

Дата - один з обов'язкових реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою наказу, листа, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, вказівки, розпорядження є дата підписання їх; поста­нови і рішення - дата прийняття їх колегіальним органом; статуту, звіту, інструкції, плану - дата затвер­дження; акта, протоколу - дата зафіксованої у ньому події, яка, як правило, збігається з датою складання цих документів.

Посилання на індекс і дату вхідного документа ви­користовується на бланках для листів і складається з постійної частини «на №__ від__», що включає номер і дату, зазначені в документі, на яких дають від­повідь.

Адресатом документа може бути організація, її струк­турний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.

Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прі­звищ, наприклад:

Міністерство зв'язку України

Планово-економічне управління

або

Завод «Маяк»

У внутрішньовідомчому листуванні за умови наяв­ності постійних кореспондентів зазначають структурні підрозділи, посаду і прізвище посадової особи, напри­клад:

Завод «Маяк»

Технічний відділ

Начальнику бюро нормативів

Сидорову О. С.

 

Назви установи і підрозділу зазначають у називному відмінку, посаду і прізвище - у давальному.

Якщо документ адресують керівнику організації або його заступнику, то назва організації входить до складу назви посади адресату, наприклад:

Директору заводу «Маяк»

Петренко В. Д.

 

Гриф затвердження. Затвердження документа свід­чить про поширення дії його на певне коло установ, по­садових осіб і громадян.

Документ затверджується оформленням реквізиту «гриф затвердження», який містить такі елементи: слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», назву посади особи, що затверджує документ (включаючи назву організації, якщо вона не входить до складу реквізитів бланку), особистий підпис і розшифрування його, дату:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу

Підпис В. Д. Петренко

26.03.2003

 

Резолюція відображує результат розгляду документа керівником, містить вказівки щодо його виконання.

Здебільшого документ має одну резолюцію. Подальші резолюції потрібні, якщо деталізують порядок вико­нання документа або уточнюють його виконавця.

Виконавцями у резолюції зазначають не структурні підрозділи, а посадових осіб, які, як правило, безпосередньо підпорядковані її автору. Відповідальною за виконання є особа, зазначена першою. Пере­лік інших осіб (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити їх до виконання документа.

Заголовок до тексту документу має бути лаконічним і точним, з необхідною повнотою роз­кривати зміст документа. Заголовок починається із зазначення управлінської дії, потім називають об'єкт, на який його направляють. Використовується конструкція з прийменником «про» і віддієслівним іменником. Наприклад, «Про орга­нізацію семінару програмістів в інституті математики», «Про зміну порядку оплати праці службов­ців, що беруть участь у збиранні врожаю».

Текст включає основну змістовну частину документа і є його найважливішим елементом. Він повинен бути логічним, чітким, інформаційно містким, переконливим і аргументованим, а аргументація і висновки - об'єктив­ними.

Скоротити час на підготовку документів, швидко та однозначно сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів - встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.

Текст може складатися з однієї, двох і більше частин. Здебільшого його доцільно ділити на дві частини. У пер­шій викладають мету, завдання, причини створення доку­мента, висвітлюють факти, описують ситуації, зазнача­ють назви і дати інструкцій, нормативів, правил, пріз­вища осіб та іншу інформацію, що аргументує авторську оцінку явища і потребу прийняття рішення або вико­нання дії. Друга частина може містити висновки, про­позиції, прохання, рекомендації, рішення, розпоряджен­ня, накази та ін. Текст документа може складатися із однієї частини (наказ без преамбули, лист-прохання без пояснень та ін.).

У документі доцільно:

- розглядати мінімум питань (як правило, одне);

- в разі потреби звертатися до одного адресата з двох і більше питань;

- оформляти відповідну кількість простих (одноаспектних) документів;

- додержувати логічної послідовності у викладенні тексту, під­креслюючи причинно-наслідкові зв'язки між його части­нами;

- конкретизувати необхідні положення, не переван­тажуючи текст подробицями;

- уникати власних оцінок явищ і власного мотивування прийнятих рішень;

- роз­поділяти текст на частини і нумерувати їх;

- використо­вувати форму викладу від третьої особи однини («об'єднання не заперечує») або від першої особи множини {«просимо», «направляємо», «не заперечуємо»).

Заяви, доповідні і пояснювальні записки, у ряді випадків доповіді і висновки, пишуть від першої особи однини («прошу направити», «вважаю за доцільне», «вважаю за необхідне звернути увагу»).

У розпорядчих документах, які видають на основі єдиноначальності (наказах, вказівках, розпоряджен­нях), також використовують форму викладу тексту від першої особи однини («наказую», «пропоную», «прошу»).

У розпорядчих документах, що приймають колегіаль­ні органи управління (постановах, рішеннях), текст ви­кладають від третьої особи однини («рада вирішила»).

Тексти документів, які складають від імені керів­ника, як правило, готують підлеглі. Проте конфіденційні та особливо важливі документи, доповіді та деякі інші документи керівник здебільшого складає сам.

Залежно від способу викладення матеріалу у таких документах виділяють три види текстів:

1) розповідь (містить опис фактів, явищ, подій у хроно­логічній послідовності, у якій вони відбувалися).

2) опис (поряд із загальною характеристикою факту, явища, об'єкту перелічують їх ознаки, властивості, особливості, характерні риси).

3) міркування (використовується для викладення тексту документа в разі потреби доказу, обґрунтування тих чи інших положень або тез).

Розрізнюють три види додатків до доку­ментів:

- до розпорядчих, які затверджені або введені ними в дію;

- ті, що роз'яснюють або доповнюють основний документ;

- ті, які направляють з супровідним листом, і є само­стійними.

Підпис. Формою вираження законності і юридичної сили документу є його посвідчення, тобто заповнення реквізиту «підпис».

Управлінський документ підписує і затверджує керівник організації або посадова особа, що його заміщує, відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення про організацію, структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов'язків та ін.).

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує одна посадова особа - керівник установи (його заступник), або керівник структурного підрозділу.

Два або більше підписів ставлять тоді, коли за зміст документу відповідають кілька посадових осіб. Доку­менти, які є підставою для приймання і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також ті, що змінюють кредитні і розрахункові зобов'язання з ін­шими організаціями, підписує керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер), а спільні документи кількох організацій - керівники усіх організацій.

Документи, які складає комісія, підписують усі члени комісії; рішення (постанови, протоколи) колегіальних органів - голова і секретар.

Розпорядження, які видає керівник колегіального органу на основі єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вка­зівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, керівникам структурних підрозділів. Затверджувані документи (інструкції, поло­ження, статути та ін.) підписує посадова особа, відпові­дальна за їх підготовку і складання.

Доповіді,