Нотаріальне діловодство і звітність

Нотаріальне діловодство регулюють Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені Міністерством юстиції України від 3 лютого 1994 р. Ці Правила встановлюють єдиний для державних і приватних нотаріусів порядок ведення нотаріального діловодства та оформлення службових документів.

Відповідальність за правильну організацію і ведення діловодства покладається на приватного нотаріуса, а в державних нотаріальних конторах і державних нотаріальних архівах — на завідуючих.

Нотаріальне діловодство включає: ведення документування управлінської діяльності установ державного нотаріату; приймання, розгляд і реєстрацію кореспонденції; складання та оформлення службових документів; контроль виконання документів; складання номенклатури і формування справ. Наказом Міністерства юстиції України від 22 січня 1998 р. запроваджено спеціальні бланки нотаріальних документів нового зразка, які є необхідною складовою документарного забезпечення нотаріального процесу. Вони можуть бути використані тільки нотаріусами і тільки для виготовлення нотаріальних документів. Бланки мають цілий ряд захисних методик і призначені для зручності, швидкості підготовки нотаріальних документів, а також для забезпечення неможливості їх підробки.

Міністерством юстиції України 22 червня 1999 р. затверджено Положення про постачання, зберігання, облік і звітність витрачання бланків нотаріальних документів, яке містить загальні положення, порядок замовлення та постачання бланків, порядок одержання бланків нотаріусами України, зберігання бланків, ознаки недійсності бланків, звітність державних нотаріальних контор і приватних нотаріусів про витрачання бланків, ведення первинного обліку бланків, а також ведення Єдиного реєстру для обліку надходження і витрачання бланків.

До вчинення нотаріальних дій законодавство передбачає певні вимоги, яким мають відповідати документи, що подаються нотаріусові. Вони не повинні мати підчисток чи дописок, закреслених слів чи інших незастережних виправлень. Дописки, закреслені слова чи інші виправлення належить застерегти підписом посадової чи уповноваженої на те особи та печаткою установи, підприємства чи організації, яка видала документ. При цьому виправлення слід робити таким чином, щоб можна було прочитати як виправлене, так і помилково написане, а потім виправлене чи викреслене.

Не приймаються документи, текст яких неможливо прочитати через пошкодження, а також написані олівцем. Це такі документи, в яких не можна прочитати все в них написане в первісному написанні, бо вони були залиті чорнилом, потерті тощо.

Нотаріус не приймає документів, які є подертими або викладеними на двох чи більше окремих аркушах, якщо останні не прошнуровано й не пронумеровано, а кількість прошнурованих аркушів не завірено підписом посадової чи уповноваженої особи та печаткою установи, підприємства, організації, що видали документи.

Законодавство висуває певні вимоги і до нотаріусів у вчиненні нотаріальних дій, що стосуються саме техніки виготовлення нотаріальних документів. Так, тексти нотаріально по-свідчуваних угод, засвідчуваних копій документів і виписок з них, тексти перекладів і заяв повинні бути написані ясно і чітко; числа і строки, що стосуються змісту угод, мають бути позначені хоча б один раз словами, а назви юридичних осіб — без скорочень із зазначенням їхніх адрес. У необхідних випадках треба зазначити номери рахунків юридичних осіб в установах банків. Прізвища, імена та по батькові громадян повинні бути написані повністю із зазначенням місць їх проживання. У разі посвідчення угод за участю іноземних громадян зазначається також їхнє громадянство.

На нотаріально оформлених документах незаповнені до кінця рядки та інші вільні місця підкреслюються, крім документів, призначених для дій за кордоном, у яких це не допускається. Дописки та виправлення повинні бути застережені нотаріусом перед підписом учасників угод та інших осіб, які підписали угоду, заяву і т. ін. та повторені наприкінці посвід-чувального напису. При цьому виправлення мають бути зроблені так, щоб усе помилково написане, а потім закреслене, можна було прочитати. Виправлення, зроблені в тексті нотаріально оформлюваного документа, що не потребує підпису особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, застерігається нотаріусом лише наприкінці посвідчувального напису. Якщо документ, за посвідченням чи за засвідченням якого звернулася заінтересована особа, викладено неграмотно чи з порушенням законодавства, то нотаріус пропонує цій особі виправити його або скласти новий, а також на її прохання може сам скласти документ.

Усі нотаріальні дії, вчинені нотаріусом, реєструються в реєстрах нотаріальних дій. Форми реєстрів для запису нотаріальних дій, нотаріальних свідоцтв, посвідчувальних написів на угодах і засвідчуваних документах затверджено наказом Міністерства юстиції України від 7 лютого 1994 р.

Розрізняють два види нотаріальних реєстрів: реєстр для реєстрації нотаріальних дій (форма № 1) і реєстр для реєстрації заборон відчуження жилих будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок та іншого неру-хомого майна, а також арештів, накладених на таке майно судовими та слідчими органами (форма № 2).

Кожен нотаріус веде окремий реєстр. У державній нотаріальній конторі, де працюють кілька нотаріусів, реєстрам присвоюються індекси, що збігаються з номером печатки державного нотаріуса. У цьому випадку номери на документах позначаються так: № 1-1, № 1-2, № 2-1, де перша цифра означає індекс реєстру, а друга — порядковий номер запису.

З дозволу Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Севастополі та Києві нотаріуси можуть вести самостійні реєстри для запису окремих видів нотаріальних дій. У цьому випадку номери на документах, записаних у такі реєстри, позначаються так: № 1—К-10, що означає, що запис зроблено за номером десятим у першому реєстрі для реєстрації засвідчення вірності копій документів, або № З-В-5, що означає, що запис зроблено за номером п'ятим у третьому реєстрі для вчинення виконавчих написів і т. д.

Кожній нотаріальній дії присвоюється окремий порядковий номер. Цей номер позначається і на документах, що видаються нотаріусом, чи в посвідчувальних написах.

Запис у реєстрі повинен відображати порядковий номер від початку року, бо такий запис у хронологічному порядку виключає можливість зловживання, зокрема здійснення нотаріальної дії заднім числом. Далі вказується дата вчинення нотаріальної дії, а потім прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання (чи найменування і місцезнаходження юридичної особи) осіб, для яких вчиняється нотаріальна дія, або їхніх представників, документ, що посвідчує особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії. Потім указується зміст нотаріальної дії, далі — про стягнення державного мита або розмір плати за вчинену нотаріальну дію, і зрештою — розписка в одержанні нотаріально оформленого документа.

Запис нотаріальної дії до реєстру провадиться нотаріусом або іншим працівником державної нотаріальної контори чи особою, яка знаходиться у трудових відносинах із приватним нотаріусом. Цей запис проводиться тільки після того, як по-свідчувальний напис на документі або документ, що видасться нотаріусом, ним буде підписано. Запис у реєстрі олівцем не допускається.

Нотаріуси мають право видавати виписки з реєстрів за письмовою заявою громадян, підприємств, установ та організацій, щодо яких або за дорученням яких учинялися нотаріальні дії, а також за письмовою вимогою суду, арбітражного суду, прокуратури, органів слідства й дізнання у зв'язку зі справами, що знаходяться в їхньому провадженні.

Виписки з реєстрів нотаріальних дій про заповіти видаються тільки після смерті заповідача.

Реєстри мають бути прошнуровані, аркуші їх — пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрів повинна бути завірена підписом посадової особи Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі, уповноваженої на те начальниками цих управлінь. Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.