Особова картка: правила ведення, оформлення, зберігання.

На всіх робітників і службовців, прийнятих на постійну, тимчасову або сезонну роботу, заводяться особові картки, необхідні для аналізу складу й обліку руху кадрів.

Особові картки заповнюються на підставі опитування працівника і відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту, військового квитка. Особова картка працівника є основним документом з обліку особового складу на підприємстві. Всі записи, зроблені в картці мають бути документально підтверджені. На підставі паспорта працівника вказують: П.І.Б.; рік, місяць, число народження; серію, номер паспорта, ким і коли його видано; домашню адресу; родиннийстан. Дані про загальний і безперервний стаж роботи, переміщення працівника, про останнє місце роботи, дату й причину звільнення з останнього місця роботи зазначають на підставі записів у трудовій книжці. На підставі диплома роблять відповідні записи. Заповнюється особова картка працівником відділу кадрів, інспектором по кадрах або особою, якій наказом.керівника поставлено за обов'язок ведення кадрового діловодства, в одному примірнику, від руки (розбірливо) або на друкарській машинці. Усі записи в особовій картці формулюються: повністю, без скорочень. Обов’язково проставляють дату заповнення картки й дають підписатися особі, на яку оформлено картку.

В разі звільнення працівника в картці проставляють номер і дату наказу, зазначають причину звільнення. Після звільнення працівника його особова картка зберігається в кадровій службі в окремій картотеці в алфавітному порядку протягом двох років, потім підшивається у справу і здається в архів підприємства, установи, організації, де зберігається 73 роки.

Особова справа. Характеристика документів, з яких формується особова справа. Порядок ведення, зберігання, користування особовими

Справами.

Особова справа (досьє) являє собою сукупність документів, що містять: відомості про працівника.

Оскільки порядок роботи з особовими справами не регламентований загальнодержавними нормативами, підприємства по-різному вирішують питання їх формування.

Особові справи можуть заводитися на всіх працівників підприємства, але, як правило, вони ведуться на керівних працівників; фахівців, матеріально відповідальних осіб. Особові справи оформляються після видання наказу про приймання на роботу.

Склад документів, що вміщуються в особову справу, залежить від того, на яку посаду приймається працівник, яка специфіка його трудової діяльності тощо.

Практика показує, що найбільш раціональним здається такий склад і порядок розміщення документів в особовій справі:

- внутрішній опис документів, що є в особовій справі;

- анкета або особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- копії документів про освіту;

- заява про приймання на роботу або трудовий контракт;

- копія наказу про приймання на роботу;

- доповнення до особового листка з обліку кадрів.

Надалі в хронологічній послідовності в особову справу включаються: документи, що підтверджують зміни анкетно-біографічних даних працівника (наприклад, копія свідоцтва про шлюб); характеристики, відгуки, подання про призначення, атестаційні листки, накази про переведення на іншу постійну роботу; копії документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування.

Включення в особову справу наказів (розпоряджень) про відпустки, про направлення у відрядження,наку ^. рсиперепідготовки, підвищення кваліфікації і стажування, витяги з наказів про стягнення, заохочення, про зміну прізвища не допускається.

Особові справи зберігаються окремо від інших видів документів, у спеціальних сейфах. Доступ до них мають лише працівники, які визначені наказом керівника.

Трудова книжка - основний документ, що підтверджує трудову

Діяльність особи. Правила ведения, зберігання, використання трудових

Книжек на підприємствах. Оформления записів у трудовій книжці.

ТРУДОВА КНИЖКА - це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника.

Отже, це основний документ, що підтверджує трудову діяльність особи. Тому трудовим книжкам, зокрема точному їх заповненню приділяють особливу увагу. Порядок заповнення трудових книжок і вкладок до них, обліку їх та видачі в разі звільнення або втрати тощо регламентує „Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах та організаціях”. Трудова книжка заводиться лише один раз. Не можна мати декілька трудових книжок.

Розглянемо порядок ведення трудових книжок.

Загальні положения

> Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств і організацій
усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи
осіб, котрі є співвласниками (власниками) підприємств, позаштатних
працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному
страхуванню. На осіб, котрі працюють за трудовим договором у
підприємців, котрі не мають прав юридичної особи, а також в окремих
громадян з їх обслуговування (хатні робітники, водії тощо), трудові
книжки не ведуться. Їхня робота підтверджується довідкою організації, а
також довідкою про сплату внесків у фонд державного соціального
страхування. На осіб, які працюють за сумісництвом трудові книжки
ведуться за основним місцем роботи.

Заповнення трудових книжок

> Трудові книжки та вкладки до них заповнюють у відповідних розділах відповідною мовою (українською, російською)

> В разі, коли особа вперше влаштовується на роботу і не має трудової книжки, то власник зобов’язаний оформити трудову книжку у тижневий термін від дня прийняття на роботу особи

В трудову книжку вносять такі відомості:

1. Про працівника - П І.Б, дата народження

2. Про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення

3. Про нагородження, заохочення

4. Про відкриття,на які видано диплом,винаходи,раціоналізаторські пропозиції
Стягнення в трудові книжки не заносяться.

> Записи в разі звільнення або переведення на іншу роботу мають точно
відповідати формулюванням чинного законодавства й містити посилання
на відповідну ста т т ю т ап ун ^. ктзакону

> Bсi записи вносять тільки після видання наказу (розпорядження) у тижневий термін (у разі звільнення - в день звільнення). Дати пишуть арабськими цифрами - число й місяць двозначними, а рік чотиризначними - 05.06.2004. Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору і завіряють печаткою

> 3 кожним записом, який робиться в трудовій книжці на підставі наказу працівник повинен бути ознайомлений під розпис в особовій картці, в якій повинен бути такий самий запис

> У разі потреби працівнику може бути виданий завірений витяг з трудової

книжки

>

>

Відомості про працівника записують на першій (титульній сторінці), П.І.Б. цілком. Дату народження відповідно до паспорта чи свідоцтва про народження, після цього власник своїм підписом засвідчує правильність і відповідність трудової книжки, а першу (титульну) сторінку підписує працівник, після цього ставить відбиток гербової печатки. Зміни в записи П.І.Б. вносить власник за останнім місцем роботи на підставі документа(паспорт, свідоцтво про народження, шлюб,про розірвання шлюбу) з посиланням на їхні номери і дати. Зазначені зміни вносять на першому аркуші трудової книжки. > В графі 3 розділу „Відомості про роботу” як заголовок пишуть повну назву підприємства. Під цим заголовком у графі 1 ставлять порядковий номер запису, у графі 2 зазначають дату прийняття на роботу. Введения штатно-посадової та алфавітної книг

Штатно-посадова книга є основним робочим документом відділу кадрів і
відображає стан комплектації апарату підприємства та його підрозділів
керівниками, спеціалістами та службовцями. Вона складається на підставі
штатного розпису. Усі відомості в книзі записують олівцем, вони повинні бути
своєчасними (одночасно оформленими з наказами), інакше книга втратить своє
практичне значения
ШТАТНО-ПОСАДОВА КНИГА ______________

 

 

 

 

 

 

 

 

l

У разі звільнення чи переведення працівника на іншу посаду відомості про нього у штатно-посадовій книзі витирають і на сьомому місці записують відомості про нового працівника зі збереженням на особовій справі облікового номера. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їхнім особовим справамта особовимкарткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи (особової картки), а також для одержання довідкової інформації про працівника. Заводиться книга на всіх працівників, записи здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення

АЛФАВІТНА КНИГА

№ п/п	П.І.Б.	Номер особової справи (картки)	Табельний номер	Зауваження

П.І.Б. працівника прийнятого на роботу записують у розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвища звільнених чи переведених працівників викреслюють тонкою червоною лінією.

Питання для самоконтролю:

1. Характеристика документів особового походження.

2. Характеристика документів особистого походження.

3. Документування прийняття на роботу.

4. Документування звільнення з роботи працівника.

5. Правила ведення трудових книжок.