Розділ II Загальні правила вчинення нотаріальних дій

7. Нотаріальні дії можуть вчинятися посадовою особою будь-
якого виконавчого комітету на всій території України, за винят­
ком випадків, передбачених статтями 9, 36, 55, 60, 65, 66, 70-73,
85, 93 і 103 Закону «Про нотаріат», та інших випадків, передба­
чених законодавством України.

8. Нотаріальні дії вчиняються в приміщенні виконавчого
комітету сільської, селищної, міської Ради народних депутатів. В
окремих випадках, коли громадянин не може з'явитися в зазна­
чене приміщення, а також коли того вимагають особливості
посвідчуваної угоди, нотаріальні дії можуть бути вчинені поза
вказаним приміщенням.

Якщо нотаріальна дія вчиняється поза приміщенням виконав­чого комітету, то в посвідчувальному написі на документі і в реєстри нотаріальних дій записується місце вчинення нотаріаль­ної дії (на дому, в лікарні, на підприємстві, установі, організації та ін.) із зазначенням адреси, а також причини цього (наприклад: «У зв'язку з хворобою заповідача заповіт посвідчено за адресою: село Жовтневе Переяслав-Хмельницького району Київської об­ласті, вул. Шкільна, 3, кв. 8»).

9. Нотаріальні дії вчиняються після їх оплати в день подачі
всіх необхідних документів.

Вчинення нотаріальної дії може бути відкладено в разі не­обхідності витребування додаткових відомостей або документів від посадових осіб підприємств, установ і організацій або направ­лення документів на експертизу, а також у випадку, коли посадо­ва особа виконавчого комітету на підставі статті 256 Цивільного процесуального кодексу звертається до суду з заявою про визнан­ня громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, недієздатним чи обмежено дієздатним. У цьому разі питання про можливість посвідчення заповіту чи доручення вирішується по­садовою особою виконавчого комітету залежно від результату вирішення справи судом.

Строк, на який відкладається вчинення нотаріальної дії у цих випадках, не може перевищувати одного місяця.

За заявою заінтересованої особи, яка бажає звернутися до суду для оскарження права або факту, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії повинно бу­ти відкладено на строк не більше десяти днів. Якщо від суду за

«14

Додатки

цей строк не буде одержано повідомлення про надходження зая­ви, нотаріальна дія повинна бути вчинена.

У разі одержання від суду повідомлення про надходження за­яви заінтересованої особи, яка оспорює право або факт, про посвідчення якого просить інша заінтересована особа, вчинення нотаріальної дії зупиняється до вирішення справи судом.

При посвідченні заповіту ці правила не застосовуються.

10. При вчиненні нотаріальних дій посадові особи виконавчих
комітетів встановлюють особу громадянина, його представника
або представника підприємства, установи, організації, що звер­
нулися за вчиненням нотаріальних дій.

Встановлення особи здійснюється за паспортом або іншими до­кументами, які виключають будь-які сумніви щодо особи грома­дянина (паспорт громадянина України, паспорт громадянина Ук­раїни для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий пас­порт, посвідчення особи моряка, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національ­ний паспорт іноземця або документ, що його замінює, свідоцтво про народження неповнолітніх, які не досягли 16 років, посвідчення водія, посвідчення, видане за місцем роботи громадя­нина, довідка про звільнення з місць позбавлення волі та ін.).

Коли за громадянина, який внаслідок фізичної вади, хвороби, або з інших поважних причин не може підписати заповіт, дору­чення, заяву або інший документ, підписується інший громадя­нин. Посадова особа виконавчого комітету встановлює особу гро­мадянина, який підписався.

11. При посвідченні заповітів, доручень та засвідченні спра­вжності підпису на документах перевіряється справжність підписів громадян, які звернулись за вчиненням нотаріальної дії.

12. При посвідченні заповітів чи доручень з'ясовується дієздат­ність громадян та перевіряється правоздатність юридичних осіб, від імені яких посвідчуються доручення. У разі посвідчення дору­чення представником перевіряються його повноваження.

13. Нотаріально посвідчувані заповіти, доручення, заяви та інші документи підписуються у присутності посадової особи ви­конавчого комітету, яка вчиняє нотаріальну дію. Якщо заповіт, доручення, заява чи інший документ підписано за відсутності цих посадових осіб, громадянин повинен особисто підтвердити, що документ підписаний ним.

Посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, може не вимагати кожного разу з'явлення відомих їй посадо-

Нотаріат в Україні

вих осіб підприємств, установ і організацій, якщо вона має зраз­ки підписів цих посадових осіб, одержані при особистому звер­ненні, а справжність їх підписів не викликає сумніву.

Якщо громадянин внаслідок фізичної вади, хвороби або з інших поважних причин не може власноручно підписати заповіт, доручення, заяву чи інший документ, за його дорученням і в його присутності та в присутності посадової особи виконавчого коміте­ту, яка вчиняє нотаріальні дії, заповіт, доручення, заяву чи інший документ може підписати інший громадянин. Про причи­ни, з яких громадянин, заінтересований у вчиненні нотаріальної дії, не міг підписати документ, зазначається у посвідчувальному написі. Заповіт чи доручення не може підписувати особа, на ко­ристь якої їх посвідчено.

Якщо громадянин, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, неписьменний або сліпий, посадова особа виконавчого комітету, крім того, зобов'язана прочитати йому текст документа і зробити про це на документі відмітку. Наприклад: «За непись­менного заповідача за його дорученням та у його присутності за­повіт після прочитання його тексту вголос підписав громадянин Петров Іван Іванович, що проживає в місті Таращі Київської об­ласті, по вул. Шевченка, 41-а». Якщо сліпий громадянин пись­менний, він сам підписує документ.

Якщо глухий, німий або глухонімий громадянин, що звернув­ся за вчиненням нотаріальної дії, письменний, він сам прочитує документ і власноручно підписує його. Якщо такий громадянин неписьменний, при вчиненні нотаріальної дії обов'язково повин­на бути присутня письменна особа, яка може порозумітися з ним і засвідчити своїм підписом, що зміст заповіту, доручення, заяви чи іншого документа відповідає волі глухого, німого або глу­хонімого громадянина, який бере участь у цій нотаріальній дії.

14. У відповідності зі статтею 46 Закону «Про нотаріат» посадові
особи виконавчого комітету, які вчиняють нотаріальні дії, вправі
витребувати від підприємств, установ і організацій відомості та
документи, необхідні для вчинення нотаріальних дій.

Відповідні відомості і документи повинні бути подані в строк, вказаний посадовою особою виконавчого комітету, яка вчиняє но­таріальну дію. Цей строк не може перевищувати одного місяця.

15. У відповідності зі статтею 9 Закону «Про нотаріат» посадо­
ва особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, не
вправі вчиняти нотаріальні дії на своє ім'я і від свого імені, на
ім'я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, їх та своїх ро-

Додатки

дичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер), а також на ім'я та від імені працівників даного виконавчого комітету. По­садові особи виконавчих комітетів не вправі вчиняти нотаріальні дії також на ім'я і від імені даного виконавчого комітету. У зазна­чених випадках нотаріальні дії вчиняються державною но­таріальною конторою, приватним нотаріусом чи у будь-якому ви­конавчому комітеті іншої сільської, селищної, міської Ради на­родних депутатів.

Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням встановлених правил, є недійсними.

16. Не приймаються для вчинення нотаріальних дій докумен­
ти, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші не-
застережені виправлення, документи, текст яких неможливо
прочитати внаслідок пошкодження, а також написані олівцем.

Дописки, закреслені слова чи інші виправлення, які є на доку­ментах, що подаються для вчинення нотаріальних дій, повинні бути застережені підписом посадової особи і печаткою установи, підприємства, організації, що видали документи.

При цьому виправлення повинні бути зроблені таким чином, щоб усе помилково написане, а потім закреслене чи виправлене, можна було прочитати так як воно спочатку було написане.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, в яких не можна прочитати все в них написане в первісному напи­санні, як, наприклад, документи, залиті чорнилом, потерті та ін.

Не приймаються також документи, викладені на кількох ок­ремих аркушах, якщо вони не пронумеровані, не прошнуровані і кількість прошнурованих аркушів не завірена підписом посадо­вої особи та печаткою установи, підприємства або організації, що видали документи.

17. Тексти нотаріально посвідчуваних заповітів, доручень, за­
яв, засвідчуваних копій документів і виписок з них повинні бути
написані ясно і чітко, числа і строки, які стосуються змісту
посвідчуваних заповітів і доручень, мають бути позначені хоча б
один раз словами, а назви юридичних осіб — без скорочень і з заз­
наченням їх адреси, а в необхідних випадках — номерів їх рахун­
ку в установах банків. Прізвища, імена та по батькові громадян,
у тому числі представників, які беруть участь у нотаріальних
діях, повинні бути написані в документі повністю з зазначенням
місця їх проживання.

На нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, дописки (при-

Нотаріат в Україні

писки) і виправлення повинні бути застережені посадовою осо­бою виконавчого комітету перед підписом заповідача чи довіри­теля та інших осіб, які підписали заповіт, доручення або заяву, і повторені в кінці посвідчувального напису. При цьому виправ­лення мають бути зроблені так, щоб все помилково написане, а потім закреслене, можна було прочитати. Наприклад, якщо в тексті заповіту слова «предмети звичайної домашньої обстановки і вжитку» виправлено на слова «житловий будинок», то виправ­лення слід застережити так: «Закреслені слова: «предмети зви­чайної домашньої обстановки і вжитку» не читати, написаному «житловий будинок» вірити». Це виправлення повинно бути підписано заповідачем (або іншою особою, яка на прохання за­повідача підписала заповіт) у присутності посадової особи вико­навчого комітету і повторені в кінці посвідчувального напису пе­ред підписом вказаної посадової особи. Якщо виправлення зроб­лені в тексті нотаріально оформлюваного документа, який не пот­ребує підпису осіб, що звернулися за вчиненням нотаріальної дії (наприклад, копія документа), вони повинні бути застережені і підписані цією посадовою особою виконавчого комітету в кінці посвідчувального напису.

Якщо документ, що підлягає посвідченню або засвідченню, викладений неправильно чи неграмотно, посадова особа виконав­чого комітету пропонує особі, яка звернулася, виправити його або скласти новий. На прохання особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії, документ може бути складений посадовою осо­бою виконавчого комітету.

У випадках, коли документи, що посвідчуються або засвідчу­ються, викладені на кількох окремих аркушах, вони мають бути прошнуровані, а аркуші їх пронумеровані, про що повинен бути зроблений відповідний запис, завірений підписом,посадової осо­би виконавчого комітету з прикладенням гербової печатки відповідного виконавчого комітету ради народних депутатів. Наприклад: «Пронумеровано, прошнуровано і скріплено печат­кою п'ять аркушів» (підпис і гербова печатка виконавчого комітету відповідної ради народних депутатів).

18. Нотаріальне посвідчення заповітів та доручень, засвідчення вірності копій документів і виписок з них, справжності підпису на документах здійснюються шляхом вчинення посвідчувальних на­писів на відповідних документах, які підписуються посадовою осо­бою виконавчого комітету з прикладенням гербової печатки вико­навчого комітету ради народних депутатів (додатки № 6-27).

Додатки

---------------------------------------------------------------------------------------------------------

Текст посвідчувального напису може бути надрукований на друкарській машинці або написаний чорнилом від руки ясно, чітко, без підчисток, вільні місця повинні бути прокреслені, до­писки та інші виправлення — застережені.

Для вчинення посвідчувальних написів можуть застосовува­тися штампи з текстом відповідного напису.

Посвідчувальнии напис на дорученні, заповіті вміщується після підпису громадянина на тій же сторінці чи на звороті документа.

Якщо посвідчувальнии напис не вміщується на відповідному документі, він може бути продовжений чи викладений повністю на прикріпленому до документа аркуші паперу. У цьому випадку аркуші, на яких викладено текст документа, і аркуш з посвідчу-вальним написом прошнуровуються і пронумеровуються, кількість аркушів завіряється підписом посадової особи виконав­чого комітету з прикладенням гербової печатки виконавчого комітету ради народних депутатів.

Для викладення посвідчувального напису чи його продовжен­ня допускається також підклейка аркуша паперу з прикладен­ням гербової печатки виконавчого комітету ради народних депу­татів, частина відбитку якої повинна знаходитися на підклеєно­му аркуші.

Прикріплення і підклейка аркушів паперу для посвідчуваль­ного напису при засвідченні вірності копії документа, а також для напису на дублікаті документа не допускається.

19. Всі нотаріальні дії, які вчиняються посадовими особами ви­конавчих комітетів, реєструються в реєстрах для реєстрації но­таріальних дій (додаток № 1). Кожній нотаріальній дії прис­воюється окремий порядковий номер. Номер, під яким нотаріаль­на дія зареєстрована в реєстрі, позначається в посвідчувальному написі документа, що посвідчується чи засвідчується посадовою особою виконавчого комітету.

Нумерація в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій з початку кожного календарного року ведеться з першого номера.

Реєстри повинні бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані.

Кількість аркушів повинна бути завірена підписом посадової особи виконавчого комітету вищестоящої ради народних депутатів з прикладенням гербової печатки цього виконавчого комітету.

Запис нотаріальної дії в реєстрі провадиться посадовою осо­бою виконавчого комітету чорнилом (або кульковою ручкою) і тільки після того, як посвідчувальнии напис чи документ, що посвідчується чи засвідчується, підписаний. Запис олівцем і

Нотаріат в Україні

підчистки в реєстрі не допускаються, вільні місця повинні бути прокреслені, а зроблені виправлення застережені за підписом по­садової особи виконавчого комітету.

20. Посадові особи виконавчих комітетів видають виписки з
реєстрів для реєстрації нотаріальних дій тільки громадянам та
юридичним особам, за дорученням яких або щодо яких вчиняли­
ся нотаріальні дії, а також на письмову вимогу суду, арбітражно­
го суду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з
кримінальними, цивільними або господарськими справами, що
знаходяться у їх провадженні.

Виписки з реєстру для реєстрації нотаріальних дій про заповіт видаються тільки після смерті заповідача.

21. Примірники всіх нотаріально посвідчених заповітів чи до­
ручень, повідомлень установ банку, підприємств і організацій з
написом про накладення заборони відчуження житлового будин­
ку, квартири, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділян­
ки, іншого нерухомого майна залишаються у справах виконавчо­
го комітету відповідної ради народних депутатів.

На кожний вид зазначених угод або документів можуть бути заведені окремі наряди.

22. Документи, на підставі яких вживаються заходи до охоро­
ни спадкового майна, приєднуються до актів опису спадкового
майна, які залишаються у виконавчому комітеті відповідної ради
народних депутатів, і підшиваються в наряд (справу).

Оригінали документів (свідоцтва про народження, шлюб, смерть тощо) повертаються особам, що їх подали, а у виконавчо­му комітеті відповідної ради народних депутатів залишаються їх копії. Копії подаються заінтересованими особами або на їх про­хання виготовляються посадовою особою виконавчого комітету, про що робиться напис: «З оригіналом вірно», записується дата, посада особи, проставляється підпис.

Документи, на підставі яких встановлюється особа громадя­нина, його представника або представника підприємства, уста­нови, організації, повертаються особам, що подали їх, без зали­шення копій, але в реєстрі записується найменування докумен­та, його номер, дата видачі і найменування установи, яка видала документ.

Якщо громадянин звернувся за засвідченням вірності копії до­кумента чи виписки із документа, посадова особа виконавчого комітету встановлює його особу і робить в реєстрі відмітку «Осо­бу встановлено».

Додатки

Не залишаються у виконавчому комітеті відповідної Ради на­родних депутатів такі документи або їх копії:

1) статути юридичних осіб або їх положення, а також докумен­ти про повноваження їх представників (крім доручень, які вида­ються на здійснення конкретних нотаріальних дій);

2) документи, які стверджують право власності громадян або юридичних осіб на житловий будинок (частину будинку), кварти­ру, дачу, садовий будинок, гараж, земельну ділянку, інше неру­хоме майно (свідоцтво про право власності на житло, свідоцтво про право на спадщину, свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя, державні акти про право колектив­ної чи приватної власності на землю, договори купівлі продажу, дарування, міни житлового будинку (частини будинку), кварти­ри, дачі, садового будинку, гаража, земельної ділянки, іншого нерухомого майна, в тому числі зареєстровані на біржі та ін.).

Про наявність зазначених документів робиться відмітка в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій або на примірнику, який залишається у виконавчому комітеті, одночасно з реєстрацією в реєстрі нотаріальної дії, для вчинення якої вимагаються ці доку­менти, після чого повертаються особі, що подала їх. Відмітка, в якій зазначається назва документа, на чиє ім'я, ким і коли він виданий та за яким номером, підписується посадовою особою ви­конавчого комітету з проставлянням дати.

23. У разі втрати документа, посвідченого посадовою особою ви­конавчого комітету, за письмовою заявою осіб, перелічених у пункті 4 цієї Інструкції, видається дублікат втраченого документа.

До передачі в державний нотаріальний архів примірників до­кументів, посвідчених або засвідчених посадовою особою вико­навчого комітету, дублікат втраченого документа видається поса­довою особою виконавчого комітету за місцем його зберігання.

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям лише після подачі ними свідоцтва про смерть за­повідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтв про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має си­лу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис (додаток № 27).

Крім того, про видачу дубліката посадова особа виконавчого комітету робить відмітку на примірнику документа, який

Нотаріат в Україні

зберігається в наряді (справі) виконавчого комітету ради народ­них депутатів.

24. Посадові особи виконавчих комітетів, які вчиняють но­
таріальні дії, у разі виявлення при вчиненні нотаріальних дій по­
рушення закону громадянами або окремими посадовими особами,
повідомляють про це для вжиття необхідних заходів відповідні
підприємства, установи, організації або прокуратуру.

Якщо справжність поданого документа викликає сумнів, по­садові особи виконавчих комітетів, які вчиняють нотаріальні дії, вправі затримати цей документ і направити його на експертизу.

Про направлення документа на експертизу посадова особа ви­конавчого комітету виносить постанову, в якій зазначається:

— дата винесення постанови;

— прізвище, ініціали посадової особи, яка винесла постанову, і найменування виконавчого комітету;

— найменування документа, дата його видачі, ким та на чиє ім'я він виданий;

— ким (прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання) пода­но документ для вчинення нотаріальної дії;

— обставини, які викликали необхідність направлення доку­мента на експертизу;

— куди (якій експертній установі) направляється документ для проведення експертизи;

— питання, поставлені на вирішення експертизи.

25. Посадова особа виконавчого комітету відмовляє у вчиненні
нотаріальної дії, якщо:

вчинення такої дії суперечить закону;

дія підлягає вчиненню нотаріусом або посадовою особою іншо­го виконавчого комітету;

з проханням про вчинення нотаріальної дії звернулася недієздатна особа або представник, який не має необхідних пов­новажень;

доручення, що видається юридичною особою, суперечить цілям, вказаним в її статуті чи положенні.

Посадова особа виконавчого комітету, яка вчиняє нотаріальні дії, не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства або містять відо­мості, що порочать честь і гідність громадян.

Посадова особа виконавчого комітету, що вчиняє нотаріальні дії, на прохання особи, якій відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, повинна викласти причини відмови у письмовій формі і роз'яс-

Додатки

нити, що заінтересована особа, яка вважає неправильною вчине­ну дію або відмову у вчиненні нотаріальної дії, вправі подати про це скаргу до суду за місцем знаходження виконавчого комітету сільської, селищної, міської ради народних депутатів. Ця скарга розглядається в порядку, передбаченому статтями 285—288 Цивільного процесуального кодексу.

У постанові про відмову вказуються:

— дата винесення постанови;

— прізвище, ініціали, займана посада;

— прізвище, ім'я, по батькові громадянина, який звернувся за вчиненням нотаріальної дії, місце його проживання або наймену­вання і місцезнаходження юридичної особи;

— про вчинення якої нотаріальної дії просила особа, що звер­нулася до посадової особи виконавчого комітету (короткий зміст прохання);

— мотиви, з яких відмовлено у вчиненні нотаріальної дії, з по­силанням на чинне законодавство;

— порядок і строки оскарження відмови з посиланням на
цивільне процесуальне законодавство.