Правила ведення нотаріального діловодства

1. Загальні положення

1.1. Ці Правила встановлюють єдиний для державних і при­
ватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства,
складання та оформлення службових документів.

Порядок складання нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів, ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а та­кож інших книг, пов'язаних із вчиненням нотаріальних дій, ре­гулюється Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України і вказівками по заповненню форм реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв і посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах.

Приймання, реєстрація та видача грошових сум і цінних па­перів, що надійшли на депозитний рахунок державної нотаріаль­ної контори або приватного нотаріуса, провадяться за правилами, встановленими чинним законодавством.

1.2. Відповідальність за правильну організацію і ведення но­
таріального діловодства несе приватний нотаріус, а в державних
нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах —
завідуючі, які їх очолюють.

В державній нотаріальній конторі, державному нотаріально­му архіві, де є кілька працівників, ведення діловодства і архіву наказом завідуючого може покладатися на одного з цих працівників, що відображається в його посадовій інструкції.

Ведення діловодства і архіву приватного нотаріуса може бути покладено ним на особу, яка працює в нього за трудовим договором.

1.3. При звільненні або переведенні на іншу роботу нотаріуса
чи особи, на яку покладено ведення діловодства, архівні справи, а
також справи і документи, що знаходяться в діловодстві, переда­
ються особі, яка призначається, про що складається відповідний
акт.

Нотаріате Україні

1.4. Використання службових документів у засобах масової інформації допускається лише з дозволу завідуючого державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву або при­ватного нотаріуса.

1.5. Мова нотаріального діловодства визначається статтею 20 Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР».

1.6. Діловодство по заявах та скаргах громадян в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах ве­деться окремо від інших видів діловодства і покладається на призначених для цього осіб.

2. Документування управлінської діяльності

установ державного нотаріату

-

2.1. Державні нотаріальні контори, державні нотаріальні
архіви в межах своєї компетенції видають накази.

2.2. Обговорення питань на зборах, нарадах фіксується в про­токолах, які оформляються на підставі записів, зроблених під час засідань.

2.3. Протоколи підписуються головуючим на зборах і секретарем.

3. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції

3.1. Вся кореспонденція, адресована державній нотаріальній
конторі, державному нотаріальному архіву чи приватному но­
таріусу, приймається особою, відповідальною за діловодство, яка
розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис «осо­
бисто», та перевіряє наявність документів і додатків до них.

При відсутності у конверті документа або додатків до нього складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові (додаток № 1).

Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлен­ня та одержання кореспонденції.

3.2. Неправильно оформлені (не підписані, не засвідченні), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю.

3.3. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, за-

Додатки

яви працівників), за винятком документів оперативного характе­ру (додаток № 2).

Вхідні документи реєструються в день надходження, внутрішні та вихідні — в день їх підписання.

3.4. Реєстрація документів здійснюється в журналах встанов­
леної форми. Установи державного нотаріату ведуть такі
реєстраційні журнали:

журнал реєстрації вхідних документів (додаток № 3); журнал реєстрації вихідних документів (додаток № 4); журнал реєстрації власних наказів (розпоряджень) (додаток № 5). Приватні нотаріуси повинні вести журнали реєстрації вхідних та вихідних документів та власних наказів (розпоряджень).

3.5. Заяви про прийняття спадщини, видачу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, претензії кредиторів, повідомлення про нак­ладання заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення судових і слідчих органів про накладання арешту, якщо вони надійшли поштою, реєструються в журналі вхідних документів. Після цього вони підлягають наступній реєстрації за правилами, встановленими Інструкцією «Про порядок вчинення нотаріаль­них дій нотаріусами України».

3.6. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп (додаток № 6).

У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Для складання службових документів використовується папір форматів А4 (210 X 297) та А5 (148 X 210). Складання доку­ментів на папері довільного формату не дозволяється.

4.2. Службові документи оформляються на бланках установ і приватних нотаріусів. Бланки виготовляються відповідно до ви­мог нормативної документації.

4.3. Кожний вид документа повинен мати визначений комп­лекс реквізитів і стабільний порядок їх розміщення.

Найменування виду документа (за винятком листів вказуєть­ся на бланку).

Нотаріат в Україні

4.4. До кожного документа, що друкується на папері формату
А4, незалежно від його призначення, складається заголовок,
який повинен бути максимально стислим, точно відображати
зміст документа та відповідати на запитання «Про що документ».

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, повідом­лень і до документів, які друкуються на папері формату А5.

4.5. Документ адресується установі, її структурному
підрозділу або конкретній посадовій особі.

Найменування установи та її структурного підрозділу, яким ад­ресується лист, зазначаються в називному відмінку, наприклад:

«Міністерство юстиції України Управління організації юри­дичної допомоги населенню».

При адресуванні документа керівнику установи або його зас­тупнику найменування установи повинно входити до складу най­менування посади адресата, наприклад:

«Начальнику управління юстиції Київської міської державної адміністрації, ініціали та прізвище».

Поштова адреса кореспондента вказується повністю після наз­ви установи, якій надсилається документ.

При адресуванні документа громадянину спочатку зазна­чається поштова адреса, а потім ініціали та прізвище одержува­ча, наприклад:

«252601, м. Київ-601,

вул. М. Коцюбинського, 18, кв. 21

СІ. Василенку»

4.6. Датою документа є дата його підписання або затвердження.
Дата на документі проставляється трьома парами арабських

цифр (10.12.93), які розділяються крапками. Якщо початковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед ними ставиться нуль. Наприклад, 3 січня 1994 р. слід писати: 03.01.94. Допускається також така послідовність написання дати: рік, потім місяць і число місяця. Наприклад: 1994.01.15. У текстах документів, що містять відомості фінансового характеру, допус­кається застосування словесно-цифрового способу оформлення дат: 15 січня 1994 р. Якщо документ складено не на бланку, дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

4.7. До складу підпису входять: найменування посади особи,
яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на
бланку, і скорочене — на документі, складеному на бланку), осо­
бистий підпис та його розшифровка, наприклад:

Додатки

«Приватний нотаріус Київського міського нотаріального округу

(підпис) В.П. Іваненко» «Завідуючий нотаріальною конторою

(підпис) З.П. Коренева».

4.8. При підписанні документів, складених комісією, зазнача­
ються не посади осіб, які склали документ, а розподіл обов'язків
у складі комісії, наприклад:

«Голова комісії (підпис) С.К.Ільченко

Члени комісії (підпис) Г.Х.Петренко

(підпис) Н.Л.Середа».

4.9. У випадках, передбачених чинних законодавством, свій
підпис на документах нотаріус скріплює відповідною печаткою
(додаток № 17).

Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він охоплю­вав частину найменування посади особи, яка підписала документ.

4.10. Якщо документ має додатки, повна назва яких наводить­
ся в його тексті, то в додатку слід вказати лише кількість аркушів
і число примірників, наприклад: «Додаток на 5 арк. у 2 прим.».

Якщо документ має додатки, які не згадуються в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначен­ням кількості аркушів у кожному додатку та кількості примірників, наприклад: «Додаток: дублікат договору-купівлі продажу на 2 арк. у 1 прим.».

При відповіді на запит необхідно робити посилання на номер документа-запиту.

4.11. На документах, що виконані, проставляється відмітка
про виконання, яка розміщується на нижньому полі першого ар­
куша або на звороті першого аркуша документа і включає в себе
коротку довідку про виконання (якщо відсутній документ, що
свідчить про виконання), а також слова «До справи» і номер спра­
ви (наряду), в яку повинен бути підшитий виконаний документ.

4.12. На вихідному документі проставляється номер, що
відповідає порядковому номеру по журналу реєстрації вихідних
документів і номеру справи (наряду), в якій буде зберігатися
примірник вихідного документа.

4.13. Кореспонденція надсилається адресатам поштою або пе­редається нарочним. В останньому випадку вона вручається адре­сату під розписку в розносній книзі (додаток № 7).

4.14. Видача дублікатів документів провадиться в порядку, передбаченому Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Нотаріат в Україні

5. Контроль виконання документів

- -

5.1. В державних нотаріальних конторах, державних но­таріальних архівах на контроль беруться документи, що надійшли від Міністерства юстиції України, Міністерства юс­тиції Республіки Крим, управлінь юстиції обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій, з вказівкою (проханням) відповісти про результати їх розгляду.

Завідуючим державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом можуть бути поставленні на контроль й інші документи.

5.2. Контроль за виконанням документів може вестись на реєстраційно-контрольних картках (додаток № 8) або з допомо­гою спеціальної контрольної папки (в установах державного но­таріату з обмеженою кількістю працюючих).

6. Складання номенклатури і формування справ (нарядів)

6.1. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної
контори, державного нотаріального архіву, приватного нотаріуса
складається на підставі примірних номенклатур, що затверджу­
ються Міністерством юстиції України за погодженням з Голов­
ним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

6.2. В номенклатуру повинні бути включені всі справи (наря­
ди), які ведуться нотаріусами, а також реєстри, книги, журнали.

6.3. Номенклатура справ (нарядів) державної нотаріальної
контори, приватного нотаріуса затверджується завідуючим но­
таріальною конторою, приватним нотаріусом і узгоджується з
відповідним державним нотаріальним архівом. Про складену но­
менклатуру справ (нарядів) приватний нотаріус повинен також
повідомити відповідну державну архівну установу.

6.4. Номенклатура справ (нарядів) державного нотаріального архіву затверджується завідуючим архівом і узгоджується з відповідною державною архівною установою (додатки № 9-10).

6.5. Якщо протягом року виникне необхідність в заведенні справ (нарядів), не передбачених номенклатурою, вони додатково вносяться в номенклатуру. Для цього в номенклатурі передба­чається резервні номери.

6.6. В кінці року номенклатура обов'язково закривається
підсумковим записом, в якому зазначається кількість і категорії
фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює

Додатки

своїм підписом особа, відповідальна за ведення діловодства, чи приватний нотаріус.

Цей примірник номенклатури справ (нарядів) є обліковим до­кументом для справ тимчасового зберігання і зберігається в архіві державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса, державному нотаріальному архіві постійно.

6.7. Всі виконані документи групуються у справи (наряди).

6.8. На відміну від інших документів заяви про прийняття спадщини, про видачу свідоцтва про право на спадщину чи про відмову від спадщини, про оплату витрат за рахунок спадкового майна, про вжиття заходів до охорони спадкового майна, по яких вжиті ці заходи, а також претензії кредиторів зразу ж формують­ся в окремі спадкові справи, кожна з яких одержує індекс, що відповідає номенклатурі справ (нарядів), потім реєструється в книзі обліку спадкових справ (додаток № 11) і йому присвоюєть­ся номер, що відповідає порядковому номеру в цій книзі.

В спадкову справу підшиваються усі документи, пов'язані з оформленням спадщини за вказаною заявою.

Якщо спадкову справу не закінчено провадженням в поточно­му році, вона переходить на наступний рік під тим же номером і перереєстрації не підлягає.

6.9. Групувати в справи (наряди) слід документи одного діло­
водного року. В середині справи (наряду) документи системати­
зуються в хронологічному порядку, причому документ-відповідь
повинен розміщуватися після документа-запиту.

Звіти повинні вміщуватися в справі (наряді) того року, до якого вони відносяться за своїм змістом, незалежно від часу їх складання.

6.10. Документи, виготовлені із застосуванням засобів обчис­лювальної техніки, групуються у справи на загальних підставах.

6.11. Не допускається включення до справи (наряду) документів, що не відносяться до неї, а також чернеток і проектів документів.

6.12. Реєстри, справи (наряди) поточного діловодства і закінчені провадженням до передачі їх в державний нотаріальний архів або на знищення повинні зберігатися у шафах, столах, що замикають­ся, і запобігають впливу на документи сонячного світла, пилу.

Зберігання документів, виготовлених із застосуванням засобів обчислювальної техніки, проводиться за загальними правилами.

6.13. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ (на­рядів), як правило, не дозволяється.

6.14. У виняткових випадках, за вимогою суду, арбітражного су­ду, прокуратури, органів дізнання і слідства у зв'язку з криміналь-

Нотаріат в Україні

ними, цивільними та господарськими справами, що знаходяться в їх провадженні, таке вилучення провадиться з дозволу завідуючого державною нотаріальною конторою, державним нотаріальним архівом, приватного нотаріуса з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії вилученого документа і постанови про вилучення, протоколу вилучення або запиту суду, арбітражного суду.

На письмову вимогу державної податкової інспекції видаються довідки, документи і копії з них, необхідні для визначення пра­вильності стягнення державного мита та цілей оподаткування.

6.15. Закінчені провадженням справи (наряди) тимчасового (більше 10 років) і постійного зберігання після закінчення строку їх зберігання в державній нотаріальній конторі чи у приватного нотаріуса повинні здаватись в державний нотаріальний архів для наступного зберігання і використання.

6.16. Справи (наряди) із строком зберігання до 10 років в дер­жавний нотаріальний архів не здаються.

6.17. При припиненні приватної нотаріальної діяльності у ви­падках, передбачених статтею ЗО Закону України «Про но­таріат», приватний нотаріус зобов'язаний в місячний строк пере­дати до державного нотаріального архіву документи, що стосу­ються вчинених ним нотаріальних дій, незалежно від строку їх зберігання.

У випадку, коли за станом здоров'я або з інших поважних при­чин, а також у зв'язку із смертю приватного нотаріуса зробити це неможливо, передачу документів до державного нотаріального архіву провадить постійно діюча експертна комісія, що ство­рюється відповідно Міністром юстиції Республіки Крим, началь­ником управління юстиції обласної, Київської та Севастопольсь­кої міської державної адміністрації у складі не менше 3-х осіб.

6.18. Експертна комісія організує свою роботу відповідно до затвердженого про неї Положення.

6.19. По закінченні року посадова особа, яка відповідає за діло­водство в державній нотаріальній конторі, приватний нотаріус провадить підготовку справ до архівного зберігання і уточнює сис­тематизацію документів у справах, проводить оформлення справ (нарядів). Справи тимчасового і постійного зберігання вміщують­ся в тверду обкладинку, документи перекладаються в хроно­логічному порядку і прошиваються. Аркуші справ нумеруються.

6.20. В кінці правил (наряду) на чистому аркуші робиться
засвідчувальний напис, наприклад: «У справі (наряді) прошито
та пронумеровано 15 (п'ятнадцять) аркушів.

Відповідальний за архів — підпис, дата».

Додатки

6.21. Документи із строком зберігання до 10 років у справи (наряди) не підшиваються, нумерація аркушів не провадиться.

6.22. Обкладинки справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання оформляються за встановленою формою (додаток № 12).

Заголовок на обкладинку справи (наряду) переноситься з но­менклатури справ (нарядів) після його уточнення.

Дати на обкладинці повинні відповідати року заведення і закінчення справи (наряду).

На обкладинках справ (нарядів), що складаються з декількох томів (частин), вказуються крайні дати документів кожного тому (частини).

Кількість аркушів у справі (наряді) вказується цифрами на підставі даних засвідчуваного напису.

Написи на обкладинках справ (нарядів) тимчасового та постійного зберігання слід робити чітко, світлостійким чорнилом або тушшю.

6.23. На справи тимчасового і постійного зберігання склада­
ються окремі описи.

Опис складається з річних розділів і являє собою перелік назв справ (нарядів) з включенням необхідних відомостей про їх склад і зміст.

Описи справ складаються у 4-х примірниках за встановленою формою (додатки № 13-15).

В кінці опису робиться підсумковий запис, в якому вказуєть­ся (цифрами і словами) кількість справ, що внесені до опису, а та­кож обумовлюються особливості нумерації справ у описі. Закінчення опису обов'язково погоджується з державним но­таріальним архівом.

6.24. Одночасно з підготовкою документів до зберігання впро­вадиться відбір документів, що підлягають знищенню.

6.25. Відбір документів для знищення оформляється актом (додаток № 16).

6.26. У ході підготовки документів до наступного зберігання в державному нотаріальному архіві постійно діючою експертною комісією провадиться експертиза наукової та практичної цінності документів і вирішується питання про відбір їх для включення до складу Національного архівного фонду чи знищення.

При відборі документів на тимчасове та постійне зберігання екс­пертна комісія керується чинними правилами та інструкціями Го­ловного архівного управління при Кабінеті Міністрів України по організації роботи з документами, переліками і номенклатурою справ і відповідними вказівками Міністерства юстиції України.

Нотаріат в Україні

6.27. Відповідно до затверджених описів державна нотаріальна контора, приватний нотаріус зобов'язані у встановлений строк здати в державний нотаріальний архів справи (наряди), внесені до опису.

6.28. Знищення документів провадиться після того, як описи на справи (наряди) тимчасового та постійного зберігання затверд­жено державним нотаріальним архівом.

Додаток № 1

До Правил ведення

нотаріального діловодства

- "

Назва установи,

приватний нотаріус Адресат

Акт

_______ №___________

м. (смт)__________________

Про відсутність вкладень у конверті

■■■■■■ ■'.-■'..'■'-,-,.. ' ■ ■ -'. ■ ' ■ ■

Підстава: Правила ведення нотаріального діловодства, затвер­
джені наказом Міністра юстиції України від_____________ №_________

Складений

(назва установи, прізвище та ініціали виконавця)

Присутні:________________________________________________

(посади, прізвища та ініціали)

«___»________ 20__ р._____________________________________

(назва організації, від якої надійшов пакет)
_____________________________ надійшов пакет, в якому при

розкритті не виявлено таких вкладень:_________________________

(назва і номери документів, яких не вистачає)

Акт складено у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

Посада Підпис Ініціали, прізвище

(Приватний нотаріус)

Формат А4

 

Додатки

 

Додаток № 2

До правил ведення

нотаріального діловодства