Поняття і види нотаріальних актів

Нотаріус чи інша посадова особа, які вчиняють нотаріальні дії, видають або посвідчують документи, що є підтвердженням вчинення конкретної нотаріальної дії. Ця діяльність охоплюєть­ся поняттям «нотаріальні акти»¹, хоча цей термін і не вживаєть­ся в законодавстві про нотаріат. Отже, нотаріальний акт — це підтвердження вчинення нотаріальної дії.

Так, при посвідченні угод, засвідченні вірності копій доку­ментів і виписок з них, справжності підпису на документах, вірності перекладу документів з однієї мови на іншу, а також при посвідченні часу пред'явлення документа на відповідних доку­ментах нотаріуси вчиняють посвідчувальні написи.

Посвідчувальний напис повинен бути написаний чітко і ясно, без підчисток, вільні місця — прокреслені, дописки та інші вип­равлення — застережені. Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовуватись спеціальні штампи з текстом напису.

Посвідчувальний напис може бути розміщений як на лицьово­му боці оформлюваного документа, так і на його звороті. Якщо посвідчувальний напис не вміщується на нотаріально оформлю­ваному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа спеціальному бланку. Тоді аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчувальним написом прошнуровуються або скріплюються у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, та пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом нотаріуса і скріплюється його печаткою; допускається також підклейка аркуша. При цьому нотаріус повинен простави­ти печатку таким чином, щоб частина її відбитка була на підклеєному аркуші.

Для напису про засвідчення вірності копії (фотокопії) доку­мента, а також для напису на дублікаті документа прикріплення і підклейка аркушів не допускаються.

Про вчинення виконавчого напису свідчить власне виконав­чий напис, що вчиняється нотаріусами на документах, які вста­новлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщуєть­ся на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до до­кумента спеціальному бланку.

" Радзієвська Л.К., Пасічник С.Г. Нотаріат в Україні: Навч. посібник / За відп. ред. Л.К. Радзієвської. — К.: Юрінком Інтер, 2000. — С. 89.

Нотаріат в Україні

При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та написи виконуються на цих документах.

На підтвердження права на спадщину, права власності, посвідчення фактів, що громадянин є живим, перебування його у певному місці, тотожності громадянина з особою, зображеною на фотокартці, про прийняття на збереження документів видаються відповідні свідоцтва, форми яких затверджуються Міністерством юстиції України.

У разі втрати документа, посвідченого або виданого но­таріусом чи посадовою особою, у випадках і в порядку, встановле­ному законодавством, видається дублікат втраченого документа. Видача дубліката втраченого документа здійснюється держав­ним нотаріальним архівом. До передачі в архів примірників до­кументів, посвідчених або виданих нотаріусом чи посадовою осо­бою виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради на­родних депутатів, дублікат втраченого документа видається відповідно нотаріусом чи посадовою особою виконавчого коміте­ту за місцем його зберігання. Державний нотаріальний архів чи державна нотаріальна контора видають також дублікати за­повітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб.

Дублікат документа має містити весь текст документа. На дублікаті документа нотаріус робить відмітку про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката робиться відмітка на примірнику докумен­та, який зберігається в справах нотаріуса.

Прийняття в депозит нотаріуса грошових сум і цінних паперів підтверджується видачею квитанції.

Вчинення морського протесту відповідно до чинного законода­вства оформлюється актом про морський протест.

Протест векселів підтверджується актом про протест векселя про неоплату, у неакцепті — про недатування акцепту.

Про здійснення охоронних заходів щодо спадкового чи іншого майна складається опис майна.

У передбачених законом випадках на підтвердження здійснен­ня сплати державного мита або податку з доходів громадян осо­бам, які здійснили таку оплату, видаються платіжні документи. У цьому разі нотаріус у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій записує найменування документа, його номер, дату та наймену­вання установи банку, в якому здійснено платіж. Фотокопія платіжного документа долучається до примірника правочину, що залишається у справах нотаріуса.

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Нотаріальне діловодство

■' ■

У системі органів нотаріату нотаріальне діловодство займає особливе місце, що зумовлено його завданням. Чітка і правильна організація діловодства в нотаріальних конторах має важливе значення для організації якісного й оперативного обслуговуван­ня населення, додержання вимог законодавства щодо законності, обґрунтованості та оперативності роботи нотаріуса, сприяння громадянам та юридичним особам у здійсненні їхніх прав і закон­них інтересів, дотримання таємниці вчинення нотаріальних дій.

Нотаріальне діловодство є об'ємним поняттям, що охоплює коло питань, пов'язаних з веденням документування управлін­ської діяльності установ державного нотаріату, прийманням, розглядом і реєстрацією кореспонденції, складанням і оформлен­ням службових документів, контролем за виконанням доку­ментів, складанням номенклатури та формуванням справ, а та­кож постачанням, зберіганням та обліком спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.

Нотаріальне діловодство регулюється Правилами ведення но­таріального діловодства, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5. Ці Правила встанов­люють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ве­дення нотаріального діловодства, складання та оформлення службових документів. Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а також інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, регулюється Інструкцією про поря­док вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівка­ми по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

Відповідальність за правильну організацію і ведення но­таріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах — завідуючі, які їх очолюють. У державній нотаріальній конторі, державному нотаріальному архіві, де є кілька працівників, ве­дення діловодства й архіву наказом завідуючого може покладати­ся на одного з цих працівників, що відображається в його поса­довій інструкції.

Ведення діловодства й архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором.

Нотаріат в Україні

При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса чи осо­би, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, передаються особі, яка призначається, про що складається відповідний акт.

Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 За­кону Української РСР «Про мови в Українській РСР».

Діловодство по заявах та скаргах громадян у державних но­таріальних конторах і державних нотаріальних архівах ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначе­них для цього осіб.

Складання та оформлення службових документів.

Для складання службових документів використовується тіль­ки папір форматів А4 (210 х 297) та А5 (148 х 210).

Службові документи оформляються на бланках установ і при­ватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до вимог нормативної документації.

Згідно з Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. та Положенням про постачання, зберігання, облік та звітність витрачання бланків нотаріальних документів, запро­ваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зраз­ка, які є необхідною складовою діловодства в нотаріальних орга­нах. Ці бланки використовуються лише нотаріусами і призна­чені, з одного боку, для оперативності роботи нотаріусів, а з іншо­го, — для запобігання підробці документів.

На спеціальних бланках виконуються всі примірники доку­ментів, за винятком примірника, який залишається у справах нотаріуса або державного нотаріального архіву. На цьому примірнику нотаріус указує серію та номери використаних на но­таріальну дію спеціальних бланків. Серія та номер використано­го бланка зазначаються також у реєстрі для реєстрації нотаріаль­них дій у графі «Зміст нотаріальної дії».

На спеціальних бланках викладаються примірники:

— правочинів, для яких чинним законодавством установлено обов'язкову нотаріальну форму (крім засновницьких договорів та установчих актів);

— правочинів, для яких чинним законодавством не передбаче­но обов'язкової нотаріальної форми, але які посвідчуються за ба­жанням сторін;

— договорів про розірвання всіх вищезгаданих правочинів, а також про внесення змін та доповнень до нотаріально посвідче­них правочинів;

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

— свідоцтв про встановлення опіки над майном фізичної осо­би, яка визнана безвісно відсутньою, а також фізичної особи, місце перебування якої невідоме;

— свідоцтв про право на спадщину;

— свідоцтв про право власності на частку в спільному майні подружжя;

— свідоцтв про придбання майна з публічних торгів (аукці­онів);

— свідоцтв виконавця заповіту;

— свідоцтв про посвідчення фактів;

— свідоцтв про посвідчення та прийняття на зберігання сек­ретних заповітів;

— свідоцтв про прийняття на зберігання документів;

— свідоцтв про передачу заяв фізичних і юридичних осіб
іншим фізичним і юридичним особам;

— актів про морські протести та протести векселів;

— дублікатів документів.

Зазначені нотаріальні дії, виконані без використання спеціального бланка, не є чинними.

На прохання заінтересованих осіб використання спеціальних бланків нотаріусами допускається також і при вчиненні но­таріальних дій, щодо яких їх використання не є обов'язковим.

У разі якщо нотаріус засвідчує правильність перекладу доку­мента з однієї мови на іншу, текст перекладу викладається на спеціальному бланку.

У разі якщо текст нотаріального документа викладено на трьох і більше сторінках, на бланках викладаються перша і остання сторінки тексту документа.

Спеціальні бланки не використовуються: при вжитті заходів до охорони спадкового майна; установленні опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою; установленні опіки над майном фізичної особи, місце перебування якої невідо­ме; при укладанні договору про управління спадщиною; при прийнятті в депозит грошових сум і цінних паперів. Засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі, засвідчення вірності копій (фотокопій) з документів та виписок з них теж можуть здійснюватися без використання спеціальних бланків.

Щодо інших документів, то слід відзначити, що кожний вид документа повинен мати визначений комплекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення. Найменування виду доку-

Нотаріат в Україні

мента (за винятком листів) вказується на бланку. До кожного до­кумента, що друкується на папері формату А4, незалежно від йо­го призначення складається заголовок, який повинен бути макси­мально стислим, точно відображати зміст документа та відповіда­ти на запитання «Про що документ».

Документ адресується установі, її структурному підрозділу або конкретній посадовій особі. Поштова адреса кореспондента вка­зується повністю після назви установи, якій надсилається доку­мент. При адресуванні документа громадянину спочатку зазна­чається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержувача.

Датою документа є дата його підписання або затвердження. Дата на документі проставляється трьома парами арабських цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться нуль. Наприклад, 3 січня 1994 р. слід писати: 03.01.94. Допускається також така послідовність написання да­ти: рік, потім місяць і число місяця. Наприклад: 1994.01.15.

У текстах документів, що містять відомості фінансового ха­рактеру, допускається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на блан­ку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), особис­тий підпис та його розшифровка.

У випадках, передбачених чинним законодавством, свій підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою. Відби­ток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював час­тину найменування посади особи, яка підписала документ.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів і число примірників, наприклад: «Додаток на 5 арк. у 2 прим.».

Виконавчі написи вчиняються нотаріусами на документах, які встановлюють заборгованість. Якщо виконавчий напис не вміщується на документі, що встановлює заборгованість, то він має бути продовжений чи викладений повністю на прикріплено­му до документа спеціальному бланку. При вчиненні протестів векселів і посвідченні неоплати чеків відповідні відмітки та на­писи виконуються на цих документах.

При складанні документів організаційно-розпорядчого харак­теру також слід керуватись правилами ведення діловодства. Так,

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

зокрема, на кожному документі повинно бути вказане його най­менування (наказ, розпорядження, довідка, звіт), а також заго­ловок, який має бути досить лаконічним і відображати зміст і призначення документа. В документі обов'язково проставляєть­ся дата; він підписується відповідною особою, від якої він вихо­дить, із зазначенням її посади та проставленням печатки.

Слід відзначити, що документи, на підставі яких вчинено но­таріальну дію, долучаються до примірника правочину, свідоцтва про право на спадщину та ін., і залишаються у справах нотаріуса.

Оригінали документів (наприклад, акти цивільного стану про народження, шлюб, смерть) повертаються особам, що їх подали, а в нотаріуса залишаються їх копії (фотокопії).

Копії (фотокопії) подаються заінтересованими особами або на їхнє прохання виготовляються нотаріусом чи іншим працівни­ком нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з нотаріусом. На таких копіях нотаріус робить напис «З оригіналом згідно», ставить дату і свій підпис, які скріплює печаткою.

Документи, що посвідчують фізичних осіб, які звернулися за вчиненням нотаріальних дій, їхніх представників або представ­ників юридичних осіб, повертаються особам, що їх подали, у реєстрі записуються найменування документа, його номер, дата видачі й найменування установи, яка видала документ.

Якщо фізична особа звернулася за засвідченням правильності копій (фотокопій) документа чи виписок з документа, нотаріус ус­тановлює її особу і робить у реєстрі відмітку «Особу встановлено».

Не залишаються у справах нотаріуса:

— документи, які стверджують право власності фізичних чи юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), будівлю, садибу, квартиру, садовий будинок, гараж, земельну ділянку чи їх частини, інше нерухоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, дер­жавні акти про право власності на землю, договори купівлі-прода-жу, дарування, міни житлового будинку (частини будинку), будівлі, садиби, квартири, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, у тому числі зареєстровані на біржі, договори про виділення в натурі частки з нерухомого май­на, договори про поділ нерухомого майна та ін.), — якщо посвідчується договір про заставу, оренду тощо майна чи найму (позички) житла, відчуження власником (власниками) частини

Нотаріат в Україні

належного йому (їм) майна, а також якщо учасники спільної часткової власності мають один спільний правовстановлюваль-ний документ на згадане майно і один з них відчужує належну йому частку (чи частку від частки); договори про відчуження не закінчених будівництвом житлових будинків, будівель (їх час­тин) або інших споруд; договори про порядок установлення чи зміну розміру ідеальних часток у спільній частковій власності, а також договори про порядок володіння та користування спіль­ним майном.

При посвідченні договорів про відчуження частки майна (або частки від частки) на правовстановлювальних документах, що по­вертаються відчужувачам, робиться напис про зміст посвідченого договору, наприклад: «Продано 1/4 частину цього будинку за до­говором, посвідченим 15 лютого 1993 року за реєстром № 1231», дата, підпис нотаріуса, що скріплюються печаткою нотаріуса; сертифікат про право на земельну частку (пай), трудова книжка члена колективного або іншого сільськогосподарського підприємства, яке містилося на території, що зазнала радіоак­тивного забруднення, — при посвідченні договорів відчуження земельної частки (паю);

— охоронні свідоцтва — при посвідченні договорів піднайму; свідоцтва про реєстрацію, технічні паспорти, реєстраційні тало­ни, чеки, довідки-рахунки магазину на автотранспортні засоби, інші самохідні машини і механізми — при посвідченні договорів про їх відчуження, заставу, оренду, позичку, при видачі свідоцт­ва про право на спадщину чи про право власності на неї;

— документи, що стверджують факт передачі майна з правом його застави.

Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій одночасно з реєстрацією нотаріальної дії, для вчинення якої вимагався один з таких доку­ментів, або відмітка на примірниках правочинів, на заявах про видачу свідоцтв про право на спадщину і свідоцтв про право влас­ності або на інших документах, що долучаються до нотаріально оформлених документів, після чого вони повертаються особі, яка їх подала. Відмітка, в якій зазначаються назва документа, ким, коли, за яким номером та на чиє ім'я він виданий, підписується нотаріусом.

Усі вчинені нотаріальні дії реєструються в реєстрі нотаріаль­них дій, форми яких затверджено Наказом Міністерства юстиції України від 07.02.94 № 7/5. Згідно з цим наказом, розрізняють

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

хва види реєстрів: власне для реєстрації нотаріальних дій (форма 1) і для реєстрації заборон відчуження житлових будинків, квар­тир, дач, садових ділянок та іншого нерухомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими і слідчими органа­ми (форма 2).

У кожного нотаріуса в конторі є власний реєстр під певним індексом, що не змінюється протягом усього строку його роботи в цій конторі. Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх про­нумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції в Автономній Республіці Крим, обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції, уповноваженої на те начальниками цих управлінь. Підпис поса­дової особи скріплюється гербовою печаткою відповідного уп­равління юстиції.

Запис нотаріальної дії у реєстр провадиться нотаріусом чи консультантом державної нотаріальної контори або особою, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом, тільки після того, як посвідчувальний напис на документі або документ, що видається нотаріусом, ним підписані. Запис олівцем у реєстрі не допускається.

Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, які збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому разі номери на документах, оформлюваних державним но­таріусом, позначаються таким чином: № 1-1, № 1-2, № 2-1 таін., де перша цифра означає індекс реєстру, а друга — порядковий но­мер запису.

В державній нотаріальній конторі та у приватного нотаріуса можуть бути декілька реєстрів, в кожному з яких реєструють ок­ремий вид нотаріальних дій.

У цьому разі номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються таким чином: № 1-К-10 (тобто, запис за номером десятим зроблено в першому реєстрі для реєстрації засвідчення правильності копій документів у багатоскладовій державній но­таріальній конторі); № З-В-5 (запис за номерок п'ятим у третьо­му реєстрі для реєстрації виконавчих написів у багатоскладовій державній нотаріальній конторі); № Д-4 (запис за номером чет­вертим у реєстрі для запису довіреностей в односкладовій дер­жавній нотаріальній конторі чи в приватного нотаріуса).

Нотаріат в Україні

Дописки та виправлення, зроблені в реєстрі для реєстрації но­таріальних дій, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом.

Реєстрації підлягають усі документи, що находять до контори та потребують виконання. Не підлягають реєстрації такі доку­менти:

1. Листи, що надійшли в копії, до відома.

2. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

3. Графіки, наради, заявки, рознарядки.

4. Інформація, надіслана до відома.

5. Навчальні плани, програми.

6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конфе­ренцій.

7. Тарифи, прейскуранти.

8. Поздоровчі листи і запрошення.

9. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

 

10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

11. Форми статистичної звітності.

Кожна вчинена нотаріусом нотаріальна дія реєструється за окремим порядковим номером. Цей самий номер вказується на нотаріально оформленому документі (якщо їх декілька екземп­лярів, то на кожному з них) та в посвідчувальних написах. Запис у реєстрі повинен містити порядковий номер з початку року, що дає можливість виключити порушення встановленого порядку вчинення нотаріальних дій, зокрема здійснення їх заднім чис­лом. У реєстрі відображається дата вчинення нотаріальної дії, ПІБ, місце проживання фізичної особи або повне найменування та місцезнаходження юридичної особи, що звернулась за вчинен­ням цієї нотаріальної дії, або їх представники, документ, що посвідчує особу, підтверджує повноваження представника. Далі вказується зміст нотаріальної дії і розмір стягненого державного мита або плати за нотаріальну дію, а також розписка про одер­жання нотаріально оформленого документа.

Відомості про вчинення окремих видів нотаріальних дій підлягають реєстрації в Єдиних реєстрах, перелік та порядок ве­дення яких установлюються Міністерством юстиції України.

У реєстр для реєстрації нотаріальних дій вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію саме після підписання нотаріусом документа та проставлення на ньому печатки.

Нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту реєстрації її в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій.

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

Для обліку документів та контролю за їх виконанням у но­таріальній конторі ведуть такі книги і журнали:

— алфавітну книгу обліку заповітів;

— книгу обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадково­го майна та встановлення опіки над майном фізичної особи, яка визнана безвісно відсутньою, або над майном фізичної особи, місце перебування якої не відоме;

— книгу обліку цінностей;

— книгу обліку і реєстрації спадкових справ;

— алфавітну книгу спадкових справ;

— книгу обліку договорів на управління спадщиною;

— алфавітну книгу обліку заборон відчуження і арештів майна;

— опис справ постійного зберігання;

— опис справ тимчасового зберігання;

— опис справ за відповідні роки;

— журнал реєстрації вхідних документів;

— журнал реєстрації вихідних документів;

— журнал реєстрації власних наказів (розпоряджень);

— розносну книгу для місцевої кореспонденції;

— контрольну картотеку чи теку;

— книгу скарг і пропозицій.

Контроль за виконанням документів. У державних нотаріаль­них конторах, державних нотаріальних архівах на контроль бе­руться документи, що надійшли від Міністерства юстиції Ук­раїни, Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, з вказівкою (проханням) повідомити про резуль­тати їх розгляду.

Завідуючим державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом можуть бути поставленні на контроль й інші документи.

Контроль за виконанням документів може вестись на реєстраційно-контрольних картках або за допомогою спеціальної контрольної теки (в установах державного нотаріату з обмеже­ною кількістю працюючих).

Окремо слід сказати про ведення номенклатури справ у но­таріальній конторі, яка ведеться з метою більш чіткої організації діяльності нотаріальної контори та зручності діловодства. Номен­клатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, дер­жавного нотаріального архіву, приватного нотаріуса складається на підставі примірних номенклатур, що затверджуються Міні-

Нотаріат в Україні

стерством юстиції України за погодженням з Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

До номенклатури повинні бути включені всі справи (наряди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.

Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим нотаріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену номенклатуру справ (нарядів) приватник нотаріус повинен також повідомити відповідну державну архівну установу.

Наприкінці кожного року номенклатура уточнюється і знову вводиться з 1 січня наступного року. Якщо протягом року виник­не необхідність у заведенні справ (нарядів), не передбачених но­менклатурою, вони додатково вносяться до номенклатури, для чого в номенклатурі передбачаються резервні номери.

В кінці року номенклатура обов'язково закривається підсум­ковим записом, в якому зазначається кількість і категорії фак­тично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приват­ний нотаріус.

Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим до­кументом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.

Всі виконані документи групуються у справи (наряди).

На відміну від інших документів, заяви про прийняття спад­щини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмо­ву від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового май­на, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів одразу ж форму­ються в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ і їм присвоюється номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.

У спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою. Якщо спадкову справу не закінчено провадженням у поточному році, вона пере­ходить на наступний рік під тим самим номером і перереєстрації не підлягає.

Групувати в справи (наряди) слід документи одного діловод­ного року. В середині справи (наряду) документи систематизу-

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

жугься в хронологічному порядку, причому документ-відповідь повинен розміщуватися після документа-запиту. Звіти повинні зміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносять­ся за своїм змістом незалежно від часу їх складання.

Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (нарядів), як правило, не дозволяється.

Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (понад 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного но­таріуса повинні здаватись до державного нотаріального архіву для наступного зберігання і використання. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років у державний нотаріальний архів не здаються.

Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикають­ся і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.

По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діловод­ство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус про­вадить підготовку справ до архівного зберігання й уточнює систе­матизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщують­ся в тверду обкладинку, документи перекладаються в хроно­логічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.

В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться засвідчу-вальний напис, наприклад: «У справі (наряді) прошито та прону­меровано 15 (п'ятнадцять) аркушів. Відповідальний за архів — підпис, дата».

Документи зі строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються.

На справи тимчасового і постійного зберігання складаються окремі описи. Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомос­тей про їх склад і зміст. Описи справ складаються у 4-х примірни­ках за встановленою формою.

В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказуєть­ся (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а та­кож обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним но­таріальним архівом.

Нотаріат в Україні

Одночасно з підготовкою документів до зберігання впрова­диться відбір документів, що підлягають знищенню. Відбір доку­ментів для знищення оформляється актом.

У ході підготовки документів до наступного зберігання в дер­жавному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.

Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна кон­тора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису.

Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затвердже­но державним нотаріальним архівом.

§12. Оплата нотаріальних дій

За вчинення нотаріальних дій нотаріуси та інші посадові осо­би, які уповноважені вчиняти нотаріальні дії, справляють:

— державне мито, що стягується за вчинення нотаріальних дій державними нотаріальними конторами і виконавчими комітета­ми сільських, селищних, міських рад народних депутатів, а та­кож за видачу дублікатів нотаріально засвідчених документів;

— плату за надання державними нотаріусами додаткових пос­луг правового характеру, не пов'язаних з вчиненими нотаріаль­ними діями, а також технічного характеру, встановлену уп­равліннями юстиції Ради Міністрів АРК, обласних, Київської і Севастопольської міських державних адміністрацій (ст. 19 Зако­ну України «Про нотаріат»);

—- оплату нотаріальних дій, вчинених приватними нотаріуса­ми за домовленістю між нотаріусом і особою, що звернулась за здійсненням нотаріальних дій. Згідно з п. 1 Указу президента Ук­раїни «Про упорядкування стягування плати за здійснення но­таріальних дій» від 10 липня 1998 р., цей розмір не може бути меншим за розмір ставок державного мита, стягнутого державни­ми нотаріусами за аналогічні нотаріальні дії;

— оплату додаткових послуг правового характеру, наданих
приватними нотаріусами, стягнуту за домовленістю (ст. 31 Зако­
ну України «Про нотаріат»);

Глава 6. Загальні правила вчинення нотаріальних дій

— оплату фактичних витрат, пов'язаних з виїздом державно­го нотаріуса (посадової особи виконкому) за межі нотаріальної контори (виконкому) для здійснення нотаріальних дій (п. 4 ст. З Декрету) та інші витрати (пункти 152, 190, 276 Інструкції про по­рядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).

Державне мито справляється за вчинення нотаріальних дій у таких розмірах: (табл. 1).

Таблиця 1. Сплата державного мита за вчинення деяких нотаріальних дій

 

 

Назва нотаріальної дії	Розмір державного мита
а) за посвідчення договорів відчуження житлових бу­динків, квартир, кімнат, дач, садових будинків, га­ражів, а також інших об'єк­тів нерухомого майна, які перебувають у власності громадянина, що здійснює таке відчуження	1відсоток суми договору, але не менше од­ного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян
б) за посвідчення договорів відчуження земельних діля­нок, які перебувають у влас­ності громадянина, що здій­снює таке відчуження	1 відсоток суми договору, але не менше од­ного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян
в) за посвідчення договорів купівлі-продажу майна дер­жавних підприємств, а та­кож за посвідчення дого­ворів застави	0,1 відсотка вартості майна, що викупо­вується, або предмета застави, але не біль­ше ста неоподатковуваних мінімумів до­ходів громадян
г) за посвідчення договорів відчуження транспортних засобів, інших самохідних машин і механізмів:	■
дітям, одному з подружжя, батькам	1 відсоток суми договору, не нижчої дійсної вартості транспортного засобу, іншої са­мохідної машини, механізму
іншим особам	5 відсотків - " -
д) за посвідчення інших дого­ворів, що підлягають оцінці	1 відсоток суми договору, але не менше 1 неоподатковуваного мінімуму доходів гро­мадян
є) за посвідчення договорів поділу майна, договорів по­руки та інших угод, що не підлягають оцінці	0,05 % неоподатковуваного мінімуму доходів громадян

Нотаріат в Україні

Продовження табл. 1