ГЛАВА 14. Засвідчення вірності копій документів

І виписок з них, справжності підписів

І вірності перекладу

§ 1. Засвідчення вірності копій документів та виписок з них

Слід відзначити, що серед усього переліку нотаріальних дій однією з найбільш поширених є засвідчення вірності копій доку­ментів та виписок з них. Ця нотаріальна дія має суттєве значення для охорони прав і законних інтересів громадян, оскільки но­таріальне засвідчення копій і виписок з документів фактично усуває всі сумніви в їх вірності, тобто у відсутності розходжень з оригіналом.

Ви могли зіштовхнутись з ситуацією, коли виникає потреба у засвідченні вірності копій документів та виписок з них, наприк­лад, при поданні одних і тих самих документів до кількох учбо­вих установ, а також у випадках, якщо оригінал документа буде потрібен у майбутньому чи існує небезпека його втрати. Це сто­сується документів, що видаються органами РАГСу, навчальни­ми закладами, органами системи охорони здоров'я, документів щодо трудового стажу та інших документів, які стосуються май­нових та особистих прав громадян.

Треба сказати, що якщо закон не передбачає обов'язкову но­таріальну форму засвідчення вірності копії документа, то її зо­бов'язані засвідчити відповідні підприємства, організації та уста­нови. Проте за бажанням громадяни мають право звернутися за засвідченням копії документа, який не потребує обов'язкової но­таріальної форми засвідчення, до нотаріуса.

Згідно із ст. 75 Закону України «Про нотаріат», а також п. 255 Інструкції «Про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України», нотаріуси засвідчують вірність копій (фотокопій) доку­ментів, виданих підприємствами, установами і організаціями за умови, що ці документи не суперечать законові, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Забороняється засвідчувати вірність копій паспорта, доку­ментів, що його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень та інших документів, зніман­ня копії з яких не допускається.

Не допускається засвідчення вірності копії (фотокопії) з доку­мента, на підставі якого відповідні установи видають оригінал до­кумента (довідки про народження дитини, довідки про смерть), а

- лава 14. Засвідчення вірності копій документів і виписок з них...

також засвідчення вірності копії (фотокопії) з додатка без пред'явлення основного документа (витяг із залікової відомості).

Вірність копії документа, виданого громадянином, засвідчуєть-:я у тих випадках, коли справжність підпису громадянина на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом або посадовою:»собою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради на­родних депутатів чи підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина.

Засвідчувати вірність копій документів, крім нотаріусів, ма­ють право державні та громадські організації, установи, підпри­ємства на прохання громадян. Такі документи повинні виходити від цих підприємств, організацій та установ і стосуватися прав та законних інтересів громадян, які звернулися до них з прохан­ням. Копії документів видаються на бланках відповідних підприємств, організацій та установ. Вірність копії засвідчується підписом керівника чи уповноваженої на те службової особи та печаткою, причому на копії зазначається дата її видачі та робить­ся відмітка, що оригінал знаходиться на цьому підприємстві, ус­танові, організації. Також вони на прохання громадян можуть видавати копії документів, які знаходяться у них, але виходять від інших підприємств, установ та організацій, в разі неможли­вості одержати ці копії від останніх. Якщо такі документи було виконано на бланках, під час виготовлення копії відтворюються відповідні реквізити бланків.

Засвідчення копій (фотокопій) офіційних документів, які ви­даються органами реєстрації актів громадянського стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації оригіналів цих документів або проставляння апостиля¹.

Згідно зі ст. 76. Закону України «Про нотаріат», вірність копії з копії документа може бути засвідчена нотаріусом, посадовою особою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів.

Вірність копії (фотокопії) з копії (фотокопії) документа може бути засвідчена, якщо вірність копії (фотокопії) засвідчена в но-

¹ Див.: Інструкцію про порядок консульської легалізації офіційних доку­ментів в Україні і за кордоном, затверджену наказом Міністерства закордон­них справ України від 04.06.2002 №113, а також Правила проставляння апос­тиля, затверджені спільним Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти та науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 № 237/803/151/5.

Нотаріат в Україні

таріальному порядку або якщо ця копія (фотокопія) видана юри­дичною особою, що видала оригінал документа. В останньому ви­падку копія документа має бути викладена на бланку юридичної особи з прикладанням печатки і з відміткою про те, що оригінал документа знаходиться в справах юридичної особи, яка видала документ.

Вірність копії (фотокопії) з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили і що оригінал рішення знахо­диться в суді з зазначенням номера справи.

Вірність витягу може бути засвідчена лише у тому випадку, коли його зроблено з документа, в якому міститься рішення кіль­кох не пов'язаних між собою питань. Витяг має відтворювати повний текст частини документа з певного питання.

При виготовленні витягу з багатосторінкового документа обов'язково відтворюється текст першої та останньої сторінок, які надають можливість ідентифікувати документ, вірність витя­гу з якого засвідчується.

Відповідно до чинного законодавства, перелічені нотаріальні дії можуть вчиняти державні нотаріальні контори та приватні но­таріуси. У населених пунктах, де немає нотаріусів, засвідчувати вірність копій документа мають право посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад (окрім документів, призначених для дії за кордоном). За кордоном ці нотаріальні дії вчиняються консульськими установами.

Засвідчувати вірність копії документа можна в будь-якій но­таріальній конторі, в цьому випадку діє загальне правило тери­торіальної компетенції.

За вчиненням такої нотаріальної дії до нотаріуса може зверну­тись як сам власник документа, так і за його дорученням інша особа. Нотаріус в обов'язковому порядку встановлює особу грома­дянина, який звернувся за засвідченням вірності копії чи витягу. При цьому для встановлення особи можуть використовуватися не тільки паспорт і документи, що його замінюють, а й інші доку­менти, які посвідчують особу: службові посвідчення, посвідчення водія, інваліда тощо.

Нотаріус повинен перевірити наявність усіх умов для засвід­чення копії чи витягу, про які йшлося раніше, а потім, згідно з п. 259 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій но­таріусами України, при засвідченні вірності копії (фотокопії) або витягу з документа нотаріус зобов'язаний звірити їх з оригіналом документа.

Глава 14. Засвідчення вірності копій документів і виписок з них...

При цьому слід мати на увазі, що усі бланки, печатки, штампи повинні мати однакове найменування підприємства, установи чи організації, які видали документ, зміст самого тексту має певним чином відповідати сфері діяльності установи, від якої він вихо­дить, дата видачі документа не може передувати даті виготовлен­ня бланка, а дата виготовлення бланка і дата видачі документа також не можуть передувати подіям, зафіксованим у документі.

Засвідчення вірності копії документа проводиться вчиненням посвідчувального напису у вигляді штампів з текстом відповідно­го напису. Посвідчувальний напис повинен бути виконаний ясно, чітко, без підчисток і виправлень.

У написі також робиться відмітка про наявність чи відсутність застережених виправлень та інших особливостей оригіналу доку­мента, в кінці посвідчувального напису.

Слід зазначити, що в копії (витягу) не заповнені до кінця ряд­ки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком доку­ментів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускається.

Після того як нотаріус підпише посвідчувальний напис, про­вадиться реєстрація нотаріальної дії в реєстрі.

При цьому засвідчувати можна будь-яку кількість копій чи витягів за проханням особи, яка звернулась за вчиненням такої нотаріальної дії.

Якщо нотаріус порушить установлений законом порядок засвідчення або допустить перекручення тексту оригіналу, він нестиме передбачену законом відповідальність, а засвідчена копія чи витяг з документа визнаються недійсними в судовому порядку.

§ 2. Засвідчення справжності підпису на документах

Відповідно до положень ст. 78 Закону України «Про нотаріат», нотаріус, посадова особа виконавчого комітету сільської, селищ­ної, міської ради народних депутатів засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить закону та які не мають характеру угод і не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

При цьому слід мати на увазі, що нотаріус або посадова особа виконкому не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою.

Нотаріат в Україні

 

Метою засвідчення справжності підпису є підтвердження підписання певного документа саме тією особою, від імені якої він виходить.

У п. 262 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій но­таріусами України зазначається, що нотаріус не може засвідчува­ти справжність підпису фізичної особи на документі, в якому стверджуються обставини, право посвідчення яких належить ли­ше відповідному державному органові (час народження, шлюбу, смерті, наявність хвороби, інвалідності, права власності на майно тощо). Справжність підпису на зазначених документах може бу­ти засвідчена у випадку, якщо вони призначені для подання до компетентних органів іншої держави.

Коло документів, на яких потрібно засвідчувати справжність підпису є досить широким, на практиці найчастіше засвідчуються різноманітні заяви, пов'язані з сімейними правовідносинами (зго­да на розлучення, усиновлення, на вступ до шлюбу неповнолітньої дочки, про прийняття спадщини чи відмову від неї тощо). Значне місце також посідають заяви, пов'язані з цивільними правовідно­синами — згода другого з подружжя на відчуження нерухомого майна чи автомобіля, відмова одного співвласника від права привілеєвої купівлі частки іншого, скасування заповіту і т.ін. Справжність підпису засвідчується і на статутах юридичних ор­ганізацій, установчих документах господарських товариств.

Слід відзначити, що нотаріальне засвідчення справжності підписів передбачено, зокрема, Законом «Про державну реєс­трацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців», у разі проведення державної реєстрації припинення юридичної особи в результаті її ліквідації. У цьому випадку нотаріусами засвідчується справжність підписів голови ліквідаційної комісії або уповноваженої ним особи на ліквідаційному балансі (стаття 36 Закону). Засвідчення справжності підписів на реєстраційних картках, ліквідаційних балансах, розподільчих балансах та уста­новчих документах здійснюється нотаріусами без використання спеціальних бланків документів.

Окрім того, для внесення до Єдиного державного реєстру запи­су про рішення фізичної особи — підприємця щодо припинення нею підприємницької діяльності така фізична особа подає реєстратору відповідну заяву, справжність підпису на якій по­винна бути засвідчена нотаріально (стаття 47 Закону).

Обов'язковому засвідченню підлягає справжність підпису під текстом перекладу з однієї мови на іншу, якщо такий переклад здійснив перекладач, а не сам нотаріус.

~лава 14. Засвідчення вірності копій документів і виписок з них...

За наявності технічних можливостей роботи з електронними гокументами нотаріус засвідчує справжність електронного циф­рового підпису на таких документах за правилами, передбачени­ми законодавством, та вчиняє посвідчувальний напис.

За засвідченням справжності підпису на документі можна ззернутись як до державної нотаріальної контори, так і до приват­ного нотаріуса, а також до посадових осіб виконкомів — у місце­востях, де немає нотаріусів. За кордоном засвідчення справжності підпису здійснюють консульські установи.

Нотаріус повинен уважно ознайомитись з документом, що по­дається для засвідчення справжності підпису, перевірити відсутність перешкод для вчинення такої нотаріальної дії. Потім він встановлює особу громадянина, який звернувся за засвідчен­ням. Громадянин може поставити свій підпис під документом у присутності нотаріуса або підтвердити, що поставлений підпис належить саме йому.

В окремих випадках на угоді може бути засвідчена справжність підпису особи, що підписалась за іншу особу, яка не могла це зро­бити власноручно внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших по­важних причин. У цьому випадку нотаріус установлює особу як то­го, хто підписався, так і того, за кого ця особа підписалася. Про причини, з яких фізична особа, заінтересована у вчиненні но­таріальної дії, не могла підписати документ, зазначається в посвідчувальному написі.

Договір не може підписувати особа, на користь або за участю якої її посвідчено.

У п. 263 згаданої Інструкції зазначається, що при засвідченні зразків підписів посадових осіб юридичних осіб на картках, що подаються до Національного банку України, комерційних банків (у тому числі Ощадного банку України, інших комерційних банків різних видів і форм власності) з метою відкриття ра­хунків, нотаріус перевіряє обсяг правоздатності юридичної осо­би, справжність підписів посадових осіб та їхні повноваження на право підпису.

На підтвердження повноважень на право підпису нотаріусу подається наказ про призначення на посаду, протокол про обран­ня посадової особи, довіреність на ім'я керівника, видана вищим органом управління юридичної особи тощо.

Після перевірки всіх обставин нотаріус вчиняє посвідчуваль­ний напис відповідного зразка.

Нотаріат в Україні

§ 3. Засвідчення вірності перекладу документів з однієї мови на іншу

Все більшого поширення в зв'язку з розвитком міжнародних відносин України з іншими державами набуває така нотаріальна дія, як засвідчення вірності перекладу документа з однієї мови на іншу. Багато наших громадян працює, проживає або навчається за кордоном, до України прибуває все більше іноземців, що й спричинило виникнення потреби перекладу документів з ук­раїнської мови на іноземну і навпаки.

Слід зазначити, що при засвідченні вірності перекладу, до до­кументів, щодо яких свідчиться вірність перекладу, пред'явля­ються такі самі вимоги, як і при засвідченні вірності копій. Зок­рема, вони не повинні суперечити закону за сутністю і формою, мати юридичне значення, не містити відомостей, що порочать честь і гідність людини тощо.

Згідно зі ст. 79 Закону України «Про нотаріат», нотаріус засвідчує вірність перекладу документа з однієї мови на іншу, як­що він знає відповідні мови.

Якщо нотаріус не знає відповідних мов (однієї з них), перек­лад документа може бути зроблено перекладачем. В останньому випадку нотаріус засвідчує не вірність перекладу, а справжність підпису перекладача під ним. При цьому перекладач поряд з до­кументом, що встановлює його особу, повинен надати документ, який підтверджує його кваліфікацію.

У разі якщо нотаріус засвідчує правильність перекладу доку­мента з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку. У разі якщо текст нотаріального докумен­та викладено на трьох і більше сторінках, на бланках виклада­ються перша й остання сторінки тексту документа. Зазначені но­таріальні дії, виконані без використання спеціального бланка, є нечинними.

Засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі можуть здійснюватися без використання спеціальних бланків.

Якщо при вчиненні нотаріальної дії (посвідчення угоди, засвідчення вірності копії та ін.) одночасно вчиняється й перек­лад на іншу мову, то переклад вміщується поруч з оригіналом угоди, копією тощо на одній сторінці, розділеній вертикальною рискою таким чином, щоб оригінальний текст розташовувався на лівому боці, а переклад — на правому. Переклад має бути зробле-

. іава 14. Засвідчення вірності копій документів і виписок з них...

=ж& з усього тексту документа, що перекладається, і закінчувати-:я підписами. Під перекладом вміщується підпис перекладача. Посвідчувальний напис викладається під текстами документа і перекладу з нього.

Переклад, розміщений на окремому від оригіналу чи копії ар­куші, прикріплюється до нього, прошнуровується і скріплюється підписом нотаріуса і його печаткою.

Документи, складені за кордоном, що виходять з відповідних органів влади чи складені за їх участю, приймаються нотаріуса­ми для вчинення перекладу і засвідчення вірності копії докумен­та лише за наявності на документі відмітки про його легалізацію органами Міністерства закордонних справ України.

Під легалізацією розуміється засвідчення консулами або кон­сульським управлінням МЗС України тієї обставини, що доку­мент відповідає законодавству країни, якою був виданий, і що підписи іноземних посадових осіб на документі не викликають сумніву в їх справжності. Прийняття документів без легалізації можливе, якщо це передбачено в угоді України з іноземною країною.

 

■

 

		,-. - •■•. • -: -		:
'	-»- '"" Л" 1			,■: П. '
	■ШП І*Я ■;?->'.'і'?			' '.'........................... ' -■

Нотаріат в Україні