Щодо застосування порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

Методичні рекомендації розроблені відповідно до постанови Кабінету Міністрів України "Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади" від 25.05.98 року N 731. Порядок ведення особових справ державних службовців застосовується в органах виконавчої влади з метою упорядкування кадрового діловодства та удосконалення процедури прийняття на посади державних службовців. Цей Порядок може застосовуватися також в інших органах, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу".

 

Методичні рекомендації визначають порядок формування і ведення особової справи, а також вимоги до підготовки документів, їх оформлення, зберігання та обліку. В особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані державного службовця.

 

У відповідності з постановою Кабінету Міністрів України від 02.08.96 N 912 "Про затвердження Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади" формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою відповідного державного органу.

 

1. Особова справа формується на кожного державного службовця. Формування особової справи розпочинається з початком розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

 

Перед формуванням особової справи необхідно перевірити наявність на даного працівника справи в поточному архіві. Якщо вона є, слід звірити з описом наявність документів і долучити їх до документів, які подаються. При цьому запис переліку нових документів продовжується у старому описі. При потребі складається новий опис.

 

Остаточно особова справа працівника оформляється після призначення (обрання) його на посаду. Порядок призначення (обрання) на посади державних службовців регулюються Конституцією України та Законами України "Про державну службу", "Про місцеве самоврядування в Україні", іншими законодавчими актами України.

 

Особова справа формується з документів, які передбачені Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, з визначеною у розділах 1 та 2 цього Порядку послідовністю розміщення документів.

 

2. При початковому формуванні особової справи в опис включаються документи відповідно до їх розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала, номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів. Матеріали, які надійшли після призначення працівника на посаду, вносяться до опису за їх надходженням.

 

Працівник кадрової служби повинен перевірити правильність заповнення матеріалів особової справи, відповідність зазначених у них відомостей з оригіналами документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

 

Сформована особова справа реєструється у книзі обліку руху особових справ (додаток 1) протягом тижня з дня призначення працівника на посаду.

 

Не дозволяється розголошувати дані, які містяться в особових справах, вилучати з них документи, вносити в облікові дані будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена особова справа, та керівника органу і керівника кадрової служби.

 

3. Особова справа державного службовця з часом проходження ним державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, тобто після подання декларації про доходи, уточнюється.

 

Зміни облікових даних працівника вносяться до розділів II, III, IV, V, VI, VII, VIII особової картки П-2ДС, зареєстрованої Мін'юстом України від 28 грудня 1995 р. N 484/1020. Підставою для їх внесення є Укази і Розпорядження Президента України, накази і розпорядження міністрів, керівників інших центральних і місцевих органів виконавчої влади та органів місцевого самоврядування, рішення окружних виборчих комісій про обрання сільських, селищних і міських голів, рішення сільських, селищних, міських, районних, обласних рад, повідомлення установ і організацій, а також особисті повідомлення працівника. Всі документи, на підставі яких зроблені записи, підшиваються в особову справу і заносяться в опис документів. Потрібно, щоб документи, які долучаються до особової справи, мали необхідні підписи, дати і у разі потреби були засвідчені печаткою.

 

При звільненні працівника особова справа здається до поточного архіву. В цьому випадку в особовій картці робиться запис про звільнення працівника (вказується дата й причина звільнення працівника з посади, номер і дата наказу (розпорядження).

 

4. Форма особової картки N П-2ДС та інструкція по її заповненню затверджені наказом Мінстату України N 343 від 26 грудня 1995 року.

 

Відповіді на всі питання особової картки (розділи I, VIII, IX та відомості про попередню роботу) заповнюються працівником особисто, відповідно до вимог зазначеної інструкції без скорочень та виправлень.

 

Автобіографія пишеться працівником особисто в довільній формі, в кінці ставиться підпис і дата. В ній, крім прізвища, імені та по батькові, дати і місця народження, висвітлюються питання, пов'язані з трудовою і громадською діяльністю, пояснюються причини переходу з однієї роботи на іншу, зміни місця проживання, тимчасового непрацевлаштування, про навчання та інше. При потребі можуть надаватися пояснення з приводу важливих моментів особистого життя й життя своїх близьких родичів (батька, матері, братів, сестер) та родичів дружини (чоловіка).

 

Копії документів про освіту, про присвоєння наукового ступеня і звання та про підвищення кваліфікації засвідчуються нотаріально або керівником кадрової служби.

 

Відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан (декларація) державного службовця чи особи, що претендує на посаду державного службовця, і членів його сім'ї, відповідно до чинного законодавства, подаються при прийомі на посаду державного службовця та щорічно до 15 квітня за встановленою формою. Порядок заповнення декларацій визначається Державною податковою адміністрацією України.

 

Особи, які претендують на зайняття посад державних службовців, відповідно до законодавства попереджаються про встановленні щодо них обмеження. Текст попередження про встановлені законодавством України обмеження для державних службовців (додаток 2), а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця (додаток 6) підписуються претендентом на посаду власноручно.

 

(абзац шостий пункту 4 із змінами, внесеними згідно з

наказом Головного управління державної служби України

від 12.12.2000 р. N 73)

 

В особові справи претендентів на посади, призначення на які здійснюється після надання допуску до державної таємниці, додається довідка про наявність допуску до державної таємниці за формою, встановленою Держкомсекретів України. Довідка видається режимно-секретним підрозділом за останнім місцем роботи працівника на запит керівника відповідного державного органу.

 

Біографічна довідка складається за встановленою Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади формою на основі особової справи та трудової книжки працівника. Відповіді на питання у довідці мають бути стислими, але вичерпними. Скорочення слів, пропуски, виправлення не допускаються. Прізвище, ім'я, по батькові, місце і дата народження вказуються у відповідності з даними паспорта. Довідка скріплюється підписом керівника кадрової служби та печаткою.

 

Подання щодо призначення претендентів на посади, призначення на які відповідно до законодавства здійснюються за погодженням з центральним та іншим органом виконавчої влади, готуються у довільній формі. У поданні вказується прізвище, ім'я, по батькові, дата народження претендента, займана на час подання посада, на яку посаду рекомендується (для заступників керівників - її функціональний напрям), рівень фахової та професійної підготовки, спроможність забезпечити доручену ділянку роботи, ділові та інші якості претендента, відомості про перебування претендента під слідством або наявність судимості.

 

Картка погодження оформляється за формою, визначеною Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади. В залежності від посади, на яку претендує особа, за рішенням керівника відповідного органу визначається перелік посадових осіб, які проводять співбесіди при призначенні на посади. Кадрова служба організовує проведення співбесід претендентів на посади з відповідними посадовими особами. Свої висновки про наслідки співбесід посадові особи записують до картки погодження.

 

Документ про призначення (постанова, наказ, розпорядження) на посаду або увільнення з посади повинен містити найменування органу, дату, номер і назву. При призначенні на посаду або звільненні з посади керівних працівників, які призначаються (звільняються) згідно з чинним законодавством органом вищого рівня або за іншою процедурою, видається наказ (розпорядження) керівника відповідного органу про вступ працівника до виконання обов'язків (повноважень) або їх припинення.

 

У разі призначення працівника на посаду за погодженням з органом вищого рівня або за погодженням з головами місцевих державних адміністрацій, до особової справи додається висновок органу, з яким погоджувалося призначення.

 

У наказі (розпорядженні) про призначення або увільнення працівника вказується повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу, надбавок та доплат, а також підстави призначення (звільнення).

 

При розгляді питання про призначення на посаду (просування по службі) для осіб, які зараховані до кадрового резерву, до особової справи працівника додається довідка про перебування в кадровому резерві. У довідці вказується дата і номер документа, яким працівник зарахований до кадрового резерву, відомості про роботу за особистими річними планами, перелік завдань, виконаних працівником за час перебування у резерві, висновки керівника структурного підрозділу.

 

До особової справи особи, яка успішно пройшла стажування і призначена на посаду, додається наказ керівника відповідного органу про допущення працівника до стажування, доповідна записка стажиста про стажування та висновок керівника структурного підрозділу щодо можливості використання стажиста на зазначеній посаді.

 

До особової справи особи, яка пройшла конкурсний відбір і призначена на посаду, додається рішення конкурсної комісії. Відомості про призначення, переведення на іншу посаду та про звільнення працівника вносяться у трудову книжку відповідно до наказу (розпорядження). Зразки змісту наказів (розпоряджень) додаються (додаток 3).

 

До особової справи осіб, яким продовжено в установленому порядку термін перебування на державній службі, додається наказ (розпорядження) керівника відповідного органу та погодження Начальника Головдержслужби щодо продовження терміну перебування працівника на державній службі. В наказі (розпорядженні) вказується посада працівника, термін продовження перебування на державній службі, доручення відповідному керівнику структурного підрозділу щодо підготовки кадрового резерву на зазначену посаду.

 

Підставою для повідомлення про зміну облікових даних можуть бути завірені кадровою службою копії свідоцтв відділів РАГСу, дипломів навчальних закладів, наказів, розпоряджень керівників державних органів та інші документи. У випадку внесення окремих змін до облікових даних (зміна домашньої адреси, номера телефону, сімейного стану) за усними повідомленнями, про це робиться відповідна примітка: "за усним повідомленням".

 

До особової справи працівника додаються копії (ксерокопії) документів про наявність пільг, копії першої сторінки військового квитка (для військовозобов'язаних) і відомості про проходження військової служби, копії першої і другої сторінок паспорта та відомості щодо прописки. Копії військового квитка і паспорта засвідчуються кадровою службою.

 

Для оперативного обліку державних службовців та аналізу змінюваності кадрів на тій чи іншій посаді може запроваджуватися ведення алфавітних і посадових карток (додатки 4 і 5). Алфавітна картка ведеться в державному органі, в якому працює більше 100 державних службовців. Посадова картка ведеться на керівника та заступників керівника відповідного органу, керівників структурних підрозділів, їх заступників.

 

5. Відповідно до Програми кадрового забезпечення державної служби, затвердженої Указом Президента України від 10.11.95 N 1035, Головне управління державної служби при Кабінеті Міністрів України (Головдержслужба) формує базу даних державних службовців I - III категорій. Для її створення, постійного ведення і оновлення центральні й місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування інформують Головдержслужбу про призначення державних службовців на посади I - III категорій та про зміни облікових даних, передбачених формою первинного обліку N П-2ДС, а також про формування кадрового резерву на ці посади. Порядок інформування центральними й місцевими органами виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, іншими державними органами про зміни облікових даних керівних працівників та осіб, зарахованих до кадрового резерву на ці посади, визначається Головдержслужбою.

 

На особу, яка призначена (обрана) на посаду I - III категорії, особова картка П-2ДС та додаток до неї (автобіографія, робота у минулому) подаються до Головдержслужби у місячний термін з дня виходу документа про призначення (обрання).

 

Про зміни облікових даних по всіх розділах особової картки відповідні відомості подаються до Головдержслужби щоквартально або надсилається повідомлення, що змін в особовому складі органу і в їхніх облікових даних не відбулося.

 

У разі звільнення керівного працівника відповідного органу з посади, копія документа про звільнення (Указу, Розпорядження Президента України, наказу (розпорядження) керівника органу про звільнення) подається до Головдержслужби в тижневий строк із дня фактичного припинення трудових відносин.

 

6. Особові справи державних службовців є документами для службового користування, зберігаються в опечатаних металевих шафах або сейфах. Роботу щодо ведення, зберігання особових справ забезпечує кадрова служба або працівник, на якого покладено виконання кадрових питань.

 

Кожна особова справа підшивається у спеціально призначену для цього пронумеровану папку. На першій сторінці зверху зазначається повна назва органу. Порядковий номер справи визначається відповідно до реєстраційного номеру у книзі обліку руху особових справ державних службовців.

 

Папки для зберігання архівних справ також нумеруються і зберігаються окремо від діючих справ.

 

Порядок видачі особових справ встановлюється керівником відповідного органу. Особи, які користуються особовими справами, зберігають їх нарівні з таємними документами без права передачі іншим особам, якщо це не викликано службовою необхідністю, і не розголошують їх змісту.

 

Працівники, які займаються обліком державних службовців, несуть відповідальність за недотримання встановленого порядку збереження і видачі особових справ згідно з чинним законодавством.

Додаток 1 до п. 2 методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

 

 

1-а сторінка

 

_____________________________________

(повна назва органу виконавчої влади)

 

КНИГА