Завдання 6. Проведіть самофотографію робочого дня.

Передумовою того, що Ви почнете використовувати час саме як ресурс, є перш за все уява про те, куди витрачається Ваш час, що конкретно і як Ви робите.

Аналіз використання часу (табл. 6).

Таблиця 6

Самофотографія робочого дня

№	Види діяльності	Інтер-вал часу (з_до)	Тривалі сть (хв)	А	Б	В	Г	Важли­вість	Фіксо­ваність	Ініціативність	Термі­новість
	Уточнення плану дня	8.45- 9.00		Т	Т	Т	Н	важл	Нефік­сов	власна	нетер.
	Підготовка до семінару	9.00-9.30		Т	Н	Т	Т	важл	Нефік­сов	власна	термін
	Домашні справи	9.30- 10.15		Т	Н	Т	Н	важл	Нефік­сов	власна	нетер.
.........	.............................. ............................ ...........................	.......... ........... ...........	........ ................	..................	.....................	..................	.....................	..................	........................	.....................	.....................
	Лекція	16.10-17.30		Т	Т	Н	Т	важл	фікс	зов	не- тер.
	Дорога з університету	17.30-18.20		Т	Н	Н	Т	невж	Нефік­сов	зов	не-тер
І	Підсумки І-го дня	8.30-19.30	660	Н 140	Н 210	Н 180	Н 250	вж 430	фк 310	вл 190	н/т260
І	.... другий день, ...........................................................
	підсумки ІІ дня
	... третій день, .......................................................... підсумки ІІІ дня
	У середньому за три дні
	у відсотках

Проведіть інвентаризацію часу за кілька робочих днів, щоб виявити причини дефіциту часу.

Перший крок – складання інвентарного опису всіх видів діяльності, в яких Ви берете участь. Заповніть, будь ласка, послідовно без пропусків 1-4 стовпчики табл. 4.1 на прикладі трьох типових днів на наступному тижні.

Залишайтеся при цьому якомога чесними та самокритичними. Прагніть провадити негайну реєстрацію, уникайте більш пізніх записів по пам'яті.

Фіксуйте всі види діяльності у формі результату за п'ятнадцятихвилинні відрізки часу. Робочим днем вважатимемо час після сніданку та самообслуговування і до 21-22 години

 

Обробка даних

1. Оцініть кожну виконану Вами діяльність за такими критеріями (стовпчики 5-8):

А - Чи була робота необхідною? - Так/ Ні

Відповідь "Ні" занесіть також у графи "Б" і "В".

Б - Чи були виправдані витрати часу? Так/ Ні

(зіставлення з досягнутим результатом, чи він вартий витраченого на нього часу)

В - Чи було доцільним виконання роботи? Так / Ні

(як вона виконувалася, чи була добре організованою)

Г - Чи було свідомо визначено відрізок часу (інтервал) для виконання роботи?

(робота планувалася чи ні) Так / Ні

Занесіть відповіді, які відповідають кожному запису, до окремого відповідного стовпчику. ("т" - "н")

2. Визначте загальну тривалість роботи відповідного дня (S ТрД).

3. Підрахуйте по кожному стовпчику тривалість робіт, по яких Ви дали відповідь "Ні" (S Ан; S Бн; S Вн; S Гн).

4. Проведіть розрахунки за такими співвідношеннями:

4.1. Якщо виявиться, що більше ніж на 10% Ваша діяльність була необов'язковою, то це свідчить, що у Вас проблеми з передорученням справ (делегування) і зі встановленням пріоритетів.

4.2. Якщо більш ніж у 10% випадків витрати часу були надто великими, то це може бути наслідком недосконалих технічних навичок у роботі, недосконалої концентрації та самодисципліни тощо.

4.3. Якщо більш ніж у 10% випадків виконання було недоцільним, то Вам необхідно приділити увагу плануванню, організації, самораціоналізації.

4.4. Якщо більш ніж у 10% випадків момент виконання роботи було визначено спонтанно (без плану), то у Вас є проблеми з плануванням робочого часу та підготовкою до роботи.

4.5. Відповідні розрахунки зробіть у середньому за три досліджуваних дні в цілому

5. Розрахуйте структуру робочого часу за показниками: характер ініціативи, фіксованість у часі, важливість, терміновість (стовпчики 9-12)

6. Проаналізуйте втрати часу. Спробуйте визначити фактори, які відволікали Вас, та причини перешкод.

Перелік найпоширеніших поглиначів часу менеджера:

ü нечітка постановка мети;

ü відсутність пріоритетів у справах;

ü намагання надто багато зробити за один раз;

ü погане планування робочого дня;

ü особиста неорганізованість;

ü невпорядковане робоче місце, «завалений» робочий стіл;

ü недоліки кооперації та поділу праці;

ü недостатнє делегування;

ü телефонні розмови;

ü незаплановані відвідувачі;

ü нездатність сказати «ні»;

ü відсутність самодисципліни;

ü шумові відволікання;

ü тривалі очікування;

ü розпорядок денний не співпадає з індивідуальним ритмом продуктивності.

ü погана організація зберігання документів;

ü безсистемне формування справ;

ü нестача мотивації (байдуже ставлення до справи);

ü безсистемне ведення робочих нотаток,

ü безладна фіксація адрес та телефонних номерів;

ü затягнуті наради;

ü недостатня підготовка до бесід та обговорень;

ü балаканина на приватні теми;

ü надмірна комунікабельність;

ü невміння довести справу до кінця, синдром відкладання;

ü надмірне читання;

ü відсутність сучасних технічних засобів (уточнити, яких саме)

7. Зробіть стислі висновки.

8. Оформіть роботу у вигляді таблиці з супроводжувальною запискою на окремих аркушах. У записці дотримуйтесь нумерації пунктів!

Завдання 7. Складання і виконання денного плану роботи

(виконується на окремих аркушах у клітинку).

Завдання виконується по варіантах А1, А2, Б1, Б2, В1, В2, кількісні значення наведено у дужках поряд з кожним показником. Варіант визначається за останньою цифрою заліковки:

АІ – 0, 1; АІІ – 2, 3; БІ – 4, 5; БІІ – 6, 7; ВІ – 8; ВІІ – 9.

Вихідна інформація:

Кожен студент очолює відповідне торговельне підприємство:

Варіанти: А – ТОВ «Сільпо»

Б – ВАТ «Білла»

В – ЗАТ «Велика кишеня»

Працює з секретарем, з заступником, у розпорядженні – службовий автомобіль з водієм. Режим роботи апарату управління - з 9 до 18, обідня перерва з 13 до 13.45.

Таблиця 6.1

Умовні витрати часу на переміщення у один кінець (у хвилинах):

Переміщення	В а р і а н т и
А	Б	В
До постачальників
До райадміністрації
До податкової інспекції
До філії
До складу
Інше

 

І етап

Напередодні відомо:

1. Згідно тижневого плану особистої роботи на цей день – вівторок заплановано таке:

варіант А – об 11 щотижнева оперативна нарада апарату - очікувана тривалість -30 хв., о 17 - запрошення до участі у презентації фірми-постачальника (до кінця робочого дня);

варіант Б – з 9 – засідання балансової комісії за результатами інвентаризації – 60 хв., з 14 - візит до одного з філіалів – 60 хв., потім – о 15-30 – до банку - ділова зустріч -30 хв.;

варіант В – о 9 – нарада у райадміністрації (торговий відділ) - приблизно 40 хв., о 16-30 - прийом з особистих питань - до 18

2. Розгляд пошти – тривалість: (варіанти А – 30 хв.; Б – 25 хв.; В – 35 хв.

3. Стратегічне завдання на ці дні (для всіх варіантів) – підготовка доповіді до річного збору акціонерів – планується приблизно 2 години приділити цьому.

Далі вся студенти поділяється на варіанти 1 і 2 –утворюється 6 варіантів – А1, А2, Б1, Б2, В1, В2.

Очікувана тривалість у подальшому зазначається за варіантами 1 і 2.

4. З минулого дня залишилися незробленими такі справи:

4.1. Підписання листів: 1 - 10 хв.; 2- 15 хв.

4.2. Зателефонувати до постачальника з приводу узгодження зустрічі на наступний тиждень: 1, 2- по 5 хв.

4.3. Бесіда з порушником трудової дисципліни – його робоче місце тут, у апараті управління: 1 – 10 хв.; 2 – 20 хв.

4.4. У заступника сьогодні день народження.

Завдання до І етапу:

Скласти план роботи на день.

5. Додаткова інформація: самофотографія робочого дня та досвід свідчать:

відносно "спокійні" години: 1 – з 11-30 до 13-00; 2 – з 15-30 до 17-00;

години "перешкод": 1 – з 9-00 до 11-00, 2 – з 9-00 до 10-00 і з 14-00 до 15-00.

індивідуальна працездатність – така. яка у кожного студента особисто - студенти повинні зазначити її у зошитах («жайворонок», «сова», «голуб»)

Форма плану - сторінка ділового щоденника. Але для подальшої роботи зручно розмістити його вздовж розгорнутої сторінки зошита та слід залишити вільним немало місця праворуч (робоча таблиця).

План складається кожним студентом у колонці 2.

Етап

Надалі викладач буде диктувати реальні події, які трапилися за кожну годину. Студенти їх фіксуватимуть на чернетці, прийматимуть рішення щодо кожної справи (виконати, делегувати, перенести та ін.) та послідовно заноситимуть у відповідну годину до щоденника. Відповідно коригується денний план особистої роботи на день, кожен студент у ролі менеджера демонструє вміння визначати пріоритети та делегувати діяльність.

Таблиця 6.2

Діловий щоденник

Год	ПЛАН	КОРЕКТУВАННЯ	ФАКТИЧНО
До 9
9-10
10-11
11-12
12-13
13-14	ä
14-15
15-16
16-17
17-18
18-19

! Якщо відбуваються якісь події, а керівник відсутній, то студент зазначає, що відбуватиметься з кожним видом діяльності (залишиться невиконаною, чекатиме на повернення, делегована секретарем тощо).