За спеціальністю «Діловодство»

Та картки з завданням для виконання практичних робіт

Розділ № 1. Документування технологічних процесів з документаційного забезпечення управління з використанням нових інформаційних технологій.

Тема № 1. Вступ. Організація робочого місця організатора діловодства. Безпека праці.

Мета: закріпити знання з правил техніки безпеки при роботі в комп’ютерному кабінеті та організацією робочого місця організатора діловодства.

Обладнання: Персональний комп’ютер з відповідним програмним забезпеченням, картка-завдання, роздатковий матеріал, підручники.

 

ПОРЯДОК ВИКОНАННЯ

1. Опрацюйте теоретичні відомості.

2. Виконайте практичне завдання.

3. Дайте відповіді на контрольні запитання.

 

Контрольні запитання

1. Розкажіть правила техніки безпеки в комп’ютерному кабінеті.

2. Яке планування робочого місця діловода?

3. Розкажіть правила безпеки праці діловода.

 ЛІТЕРАТУРА

1. Гуревич Р.С., Кадемія М.Ю., Черниш Т.М., Шевченко Л.С. Діловодство: Навчальний посібник. Частина І. Сучасні ділові папери. – Вінниця: ВМВПУ, 2007. – 184 с.

2. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / Уклад.: Н. Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За ред. В.М. Бріціна. – К.: "Довіра", 2007. – 687 с.

3. Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. Секретарська справа та сучасне справочинство. – Львів: Оріяна-Нова, 2001. – 392 с.

 

Теоретичні відомості

Техніка безпеки при роботі за комп’ютером

1. Корпус електричної друкарської машини повинен бути заземлений. Якщо порушений провідник заземлення, то робота, на машинці забороняється.

2. Необхідно слідкувати за справністю вилки шнура друкарської машини.

3. Забороняється відкривати кришку друкарської машини, міняти і перемикати стрічку, якщо машина підключена до електричної мережі.

3. Не допускається вмикати машину в електричну мережу, якщо у неї знята передня кришка.

4. Після закінчення роботи потрібно спочатку вимкнути машину від електромережі.

6. Забороняється переносити друкарські машини. Згідно трудового законодавства маса вантажів, які переносять вручну не повинна перевищувати 5 кг для дівчат 15-річного віку і 10,2 кг для дівчат 16-18 років.

7. Загальні правила.

7.1. Виконувати роботу на друкарській машині тільки в присутності викладача.

7.2. Слідкувати за правильною посадкою, правильним положенням рук і пальців на клавіатурі друкарської машини.

7.3. Слідкувати за тим, щоб сторонні предмети (скріпки, ластик, грифель олівця) не потрапили в машину.

7.4. Не підходити під час роботи до свого товариша.

7.5. Про всі порушення роботи друкарської машини, неполадки повідомляти вчителя.

7.6. Не переходити з одного місця на інше без дозволу викладача.

7.7. Самостійно проводити ремонти і усувати недоліки в друкарській машині забороняється.

В класі необхідно мати аптечку, на якій вказана адреса, номер телефону найближчої аптеки та поліклініки.

Крім цього в приміщенні обов'язково повинен бути вогнегасник.

Служба діловодства - це структурний підрозділ або працівник установи, який забезпечує документообіг службових документів, тимчасове, до передання архівному підрозділу, зберігання документаційного фонду або його частини та організує роботу з документами в інших структурних підрозділах установи.

Для ефективної роботи апарату управління установи в цілому, насамперед, потрібно раціонально організовувати роботу служби діловодства.

Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

- оптимальну організаційну структуру служби діловодства;

- вибір раціональної форми діловодства;

- чіткий розподіл функцій між працівниками шляхом виконання відповідних діловодних процесів та операцій;

- правильне визначення кількісного складу працівників;

- нормування праці кожного;

- упровадження прогресивних методів управління персоналом з метою створення єдиної команди професіоналів;

- застосування засобів сучасної комп'ютерної та організаційної техніки;

- раціональну організацію робочих місць та умов праці;

- нормативно-методичне забезпечення діловодства.

Факторами, що визначають вид та структуру служби діловодства і впливають на функції та обсяг виконуваних нею робіт, є такі: розмір та територіальне розміщення установи;

- кількісний склад працівників установи;

- обсяг документообігу;

- обрана форма організації діловодства;

- рівень механізації та автоматизації діловодних процесів.

Вирішальним чинником для вибору оптимальної форми організації діловодства в установі та визначення структури і штатного складу служби діловодства є обсяг документообігу, який визначають кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів за рік[3, c. 52-53].

Залежно від обсягу документообігу встановлено чотири категорії установ:

I категорія - з обсягом документообігу понад 100 тис. документів на рік;

II категорія - від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

III категорія - від 10 до 25 тис. документів на рік;

IV категорія - до 10 тис. документів на рік.

Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організації діловодства:

- централізовану - рекомендовано застосовувати в установах III—IV категорії з невеликою кількістю структурних підрозділів;

- децентралізовану - впроваджують в установах І категорії з територіально роз'єднаними структурними підрозділами;

- змішану - доцільно обирати в установах І—II категорії зі складною структурою та значним обсягом документообігу.

За централізованої форми організації діловодства всі операції з оброблення документів зосереджені (централізовані) в єдиному для всієї установи центрі - службі діловодства. Децентралізована форма передбачає одночасне виконання відносно однорідних діловодних операцій кількома структурними підрозділами установи, включаючи службу діловодства. Проте не варто змішувати децентралізовану форму організації діловодства з організаційною структурою самої служби діловодства, до складу якої входять відповідні підрозділи (експедиції, групи, машбюро тощо). За змішаної форми організації діловодства деякі операції (наприклад, приймання кореспонденції, реєстрацію, контроль, копіювання документів) централізовано виконує служба діловодства, а інші операції (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ тощо) децентралізовано виконують інші структурні підрозділи установи.

Правильний вибір форми організації діловодства дає змогу досягти швидкого стратегічного реагування, оптимізувати використання ресурсів, у тому числі і трудових, сприятиме створенню оптимальних організаційних умов для більш швидкого досягнення мети, забезпечить ефективне функціонування та координацію підрозділів служби діловодства та її працівників, правильний розподіл повноважень між працівниками, унеможливить хаос у діяльності служби діловодства[7, c. 76-78].

У практиці існують такі види служб діловодства:

- департамент документального забезпечення і контролю -в установах І категорії;

- управління справами - в установах II категорії;

- загальний відділ - в установах III категорії;

- канцелярія - в установах IV категорії.

Кожна із зазначених служб діловодства, у свою чергу, структурно поділяється на підрозділи.

До складу служби діловодства можуть входити:

- секретаріат (служба, яка безпосередньо підпорядковується керівникові установи);

- підрозділи (відділи, сектори, групи, служби), що забезпечують облік, реєстрацію, контроль за виконанням документів, підготовку проектів документів, оформлення і випуск документів, розгляд листів (звернень) тощо;

- кур'єрські служби;

- копіювально-множильні бюро;

- архів.

Наприклад, до складу управління справами можуть входити: відділ діловодства, відділ контролю та відділ розгляду звернень громадян. Ці структурні підрозділи служби діловодства, у свою чергу, можуть поділятися на більш дрібні підрозділи. Так, відділ діловодства може складатися з канцелярії, сектору документаційного обслуговування колегіального органу, кур'єрської служби, архівного підрозділу тощо.

У невеликих установах, які у структурі не мають служб діловодства, відповідальність за ведення діловодства покладена на секретаря або на іншу спеціально призначену посадову особу.

Роботу служби діловодства регламентують положення про неї, яке розробляють на основі положення (статуту) про установу, та інструкції з діловодства установи.

Основним завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі з використанням сучасної комп'ютерної техніки, автоматизації технологічних процесів оброблення документів та скорочення кількості документів[11, c. 105-107].

Відповідно до основного завдання служба діловодства виконує такі функції:

- реалізує державну політику з організації діловодства в межах установи;

- розробляє і впроваджує індивідуальну інструкцію з діловодства та зведену номенклатуру справ установи;

- розробляє типові інструкції з діловодства та номенклатури справ для мережі підвідомчих установ;

- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів організаційно-розпорядчих документів, забезпечує їх оформлення і видання;

- забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

- упроваджує національні стандарти, уніфіковані форми документів та інші нормативно-правові акти у своїй установі та мережі підвідомчих установ;

- вносить пропозиції керівництву установи щодо розроблення та впровадження форм організаційно-розпорядчих документів установи;

- бере участь у розробленні, впровадженні та використанні системи електронного діловодства та електронного документообігу в установі;

- контролює виконання нормативних вимог щодо створення та відтворення інформації електронних документів, що підлягають внесенню до документаційного фонду установи;

- здійснює контроль за підготовкою документів у структурних підрозділах установи, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;

- здійснює приймання, реєстрацію, облік, поточне зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;

- реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості оброблення і використання документів, що утворюються у діяльності установи і мережі підвідомчих установ, для передання на державне зберігання;

- удосконалює форми і методи роботи з документами у своїй установі та мережі підвідомчих установ із використанням комп'ютерної та організаційної техніки;

- здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах установи та мережі підвідомчих установ;

- засвідчує печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі;

- організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;

- організує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі зі службовими документами;

- організує забезпечення збереженості документаційного фонду установи[1, c. 127-129].

Розподіляючи ці функції треба дбати про забезпечення оптимального балансу між організаційними вимогами до ефективності і продуктивності та індивідуальними потребами творчості й автономності, віднаходження потрібного ступеня спеціалізації, структуризації робіт - групування за певною логікою. Обсяг робіт за кожною функцією визначають на основі обсягу документообігу і норм часу на діловодні роботи.

Для низки установ І і II категорії з високим рівнем централізації діло,водних операцій широко застосовують системи автоматизованого діловодства та документообігу (САДД). Для реалізації функцій САДД у складі служби діловодства створюють інформаційні центри і бюро.

Посадовий склад служби діловодства. Сфера використання молодших спеціалістів

Безпосереднє виконання завдань і функцій служби діловодства покладено на її працівників.

Діяльність працівників служби діловодства регламентують посадові інструкції, які розробляє керівник служби діловодства на підставі «Класифікатора професій ДК 003-2005», затвердженого Наказом Держспоживстандарту України від 26.12.2005 № 357, що вийшов на заміну ДК 033-95, та затверджує керівник установи.

У своїй роботі працівники служби діловодства установи мають керуватися законами України, що встановлюють порядок організації діловодства й архівної справи, нормативно-правовими актами уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та інших органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, національним стандартом на організаційно-розпорядчу документацію, розпорядчими документами установи вищого рівня і цієї установи, вказівками державних архівних установ і архівних відділів міських рад.

У службах діловодства залежно від обсягу робіт можуть функціонувати такі категорії працівників: керівники, спеціалісти, технічні працівники.

Керівник служби діловодства може обіймати одну з таких посад:

- начальник управління (відділу);

- керуючий справами;

- завідувач канцелярії.

Спеціалісти служби діловодства поділяються на категорії:

- керівник групи;

- головний спеціаліст;

- провідний спеціаліст;

- спеціаліст.

До технічних працівників належать: секретарі, діловоди, друкарки, стенографісти, архівісти, кур'єри.

Назва посади повинна відповідати функціям, покладеним на працівника.

Молодший спеціаліст відповідно до освітньо-професійної програми після завершення навчання має бути підготовлений до професійної діяльності із забезпечення документаційного та інформаційного обслуговування апарату управління та організації діловодства. Він може працювати у службі діловодства підприємства, установи чи організації будь-якої форми власності на посаді.

Зміст основних завдань та структуру (алгоритм) діяльності з вирішення цих завдань залежно від виду діяльності працівника служби діловодства буде розглянуто у процесі вивчення дисципліни[5, c. 84-86].

Використання сучасної організаційної техніки, по її устаткуванню й оснащенню є необхідною умовою досягнення високої ефективності, оперативності і якості праці, збереження працездатності в плині усього робітника дня.

Робоче місце діловода є важливим осередком організації трудового процесу в заснуванні. Оскільки секретар та діловод- "обличчя фірми", то і його робоче місце, повинне бути зразком правильної організації, показником високої культури праці.

Планування робочого місця секретаря повинно забезпечити максимальну зручність при виконанні покладених на нього обов'язків, у тому числі відповідати вимогам економії площі приміщення.

Робоче місце секретаря в приймальні звичайно, розташовується поруч із кабінетом керівника, у центрі кімнати, недалеко від дверей у кабінет і так, щоб легко можна було бачити усіх вхідних.

У приміщенні повинні знаходитися тільки ті предмети, що потрібні секретарю й іншим співробітникам, безпосередньо в процесі роботи.

Велику частину робочого часу секретар працює, сидячи, а він стомлює, тому він повинний мати можливість зручно витягнути ноги, вільно вставати, змінювати позу.

Насиченість робочого місця секретаря засобами оргтехніки вимагає її розміщення з урахуванням вимог ергономіки і максимальної ефективності роботи.

Важливим елементом організації робочого місця секретаря є внутрішня організація відділень столу. Шухляди повинні легко, плавно й безгаласливо висуватися. Велика шухляда найкраще пристосувати для вертикального збереження матеріалів, в інших шухлядах повинні бути різні спеціальні пристосування - для картотек, малої організаційної техніки, канцелярського приладдя і т.п. Необхідно постійно, але і строго стежити за порядком на робочому місці й у шухлядах столу.

Варто пам'ятати, що нерідко секретар має велику кількість різних технічних засобів, включаючи оргтехніку, якою користаються інші працівники: конвертовскривники, папірознищювальна машина, ламінатор. Їх розміщують таким чином, щоб були доступні для підходу і короткочасного користування, але знаходилися під постійним спостереженням секретаря.

Секретар несе повну відповідальність за ту апаратуру, яка знаходиться в його кабінеті, і тому запитувати за неї будуть, у першу чергу, з відповідального працівника і стягувати за поломки теж із нього.

Раціональна організація робочих місць припускає правильне їхнє планування, комплексне оснащення робочих місць технічними засобами, допоміжними пристроями і необхідними меблями. Шафи, картотеки й інше устаткування варто встановлювати в місцях, зручних для підходу й користування ними. Площа робочого місця повинна відповідати характеру виконуємої роботи.

При обґрунтуванні вибору розмірів площі необхідно враховувати наступні фактори:

· наявність підходів до меблів і устаткування;

· порядок розміщення й експлуатації меблів і устаткування;

· потреба в специфічних умовах;

· можливість установки нового додаткового обладнання.

Секретар повинний, знаходиться в окремому приміщенні, площа якого поділяється на робочу зону й зону для відвідувачів.

Робоча зона секретаря оснащується столом із приставкою, допоміжним столом, підйомно-поворотним стільцем і шафовими секціями.

Висота сидіння стільця над рівнем підлоги – 43 см; висота кришки столу над рівнем підлоги – 71 см; висота від нижньої поверхні кришки столу до сидіння стільця – близько 23 см.

Зона для відвідувачів комплектується стільцями, журнальним столиком і квітником.

Документи, що надходять у поточний архів відділу, секретар зберігає в шафі в папках-реєстраторах, швидкозшивачах і папках із шнурівками. Довідково-інформаційні посібники – у шафах-вітринах.

 

Практичне завдання

Завдання 1. Опрацюйте теоретичний матеріал. Вставте пропущені вирази.

Служба діловодства - це структурний підрозділ або ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________структурних підрозділах установи.

Організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

- ____________________________________________________________

- ____________________________________________________________

- ____________________________________________________________

- ____________________________________________________________

- ____________________________________________________________

- ____________________________________________________________

Залежно від обсягу документообігу встановлено чотири категорії установ:

I категорія - з обсягом документообігу _________________________________________ документів на рік;

II категорія - __________________________________________________

документів на рік;

III категорія - _________________________________. документів на рік;

IV категорія __________________________________ документів на рік.

Враховуючи категорію установи, кількість та територіальне розміщення її структурних підрозділів, обирають форму організації діловодства:___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

За централізованої форми організації діловодства всі операції з

Відповідно до основного завдання служба діловодства виконує такі функції:

- _________________________________________________________________

- _________________________________________________________________

- _________________________________________________________________

__________________________________________________________________

- _________________________________________________________________

__________________________________________________________________

- _________________________________________________________________

__________________________________________________________________

- _________________________________________________________________

__________________________________________________________________

 

КАРТКА - ЗАВДАННЯ № 1.2