Ііі порядок організації роботи секретаря в офісі за допомогою пк

Сьогодні ПК стає основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання й передавання інформації. Тому в роботі описується порядок створення інструкції та правила за допомогою ПК, а саме текстового редактора Ms.Word, також розкриваються можливості бази даних Ms.Access.

Гарним помічником секретаря у разі планування робочого дня може служити ПК. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які дають у розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот тощо. найпопулярнішої є інформаційна система коштує Microsoft Outlook.

Ця програма надає безліч можливостей для ефективної організації робочого дня секретаря та її руководителя:

Microsoft Outlook допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, і дає підстави планувати зустрічі, поїздки й немислимо організувати виконання завдань, відстежувати діяльність своєї слабкості і співробітників. Основна панель Outlook містить такі розділи: Вхідні, Календар, Контакти, Завдання, Щоденник, Нотатки і др.

3.1 описати порядок створення та заповнення журналу реєстрації наказів за допомогою текстового редактора MS Word Друкарські машинки
Цей нещодавно ще незамінний вид конторського обладнання все більш витісняється персональними комп'ютерами, оснащеними принтерами. Однак вони ще широко застосовуються для виготовлення документів через істотно меншою вартості в порівнянні з комп'ютерами
Друкарські машинки повинні забезпечувати:
· Високу продуктивність праці при мінімальних витратах;
· Високу якість друку;

· Простоту управління;

· Максимальна кількість одночасно одержуваних копій;

· Надійність роботи.

Механічні друкарські машинки самі прості і дешеві, але і самі не зручні в роботі.
Електричні друкарські машинки вимагають від друкарки мінімальних зусиль при натисканні клавіш, забезпечують в той же час велика кількість копій (до 12) Стомлюваність друкарки на електричній друкарській машинці знижується, а продуктивність праці значно збільшується. Електронні друкарські машинки, володіючи всіма достоїнствами електричних, мають ще й пам'ять (наприклад, Роботрон С6130 має пам'ять ємністю 6500 зн., Евмолпа - 402000 зн.), Що наближає їх по ефективності до організаційних автоматів. Пам'ять електронних друкарських машинок може бути як внутрішня (електронна, магнітна), так і зовнішня (магнітні картки, стрічки, дискети). У цій пам'яті зберігається різноманітна інформація: стандартні тексти-шаблони, адреси, форматні документи. Друкується інформація також може записуватися у пам'ять для подальшого аналізу і використання. Природно, видобуту з пам'яті інформацію можна безпосередньо при друці редагувати: змінювати адреси, прізвища та будь-які інші фрагменти текстів. Електронні друкарські машинки можуть мати дисплей для попереднього висновку на екран і редагування друкованої інформації; можуть бути підключені до комп'ютера для введення-виведення необхідної інформації та редагування текстів за допомогою більш досконалих комп'ютерних редакторів. Канцелярські друкарські машинки настільні, труднопереносима; серед них є і механічні, і електричні, і електронні. Портативні або дорожні друкарські машинки найчастіше бувають механічними.
До спеціалізованих пишуть машинкам в залежності від призначення належать: друкарські машинки з шрифтом для сліпих, наборнопішущіе машини і автомати (Верітайпер, Джексорайтер) для підготовки форм для подальшого тиражування, стенографічні машини (стінок) і приставки для формування стенографічних звітів про наради, плоскопечатающіе друкарські машинки для вдруковування текстів у паспорти і бланки (Еріка 70) і нанесення написів на креслення (МПК1, Ротрінг) і ін Крім того, друкарські машинки розрізняються по конструкції друкувальних механізмів і шрифтоносителя. Наприклад: шрифтоносителями у них можуть бути: літерні гарчали, сферичні (кульові) головки, літерні диски ("ромашки"). Важільні машинки дуже інерційні, швидкість друку у них не перевищує 1015 зн, / с. "Кулі" і "ромашки" забезпечують швидкість до 40 зн. / С, у них простіше зміна шрифтів, вони більш безшумні.

Організаційні автомати - це агрегований комплекс електромеханічних і електронних пристроїв, призначених для автоматизації процесу складання, редагування та виготовлення текстових і табличних документів. Оргавтомати включають в себе швидкодіючі друкуючі пристрої, різні пристрої, що запам'ятовують, мікропроцесори або інші пристрої керування, дисплеї та ін
Функціональні можливості оргавтоматов ширше, ніж у електронних друкарських машинок:

· Великі обсяги оперативної пам'яті (до 1000 сторінок тексту);

· Ємна зовнішня пам'ять (мегабайти);

· Більш зручне редагування, що наближається до можливостей компьююрних редакторів.
· Широко використовуються такі оргавтомати: Оргтекст Д, Оптіма 528, Роботрон 6908, Флексорайтер 2201 і 2301.
Диктофонний техніка Слід особливо відзначити доцільність застосування диктофонного техніки як проміжної ланки реєстрації інформації при створенні машинописних документів. Статистика показує, що витрати праці на складання документа з проміжною задіктовкой тексту на диктофон і наступним друком з диктофона в 2 3 рази менше, ніж при рукописної підготовки і подальшого друку з чернетки. При великих обсягах регулярних машинописних робіт в організаціях доцільно створювати диктофони-машинописні бюро.

 

3.2 описати порядок створення візитної картки за допомогою текстового редактора MS Word:

1.Зробіть це за допомогою текстового процесора Microsoft Office Word. Запустивши програму, клацніть по великій круглій кнопці в лівому верхньому кутку вікна і виберіть у меню пункт «Створити». На весь екран відкриється вікно з трьох вертикальних секцій, в ліву з яких вміщено список шаблонів — відшукайте і клацніть у ньому рядок «Візитні картки». У центральну секцію буде завантажений перелік наявних на сервері Microsoft шаблонів цього типу — виберіть найбільш вас влаштовує варіант і натисніть кнопку «Завантажити».

Відредагуйте завантажений шаблон — заповніть контактні дані, при необхідності замініть зображення, кольори та інші елементи оформлення. Цей шаблон вже готовий до друку, тобто макети візиток розмножені і розміщені на друкованому аркуші. Залишиться тільки роздрукувати його на папері потрібного вам якості.

Скористайтеся графічним редактором, якщо у вас є навички роботи з такою програмою. В інтернеті можна знайти готові шаблони візиток у форматі Adobe Photoshop і CorelDraw, на основі яких ви можете створити свій унікальний варіант з використанням можливостей графічного редактора. Такі шаблони візиток і бізнес-наборів, що включають в додатку до візитних карток ще й варіанти оформлення конвертів, фірмових бланків, логотипів, можна знайти в мережі як в платному (наприклад, тут — http://templatemonster.com/corporate-identity.php), так і в безкоштовному (наприклад, тут — http://smashinghub.com/business-card-templates.htm) варіантах.

Встановіть якусь програму, спеціалізовану саме на створенні візитних карток. Наприклад, це може бути додаток Mojosoft BusinessCards MX, «Майстер візиток», Business Card Studio та інші.

Скористайтеся онлайн-сервісами, що пропонують інструменти для самостійного створення візитних карток на основі шаблонів безпосередньо в браузері.