Засвідчення вірності копій документів

Засвідчення вірності копій документів потребує додержання певних умов, за яких ця нотаріальна дія може бути вчинена, а копія документа матиме юридичну силу.

Першою умовою є відповідність документа, з якого посвідчується копія, вимогам закону. Це означає, що документ не повинен суперечити законові як за змістом, так і за формою.

Документом, який суперечить законові, визнається такий, зміст якого є протиправним.

Стосовно деяких документів існує певний порядок їх оформлення і видачі, встановлено бланки єдиного зразка і реквізити документів. Це, в основному, дипломи, атестати зрілості, документи органів РАГСу тощо. Такі документи не будуть відповідати вимогам закону, якщо приміром, вони видані неправомочною установою, немає підпису службової особи чи печатки, не вказано число, місяць, рік видачі документа, відсутній реєстраційний номер, документ виготовлено на неналежному бланку і т. д. Усе це дає нотаріусові підстави для відмови у вчиненні нотаріальної дії.

Не відповідають вимогам законності документи, в яких є підчистки, приписки, незастережені виправлення, закреслені слова, які мають неясний текст, що його неможливо прочитати, нечітку печатку, які написані олівцем, викладені на декількох аркушах, але не прошиті, не пронумеровані та не скріплені належним чином.

Якщо оригінал документа викликає сумнів щодо його дійсності, нотаріус може затримати цей документ і направити на експертизу на підставі своєї постанови (ст. 51 Закону України "Про нотаріат"). Якщо експертиза виявить порушення закону, нотаріус повідомляє про це для вжиття заходів відповідні підприємства, організації, установи чи прокуратуру.

Друга умова — наявність юридичного значення документа. Ця вимога випливає з сутності цієї нотаріальної дії та означає, що документ, з якого свідчиться вірність копії, повинен стосуватися прав і законних інтересів громадян, мати значення для подальшої їх реалізації, а отже, створювати певні правові наслідки для громадянина.

Практично кожний документ, який стосується прав і законних інтересів громадян, має чи може мати юридичне значення. Якщо у нотаріуса виникають сумніви щодо юридичного значення документа, він може з'ясувати, для якої мети свідчиться копія. Звідси неправомірною буде відмова нотаріуса засвідчити вірність копії документа, якщо строк його дії закінчився, а значить, документ буцімто втратив своє юридичне значення.

Третьою умовою засвідчення вірності копії документа є перевірка того факту, чи може нотаріус з представленого документа засвідчити копію.

Закон України "Про нотаріат" не містить переліку документів, з яких не можна засвідчити вірність копії. Тому при цьому слід керуватися п. 138 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, а також Указом Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 р. (який не суперечить законодавству України), де визначено перелік документів, з яких вірність копії не свідчиться.

Це, в першу чергу, документи, що свідчать особу громадянина, зокрема паспорт, а також документи, що його замінюють: довідка про втрату паспорта, видана органами внутрішніх справ, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідка на проживання особи, яка мешкає в Україні, але не є громадянином України, національний паспорт іноземця, довідка про звільнення з місць позбавлення волі.

До документів, що посвідчують особу громадянина і з яких не можна засвідчувати вірність копії, належать партійні квитки, профспілковий, військовий квитки, студентські квитки, депутатські та службові посвідчення тощо.

Забороняється засвідчувати вірність копії деяких документів, що видаються органами охорони здоров'я: довідок лікувальних установ про народження дитини, лікарняних свідоцтв і фельдшерських довідок про смерть, довідок і висновків про наявність психічних захворювань, медичних висновків на дітей-інвалідів з дитинства у віці до 16 років, свідоцтв про хворобу колишніх військовослужбовців, у тому числі й тих, хто знаходився в полоні.

Засвідчувати вірність копій лікарняних листків, якщо вони були видані лікарем з затвердженням головного лікаря або спільно з ним, можна лише за умови, що їх підписали обидва лікарі.

Не можна засвідчувати виписку із залікової відомості, якщо не пред'явлено диплома про закінчення навчального закладу. Не підлягають засвідченню також тимчасові посвідчення, видані технікумами замість диплома, а також довідки про закінчення інтернатури, клінічної ординатури, аспірантури, виданих замість посвідчень. Не можна також засвідчувати вірність копій протоколів засідань екзаменаційних комісій при проведенні кандидатських іспитів.

Не підлягає засвідченню вірність копій записів актів громадянського стану, оскільки видача їх громадянам заборонена, а юридичне значення матиме видане за встановленою формою свідоцтво.

Забороняється засвідчувати вірність копій перепусток для входу в установу, посвідчень про відрядження військовослужбовців, довідок про перебування в партизанських загонах.

Не підлягають засвідченню копії трудових книжок у разі виїзду громадянина за кордон, бо трудові книжки не підлягають легалізації та вивозу за кордон. По запитах видаються архівні довідки.

Копія заповіту може бути засвідчена лише після подання нотаріусові особою, вказаною в заповіті, свідоцтва про смерть заповідача і за умови, що нотаріус має документальне підтвердження того, що заповіт не скасовано і не змінено.

Четверта умова передбачає, що засвідченню підлягають копії тільки тих документів, що виходять від підприємств, організацій та установ і стосуються особистих прав і законних інтересів громадян.

Отже, нотаріуси не мають права засвідчувати вірність копії листів одних підприємств, установ, організацій, адресованих іншим підприємствам, організаціям і установам, бо такі документи повинні зберігатись у справах установи, їх вилучення чи видача зі справи не дозволяється.

Є ще деякі умови засвідчення вірності копій документів, що їх необхідно додатково враховувати за певних обставин, які виникають з вчиненням цієї нотаріальної дії.

Для засвідчення вірності копії документа, виданого громадянину, необхідною умовою є те, що справжність підпису громадянина на оригіналі документа повинна бути засвідчена нотаріусом, або посадовою особою виконкому місцевої ради, або підприємством, установою, організацією за місцем роботи, навчання, проживання чи лікування громадянина (п. 138 Інструкції).

При цьому нотаріус повинен звертати увагу на те, щоб справжність підпису громадянина на документі була засвідчена не тільки в певній установі, а й відповідною посадовою особою, і скріплена печаткою цієї установи.

Вірність копії з копії документа засвідчується за умови, що раніше вірність копії була засвідчена в нотаріальному порядку. Крім того, вона може бути засвідчена, якщо копію видано підприємством, організацією, установою, яка видала оригінал документа. Копія в такому разі повинна бути викладена на бланку цієї установи з прикладенням печатки і відміткою про те, що оригінал документа знаходиться на цьому підприємстві, в організації чи установі (п. 139 Інструкції).

При цьому засвідчення копії з копії вимагає певного оформлення. Так, копія з копії повинна містити повний текст документа з зазначенням підписів посадових осіб, тексту розшифрованої печатки установи, яка видала цей документ. Далі розміщується текст посвідчувального напису про засвідчення вірності копії, підпис нотаріуса і повне найменування нотаріальної контори. Підготовлена в такий спосіб копія з копії засвідчується вчиненням на ній посвідчувального напису спеціальної форми.

У практиці трапляються випадки, коли немає потреби засвідчувати копію всього документа в цілому — громадянинові потрібна тільки виписка із документа. Посвідчення виписки з документа є можливим теж за певної умови: якщо в документі вміщено декілька не пов'язаних між собою питань, які можуть за своїм змістом існувати окремо один від одного. Виписка має відтворювати повний текст частини документа з певного питання. Найчастіше виникає потреба зробити виписку з трудової книжки. Так, наприклад, виписка з трудової книжки повинна містити повний текст першої сторінки з зазначенням назви документа, прізвища, імені та по батькові власника, року народження, освіти, професії, а вже потім викладається зміст запису, необхідного громадянинові.