Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

5.1. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються централізовано в день їх підписання керівництвом митного органу або протягом наступного робочого дня. Не допускається надсилання або передання документів без їх реєстрації в діловодній службі чи у відповідному структурному підрозділі митного органу.

5.2. Під час прийняття від виконавців вихідних документів діловодною службою обов'язково перевіряється:

правильність оформлення документа й розміщення на ньому всіх реквізитів;

правильність зазначеної адреси;

наявність усіх потрібних підписів на документі та додатках до нього, реквізитів виконавця (прізвища, номера телефону);

наявність віз на копії чи другому примірнику проекту документа, що залишається в митному органі;

наявність на документі відмітки про додатки та самих додатків;

відповідність кількості примірників документа кількості адресатів;

наявність відмітки про категорію поштового відправлення (крім простих відправлень).

У разі виявлення в підписаному керівником документі порушення вищезазначених вимог до оформлення документ повертається виконавцю на доопрацювання без реєстрації.

5.3. На оригіналах документів, що підлягають поверненню, у верхній частині правого поля першої сторінки робиться відмітка або ставиться штамп "Підлягає поверненню".

5.4. Документи, що надсилаються одночасно на одну адресу, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, що містяться в ньому.

Якщо додатки надсилаються в кількох пакетах, то супровідний лист вкладається в перший пакет, на ньому проставляється номер цього листа, а на інших пакетах - цей же номер з доданням перед ним прийменника "до".

5.5. У разі надсилання кореспонденції адресату поштою, крім найменування установи та прізвища й ініціалів посадової особи, слід зазначати точну адресу (прізвище адресата, вулицю й номер будинку, місто, область і поштовий індекс).

При надсиланні документів до військових частин, розміщених на території України, на конверті зазначається поштовий індекс населеного пункту або пункту приписки військової частини до підприємства зв'язку, умовне найменування військової частини, пишуться слова "командиру частини".

5.6. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти в конвертах, на яких зазначаються машинописним способом адреси одержувача та відправника.

5.7. Пересилання справ про контрабанду та порушення митних правил, бланків суворої звітності, печаток, штампів здійснюється через фельд'єгерський і спеціальний зв'язок. На пакетах з такими матеріалами в правому верхньому кутку робиться відмітка "Службовий", проставляється підпис особи, що конвертувала пакет, і мастикова печатка "Для пакетів", праворуч нижче зазначається адреса одержувача, номери вкладених матеріалів (супровідних листів), а вгорі ліворуч - адреса відправника. На зворотному боці пакета в місцях з'єднання клапанів проставляється мастикова печатка "Для пакетів".

5.8. У реєстраційній картці або в журналі зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, адресат, заголовок (короткий зміст) документа й номер справи, у якій буде зберігатися його копія.

5.9. Документи, що доставляються кур'єром, передаються адресатам під підпис у розносній книзі або на копії документа, яка залишається в справах митного органу.

5.10. У разі необхідності термінової доставки документів до державних органів ці документи можуть бути передані діловодною службою керівництву митного органу з відповідною відміткою в реєстраційній картці або під підпис особі, визначеній керівником структурного підрозділу, у якому готувався документ.

5.11. Зареєстровані листи-відповіді, адресовані організаціям, на прохання останніх можуть передаватися безпосередньо їх уповноваженим представникам тільки працівником діловодної служби (при пред'явленні документа, що засвідчує повноваження та особу) під підпис у книзі реєстрації документів або на копії документа, що залишається в справі митного органу.

5.12. Оригінали наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в митних органах, які є авторами цих документів. До інших митних органів та сторонніх організацій надсилаються завірені копії документів.

5.13. Документи, виготовлені на ПК, надсилаються на магнітних носіях (із супровідним листом) в упаковці, що відповідає технічним вимогам до збереження носіїв і записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

5.14. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи й окремі виконавці зобов'язані передавати до загального відділу (діловодної служби) у години, установлені внутрішнім розпорядком роботи митного органу.

5.15. Передання службових документів митних органів особам, установам та організаціям, які не зазначені в цих документах як адресати або не внесені до розрахунку розсилки, забороняється.

5.16. Оприлюднення службових документів митних органів здійснюється тільки з дозволу керівника митного органу, який їх підписав.

Розділ 6 втратив чинність

(згідно з наказом Державної митної
служби України від 27.07.2010 р. N 828)

Складання номенклатур і формування справ

Складання номеклатур справ

7.1.1. Номенклатура справ - це систематизований і затверджений перелік найменувань справ, утворюваних у діловодстві митного органу, оформлений у відповідному порядку із зазначенням термінів зберігання справ.

7.1.2. Номенклатура справ є обов'язковим для кожного митного органу документом, який складається для створення в митній службі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документа за його змістом і видом, відбору документів на державне зберігання в процесі діловодства.

7.1.3. У митних органах застосовується два види номенклатур справ: примірна та індивідуальна (конкретна).

Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для митних органів, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.

Примірну номенклатуру справ розробляє Держмитслужба України для використання митними органами як методичного посібника під час складання індивідуальних (конкретних) номенклатур справ.

7.1.4. Кожний митний орган повинен мати індивідуальну (конкретну) номенклатуру справ.

Як правило, зведена номенклатура справ митного органу складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

7.1.5. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство в цьому підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов'язково погоджується керівником архівного підрозділу митного органу або посадовою особою митного органу, відповідальною за ведення архіву.

7.1.6. Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.

7.1.7. Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відображають склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання, з якого її заведено.

7.1.8. Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі - група організаційно-розпорядчої документації самого митного органу (накази, рішення тощо), планово-звітна документація й листи. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.

7.1.9. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) - індекс. індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) і порядкового номера в межах підрозділу. За наявності в справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі (частині) із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

7.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ структурного підрозділу обов'язково закривається підсумковим записом, у якому зазначаються кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис засвідчує своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

7.1.11. Номенклатура справ структурного підрозділу митного органу складається в трьох примірниках, кожний з яких обов'язково містить гриф погодження з експертною комісією (далі - ЕК) митного органу й посадовою особою, відповідальною за архів:

перший примірник - недоторканний, зберігається в структурному підрозділі;

другий примірник - передається до діловодної служби (канцелярії) митного органу;

третій примірник - використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

7.1.12. Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться діловодною службою в єдину (зведену) номенклатуру справ цього митного органу.

7.1.13. Спеціалізовані митні управління й організації, що належать до сфери управління Державної митної служби України, складають окремі номенклатури справ, які не включаються до зведеної номенклатури справ Держмитслужби.

7.1.14. Під час розроблення єдиної номенклатури справ митного органу, крім зведення номенклатур справ структурних підрозділів, вивчається й аналізується діяльність митного органу в цілому. При цьому використовуються положення про митний орган та його структурні підрозділи; штатний розпис; примірна номенклатура; номенклатури й описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів, що ведуться в митному органі; РКК; типові та відомчі переліки документів із зазначенням термінів зберігання документів, а також ураховуються завдання митного органу на наступний рік.

7.1.15. Під час складання зведеної номенклатури справ може використовуватися структурний або функціональний принцип її формування.

Структурний принцип використовується при чітко встановленій структурі митного органу. Підзаголовками в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури бажано зазначити діловодну службу. Наприклад: загальний відділ, організаційно-інспекторський відділ, відділ митної статистики тощо.

Функціональний принцип, тобто за напрямами здійснення митної справи, використовується у випадку розподілу основних напрямів діяльності між структурними підрозділами та окремими виконавцями. Складені за таким принципом розділи й підрозділи номенклатури справ митного органу відображають управлінські функції та напрями роботи й розміщуються за ступенем важливості. Наприклад: організація митного контролю, нетарифне регулювання зовнішньоекономічної діяльності, планування, фінансування, прогнозування тощо.

7.1.16. Як до номенклатури справ структурного підрозділу, так і до зведеної номенклатури справ митного органу включаються найменування справ, що відображають усі документовані ділянки роботи митного органу.

До номенклатури справ включаються не закінчені в діловодстві справи, що надійшли від митних органів - попередників (ліквідованих, реорганізованих) для їх продовження, у тому числі довідкові й контрольні картотеки, номенклатури справ.

Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ наступного року.

7.1.17. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація тощо.

7.1.18. Зведена номенклатура справ митного органу після її остаточного доопрацювання погоджується з ЕК митного органу й експертно-перевірною комісією (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником митного органу (додаток 20). Митні органи, що не передають документи на державне зберігання, погоджують номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

7.1.19. Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ митного органу протягом діловодного року в графі "Примітка" робляться відмітки про заведення й включення до номенклатур нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передання справ до архівного підрозділу митного органу тощо.

7.1.20. Наприкінці року зведена номенклатура справ митного органу обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник діловодної служби. Про фактичну наявність заведених протягом року справ повідомляється керівник архівного підрозділу митного органу (особа, відповідальна за архів).

7.1.21. Зведена номенклатура справ митного органу складається в чотирьох примірниках, кожний з яких повинен містити гриф погодження з відповідним державним архівом.

Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший - зберігається в справі діловодної служби;

другий - передається до архівного підрозділу митного органу для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах;

третій - надсилається до відповідної державної архівної установи, з якою погоджувалися примірники номенклатури справ;

четвертий - згідно з розділами номеклатури, направляється для практичної роботи до відповідного структурного підрозділу.

7.1.22. Зведена номенклатура справ митного органу, як і номенклатура справ структурного підрозділу, щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується та уточнюється. Після внесення змін номенклатура справ передруковується й затверджується керівником митного органу.

Зведена номенклатура справ підлягає повторному складанню й погодженню з відповідним державним архівом один раз на п'ять років або в разі змін у структурі, функціях митного органу.

Формування справ

7.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

7.2.2. Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:

групувати в справи тільки оригінали (у разі їх відсутності - засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнеток, особистих документів, документів, що підлягають поверненню, розмножених копій документів;

документи, що надійшли електронною поштою й містять резолюцію керівництва, підшивати до справ разом з паперовим примірником;

групувати в справи документи одного діловодного року (за винятком особових, судових, перехідних справ). Особова справа формується протягом усього часу роботи особи в митному органі;

групувати в справи окремо документи постійного й тимчасового термінів зберігання.

7.2.3. Як виняток, коли цього потребує специфіка роботи митного органу, документи постійного й тимчасового термінів зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. По закінченні діловодного року або перед переданням справи до архівного підрозділу митного органу документи повинні бути розкладені в окремі справи згідно з номенклатурою:

в одну справу - документи постійного, в іншу - тимчасового зберігання;

включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс: спочатку ініціативний документ, а потім усі інші в логічній послідовності;

якщо документи за своїм змістом і терміном зберігання не можуть бути згруповані в справи, передбачені номенклатурою, то заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та терміну зберігання до чинної номенклатури справ.

7.2.4. Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки).

Її оформлення включає такий обов'язковий комплекс робіт, як опис усіх реквізитів справи на обкладинці, підшивання документів після їх групування, нумерацію аркушів справи та їх внутрішній опис, проставлення засвідчувального підпису в кінці справи.

7.2.5. Документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні.

Нумерація аркушів справи здійснюється чорним графітовим олівцем чи нумератором у правому верхньому куті аркуша, не зачіпаючи текст документа. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

У разі виявлення помилок у нумерації аркушів справи проводиться їх перенумерація: старий номер закреслюється однією косою рискою й поряд ставиться новий номер.

У кінці справи ставиться новий засвідчувальний запис, попередній закреслюється й зберігається в справі.

7.2.6. Розпорядчі документи разом з додатками групуються в справи за їх характером і хронологією.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із цими документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

Накази з основної діяльності, з кадрових питань, про надання відпусток, про відрядження працівників групуються в різні справи.

7.2.7. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:

протоколи й документи до них (доповіді, довідки тощо);

документи з організації засідань (порядок денний, проекти й копії рішень тощо).

Протоколи групуються в хронологічному порядку й за номерами.

Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; усередині групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним.

7.2.8. Доручення органів вищого рівня й документи, пов'язані з їх виконанням, групуються в справи за напрямами діяльності митного органу. За невеликої кількості таких документів вони формуються в одну справу. У кожній справі документи систематизуються за датами доручень.

7.2.9. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються в справах окремо від проектів цих документів.

7.2.10. Листи групуються за змістом та кореспондентським принципом і систематизуються в хронологічній послідовності: документ-відповідь розміщується після документа-запиту.

7.2.11. Підрозділам митних органів дозволяється формування інших справ з питань, що належать до їх компетенції.

7.2.12. Особові справи працівників митних органів формуються та ведуться відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.98 N 731, зі змінами й доповненнями.

Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання й до особових справ не включаються.

Копії наказів про зміну прізвища тощо до особової справи не включаються у зв'язку з внесенням відомостей про це в доповнення до особової картки.

7.2.13. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.

7.2.14. Методичне керівництво й контроль за формуванням справ у митному органі та його структурних підрозділах здійснюється діловодною службою.