Поняття документу, діловодства та документування

Поняття "документ" (лат. documentum – взірець, доведення, свідоцтво) є центральним у понятійній системі документоведення 1. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використанню документної інформації в суспільстві.

У найбільш поширеному варіанті документ - це "матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передавання в часі й просторі" 1, а також: документ – це передбачена законом форма одержання, зберігання, використання й поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або іншому носії.

Головною складовою документа виступає інформація, тобто різноманітні дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі у процесі комунікації. Зокрема, документ може служити письмовим доказом, а також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність інформації визначається рівнем відповідності її до змісту об'єктивного стану речей. Інформація має бути оперативною, щоб за час її передачі й обробки стан речей не змінився. Документування інформації здійснюється згідно з відповідними законами й постановами органів державної влади, якими визначається організація діловодства і стандартизація документів. Розрізняють поняття "первинний документ" – це документ, що містить у собі вихідну інформацію, та "вторинний документ" – це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки або кількох документів. У процесі управління документ виконує такі функції: соціальну; правову; інформаційну; комунікативну; управлінську; облікову; культурну; історичну. Підсумовуючи різні погляди з питання про поняття "документ", слід відзначити, що наявність узагальнюючого поняття "документ" не виключає можливості існування більш окремих, вузькоспеціальних його трактувань стосовно різноманітних сфер суспільної діяльності та наукових дисциплін: історичного джереловедення, дипломатики, юридичної науки, діловодства.

Діловодство – це діяльність, що охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем по документах органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів. Особливості сучасного діловодства у правоохоронних органах полягає насамперед у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп'ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних способів роботи. Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно- технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування способів у раціональній роботі з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури співробітника-виконавця.

Елементами діловодства є документування та документообіг. Документування управлінської діяльності – це запис за встановленими формами необхідної для управління інформації, тобто створення документів. Документообіг - рух документів в органі, тобто організація роботи з документами, яка являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх збереження, передача справ в архів. Документування і документообіг взаємопов'язані, хоч виконуються різними категоріями службовців

 

2. Організація бухгалтерського обліку у страхових компаніях.

Бухгалтерський облік як наука – це вчення про систему отримання, обробки та видачі облікової інформації з метою її використання в управлінні такими ланками народного господарства як підприємства та організації. Бухгалтерський облік є однією з дієвих форм контролю господарської діяльності підприємств та організацій. Кінцева мета бухгалтерського обліку – це складання звітності, що містить інформацію про результати виконання показників фінансово-господарської діяльності страхових компаній. Основними завданнями обліку страхової діяльності є такі як: – збір, обробка та відображення первинних даних у здійсненні страхових операцій; – систематизація даних з метою узагальнення для отримання підсумків результатів про господарську діяльність страхової компанії; – забезпечення страховика необхідними даними для здійснення контролю за госпрозрахунковою діяльністю та режимом економії; – контроль за дотриманням кошторисної, фінансової та платіжної дисципліни страховою компанією; - своєчасне та достовірне складання звітності страховиком та подання у вищестоячі організації. Основні принципи бухгалтерського обліку Бухгалтерський облік грунтується на таких принципах: – обачність, тобто застосування в бухгалтерському обліку методів оцінки, які повинні запобігати заниженню оцінки зобов'язань та витрат і завищенню оцінки активів і доходів підприємства; – автономність, тобто кожне підприємство розглядається як юридична особа, відокремлена від її власників, у зв'язку з чим особисте майно та зобов'язання власників не повинні відображатися у фінансовій звітності підприємства; – послідовність, тобто постійне застосування підприємством обраної облікової політики. Зміна облікової політики можлива лише у випадках, передбачених національними стандартами бухгалтерського обліку, і повинна бути обґрунтована та розкрита у фінансовій звітності; – безперервність, тобто оцінка активів та зобов'язань підприємства здійснюється виходячи з припущення, що його діяльність буде тривати далі; – нарахування та відповідність доходів та витрат, тобто для визначення фінансового результату звітного періоду необхідно порівняти доходи звітного періоду з витратами, що були здійснені для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати відображаються в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження або сплати грошових коштів; – превалювання сутності над формою, тобто операції обліковуються відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми; – історична (фактична) собівартість, тобто пріоритетною є оцінка активів підприємства, виходячи з витрат на їх виробництво та придбання; - єдиний грошовий вимірник, тобто вимірювання та узагальнення всіх господарських операцій підприємства у його фінансовій звітності здійснюється в єдиній грошовій одиниці; - періодичність, тобто можливість розподілу діяльності підприємства на певні періоди часу з метою складання фінансової звітності. Характеристика основних форм бухгалтерського обліку, які застосовуються в страхових компаніях Під формою бухгалтерського обліку слід розуміти технологію та організацію облікового процесу з відповідними способами, технікою документування та облікової реєстрації. У страхових компаніях можуть застосовуватися такі форми бухгалтерського обліку як: – меморіально-ордерна; – журнально-ордерна; – комп'ютерна. При меморіально-ордерній формі бухгалтерського обліку основою записів у карточках, відомостях, балансах є меморіальний ордер. Меморіальний ордер – це спеціальний бланк, на якому відображається зміст операції, бухгалтерська проводка та сума операції. Завершені меморіальні ордери в хронологічному порядку реєструються в журналі, в якому вказується порядковий номер, дата заповнення та сума меморіального ордера. Реєстраційний журнал забезпечує контроль за повнотою охоплення бухгалтерським обліком господарських операцій і відображенням їх на синтетичних рахунках. Після реєстрації меморіальних ордерів проводиться запис бухгалтерських проводок в головній книзі з дебету та кредиту відповідних рахунків. Аналітичний облік при цій формі обліку ведеться на карточках або в книгах за всіма рахунками паралельно синтетичному. На основі даних аналітичного обліку щомісячно складаються оборотні відомості за аналітичними рахунками в межах синтетичних.Існує певна черговість записів та їх звірка при меморіально-ордерній формі обліку. Журнально-ордерна форма обліку побудована на використанні системи групувальних та нагромаджувальних облікових реєстрів – журналів-ордерів та допоміжних відомостей до них. Записи в журнали-ордери здійснюють на підставі первинних документів протягом місяця, а у випадку наявності великої кількості первинних документів їх групують у відповідних відомостях, а місячні підсумки з них переносять у журнали-ордери. За своїм змістом журнали-ордери є реєстрами, призначеними для кредитових записів за окремими наперед визначеними балансовими рахунками. Кожному журналу-ордеру присвоюють постійний номер: – журнал-ордер № 1 "Каса"; – журнал-ордер № 2 "Банк"; – журнал-ордер № 3 "Підзвітні особи"; –журнал-ордер № 4 "Розрахунки з робітниками та службовцями; – журнал-ордер № 5 "Інші операції". Журнали-ордери побудовані за кредитовим принципом, тобто всі господарські операції відображають у кредиті даного синтетичного рахунку в розрізі рахунків, що кореспондують з ним за дебетом. Записи в журнали-ордери здійснюються з первинних документів в хронологічному порядку їх надходження та опрацювання. На документах проставляють номер журналу-ордера та порядковий номер запису. У журналах-ордерах здійснюється синтетичний облік операцій. Аналітичний облік при даній формі обліку здійснюється у відомостях аналітичного обліку за рахунками 904 “Виплати страхового відшкодування та страхових сум” та 76 "Страхові платежі". За всіма іншими синтетичними рахунками ведуться оборотні відомості встановленої форми. Аналітичний облік касових операцій ведеться у касовій книзі. Місячні підсумки журналів-ордерів переносять у головну книгу, яка є систематичним реєстром синтетичного обліку. Вона призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку, взаємної перевірки правильності записів за рахунками синтетичного обліку та складання балансу. Для кожного синтетичного рахунку у головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів за кожним рахунком – окремий рядок. Кредитові обороти журналів-ордерів переносять у головну книгу загальним підсумком, а дебетові обороти записують окремими сумами з різних журналів-ордерів. За кожним синтетичним рахунком в кінці місяця у головній книзі виводять залишок (сальдо), який записують в окрему графу. На підставі даних головної книги складають баланс. При журнально- ордерній формі бухгалтерського обліку має місце певна черговість записів і їх звірка. Комп’ютерна форма бухгалтерського обліку в страхових компаніях набула значного розвитку в кінці 90-х років ХХ століття.При вказаній формі бухгалтерського обліку застосовуються спеціальні програми. В теперішній час найбільш популярною бухгалтерською програмою є 1С Бухгалтерія. Програма 1С Бухгалтерія оперує десятками видів специфічних платіжних документів, може виконувати величезну кількість професійних операцій. Ця програма є придатною до користування і страховими компаніями, так як кількість бухгалтерських проводок, статей доходів та витрат коштів є незначною порівняно з великими підприємствами та організаціями. Це дозволяє забезпечити комп’ютерну обробку даних обліку страхових операцій, результатом якої є складання різних реєстрів бухгалтерського обліку та звітів. В теперішній час досить популярною є система 1С: Підприємство, яка може бути використана для автоматизації різних ділянок економічної діяльності страхових компаній, в тому числі бухгалтерського обліку. Основною особливістю системи 1С:Підприємство є її конфігурентність. Власне система 1С:Підприємство є сукупністю механізмів, призначених для маніпулювання різними типами об’єктів предметної галузі. Конкретний набір об’єктів, структури інформаційних масивів, алгоритми обробки інформації визначає конкретна конфігурація. Бухгалтерський облік, реалізований в конфігурації, відповідає сучасній методології бухгалтерського та податкового обліку в Україні та забезпечує надання інформації про страхову організацію зовнішнім користувачам – інвесторам, кредиторам, податковим органам. Конфігурація включає - план рахунків, який містить типові налагодження аналітичного, валютного та кількісного обліку; - довідник валют, який використовується при здійсненні валютного обліку; - набір довідників для формування первинних документів та ведення списків об’єктів аналітичного обліку; - набір перерахувань для організації аналітичного обліку з регламентованим набором значень; - набір документів, які призначені для введення, зберігання та друку первинних документів та для автоматичного формування бухгалтерських проводок; - набір констант, які використовуються для налагодження загальних параметрів ведення обліку в конкретній організації; - список коректних проводок, який дозволяє відслідковувати правильність введення бухгалтерських проводок та прискорити введення кодів рахунків в документах та операціях; - набір стандартних звітів, які дозволяють одержувати дані бухгалтерського обліку в різних розрізах по будь-яких рахунках та об’єктах аналітики; - спеціалізовані звіти по конкретних розділах бухгалтерського обліку

 

Визначення термінів

1 .Бюджет це план майбутніх операцій, виражених у кількісних (здебільшого грошовому) вимірниках.

2. Акциз це — один із різновидів здійснюваних державою податків (зборів), не пов'язаних з одержанням прибутку підприємцем (товаровиробником, торговцем).

1. 3. Група основних засобів – – це сукупність однотипних за технічними характеристиками,призначеннями та умовами використання необоротних матеріальних активів.

4. Страхове відшкодування – це грошова сума, яка виплачується страховиком за умовами майнового страхування та страхування відповідальності при настанні страхового випадку

5. Плани удосконалення методології та методики бухгалтерського обліку, економічного контролю і аналізу передбачають прогресивні зміни у їх формах та методах, технічних прийомах; розробку, впровадження і розвиток комп’ютеризації обліку контролю та аналізу

Практична частина

Задача 1. Визначити принципи бухгалтерського обліку та фінансової звітності:

Дані для виконання задачі

Таблиця 1

Принципи бухгалтерського обліку та фінансової звітності

№ з/п	Назва	Зміст
	обачність	Методи оцінки, що застосовуються в бухгалтерському обліку, повинні запобігати заниженню оцінки зобов’язань та витрат і завищенню оцінки активів і доходів підприємства
	автономність	Кожне підприємство розглядається як юридична особа, що відокремлена від власників
	повне висвітлення	Фінансова звітність повинна містити всю інформацію про фактичні і потенційні наслідки операцій та подій, яка може вплинути на рішення, що приймаються на її основі
	безперервності	Оцінка активів і зобов’язань підприємства, виходячи з припущення, що його діяльність триватиме далі
	послідовність	Постійне (з року в рік) застосування підприємством обраної облікової політики
	превалювання сутності над формою	Операції повинні обліковуватись відповідно до їх сутності, а не лише виходячи з юридичної форми
	нарахування та відповідність доходів і витрат	Для визначення фінансового результату звітного періоду слід зіставити доходи звітного періоду з витратами, які були здійснені для отримання цих доходів. При цьому доходи і витрати відображаються в обліку і звітності у момент їх виникнення незалежно від часу надходження і сплати грошей
	періодичність	Розподіл діяльності підприємства на певні періоди часу з метою складання фінансової звітності
	історична собівартість	Пріоритет оцінки активів, виходячи з витрат на їх виробництво і придбання
	єдиний грошовий вимірник	Вимірювання і узагальнення всіх операцій підприємства у його фінансовій звітності в єдиній грошовій оцінці Задача 2.

Задача 2.

1. Здійснити класифікацію фактичних загальновиробничих витрат (ЗВВ) за відношенням до зміни обсягів виробництва на змінні та постійні.

2. Зробити розрахунок розподілу загальновиробничих витрат.

3. Розподілити ЗВВ між видами продукції.

4. Визначити виробничу собівартість, собівартість реалізації окремих видів продукції.

Дані для виконання задачі

Підприємство виробляє та реалізує макаронні вироби — ріжки, вермішель і макарони. Планова собівартість 1 кг виробів становить: ріжки — 3 грн. за кг, вермішель — 3,2 грн. за кг, макарони — 3,3 грн. за кг.

Нормальна виробнича потужність підприємства — 20 000 кг виробів на місяць.

Планові загальновиробничі витрати за нормальної потужності — 5 000 грн., у тому числі постійні — 3 500 грн.

Загальновиробничі витрати між видами продукції розподіляються пропорційно до бази розподілу — прямих матеріальних витрат.

За звітний місяць підприємство виробило 6 632 кг ріжок, 7 074 кг вермішелі та 7 294 кг макаронів. Фактичні загальновиробничі витрати за місяць:

 заробітна плата начальника цеху — 2 000 грн.;

 нарахування єдиного соціального внеску на заробітну плату — 735,6 грн.;

 амортизація обладнання загальновиробничого призначення — 1 000 грн.;

 витрати на електроенергію по цехових приміщеннях — 800 грн.;

 матеріальні загальновиробничі витрати — 900 грн.;

Прямі затрати на виробництво кожного виду продукції такі:

 ріжки — 19 500 грн., у томі числі прямі матеріальні — 12 000 грн.;

 вермішель — 20 800 грн., у томі числі прямі матеріальні — 12 800 грн.;

 макарони — 21 500 грн., у томі числі прямі матеріальні — 13 200 грн.

Таблиця 1

Класифікація ЗВВ, грн.

№ з/п	Вид загальновиробничих витрат	Постійні витрати	Змінні витрати
	Заробітна плата начальника цеху, грн.
	Нарахування ЄСВ на заробітну плату начальника цеху, грн.
	Амортизація обладнання загальновиробничого призначення, грн.
	Витрати на електроенергію по цехових приміщеннях, грн.
	Матеріальні загальновиробничі витрати, грн.
Разом

Таблиця 2

Розрахунок розподілу ЗВВ, грн.

Показник	Разом	На одиницю бази розподілу	Включення ЗВВ
до виробничої собівартості	до собівартості реалізації
1. База розподілу за нормальної виробничої потужності		X	X	X
2. ЗВВ за нормальної виробничої потужності		X	X	X
змінні			X	X
постійні			X	X
3. База розподілу за фактичної виробничої потужності		X	X	X
4. ЗВВ за фактичної виробничої потужності		X	X	X
змінні		X		X
постійні		X	X	X
- розподілені		X		X
- нерозподілені		X	X
Разом	X	X

Таблиця 3

Розподіл ЗВВ між видами продукції

№ з/п	Вид продукції	Прямі матеріальні затрати	Змінні та розподілені постійні ЗВВ, грн.	Нерозподілені постійні ЗВВ, грн.
сума, грн.	частка, %
	Ріжки
	Вермішель
	Макарони
Разом

 

Таблиця 4

Виробнича собівартість та собівартість реалізації макаронних виробів

№ з/п	Вид продукції	Виробнича собівартість, грн.	Собівартість реалізації, грн.
	Ріжки
	Вермішель
	Макарони
Разом

 

Зав. кафедрою обліку і аудиту

_______________ д.е.н., професор Л.В.Синяєва

«____» ___________ 2015 р.

 

Мелітополь, 2015