Тема 3. Організація діяльності служби діловодства та дзу сучасної установи

Самостійна робота 3

1.Основні вимоги до керівника служби діловодства, його права та обов’язки.

2. Організація праці персоналу служби діловодства. Забезпечення сучасних умов праці.

І. Поясність значення поданих слів толерантність, педантичність, професіоналізм, уведіть їх у речення.

ІІ. Напишіть творчу роботу на тему «Прикметні риси сучасного керівника».

ІІІ. Продовжте подані речення:

Дозвольте відрекомендувати Вам…;

Дозвольте познайомити Вас із…;

Познайомтеся, це…;

Знайомтеся, будь ласка. Це мій…

Я би радив Вам…

 

ІV. Запишіть у формі давального відмінка однини словосполуки.

Йосипів Артем Григорович, Тихохід Любомир Валентинович, Хміль Ва­силь Павлович, Кабиш Микола Петрович, Шеховець Сергій Володимирович, Федів Юрій Іванович, Сніжко Олег Ілліч, Засуха Федір Кирилович, Дейнека Яніна Вадимівна, Чечуга Марина Георгіївна, Кривошия Оксана Василівна.

 

Література

1. Данюк В.М., Кулаковська Л.П. Кадрове діловодство: Навч. посібник. – К.: Каравела,2006.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь. - 1998.

3. Комова М.В. Діловодство. – Львів: Тріада, 2006.

4. Скібіцька Л. І. Діловодство. Центр навчальної літератури, 2006.

Запитання та завдання для самоперевірки

1. Назвіть основні завдання і функції діловодної служби.

2.. Охарактеризуйте основні вимоги до керівника служби діловодства та його права.

3.. Як має бути організоване робоче місце секретаря-діловода?

4. Принципи організації праці діловодного персоналу.

5. Умови праці секретаря-діловода.

 

Теми рефератів

Написанню реферату передує самостійна робота студента в бібліотеці, підбор необхідної літератури за каталогами та складання плану. Також передбачається пошук літератури із застосуванням комп’ютерної мережи Інтернет.

Об’єм реферату повинен бути від 10 до 15 сторінок, шрифт 14 Times New Roman. Список використаної літератури є обов’язковим.

 

1. Якісний і кількісний склад служби діловодства в закладах ресторанного господарства.

2. Основні процеси автоматизації сучасного діловодства в установі.

3. Тенденції розвитку інформаційних технологій у діловодстві.

 

Тема 4. Документування управлінської діяльності

Самостійна робота 4

 

1.Документування та організація роботи з документами в установі. Види та склад управлінських документів.

2. Поняття «реквізит документа». Формування реквізитів службових документів.

3.Довідково-інформаційні документи, їх види та призначення.

4.Загальні вимоги щодо оформлення управлінських документів.

І. Розкрийте значення поданих слів за «Словником іншомовних слів».

Стандарт, реквізит, бланк, копія, гриф, кліше, резолюція, рубрикація, індекс, формуляр.

ІІ. Виправте помилки в оформлюванні реквізиту «Адресат». Запишіть правильні варіанти.

1. Декану факультету іноземної філології Гончаров В.І.

2. Міністерству освіти і науки України.

3. Ректор Національного педагогічного університету імені М.П. Драгоманова академік АПН України проф. Андрущенко В.П.

4. Генеральні директори виробничих об’єднань, директори підприємств і керівники організацій.

 

ІІІ. Оформіть правильно реквізит «Підпис».

1. Директор інституту Кудін А.П. (підпис).

2. Сергієчко М.К. Директор приватного підприємства «Салюс» (підпис).

3. (підпис) Головний бухгалтер О. Васильченко.

 

ІV. Оформіть правильно реквізит «Гриф затвердження».

1. 12.05.2011

Наказ Міністерство освіти і науки України. № 23.

Затверджую

2. 08.04.2011

(підпис) Л. Грещук

Затверджено

Ректор академії

 

V. Розмістіть правильно подані нижче реквізити на кутовому та повздовжньому бланках.

 

м.Київ, розпорядження, Український національний фонд «Взаєморозуміння і примирення», 08.04.2011, про…

 

VІ. Оформіть «Гриф затвердження»

1) документ затверджує конкретна посадова особа Вашого підприємства;

2) документ затверджено постановою, наказом, протоколом Вашого підприємства.

VІІ. Напишіть прес-реліз анонс про Всеукраїнську студентську наукову конференцію «українська мова вчора, сьогодні, завтра в Україну і світі».

VІІІ. Прочитайте документ. З’ясуйте відсутні реквізити, зредагуйте текст та запишіть, дотримуючись правид оформлювання.

Довідка

Дана довідка видана для підтвердження того, що Щуревський дійсно проживає і зареєстрований в м. Броварах по адресу: вул. Незалежності, 7, кв.15.

Вона видається по місцю вимоги.

Начальник ЖЕКу М.С. Левчук (підпис)

 

Запитання та завдання для самоперевірки

 

- Розкрийте зміст понять реквізит, форму­ляр, бланк, трафаретний текст, абзац, рубрикація, нуме­рація та дайте відповіді на запитання:

• Які види реквізитів розрізняють у сучасному діловод­стві?

• Які є види формулярів? Що таке формуляр-зразок?

 

 

Література

 

 

1.Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери.- К.: 2001.- с.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств та громадян. - Донецьк: Сталкер, 1997.- 352 с.

3. Губенко Л.Г., Нємцов В.Д., Чупріна М.О. Ділові папери в менеджменті: Навч. Посібник. – К.: ТОВ «УВПК «ЕкОб»»,2002

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь. - 1998.

5. Комова М.В. Діловодство. – Львів: Тріада, 2006.

6. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1997. - 297 с.

7. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення.-К.: 1998.

 

Теми рефератів

Написанню реферату передує самостійна робота студента в бібліотеці, підбор необхідної літератури за каталогами та складання плану. Також передбачається пошук літератури із застосуванням комп’ютерної мережи Інтернет.

Об’єм реферату повинен бути від 10 до 15 сторінок, шрифт 14 Times New Roman. Список використаної літератури є обов’язковим.

 

1. Особливості складання, оформлення та використання організаційних документів.

2. Особливості використання в управлінні ухвал та розпоряджень.

3. Печатки і штампи органів державної влади та організацій різних форм власності.

4. Сучасні технології паблік рілейшнз.

 

Тема 5. Організація роботи з документами в установі

Самостійна робота 5

 

1. Поняття «документообіг», основні принципи його організації.

2. Контроль за виконання документів.

3. Значення та види контролю. Форми контролю.

4. Строки виконання документів.

 

І. Поясніть значення термінів «документообіг», «потік документів», «реєстрація документів».

 

ІІ. Запишіть текст, правильно оформивши заголовок та підзаголо­вок. Поділіть на абзаци текст документа.

Приймання, розгляд і реєстрація документів. Приймання документів. Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано в канцелярії. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що ма­ють напис «особисто». Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа. Попередній розгляд документів. Всі документи, що на­дійшли до установи, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попере­дній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розділу обов’язків між працівниками. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення орга­нів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

ІІІ. Визначте, скільки помилок допущено в оформлюванні рекві­зиту «Гриф затвердження». Оформіть правильно.

«Затверджено»

Директ. ТОВ «Лінда» Смалько Д. Є. (підпис) 04.02.10.

ІV. Дайте письмову відповідь на запитання.

- З яких елементів складається «Відмітка про надходження документа до організації» і в якому саме місці її треба проставляти?

- Якщо документ надруковано на кількох аркушах, то на якому аркуші (першому чи останньому) проставляють відмітку про виконання документа і направлення його до справи?

 

 

V. Утворіть словосполучення, добираючи з дужок потрібні слова.

• Особистий, особовий (посвідчення, щастя, склад, характер, уподобан­ня, назва, нагляд, речі, справа, охорона, рахунок).

• Документований, документальний (свідчення, нарис, точність, відо­мості).

 

Література

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К.: Либідь. - 1998.

2. Комова М.В. Діловодство. – Львів: Тріада, 2006.

3. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Українське ділове мовлення: Навч. посіб. - К.: Либідь, 1997. - 297 с.

4. Палеха Ю.І. Управлінське документування навч.посіб. у 2 ч.- К.: Вид-во Європ.ун-ту, 2003.- 383 с.

5. Скібіцька Л. І. Діловодство. Центр навчальної літератури, 2006.

 

Запитання та завдання для самоперевірки

 

1. У чому полягає сутність документообігу?

2. У чому полягає мета і сутність реєстрації документів?

3. Які посадові особи здійснюють попередній розгляд документів?

4. Які реквізити вихідних документів перевіряє канцелярія, приймаючи їх від виконавців?

 

Теми рефератів

Написанню реферату передує самостійна робота студента в бібліотеці, підбор необхідної літератури за каталогами та складання плану. Також передбачається пошук літератури із застосуванням комп’ютерної мережи Інтернет.

Об’єм реферату повинен бути від 10 до 15 сторінок, шрифт 14 Times New Roman. Список використаної літератури є обов’язковим.

 

1. Характеристика технологічного циклу діловодства.

2. Інструкція з діловодства - основний регламентуючий документ процесу упорядкування документообігу закладів ресторанного господарства.

3. Автоматизовані системи контролю за виконанням документів.