Розподіл повноважень щодо діловодства

ЗМІСТ

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ...................................................................................................................... 5

1.1. Предмет регулювання................................................................................................................ 5

1.2. Визначення термінів.................................................................................................................... 5

1.3. Мова діловодства........................................................................................................................ 6

1.4. Розподіл повноважень щодо діловодства................................................................................... 7

1.5. Організація роботи з документами, що передаються електронними засобами зв’язку (електронною поштою, факсом, телеграмами)....................................................................................................................... 8

1.6. Облік, використання і зберігання печаток, штампів і бланків суду………………………….………….………..11

1.7. Оперативне зберігання справ і документів. Приймання-передавання справ (документів) під час зміни відповідальних посадових осіб........................................................................................................ 13

2. ПРОХОДЖЕННЯ ПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ І СУДОВИХ СПРАВ................................................ 13

2.1. Приймання і реєстрація процесуальних документів та судових справ...................................... 13

2.2. Передавання процесуальних документів і судових справ для розгляду................................... 16

2.3. Приймання, облік і зберігання речових доказів......................................................................... 16

2.4. Формування і оформлення судової справи................................................................................ 18

2.5. Надання судової справи для ознайомлення. Повернення оригіналів документів, видавання копій документів......................................................................................................................................................... 24

2.6. Реєстрація і надсилання вихідної кореспонденції, пов’язаної із судовими справами................ 26

2.7. Приймання і реєстрація скарг (заяв) на судові рішення. Направлення справ за межі суду........ 28

3. ПРОХОДЖЕННЯ НЕПРОЦЕСУАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ......................................................................... 31

3.1. Приймання і реєстрація непроцесуальних документів............................................................. 31

3.2. Накладення резолюції. Надання доручення. Передавання для виконання.............................. 33

3.3. Виконання непроцесуальних документів і доручень................................................................ 35

3.4. Реєстрація і надсилання вихідних непроцесуальних документів............................................. 36

3.5. Контроль за виконанням непроцесуальних документів і доручень.......................................... 37

3.6. Особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів........................................... 38

3.7. Особливості діловодства за запитами на інформацію................................................................ 46

3.8. Особливості діловодства з питань розгляду звернень (заяв, скарг, пропозицій) фізичних або юридичних осіб......................................................................................................................................................... 46

3.9. Формування непроцесуальних документів у справи................................................................ 47

 

4. АРХІВНА РОБОТА В СУДІ………………………………………............................................................................ 49

4.1. Складання номенклатури справ………………….............................................................................. 49

4.2. Експертиза цінності документів................................................................................................. 51

4.3. Оформлення справ та передання до архіву суду на зберігання................................................ 54

4.4. Складання описів справ суду..................................................................................................... 56

4.5. Облік справ архіву суду.............................................................................................................. 59

4.6. Порядок зберігання справ в архіві суду...................................................................................... 60

4.7. Видавання справ та документів з архіву суду............................................................................. 63

4.8. Порядок передавання справ на державне зберігання до архівних установ.............................. 63

4.9. Передавання документів і справ до електронного архіву. Надання документів і справ з електронного архіву......................................................................................................................................................... 64

 

Додаток 1. Бланк замовлення документів, призначених для передачі інформації......................... 65

Додаток 2. Телеграма..................................................................................................................... 66

Додаток 3. Журнал обліку печаток і штампів суду........................................................................... 67

Додаток 4. Журнал обліку бланків документів суду........................................................................ 68

Додаток 5. Акт про знищення печаток (штампів) …………………………………………………………………………………69

Додаток 6. Акт приймання-передавання справ та невиконаних документів.................................. 70

Додаток 7. Супровідний лист про повернення відправнику помилково доставлених суду документів 71

Додаток 8. Акт про виявлені недоліки............................................................................................ 72

Додаток 9. Журнал обліку речових доказів..................................................................................... 73

Додаток 10. Внутрішній опис судової справи................................................................................... 74

Додаток 11. Форма обкладинки судової справи.............................................................................. 75

Додаток 12. Журналу обліку заяв про надання доступу до матеріалів судових справ та судових рішень 76

Додаток 13. Розносна книга вихідних процесуальних документів.................................................. 77

Додаток 14. Справа-замінник (жетон) судової справи.................................................................... 78

Додаток 15. Розносна книга вихідних непроцесуальних документів.............................................. 79

Додаток 16. Бланк наказу................................................................................................................ 80

Додаток 17. Бланк розпорядження................................................................................................. 81

Додаток 18. Список справ, призначених до розгляду...................................................................... 82

Додаток 19. Журнал прийому громадян......................................................................................... 83

Додаток 20. Номенклатура справ.................................................................................................... 84

Додаток 21. Акт про нестачу архівних справ (документів).............................................................. 86

Додаток 22. Акт про вилучення для знищення справ, не внесених до НАФ.................................... 88

Додаток 23. Засвідчувальний напис справи..................................................................................... 90

Додаток 24. Форма обкладинки справи постійного, тимчасового або тривалого зберігання.......... 91

Додаток 25. Опис справ підрозділу апарату суду............................................................................ 92

Додаток 26. Зведений опис справ постійного зберігання............................................................... 94

Додаток 27. Титульний аркуш справ постійного зберігання........................................................... 96

Додаток 28. Опис справ тривалого зберігання............................................................................... 97

Додаток 29. Опис справ з кадрових питань (особового складу)...................................................... 98

Додаток 30. Журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду..................... 99

 

Додаток 31. Паспорт архіву............................................................................................................ 100

Додаток 32. Акт про видавання справ з архіву суду у тимчасове користування............................. 102

Додаток 33. Аркуш перевіряння наявності та стану справ архіву суду…………..………………………………….104

Додаток 34. Акт перевіряння наявності та стану справ.................................................................. 105

Додаток 35. Акт про непоправні пошкодження справи................................................................. 107

Додаток 36. Акт приймання-передавання справ (документів) в архів іншої установи.................. 108

Додаток 37. Акт приймання-передавання справ на постійне зберігання..................................... 109

Додаток 38. Картка обліку невиявленої справи............................................................................ 110

Додаток 39. Журнал видавання справ з архіву суду....................................................................... 111

 

 

 

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Предмет регулювання

1.1.1. Інструкція з діловодства в господарських судах України (далі – Інструкція) встановлює правила ведення діловодства у Вищому господарському суді України, апеляційних та місцевих господарських судах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх надходження чи створення в суді до знищення в установленому порядку або передачі до державної архівної установи.

1.1.2. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у господарському суді розроблені відповідно до положень Конституції України, законів України, інших нормативно-правових актів, що встановлюють порядок організації та діяльності органів судової влади, а також з урахуванням основних положень державної системи діловодства.

1.1.3. Положення Інструкції передбачає як ведення діловодства у паперовій формі, так і автоматизовану (електронну) технологію обробки, обліку та контролю документів (справ) за допомогою автоматизованої системи документообігу суду.

1.1.4. Положення Інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного характеру, в тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам Законів України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», «Про захист персональних даних», державним стандартам, Положенню про автоматизовану систему документообігу суду та цій Інструкції.

 

Визначення термінів

1.2.1. Визначення термінів наводяться для цілей цієї Інструкції.

1.2.2. Віза – реквізит документа у вигляді напису, зробленого посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом.

1.2.3. Діловодство – сукупність процесів, що забезпечують організацію роботи в суді з документами і документування процесуальної та управлінської інформації.

1.2.4. Документ – створена або отримана судом у процесі його діяльності інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати її та передавати у часі та просторі.

1.2.5. Експертиза цінності документів – визначання на підставі чинних засад і критеріїв цінності документів.

1.2.6. Канцелярія – підрозділ апарату суду, який щоденно протягом робочого часу суду забезпечує прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду. Канцелярія також може виконувати інші завдання, визначені положенням, яке затверджується керівником апарату суду, в тому числі поєднувати функції служби діловодства

1.2.7. Керівництво суду – голова суду, заступники голови суду згідно з розподілом адміністративних повноважень, керівник апарату суду, особи, які виконують їх повноваження.

1.2.8. Непроцесуальний документ – документ, на який не поширюються вимоги процесуального закону і який не стосується провадження у конкретній судовій справі.

1.2.9. Номенклатура справ – обов'язковий систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві суду, із зазначенням строків їх зберігання.

1.2.10. Офіційна електронна адреса суду – електронна адреса, яка зазначена на офіційному сайті та внесена до Єдиної бази електронних адрес, номерів факсів (телефаксів) суб'єктів владних повноважень.

1.2.11. Процесуальний документ – документ, який стосується провадження у конкретній судовій справі.

1.2.12. Реєстрація документа – сукупність дій, пов'язаних з фіксуванням факту створення або надходження документа шляхом присвоєння унікального номера з записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

1.2.13. Реєстр – електронно-обліковий журнал, призначений для накопичення, обліку і зберігання відомостей про документ із зазначенням реєстраційного індексу, дати реєстрування, короткого змісту тощо.

1.2.14. Резолюція – реквізит документа у вигляді напису, в якому посадова особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

1.2.15. Служба діловодства – підрозділ апарату суду, на який покладається організація діловодства в суді, встановлення єдиного порядку документування, методичне керівництво і контроль за дотриманням порядку роботи з документами у суді. Може створюватись окремо або з включенням до своєї структури канцелярії на правах відділу.

1.2.16. Цінність документа – інформаційні та інші характеристики документа, що зумовлюють його значимість для особи, суспільства, держави.

 

Мова діловодства

1.3.1. Діловодство в суді ведеться державною мовою.

1.3.2. Усі документи суду складаються державною мовою. Іноземною мовою можуть викладатися документи суду, які адресуються судом безпосередньо до міжнародної або іноземної організації, підприємства, установи чи посадової особи.

1.3.3. У діловодстві суду можуть використовуватися вхідні документи, викладені іноземною мовою, відповідно до вимог чинного законодавства.

 

Формування справ про банкрутство здійснюється у загальному порядку з урахуванням особливостей, передбачених Законом України «Про відновлення платоспроможності боржника або визнання його банкрутом» та Положенням про автоматизовану систему з відбору кандидатів на призначення арбітражного керуючого у справах про банкрутство.

2.4.36. Після закінчення провадження у справі завершується її формування, справа передається до архіву.

 

АРХІВНА РОБОТА В СУДІ

Складання описів справ суду

4.4.1. Опис справ підрозділу апарату суду (додаток 25) складається за встановленою формою посадовою особою, відповідальною за діловодство в підрозділі, за методичною допомогою служби діловодства з дотриманням таких правил:

1) номер опису підрозділу апарату суду повинен складатися з цифрового позначення підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та чотирьох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад: описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 13.14, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2011 році, будуть мати номери: 13.14 П-2011, 13.14 Т-2011, 13.14 О/С-2011;

2) графи опису заповнюються відповідно до відомостей, внесених на обкладинку справи. Опис справ тимчасового зберігання повинен мати додаткову графу "Строк зберігання, стаття за переліком";

3) у графі опису "Крайні дати справи, тому, частини" зазначаються крайні дати документів - першого і останнього документа, внесеного до справи. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом;

4) графа опису "Примітка" використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим підрозділам апарату суду, про наявність копій документів у справі, про передання справ іншим судам у випадку ліквідації суду, згодом проставляються відмітки про передання документів до відповідної державної архівної установи.

5) кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів, то кожний том вноситься до опису під окремим номером. У разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні позначаються словами "те саме".

6) справи з кадрових питань (особового складу) вносяться до опису за абеткою, тематикою, хронологією. Описи справ ведуться впродовж кількох років з єдиною суцільною нумерацією.

4.4.2. Опис справ підрозділу апарату суду складається у двох примірниках, один з яких передається разом зі справами до архіву суду, а другий залишається як контрольний примірник у підрозділі апарату суду.

4.4.3. Опис справ підрозділу апарату суду підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства й затверджується керівником відповідного підрозділу.

Описи справ підрозділів апарату суду є підставою для складання зведеного опису справ.

4.4.4. У річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання (додаток 26) включаються заголовки справ, що відклалися впродовж року, а також заголовки справ, сформованих з документів, вилучених зі справ з тимчасовими строками зберігання, що мали позначку "ЕПК".

4.4.5. Заголовки справ включаються до зведеного опису тільки після звіряння з описами справ підрозділів апарату суду.

Заголовки справ, що містять документи за декілька років, включаються у річний розділ зведеного опису.

Заголовки справ, включених у річний розділ зведеного опису справ постійного зберігання, нумеруються у валовому порядку, доки їх кількість не дійде до числа 9999. Після цього опис вважається закінченим, а справи, що створюються в наступні роки, включаються до іншого опису, що має наступний порядковий номер, наприклад номер 2, або інший валовий номер.

4.4.6. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ першого і останнього номерів за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в опису (літерні та пропущені номери справ).

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін.

4.4.7. Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описової статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами вказуються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити.

4.4.8. Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумеруються у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис.

4.4.9. Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ суду, у залежності від кількості таких справ можуть уноситися у річний розділ під літерними номерами (118-а, 454-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їх валовою нумерацією.

4.4.10. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш (додаток 27), зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис постійного зберігання разом з довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, у якій наводяться відомості про суд за період, що охоплюють справи опису; коротко характеризуються зміст і повнота документів у справах; висвітлюються особливості формування і описання справ, їх систематизації в опису.

Передмова підписується укладачем опису та керівником архіву (особою, відповідальною за архів).

До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису.

Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання через 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК суду, що проставляє гриф "СХВАЛЕНО" на кожному примірнику опису.

Річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання складаються у чотирьох примірниках, які подаються на розгляд ЕПК відповідної державної архівної установи.

Схвалені ЕПК відповідної державної архівної установи описи справ затверджуються керівником апарату. Один примірник направляється до відповідної державної архівної установи, другий – зберігається як недоторканий в архіві суду. Третій та четвертий примірники розділу опису використовуються архівом та службою діловодства суду.

4.4.11. Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою (додаток 28).

Систематизація заголовків справ тривалого зберігання у цьому описі повинна відповідати зведеній номенклатурі справ суду за цей самий рік та судовим справам, що вносяться до опису за порядковими реєстраційними номерами.

Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформлюються так, як і описи справ постійного зберігання.

Описи справ тривалого строку зберігання ЕПК відповідної державної архівної установи не схвалюються.

4.4.12. Опис справ з кадрових питань (особового складу) складається за встановленою формою (додаток 29).

Заголовки справ опису з кадрових питань (особового складу) систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності: накази з особового складу; списки особового складу; картки з обліку особового складу; особові справи; особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з зарплати); трудові книжки (незатребувані); акти про нещасні випадки тощо.

Особові справи (особові картки) вносяться в опис за роком звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ звільнених осіб.

Описи справ з кадрових питань (особового складу) суду складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються ЕК суду, погоджуються з ЕПК відповідної державної архівної установи та затверджуються керівником апарату.

 

Облік справ архіву суду

4.5.1. Облік справ архіву суду здійснюється з метою забезпечення їх збереженості та контролю за наявністю і рухом документів. Обліку підлягають усі справи, що зберігаються в архіві суду, а також описи справ.

4.5.2. Усі облікові справи повинні зберігатися в робочій кімнаті керівника архіву (особи, відповідальної за архів) у шафах (сейфах), що опечатуються. Користування обліковими документами здійснюється у приміщенні архіву тільки у присутності керівника архіву (особи, відповідальної за архів).

4.5.3. Облік справ архіву ведеться за основними та допоміжними реєстраційними формами.

4.5.4. До основних реєстраційних форм архіву відносяться журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду, описи справ.

4.5.5. Журнал обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду (додаток 30) призначений для обліку всіх поточних і підсумкових на початок кожного нового року змін у складі та обсязі фондів і справ архіву. Журнал обліку надходження та вибуття справ архіву є підставою для складання паспорта архіву.

4.5.6. По закінченні календарного року в журналі надходження та вибуття справ архіву укладається підсумковий запис про кількість справ, що надійшли, та тих, що вибули, а також про кількість фактично наявних на зберіганні справ.

4.5.7. Описи справ є первинним обліковим документом для індивідуального та сумарного обліку справ окремо постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). Індивідуальний облік здійснюється шляхом закріплення в описі справ за кожною справою окремого номера. Сумарний облік справ закріплюється у підсумковому запису до опису.

4.5.8. Кожна зміна загальної кількості справ в опису пов'язана з надходженням, вибуттям, об'єднанням або розформуванням справ, позначається в підсумковому запису з посиланням на відповідні виправдувальні документи.

Приклади:

“Справи із № 100 до № 150 вибули у зв'язку з переданням до Державного архіву Волинської області. Акт № 2 від 10.04.2009”;

“До опису включено справу під № 198-а. Акт № 1 від 17.05.2009”.

4.5.9. Після цього складається новий підсумковий запис до опису. У разі вибуття справ з опису в графі “Примітка” проти кожної справи, що вибула, робиться позначка “вибула”.

4.5.10. Закінчений опис справ, що складається з річних розділів, повинен мати загальний підсумковий запис. Якщо опис складається з декількох томів (частин), то підсумковий запис складається до кожного тому (частини), а до останнього тому (частини) складається загальний підсумковий запис до опису в цілому.

4.5.11. Описи справ суду є основними обліковими довідниками до документів суду до укладання річного розділу зведеного опису справ суду та схвалення (погодження) його ЕПК відповідної державної архівної установи або ЕК суду, після чого вони з обліку знімаються, а після передання документів державному архіву – в установленому порядку знищуються.

4.5.12. В архіві суду, справи якого передаються на постійне зберігання, додатково ведеться паспорт архіву суду. У разі потреби до деяких справ додається внутрішній опис документів.

4.5.13. Паспорт архіву суду (додаток 31) призначений для сумарного обліку справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), що містяться в архіві. Крім того, у паспорті наводяться відомості про приміщення архіву та його працівників.

4.5.14. Паспорт архіву складається щорічно у двох примірниках, один з яких надсилається відповідній державній архівній установі не пізніше 1 грудня року, за який він складений, а другий залишається в архіві суду.

 

ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД

(адреса, телефон, факс, E-mail)

 

 

_______________№_______________ На № ____________від_____________

 

Адресат

 

Повертається звернення (заява, скарга тощо) від ______№_____ як таке, що помилково направлене на адресу господарського суду України.

Додаток: на ___арк.

 

 

Посада Підпис

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

Додаток 8

до Інструкції

(пункт 2.1.5)

 

Господарський суд

 

АКТ

 

від "___" ___________ 20__р. №______

 

___________________________________________________________________

^{місце складання}

 

Цей акт складений на підставі Інструкції з діловодства в господарських судах України ___________________________________________

^{(ким складено)}

у присутності ________________________________________________________

^{(прізвище та ініціали)}

про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого

____________________________________________________________________

^{(найменування організації, що надіслала конверт або пакет)}

____________________________________________________________________

^{(виявлені недоліки)}

 

Підписи:

 

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

Додаток 9

до Інструкції

(пункт 2.3.7)

 

 

Журнал

обліку речових доказів

№ з/п	Дата надходження	Найменування речового доказу	Кількість	Номер справи, ПІБ (найменування) сторони у справі	Зберігання	Рішення суду щодо речових доказів, дата його ухвалення	Виконання	Примітки
місце фактичного зберігання із зазначенням прізвища відповідальної особи	кому і коли передано для огляду і коли повернено	кому надіслані (передані) документи на виконання	дата виконання рішення в частині речових доказів	кому і коли передані речові докази

 

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

 

Додаток 10

до Інструкції

(пункт 2.4.12)

 

 

ВНУТРІШНІЙ ОПИС

документів справи № ___________

 

№ п/п	Індекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номер аркушів справи	Примітка

 

Всього

документів

(цифрами та словами)

 

 

Кількість аркушів внутрішнього опису

(цифрами та словами)

 

 

Суддя Підпис Розшифровка підпису

 

 

Найменування посади особи,

яка склала внутрішній опис

документів справи Підпис Розшифровка підпису

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

Додаток 11

до Інструкції

(пункт 2.4.14)

 

________________________________________________________________

(найменування господарського суду)

____________

рік

По першій інстанції:   _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

По апеляційній інстанції:   _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

По касаційній інстанції:   _________________________ _________________________ _________________________ _________________________ _________________________

СПРАВА № ________

 

Позивач
Відповідач
Заявник
Предмет спору
	Початок ________________ 20 __ р.
	Закінчення ________________ 20__ р.
	Здано до архіву ____________ 20 __ р.
	на __________ аркушах

 

місто

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

Додаток 12

до Інструкції

(пункт 2.5.4)

ЖУРНАЛ

Та судових рішень

№ з/п	Дата надходження заяви	Від кого надійшла заява (прізвище, ім'я та по батькові заявника, найменування організації) дата та номер заяви	Зміст заяви	Номер справи	Наслідки розгляду заяви	Примітки

 

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

Додаток 13

до Інструкції

(пункт 2.6.6)

 

РОЗНОСНА КНИГА

РОЗНОСНА КНИГА

ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД

НАКАЗ

___________________ м. ______ № _____________

 

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

 

Додаток 17

до Інструкції

(пункт 3.6.21)

 

ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

__________________ м. ­­­_______ № _____________

 

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

Додаток 18

до Інструкції (пункт 3.8.3)

СПИСОК
справ, призначених до розгляду

в ________________________________________________________
(найменування господарського суду)

"___" ____________ 20_ року

 

 

№ з/п	Час слухання	№ справи	Місцевий суд	Скаржник	Позивач	Відповідач	Предмет спору	Суддя

 

 

Список складено_________________________________________________________

(посада, підпис, прізвище)

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

Додаток 19

до Інструкції

(пункт 3.8.8)

ЖУРНАЛ
прийому громадян

№ з/п	Дата реєстрації	Прізвище, ім'я, по батькові та адреса громадянина	Дата та час прийому	Короткий зміст звернення (суть звернення)	Кому доручено перевірку, термін виконання	Наслідки розгляду, дата надіслання відповіді (вирішення питання з посиланням на нормативно-правові акти)	Примітки

 

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

 

Додаток 20

до Інструкції

(пункт 4.1.1)

Найменування господарського суду
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ________№ ________ на 20___ рік	ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник апарату суду Підпис Розшифровка підпису Дата
Індекс справи Заголовок справи (тому, частини) Кількість справ (томів, частин) Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітки
Керівник служби діловодства	_______________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)
Дата Візи керівника архіву (особи, відповідальної за архів)
СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК суду _____________ № _____	ПОГОДЖЕНО Протокол ЕПК державної архівної установи ______________ № _____

 

 

Продовження додатка 20 Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у _________ році в суді
За строками зберігання Усього У тому числі таких, що переходять з позначкою "ЕПК" Постійного       Тривалого (понад 10 років)       Тимчасового (до 10 років включно)       Разом
Керівник служби діловодства	_______________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)
Дата Підсумкові відомості передано в архів суду
Відповідальний працівник служби діловодства	_______________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

 

Додаток 21

до Інструкції

(пункт 4.2.15)

 

Найменування господарського суду

АКТ _________________ № _____ _________________________ (місце складання) про нестачу архівних справ (документів)

ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник апарату суду Підпис Розшифровка підпису Дата

 

У результаті _________________________________ установлено нестачу
(назва заходів)
архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку з чим вважаємо можливим зняти з обліку.

 

 

Опис №	Справа № (або номери аркушів документів)	Заголовок справи (документа)	Дата справи (доку- мента)	Кількість аркушів справи (документа)	Можливі причини відсутності справ (документів)

 

 

Разом ______________________________________ справ (документів)
(цифрами і словами)

Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений такими справами (документами):_______________________________________________
(номери справ, аркушів, їх заголовки)

Особа, відповідальна за архів

Підпис

Розшифровка підпису

 

 

Продовження додатка 21

 

 

ПОГОДЖЕНО   Протокол засідання ЕПК державної архівної установи ________________ № ______

СХВАЛЕНО   Протокол засідання ЕК суду _______________ № _____

 

*Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.

 

Начальник управління з питань

судового діловодства О. Слоніцький

 

 

Додаток 22

до Інструкції

(пункти 4.2.16, 4.6.26)

 

Найменування господарського суду ЗАТВЕРДЖУЮ

 

АКТ Керівник апарату суду
___________ № ___________

________________________ Підпис Розшифровка підпису
(місце складання)

Про вилучення для знищення Дата
документів, не внесених до
Національного архівного фонду Печатка і