Робота секретаря з керівником

Секретар — одна з головних фігур у безпосередньому оточенні керівника, його постійний помічник, а нерідко і довірена особа.
Ефективність і культура обслуговування керівника значною мірою визначаються якістю праці секретаря.
Основу вимог до організації секретарської діяльності складають повага до людей, уважність і чуйність до їхніх потреб, раціональне використання праці і часу працівників, підвищена відповідальність, високий професіоналізм, старанність і акуратність, постійне подолання формально-бюрократичних елементів у праці.
Умовно можна виділити два типи секретарської діяльності:
• здійснення повністю або значною мірою діловодного обслуговування апарату управління або великого підрозділу і виконання при цьму функцій секретаря керівника;
• виконання функцій тільки секретаря керівника.
Між цими типами секретарської діяльності немає принципової відмінності. Проте завдання і коло обов'язків секретаря-універсала у підприємстві значно відрізняються від завдань і обов'язків секретаря, покликаного обслуговувати тільки керівника.

Секретар невеликого підприємства здійснює діловодне обслуговування апарату управління, виконує друкарські роботи, нерідко є особою, яка відповідає за архів, обслуговує телетайп, телефакс, забезпечує працівників канцелярським приладдям, веде облік явки співробітників на роботу, виконує функції кур'єра, а також інші операції, в тому числі з обслуговування керівників.
Секретар, зайнятий виключно або головним чином обслуговуванням керівника, виконує інші функції.

Європейська асоціація професійних секретарів так визначає їхню основну роль:

- знати сутність діяльності свого керівника, вміти значну частину його роботи брати на себе.

У зв'язку з цим, перед секретарем керівника поставлено такі завдання:
• всебічне сприяння економії робочого часу керівника, полегшення його праці, вивільнення керівника від виконання нетворчих, рутинних операцій; поліпшення інформаційного забезпечення керівника; створення умов, що сприяли б високопродуктивній і ефективній праці керівника;
• підвищення професійно-ділової кваліфікації та авторитету керівника і очолюваних ним колективів.

Деякі керівники недооцінюють тієї допомоги, яку може надати секретар. Його функції нерідко зводяться до машинопису, передавання документів і усних вказівок, «охорони» дверей кабінету керівника. Це можна пояснити, з одного боку, низьким рівнем ділойої кваліфікації, з другого— недовірою до можливостей секретаря і тому недостатньою вимогою до його діяльності.
Наведемо перелік напрямів діяльності секретаря, реалізація яких дасть йому змогу надати найбільшу допомогу керівнику. При цьому слід сконцентрувати увагу не на технології роботи секретаря (як робити), оскільки ці питання розглядаються в спеціальних посібниках з організації праці секретаря, а на структурі секретарських операцій (що робити).

Виходячи з уміння секретаря, довіри до нього, можливості підвищення його кваліфікації та інших факторів, кожен керівник формулює вимоги до свого секретаря.
Основні функції секретаря, пов'язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику, можна об'єднати в такі групи:

• робота з документами;

• контроль за станом робочого місця керівника;

• організація зв'язку керівника;

• організація приймання відвідувачів;

• участь у підготовці і проведенні нарад;

• організація робочого часу керівника;

• підготовка і оформлення відряджень керівника;

• оперативне довідково-інформаційне обслуговування керівника;

• виконання особистих доручень керівника; підтримування робочих контактів з підлеглими;
• дії в екстрених випадках.

Секретар може виконувати інші роботи і доручення, потреба в яких пов'язана з умовами діяльності підприємства, стилем роботи керівника, характером стосунків між керівником і секретарем та іншими факторами.
При призначенні на роботу секретар повинен бути проінструктований керівником. Інструктаж не дублює посадову інструкцію секретаря, а доповнює її рядом конкретних вимог.

Ці вимоги відображують стиль роботи керівника, його навички і звички. Секретар зобов'язаний якнайретельніше враховувати їх у роботі. Інструктуючи секретаря, слід звернути його увагу на встановлений порядок, традиції, що склалися, і особливості роботи і поведінки керівника. Всі ці деталі суттєво впливають на відносини керівника і секретаря, сприяють кращому взаєморозумінню і їх взаємодії.

При виборі працівника на посаду секретаря рекомендується враховувати такі вимоги:
1. Наявність професійних умінь і навичок. Секретар зобов'язаний уміти друкувати на двох мовах, а бажано на трьох, стенографувати, виконувати усі діловодні операції (реєстрація, контроль, складання і оформлення документів, формування справ, розробка номенклатури, підготовка справ до зберігання тощо), знати основи архівної справи, правила експлуатації технічних засобів, які використовують у канцелярській роботі, техніку роботи на комп'ютері, основи психології і організації управлінської праці.
2. Досвід організаційної роботи. Секретар повинен вміти самостійно організовувати свою працю, враховуючи вимоги керівника, умови роботи, особливості діяльності апарату управління.

3. Бажання працювати і відповідні здібності, почуття відповідальності. Робота секретаря повинна характеризуватися високим ступенем надійності при виконанні поставлених керівником завдань, готовністю приймати па себе відповідальність за їхню реалізацію.;

4. Самостійність, ініціатива. Секретар повинен вміти у необхідних ситуаціях приймати самостійні рішення, виходячи із загальних настанов керівника. Ініціативу, яку при цьому виявляє секретар, слід підтримувати, проте не виходити за певні межі: неприпустима підміна керівника секретарем.
5. Точність, акуратність, пунктуальність, ретельність.
6. Комунікабельність. Вміння спілкуватися, тактовно вступати у контакт, розуміти присутніх і викликати їхню підтримку; бажання бути корисним; запропонувати свою допомогу.

7. Уміння поводити себе з людьми. Витримка, тактовність, вміння зберігати службові і особисті таємниці, чуйність.
Робота секретаря з документами, які надходять керівнику Частина документів надходить керівнику для розгляду, прийняття рішень, оформлення резолюції. При роботі з цими документами секретар може надати допомогу керівнику таким чином.

1) вибором документів, з яких рішення може бути прийнято в апараті управління без участі керівника. Це вивільнить його від потреби читати і розподіляти велику кількість другорядних документів.
2) вибором матеріалів, які можуть допомогти керівнику при розгляді документів, що надходять, правильно оцінити ситуацію і прийняти необхідне рішення.
3) вибором і передаванням керівнику документів, які потребують невідкладного прийняття рішень (виконання).

При роботі з документами, які передають керівнику для підпису і затвердження, завдання секретаря інші. Передусім він повинен дбати про те, щоб документи були грамотно надруковані, оформлені відповідно до діючих вимог, передавались керівнику і повертались ним у встановлений час. Нехтування цими правилами призводить до того, що керівник змушений повертати документи (немає візи, додатку, посилання на нормативне джерело тощо), а отже, двічі розглядати той самий документ. Секретар, подаючи на підпис документ, якщо необхідно, добирає матеріали, які можуть допомогти керівнику оцінити ті чи інші його положення. Наприклад, подаючи на затвердження керівнику новий штатний розпис, доцільно прикласти до нього нині діючий, обґрунтування введення нових підрозділів і посад.
Можна стверджувати, що участь секретаря у створенні документів — один із найефективніших шляхів надання допомоги керівнику. Його завдання полягає в тому, щоб постійно підвищуючи вимоги до кваліфікації секретаря, досягти самостійного виконання ним відповідних робіт і операцій.

Організація прийому відвідувачів

Допомога керівнику в організації і проведенні прийому відвідувачів — одне
з основних завдань секретаря. Можна виділити три групи осіб, з якими керівник підтримує постійні ділові контакти: співробітники підприємства; представники інших підприємств; громадяни, яких керівник приймає з питань, що належать до компетенції очолюваної ним організації.

Загальна вимога до секретаря під час приймання відвідувачів полягає в тому, щоб частину осіб, які прийшли до керівника, направляти до інших працівників. При цьому, безумовно, не повинні страждати інтереси справи і дотримуватись права громадян.

Організовуючи прийом співробітників, доцільно додержувати таких рекомендацій.
Керівник повинен інформувати секретаря про осіб, яких він може прийняти в будь-який час без попередньої домовленості. Решту співробітників керівник, як правило, приймає у встановлений час, про який секретар зобов'язаний усіх інформувати. За бажанням керівника секретар може здійснити попередній запис працівників, що дасть змогу у деяких випадках скоротити час на чекання прийому; з цією ж метою секретар може по телефону в той чи інший момент запросити співробітника.

Якщо співробітник наполягає на зустрічі з керівником у не відведений для прийому час, секретар зобов'язаний доповісти про це керівнику, повідомивши прізвище співробітника і суть питання, яке його цікавить; надалі секретар діє згідно з вказівками керівника, інформуючи про них співробітника.
Ряд керівників додержують зовні демократичного принципу «кожен може прийти до мене в будь-який час», який приваблює своєю демократичністю. Проте з погляду організації управління і роботи керівника це не можна визнати правильним. Завжди відчинені двері кабінету, постійне відвертання уваги керівника не сприяють продуктивній праці, дисципліні співробітників, зберіганню працездатності керівника.

Організовуючи прийом працівників інших організацій, секретар зобов'язаний з'ясувати, чи погоджена заздалегідь зустріч певної особи з керівником; якщо так — секретар інформує керівника про прибуття цієї особи; якщо необхідно, нагадує йому про майбутній візит і надалі діє відповідно до його вказівок. Якщо попередньої домовленості не було, секретар, з'ясувавши суть питання, назву організації, з якої прибула особа, і його прізвище, оцінює отриману інформацію і, якщо можливо, направляє цю особу у відповідний структурний підрозділ. Якщо це неможливо, секретар доповідає керівнику і діє надалі відповідно до вказівок.

Ні за яких обставин секретар не повинен направляти осіб, що прибули, до керівника без попереднього його повідомлення. Представляючи відвідувача, секретар чітко називає його прізвище, посаду, організацію. Ні за яких умов відвідувач не повинен заходити у кабінет керівника без доповіді секретаря.
Якщо керівник відсутній у раніше призначений час для прийому з причин, ві-'домих секретарю, останній зобов'язаний від імені керівника вибачитися, пояснити причину його відсутності (затримання) і погодити чає наступної зустрічі.
Під час прийому працівників інших організацій і громадян секретар не залишає своє робоче місце, щоб на вимогу керівника викликати працівника, подати документи та ін.

Телефон керівника під час прийому переключають на секретаря.
Як правило, керівник приймає відвідувачів один на один. Проте на його npo~V хання секретар може бути присутнім під час розмови і робити необхідні керівнику записи. Закінчивши прийом відвідувача, керівник або за його проханням секретар фіксує в журналі або картці рішення. Якщо необхідно, встановлюють контроль за його виконанням.

Поведінка, стиль роботи, етикет секретаря, мистецтво ділового спілкування повинні бути спрямовані на підтримку авторитета керівника і підприємства, яке він представляє. При цьому основним має бути максимальне в рамках закону задоволення інтересів в громадян, господарських партнерів, повага до відвідувача, створення сприятливих умов для вирішення питань, які виникають.
Зв'язок між керівником і секретарем під час прийому можна підтримувати засобами візуальної і звукової сигналізації. Наприклад, відвідувач дуже наполегливий, нетактовний і в разі незадоволення рішенням керівника, не залишає кабінету, знову й знову повертається до свого питання, здійснює тиск на керівника, погрожуючи йому. У цьому випадку умовним сигналом керівник може викликати секретаря, який зауважить, що час прийому вичерпаний, керівник зайнятий, його чекають інші відвідувачі.
Якщо керівник відсутній, секретар повинен попередити тих, хто записався на прийом. Якщо це зробити неможливо, він від імені керівника просить вибачити його і пропонує інший час прийому.
Необхідно створити сприятливі умови для відвідувачів, які чекають прийому. В приймальні повинні бути зручні стільці або крісла, вішалки, столик з газетами та журналами, письмові приладдя, графин з водою та ін.
Разом з організацією свого робочого місця керівнику слід звернути увагу і на інтер'єр приймальні, обладнати її сучасними меблями, підібрати квіти, зелені рослини, художні твори (малюнки, фотографії, художньо виконані схеми, макети та ін.), стилізовані зображення предметів, що стосуються діяльності підприємства.
У деяких країнах встановлено правило поведінки секретарів, зокрема, під час прийому відвідувачів. Так, при появі відвідувача секретар має в розпорядженні не більш як 15 с для того, щоб закінчити машинописний рядок або телефонну розмову. Читання будь-яких матеріалів, у тому числі службових документів, потрібно негайно припинити.

Від секретаря залежить, віїкому настрої буде відвідувач, вступаючи в контакт з керівником. Тому секретар повинен докласти усіх зусиль до того, щоб' чекання прийому було спокійним, доброзичливим, виконувати відносно прості прохання відвідувачів, не створювати штучних труднощів у прийомі громадян.
Участь секретаря у підготовці і проведенні нарад
Нарада — один із найвідповідальніших і трудомістких елементів у роботі керівника. Вітчизняна практика свідчить про те, що активна і участі? секретаря у підготовці і проведенні наради є скоріше винятком, ніж правилом. Між тим закордонний досвід свідчить про те, що значна частина роботи з підготовки і проведення нарад може бути виконана секретарем.

Основна мета секретаря при підготовці і проведенні нарад: сприяти скороченню витрат робочого часу керівника, зразковій організації наради і тим самим задоволенню вимог її учасників, підвищенню авторитету керівника, оперативній і ефективній реалізації прийнятих на нараді рішень.
Для досягнення цієї мети керівник повинен вимагати, а секретар бути готовим виконати такі операції:

• скласти згідно з інформацією, що надійшла від керівника, список учасників наради і повідомити їх про місце, час (початок і закінчення), порядок денний, доповідачів і регламент наради (для цього використовують телефон, радіо, особисті контакти, об'яви, запрошення та ін.);
• здійснювати контроль за підготовкою і забезпеченням запрошених необхідними матеріалами (тезами, проспектами) і канцприладдями, якщо необхідно, секретар самостійно виконує ці операції;
• зареєструвати тих, хто прибув на нараду, і керувати цією роботою; доповідати керівнику перед початком наради про чисельність тих, хто прибув, і про наявність доповідачів;

підібрати для керівника матеріали, необхідні для проведення наради (список присутніх, регламент, назви і адреси організацій та ін.);
• підготувати ілюстративний матеріал згідно з представленою керівником інформацією (графіки, схеми, таблиці тощо);

• вести протокол наради;

• виконувати по ходу наради оперативні вказівки керівника;
оформити протокол або стенограму, розмножити їх, розіслати матеріали наради;
• встановити контроль за виконанням прийнятих рішень і інформувати про це керівника.
Організація зв 'язку керівника

Витрати часу керівника на телефонні переговори становлять 6 % його робочого часу. Постійні і безконтрольні телефонні дзвінки відволікають керівника, порушують режим роботи, не дають змоги зосередитись, викликають потребу вибачатись перед співрозмовником (відвідувачем).
Основне завдання секретаря — виключити по можливості більшу частину телефонних звернень до керівника, сприяючи при цьому повному задоволенню вимог абонентів. Для цього секретар повинен досить глибоко знати функції підприємства, підрозділів і окремих працівників, щоб адресувати частину питань безпосередньо до них або самостійно на них відповісти.
Секретар повинен бути добре поінформований, хто, коли і з яких питань може бути з'єднаний з керівником. Тактовна відмова розмови з керівником — необхідне вміння секретаря.

Друге завдання секретаря —- аналіз одержаної по телефону інформації з метою визначення тієї, яка негайно повинна бути передана керівнику у вигляді записки, нагадування тощо. Секретар зобов'язаний інформувати керівника про те, хто і з якого питання дзвонив, коли він був відсутній. Для цього використовують спеціальні бланки, в яких записують час дзвінка, посаду і прізвище абонента, зміст питання, інформацію секретаря.
Керівник повинен повідомити секретаря про час відсутності і місцеперебування; той, якщо необхідно, може дати вичерпну довідку або з'єднати з керівником.

Організація робочого часу керівника
Належним чином організована робота з секретарем дасть змогу керівнику скоротити витрати праці, підтримати бажаний ритм роботи, уникнути запізнень, підвищити рівень організації діяльності підлеглих.