Завдання 3. Вправа «Матриця делегування».

 

В и х і д н і д ані

У підприємстві існують такі структурні підрозділи та посади:

1) директор, 2) замісник з загальних питань, 3) секретар, 4) планово-економічна служба, 5) головний бухгалтер і бухгалтерія, 6) відділ кадрів, 7) відділ організації торгівлі, 8) юрисконсульт, 9) комерційний відділ, 10) відділ маркетингу та реклами, 11) технічна служба, 12) магазини, 13) склад.

 

З а в д а н н я до ситуації

Задача має три варіанти. Варіант визначається за останньою цифрою номера заліковки: 1,3,5 – І варіант; 0,2, 4 – ІІ варіант; 6,7,8,9 – ІІІ варіант

Необхідно організувати розподіл обов’язків та повноважень шляхом делегування і за допомогою умовних позначок (символів) заповнити функціональну матрицю (таблиця 3) стосовно таких видів діяльності:

Види діяльності:

І варіант

1) наймання на роботу завідувача магазином,

2) складання бізнес-плану,

3) доповідь на річних зборах акціонерів,

4) приймання відвідувачів з особистих питань,

5) розгляд пошти,

6) подання річного балансу,

7) надання відпустки на дипломну сесію бухгалтеру,

8) бесіда з порушником трудової дисципліни,

9) реклама виставки-продажу у пресі,

10) підписання квартального статистичного звіту,

11) реагування на аварію опалювальної системи на складі,

12) укладання колективного договору,

13) розподіл партії закуплених комп¢ютерів;

14) лист-відповідь до університету – згода на стажування магістрів;

15) затвердження посадової інструкції економіста,

 

ІІ варіант

1) видання наказу про преміювання працівників за результатами роботи у минулому кварталі.

2) підписання річного балансу,

3) укладання угоди з постачальником,

4) доповідь на річних зборах акціонерів,

5) бесіда з порушником трудової дисципліни,

6) розгляд пошти,

7) зустріч з іноземною делегацією з питань можливого товаропостачання,

8) лист до постачальника,

9) участь у презентації фірми-постачальника;

10)звіт у податкову інспекцію,

11)ремонт складу,

12)проведення інвентаризації на складі,

13)розподіл партії закуплених комп¢ютерів;

14)проведення зборів у філії з приводу конфліктної ситуації у колективі;

15)видання наказу про преміювання працівників за результатами роботи у минулому кварталі.

 

ІІІ варіант

1) проведення наради апарату управління

2) складання річного балансу,

3) складання річного плану роботи підприємства

4) складання номенклатури справ

5) підготовка до проведення піар-компанії

6) розгляд пошти,

7) зустріч з іноземною делегацією з питань можливого товаропостачання,

8) лист-відповідь до постачальника,

9) звіт у податкову інспекцію,

10)ремонт складу,

11)проведення інвентаризації в магазині

12)придбання комп’ютерів для працівників апарату управління

13)проведення зборів у філії з приводу конфліктної ситуації у колективі;

14)видання наказу про звільнення бухгалтера

15)участь у презентації фірми-постачальника;

Таблиця 3

Форма функціональної матриці:

Розподіл обов'язків та прав у торговельному підприємстві

№з/п	Зміст діяльності	Перелік посад та структурних підрозділів
Дирек-тор	Заміс-ник	Секре-тар	…	….	Магазини	Склад
					…	…..

 

Умовні позначки дій менеджерів та ланок управління по здійсненню завдань та виконанню робіт такі:

І - збирання та обробка інформації;

П - підготовка питання, розробка варіантів рішення;

Т - технічна підготовка;

У - узгодження, візування;

В - вирішальний голос у колегіальному рішенні з правом підпису;

Р - вирішальний голос у колегіальному рішенні без права підпису;

Я - одноосібне рішення;

С - право другого підпису;

O – організація виконання;

К - контроль

Завдання 3. Вправа «СКЛАДАННЯ РІЧНОГО ПЛАНУ РОБОТИ» (виконується на окремих аркушах у клітинку).

В и х і д н а і н ф о р м а ц і я:

Минуло 5 років, як Ви закінчили інститут. Ви – Голова правління великого торговельного центру. Працюєте з заступником та секретарем. Дія відбувається в кінці року.

Завдання

1) Скласти річний план особистої роботи менеджера на наступний рік, узгодивши максимально ділові та особисті інтереси.

2) Визначити, хто виконуватиме обов’язки керівника підприємства під час Вашої відсутності. Обґрунтуйте відповідь

Завдання має декілька варіантів. В умові надані показники першого варіанту, а жирним шрифтом виділені ІІ, ІІІ, ІV та V варіанти кількісні значення наведено у дужках поряд з кожним показником. Варіант визначається за останньою цифрою залікової книжки

І варіант; 2,3 – ІІ варіант; 4,5 – ІІІ варіант; 6,7 – ІV варіант,

V варіант

Інформаційне забезпечення

Передбачувані події:

1. З в і т н і с т ь

1.1. – статистична: строки подання - річна – до 10.01, квартальна – до 10,04,..07...10.

1.2.- баланс річний – до 15.01, квартальні до 10.04...07.,..10.

1.3.- податкова – строки подання до інспекції: річна до 20.01, квартальні до 15 першого місяця нового кварталу.

(Звітність готує апарат управління, менеджер підписує, але максимально вдумливо, перевіряючи та контролюючи, орієнтовна тривалість – два-три дні на вивчення і підпис).

1.4. – щомісячна підсумкова нарада апарату управління та керівників лінійних підрозділів – 4-5 кожного місяця.

2. Річні з б о р и а к ц і о н е р і в - традиційно другий (ІІ – третій, ІІІ – другий, ІV – перший, V - четвертий) тиждень лютого. (Звітна доповідь правлінню десь за два тижні до зборів. Доповідь на зборах)

3. К о л е к т и в н и й д о г о в і р – укладання та підписання на зборах трудового колективу. Домовленість по остаточним строкам буде досягнута з профспілками пізніше, але традиційно відбуваються в кінці січня останній тиждень. (ІІ- перший тиждень лютого, ІІІ – другий тиждень лютого, ІV – третій тиждень лютого, V – перший тиждень березня).

4. Торговельно-0промислова палата України – підприємство є її членом. Загальні річні збори відбуваються традиційно у першій декаді квітня. (ІІ,ІІІ – у другій декаді квітня, ІV, V – у першій декаді травня)..

5. Міжнародна асоціація універмагів – передбачена щорічна конференція у другій половині липня, у Амстердамі (ІІ- друга половина жовтня, Мілан; ІІІ – друга половина жовтня, Осло, ІV – перша половина червня, Амстердам, V – друга половина червня, Осло).

6. Очікується запрошення на участь у святкуванні ювілею Братиславського універмагу, приблизний термін – 10-15 березня. (ІІ – 10-15 листопада, ІІІ – 15-20 вересня, ІV – 7-12 квітня, V – 15-20 березня)

7. Заплановано ремонт одного з складів – саме того, що в окремому приміщенні. (з квітня по вересень). (ІІ- з квітня по липень; ІІІ – з жовтня по грудень, ІV – з березня по червень, V – з січня по травень).

(вчасно звільнити склад /філію/ від товарів, укласти договір з будівельно-ремонтною організацією).

8. Комерційна діяльність

Ярмарки оптові. На протязі всього року, але найбільш інтенсивні періоди традиційного укладання угод:

8.1. З оптовими базами - вересень-жовтень – листопад.

8.2. Традиційний «Контрактовий ярмарок» - вересень, 5-10. (ІІ – 25-30; ІІІ – 15-20, ІV – 12-17, V – 20-25)

8.3. Міжнародні ярмарки Асоціації універмагів – 11-14 квітня у Вільнюсі, 3-8 жовтня – у Варшаві. (ІІ – 21-24 квітня у Відні, 8-12 листопада у Мінську; ІІІ – 1-4 квітня у Таллінні, 18-22 листопада – у Ганновері, ІV – 7-10 квітня у Відні, 15-18 листопада у Мінську; V – 9-12 квітня у Таллінні, 14-19 листопада – у Ганновері).

9. З річного плану виставок Торговельно-промислової Палати Ви зацікавлені у таких:

9.1. Товари широкого вжитку з Італії – 10-16 травня; (ІІ – 10-16 листопада; ІІІ – 10-16 жовтня, ІV – 20-26 березня, V – 7-12 червня)

9.2.- Товари широкого вжитку з Ірану – 14-18 вересня (ІІ –2-8 травня; ІІІ –14-18 травня).

9.3. «Реклама та дизайн» – листопад, 2-8. (ІІ – вересень 2-8; ІІІ –вересень, 22-28, ІV – лютий 8-11, V жовтень 14-17).

9.4. – господарчі товари – жовтень, 7-11. (ІІ – квітень 11-14; ІІІ – жовтень 7-11, ІV – липень 15-19, V серпень 8-12).

10. Виставка торговельного обладнання у Ризі – липень, 14-18. (ІІ – у Кишиневі, липень 4-8; ІІІ – у Мінську, квітень 4-8, ІV – у Ризі, березень 17-20, V – у Мінську квітень 14-18).

11. Традиційні періоди активного продажу, сезонні кампанії:

11.1. Новорічний базар – кінець листопада-середина січня.

11.2. Шкільний базар – кінець липня – початок вересня.

11.3. Короткочасні але різкі сплески попиту перед традиційно «подарунковими» святами – тривалістю десь тиждень.

(підготовка починається десь заздалегідь – нарада по підготовці, накопичення запасів відповідних товарів. Нарада перед початком – про готовність, напруження під час проведення, підсумкова нарада).

Взагалі вплив свят:

8 березня, 1-2 травня, День незалежності, День молоді

11.4. День міста – остання неділя травня. (ІІ – перша неділя червня; ІІІ – друга неділя червня, ІV – третя неділя червня, V – перша неділя липня). Участь в обслуговуванні учасників масових розважальних заходів.

Особисті фактори.

12. Відпустка.

Ви маєте 17 ти річну дитину, яка складатиме вступні іспити до вузу – відпустка планується на липень. (ІІ, ІV – Ви виграли путівку на Канарські острови – туристична фірма надає можливість вибору: або травень, три перших тижні, або липень, три тижні, або вересень, три перших тижні; ІІІ-V – Ви виграли путівку на Мальдівські острови – туристична фірма надає можливість вибору: або квітень, три тижні, або жовтень, три перших тижні)

Заступник має молодшу дитину, що саме починатиме в цьому році шкільне життя, і плануєте відпустку на вересень.

13. Цього року ювілей – річниця закінчення університету. Традиційна зустріч випускників-сокурсників запланована на першу (ІІ – другу, ІІІ – останню, ІV – першу, V – третю)) неділю червня.

14. Ви піклуєтесь про підвищення власної кваліфікації і плануєте навчання на курсах при факультеті післядипломної освіти університету. Тривалість – три тижні, з відривом від виробництва. Завчасно отриманий Вами план-проспект дозволяє обрати один з варіантів: або квітень (з 9 до 30) – або лютий (1-21) – або листопад (5-26).

 

Алгоритм розв’язання задачі 3.2:

1. Накреслити форму календарного плану на розгорнутих листках у клітинку (таблиця 4)

2. У необхідній послідовності зафіксувати у плані всі передбачувані події у формі відрізків, довжина яких пропорційна тривалості події (лінійне календарне планування). Виділити (іншим кольором) події, пов¢язані з відсутністю.

3. Описати порядок делегування на час відсутності менеджера.

План особистої роботи директора універмагу на 20… рік

(рекомендується використання лінійного календарного планування, у якому довжина лінії пропорційна тривалості планованих справ)

 

Таблиця 4

Очікувані заходи

Січень

Лютий

Бере-зень

Кві-тень

Тра-вень

Чер-вень

Ли-пень

Сер-пень

Вере­сень

Жов-тень

Листо­пад

Гру-день

1. Звітність

1.1. статистична

….

1.4.щомісячна нарада

2.Засідання правління

2.1. звітна доповідь правлінню

7. Ремонт складу

……

11. Активний сезон продаж

13. Зустріч випускників

Завдання 5. Вправа «Річний план проведення нарад».

Скласти план нарад на рік, виходячи з розробленого за матеріалами завдання 4 «Складання річного плану роботи менеджера» (за тим самим варіантом) у формі таблиці:

 

Таблиця 5

План проведення нарад та засідань на______(період) у________

 

№	Дата прове-дення	Тема та порядок денний	Місце прове- дення	Час по-чат- ку	Час За-кін- Чен	Склад учас-ників	Відпові-дальн. за під- готовку	Допо-відач	Приміт-ки