Укладання документації щодо особового складу

Укладання документації щодо особового складу

 

Мета: студенти повинні знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів; вміти грамотно писати й оформляти документи.

Хід заняття:

До цієї групи документів належать:

· заяви,

· накази щодо особового складу;

· автобіографія;

· характеристика;

· резюме;

· контракти з найму працівників;

· трудова книжка;

· особовий листок з обліку кадрів;

· особова справа

 

Заява – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Заяви бувають від організації, установ та особисто. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик – назва професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява подається до організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині пишеться слово заява з великої букви й не ставиться крапка.

4. З великої літери, з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч – підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в один примірник.

 

Наприклад:

Завідуючій економічним відділенням

Ніколаєвій І.В.,

студентки групи АП-21

Назарук М.

 

Заява

 

Прошу відпустити мене з занять 09.09.2011 р. у зв’язку з поїздкою додому.

 

08.09.2011. М. Назарук.

Складіть документ

Котловської Ірини Михайлівни. Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на українське відділення філологічного факультету. Заява. Ректорові Національного педагогічного університету ім. М.П. Драгоманова Академіку АПН проф. Шкілю М.І. 10 липня 2002 р. Підпис. 5. Дві фотокартки. 3. Медична довідка. Додаток: 1. Атестат про загальну освіту. 2. Автобіографія. 4. Довідка з місця проживання.

 

Складіть документ

Підпис 13.01.02. Яка мешкає за адресою: Заява. Викладача дошкільної психології. Директорові педагогічного коледжу № 3 м. Києва Савченко М.П. Терещук Наталії Костянтинівні вул. Оленівська 12, кв. 15, 04080, м. Київ - 80 Прошу надати мені матеріальну допомогу у зв'язку із травмою ноги, яку я дістала в автомобільній катастрофі.

 

Складіть документ

Іванову В.П.. Підпис Заява Директорові зош № 24 м. Києва Прошу надати мені відпуску на три дні без збереження заробітної плати у звязку з сімейними обставинами.20 травня 2001 р. вчителя математики Ткача Андрія Савича

 

Знайдіть помилки в оформленні документа.

Директору Київської

загальноосвітньої школи № 24

Галієнко П.В.

Заява.

Прошу прийняти мене на посаду вчителя іноземної мови. До заяви додаю копію диплома про закінчення вузу, автобіографію, трудову книжку, особовий листок з обліку кадрів.

 

Підпис

 

Знайдіть помилки в оформленні документа.

 

Директору Київської

загальноосвітньої школи № 24

Галієнко П.В.

Т.О. Іванова

Прошу прийняти мене на посаду вчителя іноземної мови. До заяви додаю копію диплома про закінчення вузу, автобіографію, трудову книжку, особовий листок з обліку кадрів.

 

22.10.2003

 

Знайдіть помилки в оформленні документа.

 

Директору Київської

загальноосвітньої школи № 24

Галієнко П.В.

від Іванова Т.О.

 

ЗАЯВА.

Прошу прийняти мене на посаду вчителя іноземної мови. До заяви додаю копію диплома про закінчення вузу, автобіографію, трудову книжку, особовий листок з обліку кадрів.

22.10.2003

 

Знайдіть помилки в оформленні документа, складіть документ.

 

СА 345781 Директору Київської загальноосвітньої школи № 24 Галієнко П.В. До заяви додаю копію диплома про закінчення вузу, автобіографію, трудову книжку, особовий листок з обліку кадрів. від Іванова Т.О. ЗАЯВА. Прошу прийняти мене на посаду вчителя іноземної мови. 22.10.2003

 

Характеристика – це документ в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Основні реквізити характеристики:

1. Назва документа й прізвище, ім’я, по батькові того, кому видається характеристика.

2. Рік народження, освіта.

3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов’язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колег.

4. Дата складання, підпис відповідної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Текст викладається від третьої особи.

 

Характеристика

 

Степаненка Олександра Петровича

вчителя фізичного виховання СШ № 58

м. Донецька, 1950 року народження,

українця, освіта – вища

 

Пан Степаненко О.П. працює на посаді вчителя з 1975 року. У 1974 році закінчив Краснодарських державний інститут фізичної культури за спеціальністю «Фізична культура і спорт».

З відповідальністю ставиться до роботи. Покладені на нього обов’язки виконує сумлінно. Має високий професійний рівень з питань методики викладання фізичної культури, організації позакласної роботи, проведення спортивно – масових заходів. Бере активну участь у громадському житті школи.

Очолює роботу баскетбольної секції. Шляхом використання оригінальної методики проведення тренувань досяг високих результатів: шкільна команда зайняла І місце у міських змаганнях з баскетболу.

Постійно підвищує свою кваліфікацію. Неодноразово проходив місячні курси удосконалення педагогічної майстерності..

Користується повагою й авторитетом у членів колективу, учнів та їх батьків.

Характеристики призначена для подання до атестаційної комісії з метою розгляду питання присвоєння Степанкові О.П. вищої кваліфікаційної категорії.

 

 

Директор СШ № 58 С.П. Ткаченко

Голова профспілки К.Д. Симоненко

Резюме – це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особистості, яка його складає.

Що таке резюме? Це документ, у якому зазначаються:

v Навички: вміння працювати за комп’ютером, знання іноземних мов та інше.

v Освіта: що і де вивчав, що є унікального у твоєму навчанні.

v Досвід роботи: де ти працював раніше, чого домігся у попередній роботі.

v Унікальні класифікації: яке у тебе хобі й спеціальні інтереси.

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме, але одним з найпоширеніших є зразок, коли подається:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка складає резюме.

3. Мета складання резюме.

4. Досвід роботи.

5. Освіта.

6. Знання мов.

7. Персональні дані.

Основна вимога до резюме – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.

Аби досягти успіху, під час складання резюме рекомендують дотримуватись таких правил:

1. Формулювати свою мету зрозуміло, чітко, дохідливо.

2. Намагайтеся вживати якомога більше фахових слів, що відповідають посаді, яку ви хочете обійняти.

3. Для кожного конкретного конкурсу складайте окреме резюме.

4. Намагайтеся не вживати такі слова, як “Я”, “Ми”. Замість них вживайте на початку речення активні дієслова: організовував, створив, керував. Вивчав. Обізнаний з...

5. Не надсилайте своєї фотокартки, якщо цього спеціально не передбачено.

6. Не вказуйте розмір заробітної плати й особисті відомості.

7. Для передруку резюме використовуйте якісний папір стандартного розміру.

Пам’ятайте: із тексту резюме має вимальовуватися образ автора – досвідченого, надійного, чесного працівника.

Найпоширеніші помилки в резюме

Немає головної мети.

Зосередженість на собі та своїх потребах.

Зосередженість на обов’язках заміть результатів.

4: Занадто багато великих слів. (перебір професіоналізмів та зарозумілих слів)

Резюме на іноземній мові.

Орфографічні / пунктуаційні помилки.

 

РЕЗЮМЕ

 

Прізвище ім‘я,побатькові: Єлізаров Іван Олександрович

Датаймісценародження: 25 жовтня 1994 року, м. Бердянськ Запорізької області.

Домашняадреса: вул. Чехова,5, м. Бердянськ;

Телефон: [phone]

Навчання:

2000-2009 рр. — Бердянська загальноосвітня школа I-III ступенів;

2009—2013 рр. — ВСП «Бердянський коледж Таврійського державного агротехнологічного університету» (з відзнакою)

Навички: робота з ПК, ділове спілкування, робота з людьми

Інтереси: туризм, спорт (легка атлетика)

Риси характеру: комунікабельний, компетентний, відповідальний, легко контактую з людьми.

Додатковівідомості:

Загальний стаж роботи — 1 рік.

 

Дата Підпис

Автобіографія – це опис свого життя. Цей документ характеризується незначним рівнем стандартизації. Головні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. В автобіографіях обов’язково зазначаються:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові.

3. Дата народження.

4. Місце народження (місто, село, селище, район, область, країна).

5. Відомості про навчання (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелось вчитися).

6. Відомості про трудову діяльність (стисло, в хронологічній послідовності назви місць роботи й посад).

7. Відомості про громадську роботу (всі її види).

8. Стислі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

9. Дата написання й підпис автора.

Заголовок «Автобіографія» пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення слід починати з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч.

Автобіографія має 2 форми:

- автобіографія – розповідь з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей;

- автобіографія - обов’язковий документ особової справи.

 

Автобіографія

Я, Гончарук Іван Петрович, народився 22 березня 1978 року у м. Києві у родині військовослужбовця.

У 1985 році вступив до першого класу середньої школи №2 Вишневого Києво-Святошинського району Київської області. У зв’язку з переїздом батьків до Києва з 1990 року навчався у СШ №87, яку закінчив у 1995 році.

За період навчання брав участь у художній самодіяльності, в шкільних, районних олімпіадах з різних дисциплін, маю грамоти.

У 1993 році закінчив музичну школу по класу скрипки.

Батько, Гончарук Петро Сергійович, працює майстром цеху заводу «Маяк».

Мати, Гончарук Тетяна Василівна, працює вчителем історії у середній школі №21 м. Києва.

Сестра, Гончарук Наталя Петрівна, закінчила сьомий клас середньої школи №87 м. Києва.

Домашня адреса: вул.. Толстого, 5, кв. 14, м. Київ, індекс.

 

08. 07. 2010 Підпис

 

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі в певному конкурсі.

Реквізити особового листка такі:

1. назва виду документу;

2. прізвище, ім’я, по батькові;

3. дата й місце народження;

4. відомості про освіту;

5. відомості про наукові ступені, вчені звання;

6. якими мовами володіє;

7. трудова діяльність;

8. державні нагороди;

9. зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки;

10. відомості про родину;

11. паспортні дані;

12. домашня адреса;

13. особистий підпис;

14. дата заповнення документа.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень.

Особовий листок підписує працівник, вказуючи дату його заповнення.

 

Трудова книжка.

Трудова книжка – це головний документ, що підтверджує трудову діяльність громадян. Вона служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.

Під час оформлення на роботу трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у п’ятиденний термін. До неї заносяться відомості про трудову діяльність, переміщення, звільнення, заохочення працівника.

Трудову книжку не оформляють на працівників, які працюють за сумісництвом та цивільно-правовим договором.

Накази щодо особового складу.

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу».

Реквізити наказу:

1. назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника;

2. назва виду документа;

3. назва місця видання наказу;

4. номер;

5. дата підписання;

6. короткий зміст наказу (заголовок);

7. текст наказу;

8. підстава для складання;

9. підпис керівника установи.

Наказ повинен також мати позначення про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.

Накази з особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Завізований проект наказу подається на підпис керівникові. Після підписання наказ реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму:

- номер наказу

- дата реєстрації

- короткий зміст

- ким підписано (прізвище, ініціали)

- кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому наказі, який передбачає декілька питань, рекомендується розміщувати у такій послідовності:

- прийняття на роботу (призначення на посаду)

- переведення на іншу постійну роботу (на даному підприємстві, в установі, організації);

- звільнення з роботи;

- надання відпусток;

- заохочення;

- стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

 

Підготовка та оформлення наказів про прийняття на роботу.

Прийняття працівника на роботу оформлюється виданням наказу, в якому зазначаються:

1. прізвище, ім’я, по батькові працівника;

2. посада (спеціальність, кваліфікація, розряд);

3. місце роботи;

4. умови оплати праці;

5. початок роботи.

В окремих випадках у наказі про прийняття працівника на роботу можуть бути передбачені додаткові умови, а саме: випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі; строки трудового договору; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень; оплата витрат у зв’язку з переїздом працівника в іншу місцевість тощо. Перед підписом робиться посилання на підстави видання наказу.

З наказом після його підписання керівником підприємства ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у його трудовій книжці, заповнюють особову картку, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги (алфавітної книги).

Наказ

Щодо особового складу

 

1. ПРИЗНАЧИТИ:

Павленка Анатолія Сергійовича, професора кафедри «Менеджмент і маркетинг»,

з 02.09.02 проректором з навчально-виховної роботи.

 

Підстава: заява професора Павленка Анатолія Сергійовича і результати голосування Вченої ради інституту.

 

2. ПРИЗНАЧИТИ:

Тищенка Віктора Павловича, професора кафедри «Облік і аудит», з 02.09.02 проректором з наукової роботи.

 

Підстава: заява професора Тищенка Віктора Павловича і результати голосування Вченої ради інституту.

 

3. НАДАТИ:

Професорові Веселовському Миколі Дмитровичу, завідувачеві кафедри «Облік і Аудит», додаткову відпустку з 02.09.02 по 13.09.02.

 

Підстава: заява професора Веселовського Миколи Дмитровича і право на одержання

відпустки у зв’язку з перебуванням на екзаменах.

 

Ректор (підпис) П.Ю.Яковенко

(печатка)

 

Укладання документації щодо особового складу

 

Мета: студенти повинні знати особливості оформлення документів щодо особового складу, різновиди документів та їх форми, склад реквізитів документів; вміти грамотно писати й оформляти документи.

Хід заняття:

До цієї групи документів належать:

· заяви,

· накази щодо особового складу;

· автобіографія;

· характеристика;

· резюме;

· контракти з найму працівників;

· трудова книжка;

· особовий листок з обліку кадрів;

· особова справа

 

Заява – це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Заяви бувають від організації, установ та особисто. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява.

2. Нижче у стовпчик – назва професії, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява подається до організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині пишеться слово заява з великої букви й не ставиться крапка.

4. З великої літери, з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч – підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в один примірник.

 

Наприклад:

Завідуючій економічним відділенням

Ніколаєвій І.В.,

студентки групи АП-21

Назарук М.

 

Заява

 

Прошу відпустити мене з занять 09.09.2011 р. у зв’язку з поїздкою додому.

 

08.09.2011. М. Назарук.

Складіть документ

Котловської Ірини Михайлівни. Прошу допустити мене до складання вступних іспитів на українське відділення філологічного факультету. Заява. Ректорові Національного педагогічного університету ім. М.П. Драгоманова Академіку АПН проф. Шкілю М.І. 10 липня 2002 р. Підпис. 5. Дві фотокартки. 3. Медична довідка. Додаток: 1. Атестат про загальну освіту. 2. Автобіографія. 4. Довідка з місця проживання.

 

Складіть документ

Підпис 13.01.02. Яка мешкає за адресою: Заява. Викладача дошкільної психології. Директорові педагогічного коледжу № 3 м. Києва Савченко М.П. Терещук Наталії Костянтинівні вул. Оленівська 12, кв. 15, 04080, м. Київ - 80 Прошу надати мені матеріальну допомогу у зв'язку із травмою ноги, яку я дістала в автомобільній катастрофі.

 

Складіть документ

Іванову В.П.. Підпис Заява Директорові зош № 24 м. Києва Прошу надати мені відпуску на три дні без збереження заробітної плати у звязку з сімейними обставинами.20 травня 2001 р. вчителя математики Ткача Андрія Савича