ВСТУП. Поняття про документаційне забезпечення управління

ВСТУП. Поняття про документаційне забезпечення управління

Останнім часом з’явилось нове поняття „документаційне забезпечення управління”, яке є син омічним поняттю „діловодство”, але має більш ширше значення.

Виникнення цього нового поняття пов’язано із змінами організаційно-технічної основи діловодства та методологічних підходів щодо його удосконалення завдяки активному впровадженню у сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і використання інформації в управлінні. Таким чином, термін „документаційне

забезпечення управління”, якби підкреслює інформаційно-технологічну складову у сучасній організації діловодства.

Документаційне забезпечення управління включає у себе дві складові: документування (створення документів) та організацію роботи з документами.

Організація роботи з документами розглядається та вивчається у курсі „Діловодство”, а процеси створення документів, тобто документування, будуть нами розглянуті у даному курсі.

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної сили документам, що створюються. Юридична сила – складова офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією створившого його органу і встановленим порядком його оформлення.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів оформлення документів (наприклад, дата, підпис, гриф затвердження, гриф погодження, індекс, текст тощо). Сучасні вимоги до оформлення організаційно-розпорядчої документації визначені ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”. Держстандартом встановлений не лише склад реквізитів (їх всього 32), а й зони та послідовність їх розміщення на документі. Сукупність реквізитів документа і схема їх розміщення на документі складають формуляр документа. Формуляр також регламентований державним стандартом, тому для правильного складання документа необхідно знати не лише реквізити документа, але й схему (модель) формуляра, встановленого держстандартом, забезпечує єдність документування та єдність документації, як в рамках однієї установи, так і в цілому по всій країні.

Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційному забезпеченні діяльності установи

Документ і його роль та місце в управлінському діловодстві

У різних сферах будь-якої діяльності широко використовується поняття „документ”. Але відповідно до цих сфер дане поняття і використовується по різному.

 

У державних стандартах, законах та інших нормативних актах України зафіксовано різноаспектне тлумачення терміну „документ”.

Назва документаВизначення терміну „документ”

ДСТУ 2732—94 „Діловодство й архівна справа.Термінита визначення.”	Документ – це матеріальний об′єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу.
ДСТУ 2392-94 „Інформація та документація.Базові поняття. Терміни та визначення”	Документ – це записана інформація, яка може розглядатися як одиниця у ході здійснення інфомраційної діяльності.
ДСТУ 3017-95 „Видання. Основні види. Терміни та визначення”	Документ – це матеріальний об′єкт, що містить інформацію, закріплену створеним людиною способом для її передавання у часі і просторі”
Закон України „Про інформацію”	Документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.
Термінологічний словник „Архівістика”	Документ – це запис інформації на матеріальному носії, основна функція якого збереження і передавання інфомрації у просторі і часі.

Можна відзначити, що поняття „документ” у вище зазначених нормативних джерелах, значною мірою зумовлене специфікою тієї сфери, на регламентацією діяльності якої спрямований стандарт чи закон. У світовій практиці документ визначається як запис інформації, що може бути використана як одиниця в документаційному процесі.

Виходячи з визначень документа, зафіксованих у державних стандартах та інших нормативно-правових актах України, основними ознаками документа є:

- наявність інформації, яка має певний зміст;

- стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання та зберігання документа;

- функціональна визначеність для передачі інформації у просторі і часі, тобто для використання в соціально-комунікаційних каналах.

Ділова сфера одна із основних життєво необхідних галузей діяльності людства. За допомогою ділових паперів (документів, листів) встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами, підприємствами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми.

Основними елементами роботи з документами є письмові документи та документування, тобто створення документів. Результатом документування є документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Під документуванням необхідно розуміти запис (фіксацію) інформації на різних носіях за встановленими правилами. Документування -регламентований процесс запису інформації на папері або іншому носії, що забезпечує її юридичну силу. Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної сили документам, що створюються. Оскільки в будь-якій діяльності документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, то вони мають велике правове значення (тобто юридичну силу).

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком оформлення. Тобто документ має бути: достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, з конкретними пропозиціями.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документа комплексом реквізитів – обов’язкових елементів оформлення документів (наприклад, дата, підпис, гриф затвердження тощо).

Нормативно-правова база документацінйого забезпечення діяльності

Установи

Процес управління базується на підставі документаційного забезпечення, яке в свою чергу повинно мати нормативно-правову базу, а саме:

- Положень Конституції України;

- законів України;

- нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України;

- інших методичних документів.

Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління охоплює:

- законодавчі акти України у сфері інформації, документації та
документування;

- Укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Уряду, які регламентують питання документаційного забезпечення управління (ДЗУ);

- правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як загально галузевого, так і відомчого характеру;

- правові акти нормативного та інструктивного характеру;

- методичні документи з діловодства в установі;

- державні стандарти на документацію;

- уніфіковані системи документів;

- класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні документи регламентують:

- технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в
установі;

- роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення
тощо.

Міністерство юстиції України

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику назва установи входить до назви посади, наприклад

Начальникам управлінь

Смт Єрки,

Року

У разі затвердження документа кількома посадовими особами, їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку, наприклад

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом центрального департаменту зв′язку в Черкаській області 17.12.2005 № 123

18. Резолюція документа – це реквізит у вигляді напису, в якому посадова
особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.
Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному
відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника,
дати, наприклад

Прізвище, ініціали

Додаток 1

До наказу головного

Управління праці та

України

20.09.2005 № 247

23. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на бланку), особистого підпису, ініціалів та прізвища. Якщо документ підписують кілька осіб, то їх підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб. Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їх підписи розташовують на одному рівні. Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу.

24. Гриф погодження – це реквізит службового документа, який свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є авторами документа, з його змістом.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту „Підпис”. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ, особистого підпису, ініціалів, прізвища, дати погодження, наприклад

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови правління

Пенсійного фонду України

____________ І.В. Сидоров

12.12.2005

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюється наступним чином:

ПОГОДЖЕНО

Банку України 23.09.2005 № 9

25. Віза – це реквізит службового документа у вигляді напису, зробленого
посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом.

Візою оформляють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування. Візу розміщують нижче підпису, наприклад

23.02.2005

Візу ставлять напримірниках документів, що залишаються в організації.

26. Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначається організацією на підставі нормативно-правових актів та подається в інструкції з діловодства організації.

27. Відмітка про засвідчення копії складається зі слів “Згідно з оригіналом”, назви посади, особистого підпису, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії.

 

28. Прізвище виконавця документа та його номер службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому куті останнього аркуша документа, наприклад Матвійчик 45 56 23

29. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова „До справи”, номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і прізвище виконавця, наприклад

До справи № 09-23

Посада ініціали, прізвище

Року

30. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повну назву (ім′я) файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.

31. Відмітка про надходження документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату надходження документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркушу документа.

32. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру та розміщують після номеру акта чи після грифу затвердження.

 

Статут - це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організації, установи, товариства громадян, їхні стосунки з іншими організаціями та громадянами, визначають їхню структуру, функції, правовий статус та обов'язки у певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Існують два види статутів: типові й індивідуальні. Ці види статутів можна розглянути у нижче наведеній таблиці:

 

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
Типові (загальні)	Для певних груп, організацій, підприємств .	Акціонерні товариства (АТ), малі підприємства, товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ)	Вищими органами державної влади та управління, з′їздами громадських організацій

Тощо

Індивідуальні

Дляпевної організації шляхом конкретизації типового статусу

АТ „МАЛЬВА” ТОВ „КОЛУМБ” МП „КУЛІБАБА”

Вищою установою, якій підпорядковується підприємство, організація

Законодавство містить вимоги до змісту статуту, зокрема ст.9 Закону України "Про підприємства в Україні" визначає, що статут повинен містити дані про власника, найменування підприємства, його місцезнаходження, предмет та цілі діяльності, органи управління, порядок їх формування, компетенцію і повноваження трудового колективу та його виборних органів, порядок утворення майна підприємства, умови реорганізації та припинення діяльності підприємства. У статуті можуть вказуватися й інші норми, пов'язані з особливостями діяльності підприємства або визначені власником. Відсутність у статуті підприємства зазначених умов є підставою для відмови в державній реєстрації підприємства в зв'язку з тим, що установчі документи не відповідають вимогам закону.

Власник підприємства

Власником є особа, на майні якої засновується підприємство. Поняття «власник підприємства», вживане законодавцем, з точки зору юридичної техніки, є некоректним. Оскільки підприємство є суб'єктом права, воно не може бути об'єктом права власності, а тому не може мати власника. Більш прийнятним є термін "засновник підприємства". Про фізичних осіб-засновників в установчих документах зазначається їх прізвище, ім'я, по-батькові, громадянство, місце проживання, бажано – паспортні дані. Про юридичних осіб – найменування, місце знаходження, ким і коли зареєстровані, код ЄДРПОУ (ідентифікаційний код).

Найменування підприємства

Підприємство повинно мати власне найменування. Відповідно до ч.2 ст.8 Закону України "Про підприємства в Україні" найменування підприємства повинно включати в себе його назву (завод, фабрика, майстерня тощо) і вид (приватне, колективне, державне тощо). Відповідно до ст.37 Закону України "Про мови" від 22.10.1989 р. офіційні назви державних, партійних, громадських органів, підприємств, установ і організацій утворюються і подаються українською мовою. Відповідно до ст.2 Закону України "Про господарські товариства" найменування товариства повинно містити зазначення виду товариства, для повних та командитних товариств – прізвища (найменування) учасників, а також інші необхідні відомості.

Назва організації – це частина найменування, що відрізняє її від інших організацій даного виду. Товариств з обмеженою відповідальністю багато, а от товариство "Беркут" – одне. В даному випадку лише слово "Беркут" є назвою товариства. Повним же його найменуванням буде: Товариство з обмеженою відповідальністю "Беркут". Найменуванням може бути як власна назва, наприклад, "Світоч", так і сукупність слів, наприклад, Львівський завод фрезерних верстатів.

Місцезнаходження

 

Відповідно до ст.30 Цивільного кодексу України місцем знаходження юридичної особи визнається місцезнаходження її постійно діючого органу. Відповідно до ст.8 Закону України «Про підприємництво» місцезнаходженням суб'єкта підприємницької діяльності (юридичної особи) на дату державної реєстрації може бути місцезнаходження (місце проживання) одного із засновників або місцезнаходження за іншою адресою, що підтверджується договором оренди або іншим відповідним договором.

Предмет та цілі діяльності

Теоретичного обґрунтування відмінності між предметом діяльності і цілями діяльності в Україні немає. Як наслідок, немає єдиного підходу і в законодавстві. На нашу думку, мета (цілі) діяльності – це те кінцеве прагнення, яке визначає зміст усієї діяльності юридичної особи. Мета визначає загальну орієнтацію юридичної особи, що зумовлює сфери, види, завдання та форми її діяльності.

За законодавством України прослідковується чітке розмежування юридичних осіб за їх цілями:

а) підприємства (мета – отримання прибутку),

б) громадські організації (мета – задоволення та захист своїх законних
соціальних, економічних, творчих, вікових, національно-культурних,
спортивних та інших спільних інтересів),

в) політичні партії (мета – участь у виробленні державної політики,
формуванні органів влади, місцевого та регіонального самоврядування і
представництво в їх складі).

Відповідно до ст.15 Закону України «Про підприємства в Україні» трудовий колектив підприємства становлять усі громадяни, які своєю працею беруть участь в його діяльності на основі трудового договору (контракту, угоди), а також інших форм, що регулюють трудові відносини працівника з підприємством.

Трудовий колектив підприємства:

- розглядає і затверджує проект колективного договору;

- розглядає і вирішує згідно статуту підприємства питання
самоврядування трудового колективу;

- визначає і затверджує перелік і порядок надання працівникам
підприємства соціальних пільг;

- бере участь у матеріальному і моральному стимулюванні продуктивної
праці, заохочує винахідницьку і раціоналізаторську діяльність, порушує
клопотання про представлення працівників до державних нагород.

Повноваження трудового колективу всіх видів підприємств, де використовується наймана праця, реалізуються, якщо інше не передбачається статутом, загальними зборами (конференцією) та їх виборним органом, члени якого обираються строком на 2-3 роки таємним голосуванням на зборах (конференції) трудового колективу не менше, ніж 2/3 голосів. Членів виборного органу не можна звільнити з роботи або перевести на інші посади з ініціативи адміністрації підприємства без згоди відповідного виборного органу цього колективу.

Установчий договір – це договір, за яким сторони (засновники) зобов'язуються створити юридичну особу, визначають порядок спільної діяльності із створення юридичної особи, умови передачі їй свого майна та участі в її діяльності. В договорі визначаються умови та порядок розподілу між засновниками прибутку та збитків, управління діяльністю юридичної особи, виходу із складу засновників.

На відміну від установчого договору, статут є локальним нормативним актом, призначення якого полягає у визначенні статусу та обсягу правоздатності юридичної особи, структури управління, визначення умов припинення діяльності юридичної особи. Саме статут визначає правове положення юридичної особи в цивільному обороті.

Установчий договір є рішенням про створення товариства, а статут-локальним нормативним актом, що приймається у відповідності з таким рішенням. Принципові моменти, що визначають основи правосуб'єктності товариства та містяться в договорі, повинні бути відтворенні і в статуті товариства.

Установчі документи поняття комплексне. Вимоги, що ставляться до змісту установчих документів треба розуміти як вимоги до комплексу документів – установчого договору та статуту, а не кожного з них зокрема.

ЗАТВЕРДЖУЮ або ЗАТВЕРДЖЕНО

Директор

Зборами учасників

ТОВ ________________

(підпис) (П.І.Б.)

Від_______ протокол №__

Голова зборів

учасників_____________

М.П.

__ П.І.Б.)

(підпис)

М.П.

Штатний розклад

Штатний розклад готується відповідно до уніфікованої форми Т-2 і містить перелік структурних підрозділів, посад, зведення про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки і місячний фонд заробітної плати.

ЗАТВЕРДЖУЮ

штат у кількості __________

Директор

__________________________

__________________________

(підпис) (П.І.Б.)

М. П.

ШТАТНИЙ РОЗКЛАД

(найменування підприємства)
на______________ рік

№ з/п	Найменування структурного підрозділу	Найменування посади	Код професій	Кількість штатних одиниць	Місячний оклад або тарифна ставка (діапазон)

ЗАТВЕРДЖУЮ

______________________

______________________

(підпис) (П.І.Б.)

М. П.

ПРАВИЛА

Загальні положения.

Основні права працівників.

Внутрішньо об’єктний режим.

Організація роботи.

Візи

Узгоджено

Протокол №_________________

Загальних зборів трудового колективу
Від "___ "___________ 200_р.

Положення

В залежності від специфіки підприємства воно може діяти як на підставі статуту, так і на підставі положення.

Положення – це правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів, а також установ, організацій, підприємств (філій), що їм підпорядковані.

Положення бувають типовими та індивідуальними. Типові положення розробляються вищим органом управління для системи установ і підприємств. Індивідуальні – керівником підприємства, організації на основі типового положення:

Група	Для кого розробляється	Приклади організацій	Ким затверджується
Типові (загальні)	Для систем установ та підприємств	Міністерства, відомства, наукові заклади, фонди тощо	Вищими органами державної влади та управління
Індивідуальні	Для певної організації, структурного підрозділу шляхом конкретизації типового положення	Положення про управління комунальною власністю, положення про управління справами, положення про відділ організаційної роботи	Вищою установою, якій підпорядковано підприємство, організація, керівником підприємства

У першому розділі положення визначається мета створення підприємства, установи, організації, структурного підрозділу тощо. У другому – наводяться дані про основні та обігові кошти, порядок придбання власності, прибуток, відрахування на преміювання робітників і службовців, житловий фонд. В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність підприємства, визначаються завдання щодо якості виробленої продукції.

Залежно від специфіки діяльності органів у положенні можуть відображатися: хід капітального будівництва, стан матеріально-технічного забезпечення, трудовий режим, оплата кредитів тощо. Може також визначатися правовий статус тимчасово утворюваних комісій, груп, бюро, структурних підрозділів, рад, колегій. Наприклад, положення про систему преміювання, положення про діяльність колегії при начальнику головного управління тощо.

На підприємствах, в установах і організаціях, до структури яких входять декілька підрозділів, розробляються положення про структурний підрозділ для кожного з них. Положення про структурний підрозділ розробляється на підставі наказу директора підприємства керівником підрозділу, ним же підписується, узгоджується з юридичним відділом і затверджується директором, У положенні визначається правовий статус, завдання, функції, права та обов'язки підрозділу.

Положення про підприємство, установу, організацію затверджується розпорядчим документом вищого органу управління. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, яка зазначена у розпорядчому документі, яким затверджено положення).

 

	Зразок
	Найменування підприємства
	ЗАТВЕРДЖУЮ
	Керівник підприємства
	(підпис) (П.І.Б.)
	"___________________________________ "__________ 200_ р.
	ПОЛОЖЕНИЯ
про __________________________
	(найменування структурного підрозділу)
1. Загальні положення.
2. Основні завдання.
3. Функції.
4. Права й обов’язки.
5. Відповідальність.
6. Взаємовідносини. Зв’язки.
7. Організація роботи.
Керівник структурного підрозділу	(підпис) (П.І.Б.)
Візи узгодження
З положенням ознайомлені
_______________

Інструкція

Інструкція – нормативний документ, що регламентує різні питання. Вона належить до категорії організаційних документів, які видаються міністерствами, установами.

Інструкція – це правовий документ, який створюють органи управління длявстановленняправ ^. ил,що ^. р ^. егулюютьорганізаційні,науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів і служб, а також посадових осіб або громадян.

Відрізняють інструкції за наступними напрямами:

- посадові;

- з регулювання якогось виду діяльності (з діловодства, з порядку оформлення документів щодо пенсійного забезпечення, з порядку заповнення та оформлення трудових книжок, з порядку ведення касових операцій тощо), тобто роз′яснення порядку застосування законодавчих актів, державних стандартів, наказів;

- з техніки безпеки;

- експлуатації різного устаткування та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівником організацій. Інструкції є організаційно-правовими документами тривалої дії, які визначають науково-технічні, фінансові і інші сторони діяльності організації, служб і підрозділів.

Посадова інструкція - локальний організаційно-правовий документ, що встановлює для працівника організації (підрозділів) конкретні трудові (посадові) обов'язки відповідно до посади. Правове положення працівників підприємства регламентується посадовою інструкцією, яка встановлює функції, права, обов'язки і відповідальність осіб.

Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом. Вона виконує організаційну, регламентуючу і регулюючу роль. Посадова інструкція дозволяє об'єктивно оцінювати роботу кожного співробітника служби.

На підставі посадової інструкції укладається трудовий договір з працівником. Трудовий договір і посадова інструкція використовуються при вирішенні конфліктних ситуацій (спорів) між керівництвом організації і працівником.

Розробка посадової інструкції як правило, покладається на керівника відповідного підрозділу, узгоджується з відділом управління персоналом (кадровою службою), з юрисконсультом, обов‘язково затверджується керівником організації. Всі найбільш суттєві зміни вносяться в посадову інструкцію наказом керівника організації.

Посадова інструкція розробляється відділом кадрів або керівниками структурних підрозділів на. підставі наказу керівника підприємства; а за відсутності структурних підрозділів - спеціалістом, який займає дану посаду, підписується керівником структурного підрозділу або спеціалістом-розробником, затверджується директором підприємства, узгоджується з юристом і доводиться до відома працівника під розписку.

При реорганізації, скороченні штатів і тощо, коли виникає необхідність перерозподілу функцій і посадових обов'язків, до посадової інструкції вносяться зміни на підставі наказу директора підприємства. Крім того, посадові інструкції повинні бути замінені і знову затверджені при:

1) зміні назви підприємства або структурного підрозділу;

Зміні назви посади.

Посадова інструкція містить ^. наступні розділи:

Загальні положення.

Функції.

Посадові обов'язки.

Права.

Відповідальність.

6. Взаємовідносини. В розділі 1 (Загальні положення) встановлюється: сфера діяльності

фахівця; порядок його призначення і звільнення з посади, заміщення під час його відсутності; кваліфікаційні вимоги; підлеглість фахівця; посадовці, якими він керує. В даному розділі перераховуються нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець в процесі здійснення своєї діяльності.

В розділі 2 (Функції) перераховуються основні напрямки діяльності фахівця.

В розділі 3 (Посадові обов'язки) визначені конкретні види робіт, виконуваних фахівцем.

В розділі 4 (Має право) встановлюються права, необхідні фахівцю для виконання покладених на нього обов'язків.

В розділі 5 (Відповідальність) зазначається, за що конкретно несе відповідальність даний фахівець.

У якості додаткового до основних розділів посадової інструкції може бути введений розділ 6, регулюючий трудові взаємини між службовцями. Цей розділ може встановлювати коло службових зв'язків, порядок надання звітів, планів і інших документів, періодичність надання звітної інформації та ін. Приклад структури посадової інструкції подано нижче:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор

(підпис) (П.I.Б.)

„___ ”_________________

Загальні положения

Обов’язки

2.1. Перелік робочих завдань, що вирішуються: 1, 2, 3,4........

Інше

Права

Інше

Відповідальність

4.1.За якість і своєчасні ст^. дшш а м н шоййіВ ’язків, покладених на посадову особу цією посадовою

інструкцією
4.2.Інше
Керівник структурного підрозділу	(підпис)	(П.І.Б.)
Ознайомлений(на):___________________________________________________

Регламент

Розпорядження

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, що виданий у межах їхньої компетенції і має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на 2 групи: розпорядження загального характеру - тривалої дії;

розпорядження окремого характеру - стосуються окремого вузького питання.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Як правило, розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії і стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (працівників).

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу із загальних питань, лише в констатуючій частині можуть вживатись слова “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ДОЗВОЛЯЮ” тощо.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частини.

Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої видано розпорядження, в розпорядча - завдання, виконання яких сприятиме розв’язанню проблем, що виникли. В розпорядчій частині вказується особа, яка нестиме відповідальність за виконання завдання, вказується строк виконання

розпорядження.

Завдання, що встановлюються у розпорядженні, мають бути конкретними і реальними, спрямованими на досягнення в найкоротші терміни мети, визначеної розпорядженням, з переліком виконавців та особи, на яку покладено контроль за виконанням розпорядження й визначенням термінів виконання завдань.

Склад реквізитів розпорядження:

• назва виду документа;

/ дата (проставляють дату підписання);

/ індекс;

• місце складання чи видання;

• заголовок до тексту;

• текст;

/ підпис;

/ гриф погодження (оформлюють у разі потреби);

• позначка про виконавця.

Розпорядження оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4.

Як було зазначено вище, розпорядження оформляють майже так само, як і наказ із загальних питань. Але замість реквізиту 25 (візи) у розпорядженні присутні позначка про виконавця (реквізит 28) та, при необхідності, гриф погодження (реквізит 24).

Після підписання розпорядження на ньому проставляється дата, індекс, гербова печатка. Розпорядження обов′язково доводиться до відома підлеглих.

ЗРАЗОК

Постанова

Постанова - правовий акт, що приймається найвищими і деякими центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями) з метою вирішення важливих і принципових задач, що стоять перед даними органами

Розрізняють постанови організаційного характеру і такі, що адресуються для виконання іншим органом. Перші дозволяють вирішувати організаційні питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані із створенням органу, розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану). Другі призначені для виконання підприємствами, установами, посадовцями.

Комісії, що володіють владними повноваженнями (адміністративні, наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для виконання.

Комісії, що не володіють владними повноваженнями, приймають постанови рекомендаційного характеру ("Запропонувати", "Рекомендувати").

У постановах розкривають господарські, політичні і організаційні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Текст постан