Підготовка справ до зберігання та використання

8.1. Закінчені діловодством справи постійного, тривалого й тимчасового (понад 5 років) термінів зберігання повинні здаватися до архівного підрозділу митного органу для подальшого зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (до 5 років включно) можуть передаватися до архівного підрозділу митного органу за погодженням з його керівником.

8.2. Підготовка документів до передання до архівного підрозділу митного органу включає:

експертизу цінності документів;

оформлення справ;

складання описів справ;

передання справ до архівного підрозділу митного органу й забезпечення схоронності документів.

8.3. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання, а також для відбору на державне зберігання. Проведення експертизи цінності документів організується архівним підрозділом (чи особою, відповідальною за ведення архіву) митного органу.

8.4. Для організації та проведення експертизи цінності документів у митних органах створюються постійно діючі експертні комісії.

8.5. Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного й тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.

8.6. Знищенню підлягають документи, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, або документи, термін зберігання яких закінчився.

Виділення документів для знищення й складання про це акта проводяться після підготовки описів справ постійного й тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях експертних комісій митних органів одночасно з описами справ і погоджуються з відповідними місцевими державними архівами (додаток 21).

Акти митного органу про передання документів на державне зберігання затверджуються керівником цього органу після затвердження описів справ постійного терміну зберігання експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву.

8.7. Після затвердження акта про виділення для знищення документів вони здаються працівниками діловодної служби або архівного підрозділу митного органу господарській службі або підприємствам із заготівлі вторинної сировини. При цьому слід дотримуватись порядку, що унеможливлює ознайомлення сторонніх осіб з матеріалами, які повинні бути знищені, а також випадкове знищення документів.

8.8. Документи митного органу групуються в справи після закінчення діловодного року. Справи постійного й тривалого (понад 10 років) термінів зберігання підлягають такому оформленню: підшиванню в обкладинку з твердого картону; нумерації аркушів у справі; складанню підсумкового напису; складанню (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформленню обкладинки справи.

8.9. Документи тимчасового терміну зберігання (до 5 років), сформовані в справи, не підшиваються, аркуші в справі не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться.

8.10. Окремі групи справ постійного зберігання (справи з постановами, розпорядженнями, наказами, рішеннями тощо), найменування яких не повністю розкривають зміст справ, повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи й містить перелік індексів документів у справі, короткий зміст останніх, їх дату й номери аркушів у справі.

8.11. Обкладинки справ постійного й тривалого терміну зберігання оформлюються за встановленою формою (додаток 22).

8.12. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного й тривалого термінів зберігання вносяться необхідні уточнення; перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змістові підшитих документів; у разі потреби до заголовку справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види й форми звітності тощо).

8.13. Дати на обкладинці справи повинні відповідати рокам початку й закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: "Є документи за... роки".

8.14. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого й останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати число й рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

8.15. На обкладинці справи проставляється її номер за описом; за погодженням з архівним підрозділом митного органу - номер опису й фонду.

8.16. У разі зміни назви митного органу (його структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або при переданні справи до іншого митного органу (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва митного органу (структурного підрозділу).

8.17. Написи на обкладинках справ постійного й тривалого термінів зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.

8.18. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого термінів зберігання, а також справ особового складу.

8.19. Описи справ категорій, зазначених у пункті 8.18 цієї інструкції, як митного органу в цілому, так і кожного його структурного підрозділу складаються окремо за встановленою формою (додаток 23).

8.20. Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за діловодство в цьому підрозділі, при методичній допомозі архівного підрозділу митного органу.

8.21. Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:

номер опису справ структурного підрозділу повинен складатися з цифрового індексу структурного підрозділу згідно з номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, і останніх двох цифр року, у якому заведено справи.

Наприклад, описи справ постійного, тривалого термінів зберігання та справ особового складу структурного підрозділу N 5, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2001 році, будуть мати номери: 5 П-01; 5 Т-01; 5 О/С-01;

графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого терміну зберігання повинен мати додаткову графу "Термін зберігання, стаття за переліком";

графа опису "Примітки" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передання справ іншим структурним підрозділам митного органу, про наявність копій тощо;

систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і митного органу;

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;

у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком повністю зазначається лише заголовок першої справи, а інші відомості про ці справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);

справи особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.

8.22. Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості справ, що значаться за описом (цифрами й літерами), першого й останнього номерів справ за описом, а також запис про наявні особливості нумерації справ в описі (пропущені номери справ, номери з доданням літери, тощо).

До річного розділу опису вносяться також справи, не завершені діловодством протягом року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: "Документи з цього питання див. також у справі N ______ розділу за ____ рік".

8.23. Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується керівником діловодної служби митного органу та затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в митному органі ЕК опис до його затвердження розглядається та ухвалюється ЕК.

8.24. Опис справ структурного підрозділу митного органу складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архівного підрозділу митного органу, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. За наявності в структурному підрозділі ЕК опис складається в трьох примірниках, оскільки один примірник опису додається як підстава до протоколу засідання ЕК.

8.25. Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ митного органу, за яким справи передаються на зберігання до державного архіву.

8.26. Зведений опис справ постійного терміну зберігання митного органу складається в чотирьох примірниках і підлягає обов'язковому затвердженню ЕПК відповідного державного архіву через два роки після завершення справ діловодством. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники опису, один з яких після затвердження залишається в державному архіві, а решта повертається митному органу. Відповідно до затверджених описів митний орган зобов'язаний передавати справи до державного архіву в установлені терміни.

8.27. Зведені описи справ тривалого терміну зберігання складаються у двох примірниках і оформлюються так, як і опис справ постійного терміну зберігання.

Описи справ тривалого терміну зберігання державним архівом не затверджуються.

8.28. Закінчені діловодством справи постійного й тривалого термінів зберігання разом з реєстраційними журналами, реєстраційно-контрольними картками на документи передаються до архівного підрозділу митного органу через два роки після завершення їх діловодством (наприклад, справи за 2000 рік передаються до архівного підрозділу у 2003 році). Належно оформлені справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу й раніше зазначеного терміну за рішенням керівника митного органу.

Передання справ до архівного підрозділу митного органу здійснюється за технологічною схемою та графіком, складеним особою, відповідальною за ведення архіву, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником митного органу.

Якщо окремі справи потрібно залишити в діловодстві для подальшої поточної роботи, то архівний підрозділ митного органу оформлює видачу справ у тимчасове користування.

8.29. Прийняття (передання) кожної справи здійснюється працівником архівного підрозділу в присутності працівника діловодної служби лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного впорядкування та оформлення. Справи постійного й тривалого термінів зберігання передаються до архівного підрозділу за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник архівного підрозділу митного органу розписується в прийнятті справ з обов'язковим зазначенням цифрами й словами кількості переданих до архівного підрозділу справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, усі інші залишаються в архівному підрозділі митного органу.

Справи тимчасового терміну зберігання можуть передаватися до архівного підрозділу митного органу за номенклатурою справ.

8.30. Справи передаються до архівного підрозділу митного органу, зв'язаними належним чином.

8.31. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" схоронність документів у митному органі забезпечується наявністю архівного підрозділу або посадової особи, відповідальної за ведення архіву.

Функції діловодної служби

9.1. Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення про митний орган і цієї інструкції та затверджується наказом митного органу.

9.2. Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, що розробляються керівником діловодної служби та затверджуються керівником митного органу.

9.3. Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування й роботи з документами в митному органі на основі використання сучасних засобів обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та зменшення обсягів документообігу.

9.4. Відповідно до основного завдання діловодна служба:

приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний пошук документів, інформування за документами;

здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням у митному органі, вживає заходів до скорочення термінів проходження й виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

уніфікує системи документації та документи з урахуванням можливості їх машинного оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення справ і використання документів, що створюються під час діяльності митного органу та його структурних підрозділів, для передання на державне зберігання;

удосконалює форми та методи роботи з документами в митному органі та організаціях, що належать до сфери його управління, з урахуванням можливостей організаційної техніки й ПК;

організує й забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах митного органу;

організує підвищення кваліфікації працівників митного органу в роботі з документами;

організує друкарське виготовлення (комп'ютерний набір), копіювання й тиражування документів для структурних підрозділів;

впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації, інші нормативи в митному органі та його структурних підрозділах;

завіряє печаткою документи у випадках, передбачених цією інструкцією чи нормативно-розпорядчими документами Держмитслужби України.

9.5. Діловодну службу митного органу очолює керівник, який призначається на посаду й звільняється з неї наказом митного органу за погодженням: у регіональній митниці та митному органі, безпосередньо підпорядкованому Держмитслужбі України, - з начальником управління Секретаріату Держмитслужби України, у митниці та митному органі, підпорядкованій регіональній митниці, - з начальником відповідної регіональної митниці та начальником управління Секретаріату Держмитслужби України.

9.6. Керівник діловодної служби повинен мати вищу освіту й стаж роботи в діловодній службі не менше трьох років.

Посадова особа, відповідальна за діловодство в митному органі, який не має діловодної служби, повинна мати базову вищу освіту та досвід роботи в діловодній службі не менше двох років.

9.7. Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:

з керівниками структурних підрозділів митного органу - з питань роботи з документами, контролю й перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки й подання потрібних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;

з юридичною службою митного органу - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів;

з підрозділами по роботі з особовим складом і фінансово-економічними підрозділами - з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами тощо;

зі службами матеріально-технічного постачання й господарського обслуговування - з питань забезпечення митного органу та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, з питань облаштування робочих місць і приміщень тощо.

9.8. Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших організацій з питань роботи з документами.

9.9. Керівник діловодної служби:

контролює дотримання встановлених правил роботи з документами в митному органі та його структурних підрозділах;

доповідає керівникові митного органу про стан роботи з документами;

вносить на розгляд керівництва митного органу подання про прийняття, переведення й звільнення працівників діловодної служби, їх заохочення та застосування до них дисциплінарних стягнень і заходів дисциплінарного впливу;

здійснює контроль та вживає організаційних заходів до зменшення обсягів зайвої документаційної інформації в митному органі та його структурних підрозділах;

підписує й візує документи в межах своєї компетенції;

бере участь у нарадах, що проводяться керівництвом митного органу, складає протоколи нарад, забезпечує контроль за виконанням прийнятих рішень.

Керівник діловодної служби має право:

перевіряти стан діловодства в структурних підрозділах митного органу та в підпорядкованих митних органах;

вносити на розгляд керівництва митного органу пропозиції щодо вдосконалення роботи з документами;

залучати спеціалістів структурних підрозділів митного органу до підготовки проектів документів за дорученням керівництва;

вимагати від структурних підрозділів митного органу відомості, потрібні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи й вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

9.10. На керівника діловодної служби покладається персональна відповідальність за:

виконання в повному обсязі вимог положення про загальний відділ митного органу;

забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами;

збереження й використання гербової печатки митного органу та печаток і штампів, закріплених за відділом;

виконання плану роботи й створення необхідних умов праці посадовим особам діловодної служби;

дотримання трудової та виконавської дисципліни в колективі діловодної служби.