Виправлення неправильних (неточних) відомостей про роботу, нагороди та заохочення

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення на іншу постійну роботу, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконуються на тому підприємстві, де було зроблено відповідний запис.

 

Якщо підприємство, де було зроблено неправильний або неточний запис, ліквідоване, виправлення запису робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності – організацією вищого рівня, якій було підпорядковане підприємство, а в разі її відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, Севастополя, держархівом при Кабінеті Міністрів Автономної Республіки Крим.

 

Виправлення записів про роботу, переведення на іншу постійну роботу, нагороди і заохочення здійснюється тільки на підставі відповідних документів (накази, розпорядження) в оригіналі.

 

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх змісту фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці (особові картки, розрахункові відомості, особові рахунки тощо). Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

 

Виправлення неправильних або неточних записів у відповідних розділах трудової книжки здійснюється в такому порядку:

 

1) у графі 1 – записується наступний порядковий номер;

 

2) у графі 2 – зазначається дата внесення запису;

 

3) у графі 3 – пишеться «Запис за № __ недійсний». Потім заносяться правильні відомості згідно з відповідним документом (наказом, розпорядженням);

 

4) у графі 4 – повторюються дата і номер наказу (розпорядження), запис з якого неправильно внесено до трудової книжки, або робиться посилання на наказ (розпорядження) про поновлення працівника на роботі або зміну формулювання причини звільнення тощо.

 

 

 

За наявності у трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаного недійсним, на прохання працівника видається дублікат трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

 

 

КАБІНЕТ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА

Від 25 травня 1998 р. N 731

Про затвердження Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

Із змінами і доповненнями, внесеними

постановою Кабінету Міністрів України

від 24 січня 2001 року N 56

 

З метою упорядкування кадрового діловодства та удосконалення процедури прийняття на посади державних службовців Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ:

 

Затвердити Порядок ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, що додається.

 

Цей Порядок застосовується також в інших органах, на працівників яких поширюється дія Закону України "Про державну службу".

 

Головному управлінню державної служби при Кабінеті Міністрів України у місячний термін розробити методичні рекомендації щодо застосування цього Порядку, затвердити зразки оформлення документів особових справ державних службовців.

Прем'єр-міністр України	В. ПУСТОВОЙТЕНКО

 

 

Інд. 49

 

ЗАТВЕРДЖЕНО постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. N 731

 

 

ПОРЯДОК

Ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади

Цей Порядок визначає перелік документів, що складають особову справу державного службовця (далі - особова справа), а також вимоги до їх оформлення, зберігання та обліку.

 

В особовій справі відображається проходження державної служби, містяться біографічні та інші дані про державного службовця.

 

Формування та ведення особової справи здійснюється кадровою службою органу, де працює державний службовець.

 

Формування особової справи

Формування особової справи розпочинається з дати розгляду питання про призначення на посаду державного службовця.

 

В особовій справі повинні міститися такі документи:

 

1) особова картка (форма П-2ДС) з відповідними додатками та фотокарткою розміром 4 х 6 сантиметрів;

 

2) копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації;

 

3) відповідно до статті 13 Закону України "Про державну службу" відомості про доходи, зобов'язання фінансового характеру та майновий стан державного службовця чи особи, що претендує на заняття посади державного службовця (далі - претендент), і членів його сім'ї;

 

4) підписані претендентом попередження про встановлені законодавством України обмеження, пов'язані з прийняттям на державну службу та її проходженням, а також документ про ознайомлення із Загальними правилами поведінки державного службовця;

 

(пункт 4 абзацу другого розділу 1 в редакції постанови

Кабінету Міністрів України від 24.01.2001 р. N 56)

5) довідка про наявність встановленої форми допуску до державної таємниці (для відповідних посад);

 

6) біографічна довідка, подання про призначення на посаду, картка погодження (у разі потреби);

 

7) погодження, передбачені законодавством для призначення на посади керівників відповідних органів;

 

8) довідка про перебування у кадровому резерві (для осіб, зарахованих до кадрового резерву);

 

9) направлення на роботу (для магістрів державного управління і випускників вищих навчальних закладів);

 

10) заява про участь у конкурсі, протокол (витяг з протоколу) конкурсної комісії (для осіб, які призначаються на конкурсній основі);

 

11) заява для проходження стажування на відповідній посаді, індивідуальний план стажування та доповідна записка про стажування з висновками керівника структурного підрозділу (для осіб, які проходили стажування);

 

12) заява щодо призначення на відповідну посаду.

 

Після призначення працівника на посаду державного службовця до особової справи додаються:

 

1) наказ, розпорядження про призначення на посаду;

 

2) копії указів, постанов, наказів, розпоряджень органів вищого рівня про призначення (рішень про обрання) на посаду (у випадках, передбачених законодавством);

 

3) текст Присяги, скріплений підписом державного службовця (для осіб, уперше прийнятих на державну службу);

 

4) копії документів про надані пільги;

 

5) копія паспорта;

 

6) копія військового квитка (для військовозобов'язаних);

 

7) опис документів особової справи.

 

Працівник кадрової служби, отримуючи матеріали до особової справи, повинен перевірити дотримання правил їх заповнення, відповідність зазначених у них відомостей оригіналам документів (паспорта, військового квитка, документа про освіту тощо).

 

Особова справа повинна бути сформована і зареєстрована у книзі обліку руху особових справ не пізніше тижневого терміну з дня призначення на посаду.

 

Ведення особової справи

Особова справа державного службовця у міру проходження державної служби доповнюється відповідними матеріалами та щорічно, до 15 квітня, уточнюється.

 

Крім документів, зазначених у розділі 1 цього Порядку, до особової справи в хронологічному порядку з часом надходження додаються:

 

1) заява про переведення на відповідну посаду, продовження терміну перебування на державній службі, звільнення з посади;

 

2) наказ (розпорядження) про переміщення на іншу посаду, звільнення з посади;

 

3) наказ, розпорядження, копії указів, розпоряджень, постанови про присвоєння рангу державного службовця, заохочення, службове розслідування, накладення та зняття стягнення;

 

4) листи-погодження Головдержслужби (витяги), накази про продовження терміну перебування на державній службі (для осіб, які досягли граничного віку перебування на державній службі);

 

5) документи про підвищення кваліфікації;

 

6) атестаційні матеріали (характеристика, атестаційний лист);

 

7) інші документи, які містять відомості щодо проходження державної служби.