Тема 6. Зберігання службових документів

 

Самостійна робота 6

 

1. Принципові підходи до зберігання документів в установі.

2. Основні засади організації архівного підрозділу, його функції.

3. Підготовка справ до подальшого зберігання та використання.

І. Продовжте речення.

Експертиза цінності документа - це...

Зведений опис справ - це...

Відомчий архів - це...

Опис справ структурного підрозділу - це...

 

ІІ. Розташуйте в правильній послідовності етапи підготовки документів до зберігання та використання.

• Забезпечення збереження документів

• Експертиза наукової і практичної цінності документів

• Оформлення справ

• Передавання справ в архів установи (відомчий архів)

• Опис документів постійного й тривалого зберігання

ІІІ. У поданих реченнях вставте пропущені слова.

 

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (.... років) термінів зберігання здають в архівний підрозділ установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасового зберігання (... років) можна передавати в архів установи за погодженням з керівниками.

 

Література

 

1. Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи»

від 24.12. 93.

2. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь. - 1998.

4. Комова М.В. Діловодство. – Львів: Тріада, 2006.

5. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1997. - 297 с.

6. Палеха Ю.І. Управлінське документування навч.посіб. у 2 ч.- К.: Вид-во Європ.ун-ту, 2003.- 383 с.

7. Скібіцька Л. І. Діловодство. Центр навчальної літератури, 2006.

 

Запитання та завдання для самоперевірки

1. У чому полягає основна мета впорядкування і зберігання виконаних документів?

2. Які етапи підготовки виконаних документів до зберігання і використання?

3. У чому полягає експертиза цінності документів?

4. Які функції відомчих архівів?

5. У які терміни передають закінчені діловодством справи постійного і тривалого термінів зберігання в архівний підрозділ установи?

 

Теми рефератів

Написанню реферату передує самостійна робота студента в бібліотеці, підбор необхідної літератури за каталогами та складання плану. Також передбачається пошук літератури із застосуванням комп’ютерної мережи Інтернет.

Об’єм реферату повинен бути від 10 до 15 сторінок, шрифт 14 Times New Roman. Список використаної літератури є обов’язковим.

 

1. Роль експертизи цінності документів установи для визначення режиму їх подальшого зберігання.

 

Тема 7. Номенклатура справ організації документообігу

Самостійна робота 7

1. Сутність поняття «номенклатура справ». Основні види номенклатур.

2. Технологія формування справ.

3. Вимоги до місця зберігання справ, відповідальність за їх пошкодження та втрату.

4. Видавання справ у тимчасове користування.

І. Поясніть значеня термінів "номенклатура справ", "індекс справи", "справа", "формування справ".

ІІ. Упорядкуйте порядок розміщення справ у номенклатурі справ структурного підрозділу:

- організаційно-розпорядча документація самої установи;

- листування з органами вищого рівня.

- документи органів вищого рівня;

- планово-звітна документація;

ІІІ. Продовжте подані речення.

Обчислення термінів зберігання документів проводять з.....

Зведену номенклатуру справ друкують у.... примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф.... Після виконання документів їх групують у..., яким надають..., що в стислій узагаль­неній формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення -......

 

Література

 

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери.- К.: 2001.- с.

2. Губенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навч. Посібник. – К.: ТОВ «УВПК «ЕкОб»»,2002

3. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. Посібник. – К.: Каравела,2006.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь. - 1998.

5. Комова М.В. Діловодство. – Львів: Тріада, 2006.

6. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1997. - 297 с.

7. Палеха Ю.І. Управлінське документування навч.посіб. у 2 ч.- К.: Вид-во Європ.ун-ту, 2003.- 383 с.

8. Скібіцька Л. І. Діловодство. Центр навчальної літератури, 2006.

 

 

Запитання та завдання для самоперевірки

1. З якою метою складають номенклатуру справ?

2. Які є види номенклатури справ та їх призначення?

3. У чому полягає формування справ?

4. Які правила видачі справ у тимчасове користування?

 

Теми рефератів

Написанню реферату передує самостійна робота студента в бібліотеці, підбор необхідної літератури за каталогами та складання плану. Також передбачається пошук літератури із застосуванням комп’ютерної мережи Інтернет.

Об’єм реферату повинен бути від 10 до 15 сторінок, шрифт 14 Times New Roman. Список використаної літератури є обов’язковим.

 

1. Зведена номенклатура справ установи.

2. Особливості зберігання документів в електронній формі.

 

 

Тема 8. Документаційне забезпечення управління персоналом

 

Самостійна робота 8

1. Основні документи, що регламентують роботу з кадрами в установі.

2. Документування руху кадрів.

3. Документування роботи з резервом кадрів.

 

І. Зредагуйте тексти заяв. Запишіть правильні варіанти.

• Прошу допустити мене до здачі літньої сесії без заліку з інформати­ки. Залік не складено вчасно через поважну причину.

• Я, Ханенко Наталія Леонідівна, дуже прошу Вашого дозволу при­йняти мене на навчання за спеціальністю фінансовий менеджмент.

• Прошу Вас надати мені кредит у розмірі двох тисяч гривнів на 6 мі­сяців.

• Прошу відпустити мене у відпустку на 5 днів без збереження заро­бітної плати, бо у мене буде екзаменаційна сесія з 15 по 20 червня 2010 року.

• Прошу надати мені відпустку за свій особистий рахунок на 24 дні з 10 липня по 2 серпня 2010 року, для санаторного лікування.

• Прошу прийняти мене на роботу менеджером з навчання.

ІІ. Оформіть документ, у якому висловлено прохання надати від­пустку без збереження заробітної плати і до якого додано відповідні документи.

ІІІ. Оформіть наказ щодо особового складу, допишіть відсутню інформацію.

 

НАКАЗ

Від 28 серпня 2008 р. № 171-к

Хоменко Ірину Петрівну прийняти з 01.09.2005 р. на посаду діловода з посадовим окладом 1500 грн. на місяць.

Підстава: заява.

Директор О. І.Іванов

Юрисконсульт П. В. Костів

Ознайомлена Г. П. Петренко

29.08.2011р.

 

ІV. Типові мовні звороти, що вживаються в заявах, перекладіть українською мовою. Запам’ятайте укра­їнські відповідники.

В связи с болезнью, к заявлению прилагаю, восстановить в должности, тяжёлое материальное положение, освободить от занятий, освободить с должности, снять с работы, с зачисле­нием в штат, долгосрочная ссуда, заявляющий.

V. З’ясуйте різницю між словами звільняти — усувати — знімати, складіть з ними речення.

 

VІ. Розмістіть реквізити наказу в правильній послідовності.

1.3. Назва виду документа.

1.4. Заголовок до тексту.

1.5. Підстава для складання.

1.6. Дата підписання.

1.7. Підпис керівника підприємства.

1.8. Назва місця видання наказу.

1.9. Назва установи, що видає наказ.

1.10. Номер наказу.

1.11. Текст наказу.

VІІ. Напишіть наказ про дисциплінарне стягнен­ня з приводу порушення трудової дисципліни. З’ясуйте пра­вила оформлення цього документа.

 

 

Література

 

 

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери.- К.: 2001.- с.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств та громадян. - Донецьк: Сталкер, 1997.- 352 с.

3. Губенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навч. Посібник. – К.: ТОВ «УВПК «ЕкОб»»,2002

4. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. Посібник. – К.: Каравела,2006.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь. - 1998.

6. Комова М.В. Діловодство. – Львів: Тріада, 2006.

7. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1997. - 297 с.

8. Палеха Ю.І. Управлінське документування навч.посіб. у 2 ч.- К.: Вид-во Європ.ун-ту, 2003.- 383 с.

9. Скібіцька Л. І. Діловодство. Центр навчальної літератури, 2006.

 

 

Запитання та завдання для самоперевірки

1. Які ділові папери належать до кадрово-контрактних?

2. На якому етапі працевлаштування заповнюють особовий листок з обліку кадрів? Які відомості подають?

3. Що регламентують накази щодо особового складу?

4. Які відмінності між контрактом та трудовою угодою, трудовим договором?

 

Теми рефератів

Написанню реферату передує самостійна робота студента в бібліотеці, підбор необхідної літератури за каталогами та складання плану. Також передбачається пошук літератури із застосуванням комп’ютерної мережи Інтернет.

Об’єм реферату повинен бути від 10 до 15 сторінок, шрифт 14 Times New Roman. Список використаної літератури є обов’язковим.

 

 

1. Механізм укладання та розірвання трудового договору (контракту).

2.Оформлення документів про відрядження співробітників.