Прийняття, розгляд і реєстрація документів

Прийняття документів

3.1.1. Усі документи, що надходять до митного органу, приймаються централізовано діловодною службою.

У разі надходження документів з органів вищого рівня в неробочий час вони приймаються черговим по митному органу, який, перевіривши наявність документів за реєстром, передає їх наступного робочого дня до діловодної служби, а документи з позначкою "Терміново" - одному з присутніх керівників митного органу, зробивши про це відповідну відмітку в книзі обліку вхідних документів та на конвертах, які передає після розгляду до діловодної служби.

3.1.2. Кореспонденція, що надходить до митних органів України іноземними мовами, передається для перекладу або анотації за реєстром:

- у Держмитслужбі - до Управління міжнародного митного співробітництва;

- у митних органах - працівникам, визначеним керівником митного органу, які володіють відповідними мовами й отримують надбавку до посадового окладу за їх використання в роботі.

Не пізніше ніж через 3 доби ці документи разом з перекладом (анотацією) повертаються до діловодної служби для реєстрації та подальшого опрацювання.

Якщо переклад не може бути здійснений працівниками митного органу, то для цього на договірних засадах залучаються компетентні фахівці, яким передається ксерокопія документа.

3.1.3. Документи, що надходять до митних органів засобами електронного й факсимільного зв'язку й адресовані їх керівникам, повинні обліковуватися за місцем прийняття та передаватися для реєстрації до діловодної служби.

3.1.4. Працівникам митних органів України незалежно від займаних посад і повноважень забороняється приймати до виконання незареєстровані документи.

3.1.5. У діловодній службі митного органу розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". При розкритті конвертів перевіряється відповідність номерів документів їх номерам зазначеним на і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, то складається акт у двох примірниках (за довільною формою), один з яких надсилається відправникові разом з документами, що підлягають поверненню, а другий зберігається в справі діловодної служби.

У разі отримання поштового відправлення в пошкодженому конверті про це робиться відмітка в поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються й додаються до документів, якщо лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час фактичних відправлення та одержання документа або якщо в конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів їх номерам на конверті.

3.1.6. Документи, неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені, повертаються відправнику після складання акта разом з одним його примірником, надіслані не за адресою - пересилаються адресатові.

Попередній розгляд документів

3.2.1. Усі документи, що надійшли до митного органу, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється керівником діловодної служби митного органу або іншою вповноваженою на це посадовою особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

3.2.2. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом митного органу, і такі, що передаються для розгляду виконавцям відповідно до їх функціональних обов'язків; визначення необхідності реєстрації документів; установлення при потребі термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосередньо їх керівникам.

3.2.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або наступного робочого дня в разі надходження їх у неробочий час. Доручення, телеграми, телефонограми й телефакси органів вищого рівня, одержані в робочий час, розглядаються негайно.

3.2.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положеннями про митний орган та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ, схемами проходження документів тощо.

3.2.5. Керівництву митного органу в першу чергу передаються закони України, кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності митного органу та потребують вирішення керівництвом.

3.2.6. Для забезпечення ритмічності роботи діловодна служба за погодженням з керівником митного органу може розробляти графіки доставки кореспонденції керівництву та отримання документів структурними підрозділами.

Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа - фіксування факту створення або надходження документа, а саме проставлення на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу, а також запис в реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в них інформації.

При реєстрації документів, що надходять до митного органу, на лицьовому боці першого аркуша кожного з них у нижньому правому кутку проставляється реєстраційний штамп, на якому зазначено найменування митного органу (при децентралізованій реєстрації - назву підрозділу) і до якого вносяться необхідні записи. За відсутності вільного від тексту місця відбиток штампа наноситься на текст. Записи виконуються чорнилом чи пастою, помітного кольору на фоні тексту документа. Місце для відбитка штампа слід обирати так, щоб ним не були закриті важливі фрагменти тексту.

3.3.2. Як правило, реєстрація документів повинна проводитися централізовано.

Децентралізована реєстрація документів допускається в митних органах з обсягом документообігу понад 20 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, зумовлених специфікою діяльності органу, і запроваджується наказом митного органу.

Місце реєстрації документів визначається керівником митного органу; він же затверджує перелік документів, що не підлягають реєстрації в діловодній службі. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено в додатку 1 до цієї інструкції.

3.3.3. Реєстрації в діловодній службі підлягають документи, що потребують обліку, виконання або призначені для використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні; річні бухгалтерські й фінансові звіти тощо), як ті, що створюються та використовуються в митному органі, так і ті, що надходять з інших організацій і від громадян, крім зазначених у додатку 1 до цієї інструкції.

Реєстрації підлягають як машинописні (рукописні) документи, так і виготовлені чи отримані за допомогою комп'ютерної або факсимільної техніки.

3.3.4. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в митному органі лише один раз: вхідний - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створюваний - у день підписання або затвердження. У разі передання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого він повторно не реєструється, але обов'язково обліковується.

3.3.5. Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора (кореспондента) і змісту. Окремо реєструються накази з основної діяльності, з кадрових питань, про надання відпусток, про відрядження працівників; протоколи нарад керівного складу; акти ревізій фінансово-господарської діяльності, перевірок оперативно-службової діяльності, службових розслідувань та інвентаризаційних комісій; бухгалтерські документи тощо.

3.3.6. Документи реєструються за наскрізною нумерацією, окремою для кожної групи документів. При цьому документові надається умовне позначення - реєстраційний індекс, який складається:

для вхідних документів - з порядкового номера та індексів за переліком кореспондентів і номенклатурою справ;

для вихідних документів - з індексів підрозділу за переліком кореспондентів, у якому готувався документ, посадової особи, що підписала документ, тощо та порядкового номера.

Документи, що надійшли до митного органу факсимільним чи електронним зв'язком, реєструються з доданням позначки відповідно "F" або "ЕП".

Реєстраційні індекси документів інших груп, як правило, складаються з порядкового номера й позначок, установлених для конкретної групи.

3.3.7. Для реєстрації вхідних документів застосовуються єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення на персональному комп'ютері (додаток 2), і створювані на кожний календарний рік окремо основна та допоміжна картотеки.

3.3.8. Автоматизована реєстрація документів провадиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних персональними комп'ютерами. Запис здійснюється в реєстраційно-контрольній картці, що містить обов'язкові реквізити (додаток 3), які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів.

Обов'язкові реквізити в разі потреби можуть бути доповнені такими відомостями: прізвищем безпосереднього виконавця, розпискою виконавця про одержання документа, фактичним терміном виконання, інформацією про додатки до документа тощо. Порядок розміщення реквізитів на полі картки визначатися митним органом.

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі - центральний банк реєстраційних даних.

Автоматизовані банки реєстраційних даних забезпечують працівників інформацією про всі документи та місце їх розміщення (перебування) шляхом виведення інформації на екран монітора та її роздруковування. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна забезпечуватися сумісність традиційної та автоматизованої систем реєстрації та пошуку.

Як правило, пошук інформації проводиться централізовано в місцях автоматизованої реєстрації й оброблення інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації, а також точну адресу місця знаходження документа в момент пошуку.

3.3.9. Реєстраційно-контрольні картки можуть групуватися в довідкові картотеки, що створюються окремо на кожний календарний рік.

3.3.10. Усі документи, що надходять до структурних підрозділів, підлягають обов'язковому обліку (реєстрації). Облік документів, що надійшли до підрозділу митного, органу може здійснюватися за реєстраційно-контрольними картками або за журнальною формою.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в митних органах чи їх підрозділах з обсягом документообігу від 2500 до 3000 документів на рік (додатки 4, 5).

3.3.11. Журнали реєстрації та обліку документів загального діловодства, їх ксерокопій не нумеруються й не прошиваються.