Про затвердження Положення про державний нотаріальний архів

Відповідно до Закону України «Про нотаріат» НАКАЗУ Ю:

1. Затвердити Положення про державний нотаріальний архів,
що додається.

2. Управлінню організації юридичної допомоги населенню
(Павлова Л.М.) довести зміст Положення про державний но­
таріальний архів до Міністерства юстиції Республіки Крим, уп­
равлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських
державних адміністрацій.

3. Міністру юстиції Республіки Крим, начальникам управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських дер­жавних адміністрацій вжити заходів по організації і належному функціонуванню державних нотаріальних архівів.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на управлін­ня організації юридичної допомоги населенню (Павлова Л.М.).

Міністр В.В. Онопенко

Нотаріат в Україні

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом Міністерства

юстиції України

від 07.02.94 №8/5

ПОЛОЖЕННЯ про державний нотаріальний архів

1. Загальні положення

1.1. Відповідно до статті 23 Закону України «Про нотаріат» державні нотаріальні архіви (далі — архіви) засновуються в об­ласних центрах, містах Києві, Сімферополі та Севастополі для тимчасового (до 75 років) централізованого зберігання та викорис­тання нотаріальних документів, передачі їх у відповідний дер­жавний архів, надання методичної та практичної допомоги фон-доутворювачам у вдосконаленні роботи з документами.

1.2. Фондоутворювачами архівів є державні нотаріальні кон­тори, приватні нотаріуси, посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів, які вчи­няють натаріальні дії, та посадові особи, котрі посвідчують за­повіти і доручення, прирівнювані до нотаріально посвідчених.

1.3. Архіви у своїй діяльності керуються законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядження­ми Президента України, декретами, постановами і розпоряджен­нями Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юс­тиції України, інструкціями, правилами і вказівками Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України та цим По­ложенням.

1.4. Архіви створюються і ліквідуються Міністерством юс­тиції України.

1.5. Штати архівів затверджуються Міністерством юстиції Рес­публіки Крим, управліннями юстиції обласних, Київської та Се­вастопольської міських державних адміністрацій в межах вста­новленої для них штатної чисельності і фонду заробітної плати.

1.6. Архів є юридичною особою, має печатку із зображенням Державного герба України та своїм найменуванням.

Додатки

2. Основні завдання та функції архіву

2.1. Основними завданнями архіву є:

комплектування документами, склад яких передбачено цим Положенням;

забезпечення збереження та використання документів, що знаходяться на зберіганні;

створення і вдосконалення науково-довідкового апарату до до­кументів;

підготовка та своєчасна передача документів на зберігання до відповідного державного архіву з додержанням правил і вимог Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України;

підготовка та здійснення заходів щодо підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які входять до компетенції архіву.

2.2. Архів відповідно до покладених на нього завдань здійснює
такі основні функції:

складає графіки приймання документів від фондоутворю-вачів;

на підставі графіків здійснює приймання документів, передба­чених цим Положенням, не пізніше 2-х років після закінчення 10-річного строку їх зберігання у фондоутворювачів;

забезпечує збереження документів, регулярно проводить пе­ревірки наявності і фізичного стану справ;

складає науково-довідковий апарат до документів, що зберіга­ються в архіві;

проводить експертизу цінності документів, що знаходяться в архіві, що надає методичну допомогу експертним комісіям Міністерства юстиції Республіки Крим, управлінь юстиції облас­них, Київської та Севастопольської міських державних адміні­страцій у проведенні експертизи цінності документів;

здійснює контроль за зберіганням документів у фондоутворю­вачів, надає їм методичну і практичну допомогу по впорядкуван­ню документів та підготовці їх до здачі в архів;

передає у встановленому порядку на державне зберігання до­кументи та науково-довідковий апарат до них;

веде статистичну звітність за встановленими формами;

видає дублікати і засвідчує вірність копій і виписок з доку­ментів, які зберігаються в справах архіву, з додержанням вимог статті 8 Закону України «Про нотаріат»;

веде облік документів, переданих на запити органів, передба­чених згаданим Законом;

Нотаріат в Україні

веде прийом громадян з питань, що входять до компетенції архіву;

здійснює реєстрацію заповітів, прирівнюваних до нотаріально посвідчених, веде алфавітні книги їх обліку.

■ 3. Склад документів архіву

3.1. Державні нотаріальні контори та приватні нотаріуси пе­
редають до архіву:

примірник номенклатури справ (нарядів);

всі документи, сформовані у наряді і закінчені діловодством, реєстри, спадкові справи, книги обліку тощо, ведення яких пе­редбачено номенклатурою справ;

примірник опису справ постійного зберігання;

примірник акта про виділення до знищення документів і справ.

3.2. Посадові особи виконавчих комітетів сільських, селищ­
них, міських рад народних депутатів передають до архіву:

реєстри для реєстрації нотаріальних діїї та реєстри для реєстрації заборони відчуження майна, а також арештів, накладених на житлові будинки, квартири, дачі, садові будинки, гаражі, земельні ділянки та інше нерухоме майно судовими та слідчими органами;

сформовані у наряди примірники нотаріальних документів;

книги обліку.

3.3. До складу документів архіву також входять:
номенклатура справ (нарядів) архіву;

журнали, книги, реєстри, наряди документів, ведення яких передбачене номенклатурою справ (нарядів);

науково-довідковий та обліковий апарат до документів, що знаходяться на зберіганні.

4. Права архіву

4.1. Для виконання покладених на нього завдань архів має право:

вимагати від завідуючих державними нотаріальними контора­ми, приватних нотаріусів та посадових осіб виконавчих комітетів сільських, селищних, міських рад народних депутатів, які вчи­няють нотаріальні дії, додержання правил роботи з архівними до­кументами, здійснювати контроль за їх збереженням та викорис­танням;

Додатки

давати нотаріусам рекомендації з питань, що входять до ком­петенції архіву;

перевіряти стан зберігання та впорядкування нотаріальних документів;

запитувати від нотаріусів та посадових осіб, які вчиняють но­таріальні дії та посвідчують заповіти, прирівнювані до нотаріаль­но посвідчених, відомості, необхідні для роботи архіву;

залучати в необхідних випадках як експертів і консультантів працівників органів нотаріату;

інформувати Міністерство юстиції України, Міністерство юс­тиції Республіки Крим, управління юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій про стан архівної справи та вносити пропозиції щодо її вдосконалення.

5. Керівництво архівом

5.1. Архіви очолюють завідуючі, які призначаються на посаду і звільняються з неї Міністерством юстиції Республіки Крим, уп­равлінням юстиції обласних, Київської та Севастопольської місь­ких державних адміністрацій.

5.2. Завідуючим архівом може бути особа, яка відповідає ви­могам статті 3 Закону України «Про нотаріат».

5.3. Завідуючий архівом:

організує діяльність архіву та несе персональну відповідаль­ність за виконанням покладених на нього завдань і функцій;

розподіляє функціональні обов'язки між працівниками архіву;

видає в межах своєї компетенції накази;

представляє архів у всіх установах і організаціях;

організує і бере участь у проведенні нарад, семінарів та інших заходів з підвищення кваліфікації нотаріусів з питань, які вхо­дять до компетенції державного нотаріального архіву.

Навчальне видання

Л.С. Сміян, Ю.В. Нікїтїн, П.Г. Хоменко

НОТАРІАТ В УКРАЇНІ

Навчальний посібник

(2-е видання, стереотипне)

Керівник видавничих проектів Кривенко О. А.

Оригінал-макет виготовлено видавництвом КНТ

Відповідальний за випуск Пашутинський Є. К.

Художнє оформлення обкладинки Бажина В. С.

Підписано до друку 20.10.2007 р.

Гарнітура 8сііоо1ВоокАС. Формат 60x84 V.

Папір офсетний. Друк офсетний.

Обл.-видав. арк. 48,35. Умов. друк. арк. 39,41. Тираж 1000 пр

Зам. № 327.

Видавництво КНТ

м. Київ, пр. Героїв Сталінграда, 8, корпус 8, оф.1.

Тел./факс [phone]

е-таіі: кпі2003@икг.пеі;, сайт: тт.кп£2005.пагогі.ги

Свідоцтво: ДК № 581 від 03.08.2001

ЗАТ «Миронівська друкарня»

Свідоцтво: ДК № 2101 від 16.02.2005

м. Миронівка, Київська обл.