Організація прийому відвідувачів

ІІ Робота секретаря в офісі

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретарю необхідно:

· Мати професійний імідж;

· Добре володіти мовою і листом;

· Володіти непоганий пам'яттю (у тому числі зорової пам'яттю на особи);

· Утримувати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

· Вміти правильно оформляти документи, вести ділову переписку керівника;

· Кваліфіковано користуватися офісною оргтехнікою;

· Освоювати нові комп'ютерні програми;

· Бути енергійним, проявляти ініціативу;

· Вміти знаходити взаєморозуміння з керівництвом, колегами і клієнтами;

· Підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

· Виявляти обережність і обачність у конфіденційних питаннях

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ СЕКРЕТАРЯ

Основними функціями секретаря-референта є:

ü Ведення документації дирекції підприємства;

ü Організація та координація поточної роботи з діловими партнерами, клієнтами, замовниками, контрагентами;

ü Пошук необхідної інформації керівнику;

ü Виконання оперативних доручень та завдань керівника;

ü Контроль виконання документів та доручень керівника;

ü Бронювання готелів, авіаквитків, оформлення віз;

ü Планування робочого дня керівника;

ü Організація та участь у зустрічах і переговорах;

ü Прийом відвідувачів;

ü Прийом іноземних делегацій;

ü Допомога при підготовці нарад, зборів, презентацій;

ü Рішення адміністративних питань у межах своєї компетенції;

ü Робота з оргтехнікою.

Всі функції, права, обов'язки та відповідальність секретаря впевній формі повинні бути перераховані в посадовій інструкції,яка розробляється фахівцем по роботі з персоналом,узгоджується з юрисконсультом підприємства і затверджується директором. Всісуттєві зміни у посадову інструкцію вносяться наказомдиректора

Використання об’єктів OLE.

В Access можна вставляти малюнки, відеокліпи, файли із звуком, ділові діаграми, електронні таблиці Excel і документи Word. Крім цього будь-який об’єкт OLE (Object Linking and Embedding? зв’язані і вставлені об’єкти) можуть бути зв’язані з формами і звітами. При цьому їх можна не тільки використовувати в Access, а й редагувати безпосередньо у формі. Ці об’єкти можуть бути зв’язані із значеннями записів якогось поля (приєднаний об’єкт - bound object) або з самою формою або об’єктом (вільний об’єкт - unbound object).

Приєднаний об’єкт - це об’єкт, який розміщується в таблиці і який можна показати у формі або надрукувати в звіті. Він зв’язаний з полем, яке вміщає дані типу OLE. Приєднані об’єкти (малюнки або документи) можна добавити і редагувати послідовно (запис після запису) таким чином, як і при роботі із звичайними змінними. Для відображення приєднаного об’єкта OLE використовується приєднана рамка об’єкта.

Вільний об’єкт розміщується не в таблиці, а безпосередньо у формі або звіті. Він є графічним еквівалентом елемента управління типу Надпись і звичайно використовується для об’єктів OLE форми або звіту. Ці об’єкти не відносяться до жодного із полів запису і не змінюються від одного запису до іншого. Об’єкти що розміщені у приєднаній рамці або в елементі управління типу Надпись можна редагувати після подвійного клацання по ньому і запуску додатку-джерела (наприклад, PC Paintbrush, Word і т.д.). Малюнок є ще одним прикладом вільного об’кту. Малюнок лише відображається у формі чи звіті (звичайно у форматах BMP, PCX або WMF) і редагувати його не можливо.

Використання об’єктів типу Рисунок (якщо можна замість приєднаного і вільного об’єктів) значно збільшує продуктивність роботи і дозволяє використовувати менше системних ресурсів.

Висновок

Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця Центр Зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю “ідеальний секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам’яттю на всі номери телефонів, фамілії та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь-який офіс – з секретаря. Секретар – візитна картка керівника.

До якостей роботи особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги. Ці критерії й обмеження можна розділити на дві категорії: вимоги до ділових людей та особистих якостей.

До ділових якостей належать:

ü професійні навички секретарської роботи: висока кваліфікація в галузі стенографії, машинопису, роботи із засобами обчислювальної техніки, у виконанні секретарських обов’язків і організації зв’язку;

ü досвід організаторської роботи: високий рівень самоорганізації та організаційних навичок, вміння чітко й оперативно виконувати конторські операції, що повторюються щоденно і забезпечувати їх надійність і постійне досягнення високих результатів;

ü ефективність, надійність, готовність приймати на себе відповідальність за рішення поставлених керівником завдань, звільняти керівника від допоміжних операцій;

ü уміння забезпечувати надійне та ефективне виконання документацій них і організаційних функцій;

ü самостійність, ініціативність: ініціатива у роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні відповідальні рішення;

ü тактовність, дипломатичність: тактовність, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити у розмовах по телефону та бесідах із відвідувачами, нерозголошення конфіденційної інформації. Секретар повинен бути комунікативним із працівниками всіх рівнів та вміти досягати сприяння з їх боку у виконанні професійних обов’язків;

ü пунктуальність: в підготовці документів, в організації зустрічей, переговорів, нарад, оформленні відряджень;

ü лояльність, відданість роботі.

До особистих якостей належать:

ü зовнішній вигляд: охайність та уміння одягатись з урахуванням ділової обстановки;

ü особливості характеру: чуйність, скромність, добросовісність, працелюбність, люб’язність та увага при веденні телефонних розмов та зустрічей з відвідувачами, почуття гумору;

ü вміння адаптуватися: готовність допомогти іншим у будь-який час і особливо у напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду робіт на інший, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в період великих навантажень;

ü інтереси: прагнення до поповнення загальних знань, любов до книг та періодичних видань, живий інтерес до нової інформації та прагнення бути обізнаним із досягненнями в області діяльності свого керівника;

ü ввічливість.

ІІ Робота секретаря в офісі

Щоб відповідати сучасним вимогам, секретарю необхідно:

· Мати професійний імідж;

· Добре володіти мовою і листом;

· Володіти непоганий пам'яттю (у тому числі зорової пам'яттю на особи);

· Утримувати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери;

· Вміти правильно оформляти документи, вести ділову переписку керівника;

· Кваліфіковано користуватися офісною оргтехнікою;

· Освоювати нові комп'ютерні програми;

· Бути енергійним, проявляти ініціативу;

· Вміти знаходити взаєморозуміння з керівництвом, колегами і клієнтами;

· Підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа;

· Виявляти обережність і обачність у конфіденційних питаннях

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ СЕКРЕТАРЯ

Основними функціями секретаря-референта є:

ü Ведення документації дирекції підприємства;

ü Організація та координація поточної роботи з діловими партнерами, клієнтами, замовниками, контрагентами;

ü Пошук необхідної інформації керівнику;

ü Виконання оперативних доручень та завдань керівника;

ü Контроль виконання документів та доручень керівника;

ü Бронювання готелів, авіаквитків, оформлення віз;

ü Планування робочого дня керівника;

ü Організація та участь у зустрічах і переговорах;

ü Прийом відвідувачів;

ü Прийом іноземних делегацій;

ü Допомога при підготовці нарад, зборів, презентацій;

ü Рішення адміністративних питань у межах своєї компетенції;

ü Робота з оргтехнікою.

Всі функції, права, обов'язки та відповідальність секретаря впевній формі повинні бути перераховані в посадовій інструкції,яка розробляється фахівцем по роботі з персоналом,узгоджується з юрисконсультом підприємства і затверджується директором. Всісуттєві зміни у посадову інструкцію вносяться наказомдиректора

організація прийому відвідувачів

Однією з найважливіших складових частин у роботі будь-якого керівника є прийом відвідувачів. Прийом відвідувачів можна поділити на три напрями:

· прийом співробітників своєї установи по поточних справах;

· прийом відвідувачів інших організацій та делегацій;

· прийом відвідувачів з особистих питань

Секретар повинен:

· забезпечити наявність інформації про години прийому (у вигляді таблички із зазначенням днів та годин прийому);

· вести облік відвідувачів під час прийому, слідкувати за черговістю регламентного прийому (зазначений час).

Секретарю слід пам’ятати, що відвідувач будь-якого рангу без винятку може заходити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Якщо відвідувач зайшов у приймальню, секретар повинен:

· запропонувати відвідувачеві зняти верхній одяг і попросити зачекати 1-3 хв.;

· доповісти керівникові про відвідувача – прізвище, ім’я, по батькові, посаду та мету візиту;

· якщо керівник має змогу прийняти відвідувача, запросити його до кабінету;

· в разі неможливості прийому відвідувача керівником, слід послатися на об’єктивність причин, за яких це сталося, а також зазначити час можливого прийому.

Організовуючи прийом співробітників, секретар повинен:

· знати коло осіб, що мають право заходити до керівника у будь-який час без доповіді;

· довести до співробітників години прийому та попередити про них відвідувачів;

· повідомляти керівникові про відвідувача по телефону.

Організовуючи прийом осіб, що прибули у відрядження, необхідно:

· з’ясувати, з якого питання прибув відвідувач і чи була попередня домовленість щодо відрядження;

· зробити позначку у посвідченні про відрядження, допомогти у забезпеченні необхідними матеріалами;

· у разі потреби допомогти з розміщенням у готелі.

Якщо керівник відсутній, необхідно посприяти, щоб його прийняв співробітник, в межах компетенції якого має бути вирішення даного питання. Слід обов’язково пояснити причину відсутності керівника.

Якщо прибуває делегація, секретар має заздалегідь забезпечити її супроводження співробітником установи. Для іноземної делегації слід потурбуватися про перекладача та замовити сувеніри.

Під час проведення прийомів з особистих питань слід забезпечити присутність на робочому місці співробітників, які можуть знадобитися при розв’язуванні питань стосовно відвідувача. Зв’язок з ними здійснюється по телефону. В разі відсутності керівника, прийом здійснює його заступник (в.о.керівника).

Якщо запис на прийом проводять попередньо, краще його робити в журналі за такою формою:

 

№ з/п

Дата та час прийому

Прізвище, ім’я, по батькові відвідувача

Місце роботи, телефон

З якого питання

Примітка

 

Під час прийому відвідувачів керівником секретар приймає телефонні дзвінки, переадресовує заступникам рішення всіх питань, що виникають. Не слід допускати в кабінет керівника відвідувачів, які не мають відношення до прийому.

Після закінчення прийому секретар оформлює відповідні записи про результати ділових розмов в обліковій формі. Контроль за виконанням рішень, які приймає керівник, покладають на секретаря. Він зберігає у себе незавершені справи, які підлягають повторному розгляду.

 

КАРТКА РЕЄСТРАЦІЇ ПРИЙОМУ ВІДВІДУВАЧІВ

 

№ __________ Дата прийому ”_____”___________________ 200__ р. Прізвище, ім’я та по батькові заявника __________________________________________________________________________ Адреса __________________________________________________________________________ Зміст заяви __________________________________________________________________________ Прізвище того, хто веде прийом __________________________________________________________________________ Висновок __________________________________________________________________________

Якщо прийом відміняється, секретар повинен зателефонувати відвідувачам і повідомити причину відміни прийому та зазначити час наступного прийому. Секретар повинен назвати своє прізвище, посаду, надати телефон для довідок.