Тема 8. Обліково-фінансова система документації

Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без підтвердження їх відповідними документами. Таке підтвердження здійснюється з певною метою, яка включає у себе:

- повну схоронність грошей та інші цінності;

- точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

- своєчасне відображення виробничих операцій;

- запобігання фінансових порушень і зловживань;

- можливість документального обґрунтування відповідальності службових осіб;

- складання бухгалтерської та іншої звітності;

- право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських установах.

Особливість фінансово-розрахункової документації полягає в тому, що ця документація відзначається високим рівнем стандартизації.

До системи обліково-фінансової документації відносять такі документи, як акт, лист-відмова (телеграма-відмова) від акцепту, відомість (відомість на виплату, меморіальний ордер тощо), гарантійний лист, заява- зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, платіжне доручення та інші.

Акт

Акт – документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події.

Акт обстеження (ревізії, інвентаризації) містить наступні реквізити (Додаток 1, 2):

1. Назву відомства та організації.

2. Назву документа.

3. Дату.

4. Індекс і місце складання акта.

5. Заголовок.

6. Гриф затвердження.

7. Зведену частину змісту акта (номер і дату наказу керівника організації про проведення ревізії).

8. Прізвище, ініціали та посади осіб, що складають акт.

9. Прізвище, ініціали та посади осіб, присутніх при складанні акта.

 

10. Констатаційну (основну) частину змісту акта (з обов’язковим зазначенням залишку грошей за касовою книгою, залишку наявних (поданих комісії) грошей, оплачених платіжних відомостей – для ревізій кас, висновки ревізії).

11. Відомості про кількість примірників акта та їхнє місцезнаходження.

12. Перелік додатків до акта.

13. Підписи членів комісії і касира (для актів ревізії каси)*. * зазначене в дужках стосується актів ревізії.

8.2. Лист-відмова (телеграма-відмова) від акцепту

Акцепт – це згода платника на оплату грошових і товарних документів.

Відмову від акцепту на оплату платіжної вимоги платник оформляє листом або телеграмою.

Лист-відмова доцільний тоді, коли покупець і постачальник обслуговуються однією банківською установою, а також, коли поштовий пробіг між банками покупця й постачальника не перевищує трьох днів.

Лист-відмова має наступні реквізити (Додаток 3):

1. Назва банку, що обслуговує покупця (платника).

2. Назва банку, що обслуговує постачальника (якщо покупця і постачальника обслуговує один банк, то ці два реквізити об’єднуються).

3. Назва постачальника.

4. Текст листа.

5. Підпис від імені банку, що обслуговує покупця.

6. Дата відправлення листа, індекс та інші реквізити, відображенні у бланку.

7. Підписи осіб, що мають право першого та другого підписів.

Телеграма-відмова від акцепту є найпоширенішим варіантом відмові та має наступні реквізити (Додаток 4):

1. Назва документа.

2. Назва й адреса банку постачальника.

3. Назва й адреса постачальника.

4. Текст телеграми, де зазначається шифр телеграми за кодом банку, назва платника, номер і дата та сума платіжної вимоги, причина відмови платника від акцепту.

4. Назва установи банку, що обслуговує платника (покупця).

6. Розпорядження платника банкові про списання із його розрахункового
рахунку видатків на відправлення телеграми.

7. Підписи осіб, що мають право першого та другого підписів.

8. Печатка й рахунок платника.

Телеграма складається від імені установи банку, що обслуговує платника, у 4-х примірниках, три з яких передаються до банку покупця. Другий примірник підписують особи, що мають право першого та другого підписів, що скріпляються печаткою. Четвертий примірник залишається в організації (на підприємстві).

Якщо відмова приймається банком від покупця (платника), то останній за своїм підписом надсилає перший примірник до відділення зв’язку для відправлення до банку постачальника телеграфом.

Телеграми-відмови можуть кодуватися одночасно двома знаками:

- 1-й означає факт для наступної повної (АЛДМО) і часткової (АЛДСУ) або попередньої повної (АЛДЯБ, АЛЕБА), або часткової (АЛИРЕ, АЛМОФ) відмови від акцепту;

- 2-й – це мотив відмови від акцепту.

Нижче наводиться розшифровка абревіатур мотивів для повних і часткових відмов від акцепту:

АЛМОД

Платіжна вимога за незаконні (не передбачені договором) товари або послуги

недоброякісність

і

АЛНИМ

Документально встановлена некомплектність товарів

АЛУВН

Документально встановлена знижена сортність (якість) товарів порівняно із сортністю, зазначеною у документі про посвідчення якості товарів

АЛНОС

Документально встановлене постачання немаркованих або неправильно маркованих товарів

АЛНУГ

Брак затвердженої або погодженої в установленому порядку ціни на товари чи послуги

АЛУРА Вимога, подана за товари чи послуги, оплачені раніше АЛНЧЯ Платіжна вимога безтоварна

АЛРАФ

Товари, поставлені з порушенням умов договору

АЛНАГ

Відвантаження товарів виконане на неправильну адресу

АЛНЕИ

Товари поставлені достроково без згоди покупця

АЛНЮБТовари переадресовані постачальником на шляху

АЛСЕЧ

Брак зазначення у вимогах та інших товарних (платіжних) документах обґрунтування цін на відвантажені або здані товари

Виявлено арифметичну помилку в платіжній вимозі або розрахунку.

АЛДРЮТ Перевищення встановлених цін та товари й тару

АЛТИГ

 

АЛФОХ

При прийманні товарів від представника постачальника (відправника), що супроводжує вантаж, виявлено нестачу

Відомість

Відомість – це різновид документа, який найчастіше використовується у бухгалтерській справі, у системі банку тощо (Додаток 5).

Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Гарантійний лист

Гарантійний лист укладають з метою підтвердження фінансово-розрахункових зобов’язань (Додаток 6).

Як правило, гарантуватися може оплата праці за виконану роботу, за проживання співробітників протягом навчання (роботи) в іншому місті, погашення кредиту тощо.

Гарантійний лист має наступні реквізити:

1. Назва установи, що виступає гарантом (якщо лист оформляється не на
бланку).

2. Назва банку, до якого спрямований лист.

3. Назва виду документа.

4. Назва установи – гаранта.

5. Текст, у якому формулюється гарантія щодо фінансово-розрахункових
зобов’язань, із зазначенням їх терміну виконання і суми.

6. Умови дії гарантії.

7. Підписи керівника та головного бухгалтера.

8. Печатка.

Заява-зобов’язання

Заява – зобов’язання – це документ, що є різновидом термінового зобов’язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими кредитами (Додаток 7).

Заява-зобов’язання має наступні реквізити:

1. Назва установи банку, до якої звертаються з метою кредитування певних операцій (у правому куті).

2. Назва підприємства, що дає зобов’язання перед банком (у правому куті).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підписи керівника й головного бухгалтера.

6. Печатка.

7. Дата складання заяви-зобов’язання.

Квитанція

Квитанція – документ, що видається установам (організаціям, підприємствам) на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів (Додаток 8).

Квитанція, як правило, складається з трафаретної частини й тексту. У

тексті вказують:

- від кого прийнято (назва установи або приватної особи);

- за що прийнято;

- яка сума;

- на підставі якого документа (назва, дата видання, номер);

- коли прийнята (дата, місяць, рік);

- штамп касира про одержання грошей;

- підпис касира.

Накладна

Накладна – обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей (Додаток 9).

Накладна є трафаретизованим документом, що містить наступні реквізити:

1. Назва установи, що видає накладну (вгорі зліва).

2. Назва виду документа, номер.

3. Мета приймання, відправлення, видачі матеріальних цінностей.

4. Дата.

5. Кому й від кого передані матеріальні цінності.

6. Трафаретизований текст (таблиця з даними).

7. Підпис матеріально відповідальної особи, що проводила передачу
матеріальних цінностей (відправника).

8. Підпис матеріально відповідальної особи, що прийняла матеріальні цінності
(одержувача).

Додаток 1

Назва підприємства ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада, П. І.Б.)

(підпис)

(розшифрування підпису)
„___ ” _______ 20 _ р.

АКТ