Пояснювальна і доповідна записка

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА - це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

В залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи:

•S записки, що супроводжують основнийдокумент(план, звіт) і

пояснюють зміст його окремих положень. ї х оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці;

•S записки з приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися з

провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки.

Викладення тексту може бути прямим, тобто коли вин містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним -коли доказова частина стоїть після висновків.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, що мали місце, про виконану роботу, а також наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки можуть готуватися як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки -спонукати керівника до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко поділяється на 2 частини: в першій - констатуючій (описовій) -наводять факти або описують ситуацію, а в другий - викладають пропозиції, прохання. Доповідні записки, в яких керівника інформують про хід робіт, подають регулярно.

Доповідні записки з основних питань діяльності підприємства зберігаються 5 років.

Оформления цих документів залежить від адресата. Внутрішні доповідні записки (що подаютьстеерііШбвтТтруктурного підрозділу або підприємства) оформляють на чистому аркуші паперу від руки. Зовнішні доповідні записки (що виходять за межі підприємства) оформляють на загальних бланках формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту) з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Якщо доповідна записка адресована у вищестоящу організацію від імені
підприємства або структурного підрозділу, то вона оформляється
машинописним способом на загальному бланку.
Реквізити зовнішньої доповідної записки:
•S назва виду документа;

S дата (проставляють у день підписання);

S індекс (проставляють у день підписання);

•S місце складання чи видання;

адресат;

заголовок до тексту;
текст;
•S позначка про наявність додатка;

S підпис. _________________________________________________

ЗРАЗОК

УПРАВЛІННЯ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ ЧЕРКАСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ЗВЕНИГОРОДСЬКИЙ РАЙОННИЙ ВІДДІЛ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ

20200, Черкаська обл., м.Звенигородка, вул. Енгельса, 156, тел. [phone]

№ ___________ Управління земельных ресурсів в

Черкаській області

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Щцставою прийняття проекту розпорядження “Про надання земельної ділянки” є заяви громадян, які помилково не отримали сертифікат на право на земельну частку (пай) про надання земельных ділянок площею в

га ріллі:___________________________ в приватну власність із земель резервного фонду в адміністративних

межах___________________ сільської ради згідно із рішенням Звенигородського міського суду.

Головною метою проекту розпорядження є реалізація права громадян на право власності на земельні ділянки на підставі виділення їм в натурі належної їм земельної частки (паю) із земель державної власності.

Даним розпорядженням із земель державної власності (земель резервного фонду) ________________

сільської ради земельні ділянки передаються в приватну власність вищезазначеним громадянам для ведения товарного сільськогосподарського виробництва.

Підставоюприйняттяпроектурозпорядження“Пронаданняземельноїділянки”

Реалізація пунктів даного проекту розпорядження не потребує матеріальних та інших витрат.

Реалізація даного розпорядження забезпечить громадянам отримання сільськогосподарської продукції та збільшення доходу громадян, створення сприятливих економічних умов для розвитку особистих селянських господарств та покращення добробуту та збільшить надходження земельного податку до бюджету всіх рівнів, що сприятиме подальшому соціально-економічного розвитку держави та району.

Начальник відділу

земельних ресурсів Ю.І.Паніван

Ділова кореспонденція

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами та установами. На них припадає значна частина вхідної та вихідної документації.

Службовий лист - загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв‘язку з особливим способом передачі тексту - пересилкою по пошті.

Існує багато видів службових листів:

S інформаційні;

S рекламні;

•S запрошення;

S супровідні;

S повідомлення;

•S нагадування;

S гарантійні;

S ініціативні;

S відповіді;

•S прохання;

S та інші.

Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити в усному спілкуванні - очно н и телефоном.

Виклад тексту службового листа мае бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти і події слід висловлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питания викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно.

Службові листи надсилають аби спонукати адресата до дії, роз’яснити йому щось, переконати в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладення та змістовності тексту.

Інформаційні листи - це службові листи, в яких адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, мае бути якомога ширшою. Адресата можна зазначати узагальнено.

Рекламні листи - це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків також зазначають в тексті.

Листи-запрошення - це таки службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах.

Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна такими зворотами:

S “Просимо взяти участь у...”;

S “Запрошуємо...”;

S “Запрошуємо Вас...”;

S “Щиро запрошуємо Вас...”

Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх проведения.

Супровідні листи - це таки службові листи, в яких адресата інформують про направления йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий. Тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату.

Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи. Супровідні листи слід починати словами:

S “Надсилаемо...”;

S “Направляемо...”:

S “Відправляємо...” тощо.

У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, цінних паперів тощо.

Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій та ін. Текст таких листів починається словами, утвореними від слова “підтверджувати ”.

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки та направления листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питания з контролю.

Листи-нагадування - це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов’язань), проведения заходив і необхідність у наслідок цього вжити відповідних заходив. Тексти таких листів можуть складатись з 1 - 2 речень і починаються словами, утвореними вид дієслова “нагадувати ”.

Гарантійні листи - це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось (наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення робочого місця тощо).

Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресата є на фірмовому бланку, необхідно продублювати їх у тексті.

Гарантійні листи підтверджують керівник і головний бухгалтер підприємства (організації, установи).

Ініціативні листи - це службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі, відповідь може бути позитивною чи негативною. У разі негативної відповіді (відмови) дається обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися від імені керівника, керівництва чи трудового колективу.

Листи-відповіді - це такі службові листи, в яких дають відповіді на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне із них, незалежно від того, яка відповідь – позитивна чи негативна. Текст таких документів має бути чітким, конкретним, у разі відмови - обґрунтованим.

Рекомендаційні листи -видаються при клопотанні про посаду, влаштуванні на нову відповідальну роботу, подання на здобуття гранту. Такі листи подаються тими, хто добре знає особу, її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці і має певний авторитет та визнання у своїй галузі.

Текст службового листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частит зазначають факти, події, обставини, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В останній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії тощо.

Залежно від призначення службового листа та від того, на чому його автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розташування логічних частин тексту може бути різний.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені заздалегідь, можуть містити лише основну частину.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Починати службові листи можна такими звертаннями:

“Шановний...!”

“Шановний пане...!”

“Шановні Панове!” (використовуютъся, коли імена і прізвища адресатів невідомі або звертаютъся до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами та словосполучениями:

“У зв’язку з ... ”,

“Відповідно до ... ”,

“Як відомо,... ”,

“Ймовірно... ”, “Прошу... ” та інші.

Вживають також дієприслівникові звороти:

”Враховуючи... ”,

“Незважаючи на ... ”,

“Розглянувши зауваження... ” та інші.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс та дату, вхідного документу), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформлюють на бланку для службового листа (перевагу надають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампу адресата). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

Реквізити службового листа:

S назва й адреса організації - відправника листа;

•S номер листа;

•S дата;

•S назва й адреса одержувача листа;

•S заголовок листа;

•S номер і дата листа, що правили за основу для складання відповіді;

•S текст;

S перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

S підпис керівника;

•S віза виконання.

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить:

S емблему (якщо вона є);

/.

* назву відомства;

•S назву структурного підрозділу;

•S адресу;

•S номер листа;

S телеграфний шифр;

•S номер розрахункового рахунку;

S трафаретизовані частини тексту.

• Телекс

Телекс - загальна назва різних за змістом документів, які виділяються у зв‘язку з особливим способом передачі - по абонентській телексній мережі. Інакше кажучи, телекс - це телеграма, яка посилається по телетайпу (телепринту) - апарату, який використовується для телеграфного зв‘язку.

Телефонний зв‘язок є абонентським, тому в ньому відсутні категорії та види текстів, як в телеграмах. Телекси відрізняються від телеграм використанням пунктуації - крапок, ком, різних видів шрифтів.

Телекс передається латинським шрифтом, для запису українських літер використовується таблиця кодів.

Обов‘язковими реквізитами телексу є: адресат; підпис; номер; найменування та адреса відправника. Вимоги до оформлення тексту аналогічні вимогам до оформлення та написання телеграм. Відрізняється телекс від телеграми змістом службового заголовка, де вказується інформація про адресат та відправника, а також час передачі повідомлення.

Значну частину службового заголовка телексу посідає автовідповідь, яка являє собою закодоване повідомлення, яке містить:

маршрутний номер станції, який складається із набору цифр та букв; індивідуальний номер абонента; скорочену назву організації; скорочену назву країни. Автовідповідь може складатися з двох розділів:

Автовідповідь абонента, що передає, і автовідповідь абонента, який приймає.

Друга частина службового заголовка може включати інші компоненти в залежності від практики, яка прийнята в тій чи іншій організації, країні.

Текст телексу викладається коротко та може починатися зі звертання. Використання комбінацій із цифр та літер допускається лише у заводських, торгівельних знаках та марках; нумерації будинків, квартир, вихідних номерах військових частин, пошти, номерах вагонів та інше.

Текст телексу не повинен починатися та закінчуватися цифрами, оскільки на початку тексту-відповіді зазначається індекс документа, на який дається відповідь, а в кінці тексту зазначається його вихідний номер.

У тексті телексу не використовуються складні, багатослівні речения, які характерні для ділових листів; вибираються найбільш короткі слова, увага надається нейтральній та конкретній діловій лексиці.

Останнє повідомлення телексу закінчується знаком “++”. Знак “+?” у кінці телексу означає очікування відповіді чи нового повідомлення - виключає необхідність набирати номер повторно.

• Факсограма

Факсограма (телефакс, факс) – копія документа (письмового, графічного), яка отримується на паперовому носієві, передається по каналах факсимільного зв‘язку (за допомогою факсимільної апаратури).

Факсимільний зв‘язок має певні переваги: від дозволяє відправляти та отримувати графічну інформацію (нетекстову), що неможливо здійснити за допомогою телеграфу чи телексного зв‘язку.

Факсограма не може вважатися окремим видом документа, оскільки факсом можна передати будь-який документа на паперовому носієві, проте найчастіше факс використовується для передачі службових листів та різного виду інформаційних повідомлень.

Факсограма при дотриманні установлених процедур має юридичну силу, цим вона відрізняться від ксерокопії, яка потребує спеціального засвідчення.

• Телефонограма

Телефонограма – узагальнююча назва різних за змістом документів, які виділяються у зв‘язку з особливим способом передачі тексту, передається в усній формі по каналах телефонного зв‘язку та записується (друкується) тим, хто одержує документ.

Телефонограми використовуються для оперативної передачі інформаційних повідомлень службового характеру (повідомлення, запрошення та ін.).

Обов‘язковими реквізитами телефонограми є: вихідний реєстраційний номер телефонограми, що відправляється; найменування посади, прізвище, ім‘я, по батькові особи, яка відправляє телефонограму; підпис особи, яка приймає телефонограму; вхідний реєстраційний номер отриманої телефонограми.

У тексті телефонограми не повинно бути більше 50 слів, при цьому не слід вживати складні обороти та слова, які важко промовляти.

Телефонограми складаються в одному примірнику та підписуються керівником чи відповідальним виконавцем. Якщо телефонограма передається кільком адресатам, до неї додається список організацій та установ, до яких її відправляють, та номери телефонів, за якими вона має бути передана.

• Електронне повідомлення

Електронне повідомлення – документ, який передається електронною поштою по системі зв‘язку між ЕОМ, який отримують у вигляді відеограми на екрані монітора (телетекст) чи у вигляді копії на папері, надрукованої на принтері (машинограма).

Кожному абоненту електронної пошти виділяється індивідуальна “поштова скринька” (область пам‘яті ЕОМ), якій присвоюється код користувача. Обмін електронними повідомленнями здійснюється через ці поштові скриньки.

Електронне повідомлення складається з адреси (чи кількох адрес тих, хто отримує повідомлення); заголовка, який містить службову інформацію; тексту. Адреса в системі електронної пошти складається з імені електронної поштової скриньки (яке часто співпадає з реєстраційним іменем користувача) та домену, який описує місце (комп‘ютер, локальну систему), де ця електронна скринька знаходиться. Ім‘я та домен розділяються знаком “@”. Домен, в свою чергу, складається з кількох піддоменів, які розділяються крапками. Останній піддомен – це код країни з двох букв, або організації у межах країни.

План

План робіт – документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців.

Під загальною назвою „план” об`єднається далеко не однакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо.

Надзвичайно важливим для цього документа є рубрикація. Тобто, правильний поділ плану на співмірні частини; дотримання однотипного способу викладу всіх пунктів плану; точність і чіткість формулювань.

Плани робіт поділяють на наступні групи:

- перспективні (розраховані на кілька років);

- річні;

- піврічні;

- квартальні;

- місячні;

- тижневі;

- денні.

Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. У практичному користуванні більш зручною вважається таблична форма.

Основними реквізитами плану робіт є: гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи); назва виду документа із зазначенням періоду, на який його складено (наприклад, план роботи головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області на ІІ півріччя 2005 року); назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого планується (наприклад, план роботи на вересень 2005 року Вєтрова Василя Васильовича, головного спеціаліста управління справами головного управління Пенсійного фонду України в Черкаській області); номер запису за порядком; прізвище виконавця; термін виконання; відмітка про виконання (даний реквізит є обов’язковим, який проставляється після виконання заходу, що зазначений у плані робіт).

Службові плани робіт підписуються посадовими особами, що відповідають за їх виконання та затверджуються керівником установи; індивідуальні плани робіт підписуються особою, що їх складає та затверджуються безпосереднім керівником (наприклад, план складено головним спеціалістом організаційного відділу – підпис цього спеціаліста, а затвердження керівником організаційного відділу).

Звіт

Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо.

Звіт – це документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, доручення, підготовку або проведення заходів; адресований вищій установі чи посадовій особі.

Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи.

На нашу думку звіт – це вид управлінського документа, який містить узагальнену інформацію про результати проведеного аналізу (дослідження) діяльності за яким-небудь напрямком (тематичним чи за визначений проміжок часу).

Якщо розглянути цей вид документа у документаційному аспекті, то можна визначити наступні реквізити, що йому притаманні. До обов`язкових реквізитів звіту можна віднести:

• найменування виду документа;

• назва установи чи структурного підрозділу, що складав звіт;

• текст;

• підписи;

• дата. Окремі види звітів мають додаткові реквізити, такі як погодження чи затвердження.

Залежно від характеру проведеного дослідження звіти можуть бути як простими, так і складними. Розрізняють також статистичні, текстові та змішані звіти.

Змішана форма звіту – це текс до якого включені статистичні таблиці. Статистичні звіти мають у своєму складі табличні форми, до яких зводять статистичні періодичні дані, що відображають ступінь виконання завдань, доручень за якийсь визначений проміжок часу.

Звіти складаються відповідно до напрямків проведення чи виконання роботи: щомісяця, щокварталу тощо. Вони можуть бути як періодичними, так і разовими чи постійними.

У звіті про цілковите або часткове проведення якоїсь роботи необхідно вказати причини, що сприяли неповному проведенню даної роботи, пропозиції подальшої роботи із зазначенням того, що можна зробити самостійно, а в чому потрібна допомога інших структурних підрозділів. Звіт має інформувати відповідно до ситуації, наскільки досягнуто результату, яка вірогідність того, що відбудеться позитивний результат, чому проблему не вирішено зовсім, які заходи необхідно вжити тощо.

Іноді у звітах, невиконання поставлених завдань, пояснюється недоліками в роботі інших співробітників чи структурних підрозділів. І ось тут, керівник повинен створити такий механізм, який дав би змогу встановлювати справжні причини невиконання завдань, забезпечував би відповідальність конкретних працівників за наслідками їхньої діяльності.

Питання для самоконтролю:

1. Якемісцевуправлінськійдіяльностізаймаєдовідково-інформаційнасистема документації?

2. Визначити в яких випадках акти підлягають затвердженню, а й яких ні.

3. Визначити в яких випадках складаються доповідні записки, а й яких пояснювальні.