Складання та оформлення службових документів

Складання документів

4.1.1. Для складання службових документів у митних органах повинен використовуватися папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Тексти документів, що виконуються на папері формату А4, друкуються через один міжрядковий інтервал з використанням шрифту Times New Roman Cyr; розмір шрифту - 14. Абзаци в тексті відділяють двома міжрядковими інтервалами. Початок абзаців - із 6-го символа.

4.1.2. З метою прискорення виконання документів і правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити, як правило, одне питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів і узагальнюючих документів.

4.1.3. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло й об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, що не несуть змістового навантаження.

Зміст документа має бути пов'язаний зі змістом раніше виданих з цього питання документів.

4.1.4. Відповідальність за зміст, правильні підготовку й оформлення службових документів покладається на керівників структурних підрозділів митного органу та безпосередніх виконавців.

Відповідальність за зміст документа, що візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи.

4.1.5. Службові й доповідні записки, адресовані керівництву митного органу, приймаються для реєстрації діловодною службою з обліковими номерами цих документів, наданими останнім структурними підрозділами.

Оформлення документів

4.2.1. Як правило, усі службові документи (за винятком зазначених у п. 4.2.3) повинні оформлюватися на бланках митного органу. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів і цієї інструкції з обов'язковим додержанням таких правил:

установлюються два види бланків: номерний бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додатки 6 (для регіональних митниць), 7 і 8). Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо потрібна їх кількість на рік перевищує 200 одиниць;

бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від лівого й правого полів бланка) або прапоровим способом (кожний рядок реквізиту починається від лівого поля);

бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору;

бланки документів повинні мати такі поля:

ліве - 25 міліметрів;

верхнє - не менш як 10 міліметрів;

праве й нижнє - не менш як 15 міліметрів.

Бланки з найменуванням митного органу можуть замовлятися:

- Державною митною службою України:

- регіональними митницями, митницями;

- іншими установами й організаціями митної служби України.

Структурні підрозділи користуються бланками митного органу, до складу якого вони входять, на яких найменування цих підрозділів додруковуються нижче найменування митного органу.

4.2.2. Номерні бланки зберігаються в металевих шафах чи сейфах. Особа, що відповідає за збереження бланків, повинна вести облік їх використання. На зіпсовані бланки складається акт про знищення, про що робиться відмітка в журналі обліку. Використовувати бланки митних органів для особистих звернень до державних і громадських організацій забороняється.

4.2.3. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки, листи одного підрозділу митного органу до іншого тощо) і документи, створювані від імені кількох або більше підрозділів оформлюються не на бланках.

У цих документах найменування підрозділів зазначаються в найменуваннях посад у реквізиті "Підпис".

Наприклад. Начальник вантажного відділу Бориспільської митниці (підпис).

4.2.4. Документ оформлюється у вигляді суцільного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний текст документа повинен містити граматично й логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовувати під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування складання документа, у другій наводяться висновки, пропозиції, рішення, доручення чи прохання.

Форма анкети використовується в разі потреби викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання й збуту, фінансових документах тощо.

Форма таблиці використовується в разі потреби викладення цифрової або словесної інформації про кількох об'єктів за обсягом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

У таблицях і анкетах, призначених для оброблення на ПК, об'єкти, ознаки та їх показники в разі потреби кодуються.

Працівники митних органів для вирішення службових питань використовують також доповідні й службові записки.

Доповідна записка - документ, що містить інформацію керівництву митного органу з певними висновками (при потребі).

Службова записка - документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.

Службова й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, надаються для реєстрації до загального відділу з підписом і погодженням безпосереднього керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов'язків).

4.2.5. Службовий документ, що створюється в митному органі, повинен мати обов'язкові реквізити й стабільний порядок їх розміщення (додатки 9, 10, 10-а, 10-б): малий герб України, найменування митного органу - автора документа, назву виду документа (не зазначається в листах), дату, номер чи індекс, гриф обмеження доступу (у разі потреби), заголовок до тексту, текст, підпис, візи, прізвище й номер телефону виконавця, відмітку про виконання.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього потребує призначення документа або його оброблення.

Нормативно-правові акти, що відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади" заносяться до державного реєстру, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6 х 10 см) для запису про державну реєстрацію.

4.2.6. Найменування митного органу на бланках документів і в документах повинно відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про цей орган. Скорочене найменування вживається тільки в разі, якщо воно офіційно визначено в положенні про митний орган. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.2.7. Назва виду документа (наказ, рішення тощо) зазначається на бланку друкарським або машинописним способом і повинна відповідати компетенції митного органу, змістові управлінської діяльності.

4.2.8. Заголовок до документа повинен містити короткий і ємний виклад змісту документа, граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника й відповідати на питання "про що і", "чого і". Наприклад: наказ (про що і) про створення митного органу, або наказ про заохочення співробітників відділу митниці; протокол (чого і) засідання експертної комісії.

Якщо в документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється готувати без заголовка.

Тексти телефонограм, телеграм і повідомлень заголовків не мають.

Датування документів

4.3.1. Усі службові документи підлягають датуванню.

Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження; для вихідної кореспонденції - дата реєстрації.

4.3.2. Дати підписання й затвердження документів, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 18 січня 2003 року слід писати: 18.01.2003.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то слід писати, наприклад, 3 квітня 2003 року, або 03.04.2003. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 2003 року.

4.3.3. Дата на документі проставляється особою, що його підписує або затверджує, у момент підписання чи затвердження.

4.3.4. Обов'язковому датуванню й підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа).

4.3.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом (за винятком номера наказу) на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, то його дата проставляється ліворуч нижче підпису. Дата затвердження документа зазначається у грифі затвердження.

Індексація документів

4.4.1. Індексація документів полягає в присвоєнні їм умовних позначень - індексів, що надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання й зберігання документів.

Порядок оформлення індексу документа визначається прийнятою в митному органі системою індексації документів.

4.4.2 Індекси вхідних і створених митним органом документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися прийнятими в митному органі індексом внутрішнього чи зовнішнього кореспондента, індексом за номенклатурою справ, індексом напряму діяльності, підрозділу тощо. Перелік індексів внутрішніх та зовнішніх кореспондентів (прийнятих у центральному апараті Держмитслужби), наведено в додатку 11.

4.4.3. Номер спільного нормативно-правового акта повинен складатися з номерів, присвоєних документу в організаціях, що видали його, які проставляються через косу риску.

Погодження документів

4.5.1. У разі потреби визначення доцільності створення документа, його обґрунтованості та встановлення його відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Погодження може здійснюватись як у митному органі зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа, внутрішнє, так і за його межами - зовнішнє.

4.5.2. Внутрішнє погодження оформлюється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає: особистий підпис, ініціали й прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. У разі потреби зазначається найменування посади цієї особи, наприклад:

Начальник Управління правової роботи
Підпис, ініціали, прізвище
Дата

Віза проставляється на зворотному боці останнього аркуша примірника проекту документа, що залишається в митному органі.

4.5.3. Зауваження й пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Начальник Управління технологій митного контролю
Підпис, ініціали, прізвище
Зауваження й пропозиції додаються
Дата

Зауваження обов'язково доповідаються виконавцем документу особі, що підписує документ.

4.5.4. Проекти нормативно-правових актів Держмитслужби України перевіряються працівниками Управління правової роботи в частині відповідності їх законодавству й візуються ними на зворотному боці останнього аркуша проекту акта, або на аркуші погодження. Проекти нормативно-правових актів митних органів перевіряються й візуються їх юридичними службами.

4.5.5. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, якою погоджується проект документа (включаючи найменування митного органу, іншої організації), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження й засвідчується гербовою печаткою відповідного органу чи організації, наприклад:

ПОГОДЖЕНО
Заступник Голови Держмитслужби України
Підпис, ініціали, прізвище
Дата

4.5.6. Якщо зовнішнє погодження проекту документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюється таким чином:

ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Вищої атестаційної
комісії України
Дата, N

4.5.7. Якщо зміст документа стосується більше ніж трьох установ, то складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в проекті документа на місці грифа погодження, наприклад: "Аркуш погодження додається".

Аркуш погодження оформлюється за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа

Найменування посади Підпис, ініціали, прізвище Дата

Найменування посади Підпис, ініціали, прізвище Дата

Засвідчення документів

4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.6.2. Документи підписуються посадовими особами відповідно до їх компетенції, установленої чинними нормативно-правовими актами.

У митному органі документи підписуються лише його керівником або заступником керівника відповідно до повноважень.

Документи, що надсилаються Держмитслужбою України митним органам, підписуються Головою Держмитслужби України, його заступниками, а також керівниками структурних підрозділів Держмитслужби України відповідно до встановлених повноважень. Документи, що надсилаються регіональними митницями підпорядкованим їм митницям, підписуються начальниками регіональних митниць або їх заступниками.

4.6.3. Підпис складається з найменування посади особи, що підписує документ (повного, якщо документ надруковано не на бланку, скороченого, - якщо документ, надруковано на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. ініціали й прізвище друкуються на рівні останнього рядка назви посади, наприклад:

 

Начальник Управління тарифного регулювання Державної митної служби України	Підпис, ініціали, прізвище
Начальник Управління тарифного регулювання	Підпис, ініціали, прізвище

 

4.6.4. У разі надсилання документа одночасно кільком органам вищого рівня чи стороннім організаціям, керівник підписує всі примірники.

4.6.5. У разі надсилання документа одночасно кільком митним органам чи структурним підрозділам митного органу підписується тільки оригінал, що залишається в справі митного органу - автора, а на місця діловодною службою надсилається документ електронною поштою або його ксерокопії, які при потребі засвідчуються.

4.6.6. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а якщо за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то двома або більше посадовими особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним послідовно відповідно до рівня посади, наприклад:

 

Начальник Управління податків та зборів	Підпис, ініціали, прізвище
Заступник начальника Управління технологій митного контролю	Підпис, ініціали, прізвище

 

4.6.7. У разі підписання документа кількома особами, що займають рівнозначні посади, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

 

Заступник Голови Державної митної служби України

Заступник Міністра юстиції України

 

4.6.8. Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу й секретарем, наприклад:

 

Голова комісії	Підпис, ініціали, прізвище
Секретар комісії	Підпис, ініціали, прізвище

 

Під документом, підготовленим комісією, зазначаються особи згідно з розподілом їх обов'язків у складі комісії, наприклад:

 

Голова комісії	Підпис, ініціали, прізвище
Члени комісії	Підпис, ініціали, прізвище
Підпис, ініціали, прізвище

 

4.6.9. Якщо посадова особа, підпис якої зазначено в проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, що підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст.").

Забороняється підписання документа з прийменником "за" або з проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.6.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню, наведено в додатку 12 до цієї інструкції.

4.6.11. Затвердження документа здійснюється шляхом проставлення грифа затвердження або шляхом видання наказу. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватися наказом митного органу.

4.6.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова Державної митної служби України
Підпис, ініціали, прізвище
Дата

 

4.6.13. У разі затвердження документа наказом на документі зазначається гриф затвердження за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державної митної служби України
20.01.2003 N 15

 

4.6.14. Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа, що затверджується.

4.6.15. На документах, що засвідчують права громадян (фізичних осіб) і підприємств, установ, організацій (юридичних осіб), фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, також на договорах, посвідченнях, довіреностях тощо підпис керівної особи митного органу повинен завірятися гербовою печаткою.

Перелік інших документів, на яких підпис керівника завіряється гербовою печаткою, визначається митним органом на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 13 до цієї інструкції).

Якщо документ, що потребує завірення гербовою печаткою, не входить до цього переліку, то питання проставлення на ньому гербової печатки розглядається в кожному конкретному випадку керівником митного органу.

Печатка (негербова), яка відтворює найменування митного органу або його структурного підрозділу, проставляється на копіях документів, що надсилаються до інших установ, і на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі їх розсилання.

Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, що підписала документ.

4.6.16. Гербова печатка митного органу зберігається в сейфі начальника загального відділу (діловодної служби). Начальник загального відділу (керівник діловодної служби) несе відповідальність за її збереження й використання.

Адресування документів

4.7.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються в називному відмінку, наприклад:

 

Міністерство юстиції України

Міністерство охорони здоров'я України

Головне лікувальне управління

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, то найменування установи зазначається в називному відмінку, а посада й прізвище адресата - у давальному, наприклад:

 

Міністерство промислової політики України

Управління справами

Головному спеціалісту

Прізвище, ініціали

 

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:

 

Голові Державного
комітету архівів України
Прізвище, ініціали

 

У разі потреби в реквізиті "Адресат" можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, то адресата необхідно зазначати узагальнено, наприклад:

 

Начальникам регіональних митниць
Начальникам митниць центрального
підпорядкування

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається розрахунок розсилки, а на кожному примірнику документа зазначається тільки один адресат.

4.7.2. До реквізиту "Адресат" може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.

Повна адреса зазначається в разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

 

Редакція журналу
"Архіви України"
вул. Солом'янська, 24,
Київ-110
04110

 

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім поштова адреса, наприклад:

 

Прізвище, ініціали
вул. Дегтярівська, 30, кв. 4
Київ
04119

 

4.7.3. У разі надсилання документа органам державної влади й постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається. У цих випадках використовують конверти із завчасно надрукованими адресами.

Резолюція

4.8.1. Резолюція - це зроблений керівником митного органу напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа.

4.8.2. Резолюція складається з таких елементів: прізвища виконавця (виконавців), змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. Якщо доручення надається кільком посадовим особам, то головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

4.8.3. Резолюції на документах терміни виконання яких визначено та які не потребують додаткових вказівок, містять тільки прізвище виконавця, підпис автора резолюції, дату.

4.8.4. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Якщо резолюцією керівника митного органу визначено завдання його заступникам, то при потребі деталізації порядку виконання завдань на документі мають бути відповідно і їх резолюції.

На документах, що надходять до структурного підрозділу, керівник цього підрозділу обов'язково визначає безпосередніх виконавців.

Резолюція повинна проставлятися безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, то її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеному для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається, якщо документ підлягає поверненню або деталізується порядок його виконання й уточнюються виконавці.

4.8.5. Якщо копія документа надійшла до митного органу електронною поштою раніше паперового примірника, то паперовий примірник на розгляд керівництву не подається, а на ньому робиться примітка: "Див. документ N _______" або " До вх. N ______".