Змістовний модуль 3. Довідково-інформаційна система

ДОКУМЕНТАЦІЇ

Тема 5. Система довідково-інформаційної документації

Загальна характеристика довідково-інформаційної документації

Переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об’єктивної і достовірної інформації. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов’язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов’язують виконувати доручення, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційної документації відносяться такі види документів: довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми.

Акт

АКТ – офіційний документ, складений для підтвердження встановлених фактів

В деяких випадках акт складається однією або декількома посадовими особами і не тільки фіксує установлені факти, але й вміщує висновки, рекомендації, пропозиції. У цих актах зазначаються документи, які визначають повноваження осіб, які складали акт.

В акт включаються тільки ті факти, які встановлення особами, які його

підписали.

Акт звичайно складають у трьох примірниках. Перший з них скеровують до вищої організації, другий - керівнику організації, третій - підшивають до справи.

Акт звичайно оформлюють на бланку. Він містить наступні реквізити:

S назва відомства чи організації;

•S назва виду документа;

• дата;

/ індекс;

• місце складання;

• гриф затвердження;

• заголовок до тексту;

/ підстава;

/ склад комісії;

/ присутні;

• текст;

/ відомість про кількість примірників акту, їх місцезнаходження;

/ перелік додатків;

/ підписи членів комісії і присутніх.

Текст акта складається з вступної та констатуючої частини.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта і особи, які склали акт та були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника установи або підрозділу, на основі розпорядчого документа.

В констатуючій частині акта викладаються сутність, характер, методи та строки проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки та пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.

В кінці тексту розміщуються дані про кількість ідентичних екземплярів акта, місце їх знаходження або адресатах, котрим вони направлені.

Кількість примірників акта визначається нормативними документами або практичною необхідністю.

Акт підписують усі особи, які брали участь в його складанні, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його з зауваженням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акту. Невеликі за змістом зауваження можна привести нижче підписів осіб, які складали акт.

Якщо висновки та пропозиції в акті викладаються у розпорядчій формі з зазначенням строків виконання приписаних дій, то акт надасться керівнику, котрий розписується в тому, що він ознайомлений з його змістом.

Виконавчий комітет Кіровоградської ЗРАЗОК

міської ради

ЗАТВЕРДЖУЮ

Управління видавництв, поліграфії Генеральний директор

і книжкової торгівлі об‘єднання

Горбунов О.В.Горбунов

Кіровоградське об‘єднання 20.05.2003

книжкової торгівлі “КІРОВОГРАДКНИГА”

А К Т

18.05.2005 № 24

м.Кіровоград

Про перевірку схоронності документів в об‘єднанні

з генерального директора від 14.05.2005 № 102 “Про проведення громадського огляду схоронності документів в

об‘єднанні”.

омісією:

заступник генерального директора С.С.Левченко.

тор відділу кадрів Г.К.Іванченко, начальник канцелярії В.М.Павлова, начальник господарського відділу

О.Л.Драгун.

У період з 16 по 18 травня 2005 року комісія вивчила організацію і умови зберігання управлінських документів у апараті об‘єднання “Кіровоградкнига”.

У результаті перевірки комісією встановлено:

1. Документи зберігаються у структурних підрозділах.

2. Фактів загибелі, псування або незаконного знищення документів не виявлено.

3. Номенклатура справ щорічно узгоджується зархівним управліннямКіровоградського
міськвиконкому.

Комісія рекомендує виділити і обладнати спеціальне приміщення для архіву об‘єднання.

Складено у 2-х примірниках: аному архіву управління видавництв, поліграфії і книжкової торгівлі; ави № 1-17.

Голова комісії Левченко С.С.Левченко

Члени комісії: Іванченко Г.К.Іванченко

Павлова В.М.Павлова

Драгун О.Л.Драгун

Протокол

ПРОТОКОЛ – це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень по них на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту.

ПРОТОКОЛ – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів. За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на 3 групи:

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи записують дослівно. Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди) або вибрані на засіданні секретаріати чи секретарі. Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів зроблених під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються надані до засідання матеріали: тексти, тези доповідей та виступів, довідки, проекти рішень тощо. Протокол повинен відрізнятись повнотою і точністю викладення виступів і ходу зборів. У протоколі необхідно відображати усі висловлені в процесі обговорення думки, точки зору і заяви, а також всі прийняті рішення. Порядок підготовки та оформлення протокольної документації зображено на рис. 2.

 

Рис. 2. Порядок підготовки та оформлення протокольної документації Протокол містить наступні реквізити:

найменування структурного підрозділу;

назва виду документа;

коди;

дата;

індекс;

грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

заголовок;

текст;

підписи голови і секретаря. Заголовком до тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання. Текст складається на підставі виступів учасників зборів, конференції, засідання або наради. Він має бути стислим. зрозумілим, точним, але у той самий час він повинен містити інформацію, що всебічно характеризує обговорення питання.

Текст протоколу складається з вступної та основної частин. У вступній частит після слова “ПРИСУТНІ” вказують прізвища усіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказують тільки їх загальну кількість. Прізвища осіб, які брали участь у засіданні, розміщують за алфавітом (окремо - члени колегіального органу, окремо - запрошені) і друкують в рядок через інтервал. Після прізвища запрошеної особи вказують назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду. На зборах і засіданнях зі значним числом присутніх зазначають лише кількісний склад присутніх. Ініціали і прізвища голови та секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частини протоколу.

Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: “СЛУХАЛИ”, “ ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в окремому рядку з цифрою, що позначає питання. Після слова “СЛУХАЛИ” ставлять двокрапку. Ініціали і прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати, після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно відмітити позначкою (“Текст доповіді додається”). Нижче нотують питаних і доповіді на них. Слова “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ” треба писати (або друкувати) великими літерами з нового рядка для того, щоб їх було виділено.

ЗРАЗОК

Тальнівське відділення банку “УКРАЇНА”

ПРОТОКОЛ

01.11.2002 № 12

м.Тальне