Загальні вимоги до тексту та мови дипломатичних документів

Дипломатичні документи створюються, як наслідок, під час зовнішніх зносин між державами.

Дипломатичні документи мають одну із найважливіших особливостей, яка полягає в тому, що вони призначені для сприймання не лише вітчизняного читача, а й зарубіжного, який може дотримуватися інших поглядів на міжнародні справи, звик до інших понять, іншої політичної мови й термінології.

Ось цю особливість потрібно враховувати під час складання тексту, тобто, при формуванні кожного виразу, при логічній побудові доказів. Без дотримання цих правил документ буде носити малоефективний характер.

Кожний дипломатичний документ складається та спрямовується уряду іншої країни та має певну практичну мету: вплинути на уряд-отримувач таким чином, щоб він або пішов назустріч пропозиції, яка перед ним висувається, з’ясував свою позицію, або утримався від певних дій тощо. Разом з тим дипломатичні документи відображають погляди на міжнародні відносини між державами, є виразниками світогляду країни-відправника. Особливо це стосується тих дипломатичних документів, які оприлюднюються.

Дипломатичний документ – це органічне ціле, що має дві адреси – уряд і народи. Якщо перший прямо називається в документі, то другий розуміється.

Більшість текстів дипломатичних документів має таку структуру:

A) протокольна формула;

Б) смислове ядро;

B) аргументацій на частина; ^.

Г) викладення факту або фактів.

Протокольна формула – це звертання до особи, якій адресований документ; висловлення поваги до адресата на початку документа і заключний комплімент у кінці дипломатичного документа.

Застосовуються протокольні формули в особистих посланнях глав урядів і держав, у особистих нотах, у вербальних нотах, а також у пам’ятних записках, переданих кур’єром. Інші види дипломатичних документів протокольних формул не містять.

Хоча протокольні формули не мають, як правило, конкретного політичного змісту, вони є невід’ємною частиною дипломатичного документа і начебто задають йому певну тональність.

Смислове ядро містить суть документа і є концентрованим вираженням позиції держави з того чи іншого питання.

Смислове ядро – основна частина дипломатичного документа. За обсягом ця частина може бути дуже малою порівняно з іншими складовими дипломатичного документа.

З погляду змісту виділяють такі типи дипломатичних документів:

A) такі, що містять пропозиції; Б) такі, що заявляють протест;

B) такі, що попереджають про можливі відповідні кроки; Г) такі, що фіксують політичну чи міжнародно-правову позицію до тієї чи іншої акції іншої держави чи держав або до міжнародної події; Д) такі, що оформляють домовленість чи досягнутий ступінь згоди.

Такий поділ є умовним, оскільки дипломатичний документ може об’єднувати певні смислові категорії, наведені вище.

Аргументацій на частина визначає обсяг дипломатичного документа. Вона починається найчастіше з викладу причин, наведення підстав, які спонукають, дають право виступити з цим дипломатичним документом, звернутися до цього адресата чи адресатів.

Максимальна кількість аргументів для обґрунтування пропозиції, позиції створює сприятливі умови для правильного розуміння дипломатичного документа читачем. Такі аргументи повинні підтримувати смислове ядро документа.

Певні аргументи виконують попереджувальну функцію: не лише служать захистові власної позиції, а й для того, щоб заздалегідь парирувати можливі контраргументи.

Частина, де викладені факти, повинна містити точні формулювання, їх відповідність, пропорційність фактам.

Фактичний матеріал може бути розосередженим по всьому документу, зливатися з аргументаційною частиною. Тому не всі дипломатичні документи мають викладені факти як самостійний блок.

Точність, конкретність, достовірність – визначальні характеристики частини, що містить викладені факти.

Є зразки дипломатичних документів, є практика та багаторічний досвід, отже, є методологічна основа звернення до світу шляхом дипломатичних документів.

Кожна із галузей людських знань має свої специфічні засоби мовного спілкування. Є деяка специфіка і в мові дипломатії – мові міждержавних переговорів і дипломатичних документів.

Поняття „дипломатична мова” вживається для визначення двох різних понять. По-перше, це мова, якою ведуться офіційні дипломатичні зносини і складаються міжнародні договори. По-друге, це сукупність спеціальних термінів і виразів, що становлять загальноприйнятий дипломатичний словник.

Основними зовнішніми рисами дипломатичного підстилю є логічність, послідовність, обґрунтованість, ясність, строгість, офіційність, об’єктивність, точність, достовірність, конкретність, докладність, лаконічність при високому ступені інформованості. Саме за допомогою мовних засобів можна підкреслити діловий характер дипломатичного документа, а через добре зважену „сухість викладу” – посилити його емоційний вплив.

Дипломатичні документи – це офіційні документи, „державні папери”. Для мови дипломатичних документів особливо важливим є не стилістична довершеність, не музикальність вислову, а відповідність змісту, що вкладається у нього, точне висловлення позиції, смислу політики держави з цього питання.

Дипломатичний документ набуває більшості рельєфності, коли в ньому є фрази чи абзаци, побудовані на прийомі протиставлення, чіткого контрасту.

Дипломатичний документ досить наближений до політичної публіцистики, що виявляється через широке використання образів, порівнянь, асоціацій, котрі надають текстові яскравості, впливовості. Нерідко використовуються поняття, що поширені в країні, куди адресується документ. Посилання на аргументи, поняття, вислови, відомі населенню цієї країни, прискорюють процес усвідомлення дипломатичного документа, наприклад: „політика упущених можливостей”, „політика з позиції сили”, „балансування на грані війни” тощо.

Дипломатичний документ стає більш доступним, якщо він написаний живою мовою. А виклад матеріалу не в розповідній формі, а в логічних взаємозв’язках посилює інтерес до дипломатичного документа.

При викладі слід варіювати формулюваннями, виразами, словами, передаючи смисл то максимально предметно, то виразно, яскраво, образно, свіжо. Але треба бути обережним із вживанням епітетів, особливо з негативною оцінкою.

У мові дипломатичних документів поширені безособові речення.

Не варто необачно вживати підмет із політичною характеристикою типу „мілітарист”, „реваншист” тощо. Таке вживання потребує додаткових обґрунтувань.

Вимагає такту застосування граматичної категорії обов’язковості (такий-то уряд повинен, такий-то народ повинен та інше). Категорія обов’язковості набуває гнучкої, пом’якшеної форми в умовно-допустових реченнях, які починають зі слова „якщо”. Тоді обов’язковість переноситься й того, кому адресований документ, і на того, хто його складає.

Ультимативність припустима лише за надзвичайних обставин, інакше – це шкідлива річ.

Окрім того, дипломатичні документи треба писати просто, зрозуміло,

доступно. Повноцінний дипломатичний документ будується так, щоб у ньому відчувалась довіра до читача, до його здатності зробити правильні висновки.

Документи дипломатичного характеру

Дипломатичне листування

Дипломатичне листування – сукупність різного роду офіційної кореспонденцій та документації дипломатичного характеру, за допомогою якої здійснюються зносини між державами, одна з основних форм зовнішньополітичної та дипломатичної діяльності держави.

Спілкування між державами у письмовій формі здійснюється від імені глави держави, уряду, відомства закордонних справ, різних державних та громадських установ і організацій чи їх голів, дипломатичних представництв і окремих дипломатів.

Види дипломатичного листування:

A) послання; Б) телеграма;

B) лист;

Г) нотне листування; Д) декларація; Е) заява; Є) відозва; Ж) офіційне повідомлення інформаційного агентства.

Найчастіше застосовуються: вербальна, особиста ноти, пам’ятні записки, меморандуми, приватні листи напівофіційного характеру.

Вербальна нота – найпоширеніший нині документ. Міністерство закордонних справ і посольства ведуть дипломатичне листування в основному шляхом обміну вербальними нотами. Вербальні ноти використовуються для розгляду й вирішення широкого кола питань. У них викладаються політичні, економічні, науково-технічні та інші проблеми як двостороннього, так і багатостороннього плану. Нотами подають запити на візи, доводиться до посольства інформація представницького характеру (про організацію поїздок дипломатичного корпусу по країні, про запрошення дипломатів на заходи з нагоди національного свята країни, про екскурсії на промислові підприємства та в наукові заклади) тощо.

Вербальна нота складається від третьої особи, її текст не підписується.

Обов’язковим реквізитом вербальної ноти є протокольні формули. Вербальна нота починається з висловлення поваги. Для того, щоб краще уявити вживання протокольних формул у вербальній ноті, треба розрізняти ноти, що посилаються на рівні уряду, ноти міністерства закордонних справ і ноти посольства.

У вербальній ноті уряду висловлення поваги урядові-адресату, як правило, відсутнє.

Протокольна формула ноти уряду найчастіше починається так: „Уряд України вважає за необхідне заявити урядові (повна назва країни) наступне”.

Іноді ця початкова протокольна формула може містити вказівку про те, що є предметом розглядув даній ноті.

Якщо нота є відповіддю на ноту іншого уряду, то початкова формула найчастіше обмежується підтвердженням факту отримання ноти, на яку дається відповідь.

Ноти Міністерства закордонних справ України та українських посольств за кордоном містять ширші протокольні формули. Найчастіше зустрічаються такі протокольні формули на початку ноти Міністерства закордонних справ: „Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (повна назва країни) та має честь заявити наступне”, або: „Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (повна назва країни) та у зв’язку з нотою Посольства від (зазначається дата) має честь заявити наступне”, або: „Міністерство закордонних справ України за дорученням Уряду України заявляє наступне”.

Остання формула може використовуватися у нотах, що містять протест проти неправомірних дій, наприклад, у зв’язку із порушенням повітряного простору або іншими інцидентами провокаційного характеру.

У нотах із візових питань склались такі протокольні формули: „Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Посольству (повна назва країни) і має честь просити не відмовити в люб’язності видати в’їзні-виїзні візи (далі перелік осіб, на яких запитуються візи)”.

Заключний комплімент у нотах з візових питань набуває такої форми: „Міністерство заздалегідь висловлює подяку Посольству за задоволення цього прохання”.

Ноти посольства в більшості випадків закінчуються заключним компліментом на зразок: „Посольство України користується цією нагодою, щоби знову засвідчити свою повагу Міністерству закордонних справ...” Оформлення вербальної ноти

Вербальна нота друкується на бланку. На ноті ставиться печатка Міністерства закордонних справ або посольства. Вербальна нота не підписується. Під текстом ноти зазначається місце й дата відправлення ноти. У лівому верхньому куті під витисненим гербом ставиться вихідний номер. Адреса зазначається в нижньому лівому куті першої сторінки тексту вербальної ноти (Додаток 10).

Особиста нота направляється з питань важливого та принципового значення або містить інформацію про будь-яку значну подію.

Особиста нота має форму листа, складеного від першої особи, та адресується певній особі (державному діячеві чи офіційній особі іншої держави), протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправником та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається із своїм партнером, із своїм співрозмовником. Далі йде виклад суті питання. Після завершення ділової частини відправник знову вживає протокольну формулу (заключний комплімент) з тим, щоб попрощатися зі своїм партнером.

Отже, особиста нота починається із звертання. Вживання звертання залежить від того, кому адресується нота, та від місцевої практики. Якщо особиста нота направляється міністрові, то звертання пишеться так: „Пане (пані, добродію, добродійко)Міні ^. стре” або „Шановний п. Міністре”.

Аналогічно застосовуються й звертання до інших офіційних осіб: „Пане (добродію) Посол” або „Шановний п. Посол” і т.ін.

Форма звертання залежить також від конкретного випадку та місцевої практики.

Зокрема Міністрові – пане Міністре, Ваша Високість; Послові – пане Посол, Ваша Високість; Посланникові – пане Посланнику або пане Міністре; Тимчасовому повіреному у справах – пане Повірений у справах.

Особистанотазакінчуєтьсязвичайнокомпліментом,найбільш поширеною формулою якого є „з повагою” або „із щирою повагою”. Оформлення особистої ноти

Особиста нота друкується на нотному бланку, тобто на спеціальному папері з витисненим державним Гербом України та витисненим написом під гербом: „Міністерство закордонних справ України” або „Посольство України в... (назва країни)” тощо.

Адреса пишеться в лівому нижньому куті першої сторінки, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища та повної офіційної посаді особи, якій направляється особиста нота.

Таке особисте послання підписується відправником. Друкувати прізвище й посаду того, хто підписує документ, ставити печатку не обов’язково (Додаток 11).

Пам’ятна записка – документ, що, як правило, передається особисто. У дипломатичній практиці зустрічаються два види пам’ятних записок: а) передані особисто, б) надіслані із кур’єром.

Мета передаванні пам’ятної записки – полегшити подальше просування справи та запобігти можливості неправильного тлумачення або розуміння бесіди чи усної заяви.

Пам’ятна записка друкується на папері без герба. Адреса та вихідний номер не вказуються, зазначаються лише місце (місто) і дата вручення. Над текстом записки великим літерами друкується заголовок „ПАМ’ЯТНА ЗАПИСКА”. Документ складається в безособовій формі без формул ввічливості із вживанням виразів: „повідомляється”, „доводиться констатувати”, „порушується прохання (клопотання)”.

Пам’ятна записка, передана з кур’єром, тобто як самостійний документ, майже не відрізняється за формулою від вербальної ноти. Вона складається від третьої особи, що містить висловлення поваги та комплімент. Така пам’ятна записка друкується на нотному бланку та має номер, на ній зазначається дата та місце відправлення. Печатка не ставиться і адреса не вказується. Зверху друкується напис „ПАМ’ЯТНА ЗАПИСКА”.

Меморандум може бути самостійним документом або додатком до особистої чи вербальної ноти.

В останньому випадку меморандум розвиває та обґрунтовує зміст ноти.

Відмінна риса меморандуму – детальний виклад фактичного чи юридичного боку того чи іншого питання.

Цей вид дипломатичного документа відрізняється від ноти тим, що не починається й не закінчується формулою ввічливості і не повинен мати підпису. Іноді меморандум доцільно супроводжувати короткою пояснювальною нотою. Оформлення меморандуму

Меморандум друкується на папері без герба. Номер, печатка, місце (місто) і дата відправлення не проставляються, адреса не зазначається (Додаток 12).

Меморандум вручений особисто або переданий кур’єром як самостійний документ, друкується на нотному бланку (тобто на папері з витисненим гербом). На ньому зазначаються місце і дата відправлення, а печатка та номер не ставляться.

Приватні листи напівофіційного характеру надсилаються знайомим офіційним особам у випадках, пов’язаних із наданням певної особистої послуги (подяка за запрошення, прохання про сприяння) чи з питань, ставити які в офіційному порядку небажано з тих чи інших причин.

Приватний лист напівофіційного характеру пишеться на спеціальному бланку, що різниться за форматом (дещо менше звичайного), і папері від офіційних нотних бланків або на звичайному поштовому папері. Номер на листі не зазначається. Проставляються дата і особистий підпис. Звання і повне прізвище адресата пишуться лише на конверті (Додаток 13).

Особисте послання – це дипломатичний документ з найбільш важливих, значних і невідкладних питань міжнародної обстановки. Завдяки особливому статусу відправника й отримувача, тій вищій відповідальності, яку несуть кожний із них у своїй країні, особисті послання, як за своїм змістом, так і за формою відрізняються від інших форм дипломатичних документів, у тому числі й від особистої ноти в загальноприйнятому розумінні.

Особисте послання формально подібне до особистої ноти, оскільки складається від першої особи. Документ друкується на спеціальному папері з Гербом України, витисненим на першій сторінці послання. Справа вгорі друкується назва міста і дата відправлення (число, місяць і рік). Під текстом особистого послання ставить особистий підпис особи (чорнилом), що направляє послання. Вказувати прізвище і посаду того, хто підписує послання, не обов’язково.

Адреса в посланні вказується на першій сторінці зліва внизу, незалежно від кількості сторінок тексту. Адреса складається з імені (як правило, ставляться лише ініціали), прізвища і повної офіційної посади особи, якій направляється послання.

Протокольні формули імітують особисте пряме спілкування між відправником та отримувачем дипломатичного документа. Спочатку йде звертання, тобто особа, що підписала документ, начебто вітається зі своїм партнером, співбесідником. Далі викладається суть питання. Ділова частина закінчується протокольною формулою (заключний комплімент) – своєрідним прощанням зі своїм партнером.