Тема 2.8.Організація роботи офіс-менеджера організації (1 тиждень)

Функції офіс-менеджера в організації.

Адміністративна діяльність офіс-менеджера. Організація і управління офісною роботою.

Обладнання офісу як елемент адміністративної діяльності офіс-менеджера. Стратегічне та оперативне планування роботи офісу.

Офіс-контролінг та офісні комунікації.

Програмне та інформаційне забезпечення офісної діяльності.

Робота в офісі з конфіденційною інформацією, що є власністю держави.

 

Студенту під час проходження практики слід:

а) Визначити основні напрями роботи офіс-менеджера конкретної організації;

б) Розробити посадову інструкцію офіс-менеджера організації.

 

Розділ IV.

ПЛАН НАУКОВО-ПРАКТИЧНИХ СЕМІНАРІВ

Організація діловодства та інформаційно-аналітичної діяльності на підприємствах

№ з/п	Зміст занять	Години
Заняття 1. Нормативно-правова база діловодства установи та її структура.
1.	Нормативно-правові акти вищих органів управління. Закон як нормативно-правовий акт, що має найвищу юридичну силу. Класифікація законів. Види підзаконних нормативно-правових актів
2.	Закони України: “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, «Про звернення громадян», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис». Постанови КМУ: «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну таємницю, що є власністю держави» від 27.11.1998 № 1893, а також «Про затвердження типової інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 30.11.2013 № 1242.
3.	Обробка вхідних та вихідних документів. Книга реєстрації. Датування та індексація документів. Адресування та оформлення тексту документа. Погодження та засвідчення документів. Проставлення позначок на документах. Службові листи, вимоги до їх складання та оформлення. Особливості використання реквізитів у міжнародному листуванні
Заняття №2. Організація роботи канцелярії (відділу документального забезпечення).
4.	Структура та штатний розпис канцелярії. Контроль за виконанням службових документів. Організація прийому працівників установи. Формування папок “Для ознайомлення”, “Для підпису”. Скерування документів згідно резолюцій
5.	Розгляд пропозицій, заяв і скарг громадян. Організація особистого прийому громадян. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян
	Складання Статуту та положень про структурні підрозділи. Складання функціональних обов’язків працівників. Статут як юридичний акт. Підготовка інструкцій. Розробка правил внутрішнього розпорядку в установі. Підготовка наказів з загальних питань, розпоряджень, рішень, вказівок
Заняття № 3. Складання номенклатури, формування справ та передача їх в архів.
	Складання номенклатури справ. Перелік та найменування документів для включення до номенклатури. Порядок розміщення справ у номенклатурі. Терміни зберігання справ. Формування справ. Оперативне зберігання документів. Підготовка справ до зберігання та використання
	Комплектування і організація фондів архіву. Забезпечення збереженості архівних документів. Класифікація документів у архівному фонді
	Експертиза цінності документів та комплектування архівів. Археографічний опис архівних документів. Забезпечення доступності до архівних документів
Заняття 4. Організація роботи служб управління персоналом
	Організаційні форми, структура, штатний склад кадрових служб. Положення про кадрову службу. Посадові інструкції працівників кадрової служби
	Підготовка, оформлення розпорядчих документів. Організаційні та правові аспекти наказів. Оформлення наказів щодо особового складу
	Загальні положення щодо обліку кадрів. Оформлення та ведення особових карток за формою П-2. Послідовність їх заповнення. Оформлення та ведення особової картки за формою П-2 ДС. Ведення штатно-посадової книги. Заповнення алфавітної книги та алфавітної карти. Укладання колективних договорів. Оформлення та подання документів для призначення пенсій
Заняття 5. Формування особової справи працівника, ведення та облік трудових книжок
	Оформлення та ведення особових справ. Заповнення та ведення документів, які включаються до особової справи. Перелік документів особової справи. Особовий листок з обліку кадрів. Доповнення до особового листка з обліку кадрів. Складання резюме, характеристики
	Робота з державним класифікатором професій (ДКП) та Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХПП)
	Заповнення трудової книжки. Загальні вимоги. Занесення відомостей про працівника. Занесення відомостей про роботу. Занесення відомостей про нагородження та заохочення. Оформлення вкладиша трудової книжки. Оформлення і видача дубліката трудової книжки. Виправлення записів у трудовій книжці. Виправлення неправильних або неточних відомостей про роботу, нагороди та заохочення. Облік та зберігання трудових книжок
Заняття 6. Інформаційна діяльність в організації
	Зміст і функції науково-інформаційної діяльності (НІД). Характеристика науково-інформаційних процесів. Інформаційні продукти та послуги. Засоби розповсюдження інформації: сучасний стан та перспективи розвитку.
	Інформаційні органи установи, організації, підприємства: функції та структура. Довідково-інформаційний фонд. Порівняльний аналіз інформаційних органів відповідно до діяльності конкрентних установ.
	Організація інформаційної діяльності в Україні. Правове регулювання інформаційної діяльності в Україні. Основні напрямки та перспективи розвитку інформаційної діяльності при переході до інформаційного суспільства.
Заняття 7. Установа як інформаційний об’єкт
	Управлінська інформація в установі. Характеристика документ них потоків в організації. Документальні фонди та інформаційні системи організації
	Інформаційні ресурси управлінської діяльності. Управлінська документація в установі: її місце і значення в управлінні. Види управлінської документації в організації.
	Інформаційні потреби організації. Види інформаційних потреб установи, організації, підприємства відповідно до завдань, які вони виконують. Категорії користувачів інформації в установі, організації, н підприємстві.
Заняття 8. Інформація, яка використовується в інформаційному забезпечення та джерела її використання
	Аналітична та прогностична інформація. Фактографічна інформація. Бібліографічна, документографічна інформація. Реферативна інформація.
	Поточна і ретроспективна інформація. Сигнальна та оперативна інформація. Статистична інформація.
	Наукова та науково-технічна інформація. Універсальна та галузева інформація. Конфіденційна інформація. Правова інформація. Соціологічна інформація. Адміністративна інформація
Заняття 9. Теоретичні засади референтської діяльності
	Теоретичні засади реферування. Моделювання системи інформаційних документів. Технологія формування системи інформаційного забезпечення роботи керівника.
	Інформаційні потреби, джерела та модель організації. Бази даних в інформаційному забезпеченні.
	Правові ресурси організації. Формування баз даних правових ресурсів за напрямом діяльності організації. Моделювання правових баз даних
ВСЬОГО:

Рекомендована література

Основна література

1. Палеха Ю.І. Загальне діловодство: Навч.посібник:. – К.: Вид-во Ліра-К, - 2013.- 557с.

2. Загорецька О.В. Службові документи сучасної організації. - К. 2009. – 184 с.

3. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. - К. 2009-320 с.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. - К. 2012 – 282 с.

5. Глущик С.В. Дияк О.В. Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. - К.: АТІКА – 2012. – 544с.

6. Организация работы с документами: Учебник /В.А.Кудряев и др. – М,: ИНФРА – М., 2004 - 575 с.

7. Палеха Ю.И. Загальне діловодство: Навч.посібник:. – К.: Вид-во Ліра-К, - 2013.- 557с.

8. Палеха Ю.І. Загальне документознавство: Навч.посібник:. – К.: Вид-во Ліра-К, - 2011.- 464с.

9. Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів. Підручник.К.,2003. –325с.

10. Кулицький С.П. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління. Навч.посібник. – К.,2012. – 222с.

 

Додаткова література

 

11. Архівістика: Термінологічний словник/Авт.-упорядн.: К.Є.Новохатський, К.Т.Селіверстова та ін.—К., 2013.—106 с.

12. Головач А.С. Оформление документов. – 2-е изд., перераб. и доп. – К. – Донецк, 2012. – 176 с.

13. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби. Кадри підприємства (2-е вид.). – К.: КИТ, 2012-272с.

14. Державний класифікатор управлінської документації.ДК010-98.—К.,Держстандарт України, 1999.—187 с.

15. ДСТУ 4163 – 2003. Уніфікована система документації Організаційно-розпорядча документація. К. 2003.- 50 с.

16. ДСТУ 2732:2004. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення. – К.: Держстандарт України, 2004.-33 с.

17. ДК 003-2010 Класифікатор професій (зі змінами і доповненнями).

18. Аналітико-синтетична обробка документів. Підручник./Карачинська Е.Т. та інш. – Х.,2013. – 258с.

19. Блюменау Д.И. Информационный анализ/синтез для формирования вторичного потока документов. Учеб-практ.пособие. – СПб,2013. – 240с.

20. Столяров Ю.Н. Документный ресурс. Учеб.пособие. – М.,2012. – 152с.

Додаток 1.

Зразок оформлення титульного листка