Діловодство в роботі кадрової служби

ПІДПРИЄМСТВА

 

Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення.

Метою діловодного забезпечення є організація роботи з документами, що формуються в системі управління персоналом.

Діловодство складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їхнього створення до завершення виконання і передачі в інші підрозділи.

Оформлення документів базується на державних стандартах уніфікованих систем документації.

Документи з оформлення прийому, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення, складають групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т.д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства.

Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом.

Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів. У складі даної підсистеми розроблені уніфіковані форми документів, що забезпечують реалізацію задач з прийому, переведення, звільнення, заохочення, надання відпусток, оформлення дисциплінарних стягнень, а також інструкції щодо застосування уніфікованих форм документів. З кожної із задач існує форма документів: анкета, доповнення до анкети, заява, представлення, графік, пояснювальна записка, доповідна записка і т.д.

Право прийому працівників на роботу належить керівнику підприємства. Керівник може передавати надане йому право прийому на роботу працівників, як правило, тільки тим особам із складу адміністрації, сфера керівної діяльності яких поширюється на все підприємство в цілому.

При прийомі на роботу працівнику необхідно пред'явити: паспорт, трудову книжку, диплом про освіту (якщо є), автобіографію, заяву про прийом на роботу. Якщо питання про прийом на роботу вирішено позитивно, адміністрація підприємства укладає з прийнятим працівником контракт. На сьогоднішній день існує цілий ряд типових форм контрактів між підприємством і працівником. Особливості контракту залежать від профілю підприємства і посади працівника.

При прийомі на роботу працівник кадрової служби зобов'язаний перевірити усі дані, внесені працівником у представлені документи. Одним з основних документів з роботи з персоналом підприємства є особиста картка, у якій вказується: П.І.Б., дата народження, громадянство, номер і серія паспорту, домашня адреса працівника. Дані про стаж роботи, а також про посадові переміщення працівника вказують на підставі записів у трудовій книжці.

При прийомі на роботу подається письмова заява, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, вказують свою професію, спеціальність і посаду. Для заяви характерні наступні реквізити: адресат, автор, найменування виду документу (заява), текст, підпис укладача, дата складання.

Заява про прийом на роботу є підставою для відповідного наказу.

Наказами з персоналу підприємства оформляються: прийом, переміщення за службою, звільнення, надання відпусток, оголошення заохочень, заходи впливу до порушників і т.д.

Оформляються накази з особового складу на загальних бланках. У заголовку до тексту пишуться слова: про прийом на роботу; про переведення на іншу роботу і т.д. У наказах з персоналу підприємства констатуюча частина, як правило, відсутня. Розпорядницька частина поділяється на пункти. Кожен пункт такого наказу починається дієсловом, що позначає дію: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, НАДАТИ і т.д.

При цьому прізвище варто друкувати цілком прописними буквами, а ім'я і по батькові рядковими, потім вказується посада, структурний підрозділ, зміст дії по відношенню до особи, про яку складається наказ. Крім того, у пункті наказу про призначення на посаду вказують, на яку посаду, з якої дати і з яким окладом приймається робітник. Зразок групового наказу представлено у додатку Б.

У наказі про надання відпустки вказується вид відпустки, кількість наданих робочих днів, а також дати початку і закінчення відпустки. Наказ з персоналу підприємства повинен з кожного пункту містити підставу, в якій вказуються документи, що виступили підставою для видання наказу. Після підписання наказу керівником підприємства він повинен бути переданий структурним підрозділам, діяльність яких безпосередньо пов'язана з даним наказом (бухгалтерія, відділ кадрів і т.д.), для відповідного узгодження.

Для обліку і контролю за роботою з наказами з персоналу підприємства ведеться журнал реєстрації наказів за такою формою:

 

№ наказу

Дата видання наказу

Короткий зміст

Ким підписаний

Примітки

 

Автобіографія – це документ, який автор складає самостійно. Автобіографія типової форми не має і складається довільно. Однак, окремі складові частини і реквізити повинні міститися в автобіографії обов'язково. Пишуть автобіографію рукописним способом. Форма викладу – оповідальна. Уся інформація викладається у хронологічному порядку і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, ділову кваліфікацію працівника.

В автобіографії, як правило, вказують: назву документа, ім'я, по батькові і прізвище автора, число, місяць і рік народження, дані про батьків; освіту і спеціальність за освітою; вид трудової діяльності; сімейний стан і склад родини; домашню адресу і телефон; дату; особистий підпис.

На кожного працівника підприємства у кадровій службі формується особиста справа. До особистої справи входять:

- внутрішній опис документів, що знаходяться в особистій справі;

- заява про прийом на роботу;

- контракт між працівником і підприємством;

- особовий листок з обліку кадрів;

- автобіографія;

- копія документа про освіту;

- витяги з наказів (про прийом, переміщення, звільнення);

- довідки та інші документи, що стосуються даного працівника;

- трудова книжка.

До того ж, у кадровій службі підприємства повинна вестися алфавітна книга (додаток А).

Трудова книжка – це основний документ, що підтверджує діяльність працівника, і є основою для встановлення загального, безупинного і спеціального стажу. При прийомі на роботу трудова книжка заповнюється на усіх працівників, незалежно від виду діяльності і форми власності підприємства. У трудову книжку вносяться: дані про працівника (П.І.Б., дата народження, освіта, професія, спеціальність), дані про роботу (прийом на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення). При звільненні усі записи, внесені в трудову книжку, повинні бути завірені підписом керівника підприємства з печаткою.

Для реєстрації трудових книжок у підприємстві ведуться журнали реєстрації трудових книжок за такою формою:

 

№ трудової книжки

П.І.Б.

№, дата і формулювання наказу про прийом на роботу

№, дата і формулювання наказу про звільнення

Підпис начальника відділу кадрів

 

Підготовка документів з особового складу вимагає дотримання усіх норм і вимог, що забезпечує їхню юридичну чинність.

Резюме

За статусом служба управління персоналом є самостійним структурним підрозділом підприємства. Керує діяльністю служби, як правило, директор з кадрів, у підпорядкуванні якого можуть знаходитися ряд відділів, секторів, або груп окремих працівників, утворених за функціональним принципом (відділ кадрів, сектор навчання і розвитку персоналу, група стимулювання і оплати праці, менеджер з комунікацій, інженер з техніки безпеки і т.д.).

До функцій кадрової служби підприємства належать: визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів; організація підбору, розміщення і виховання персоналу; дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників підприємства; організація діловодства з роботи з персоналом; оцінка і атестація персоналу підприємства; організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу; формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням за службою; поліпшення умов роботи і рішення соціальних питань; розвиток мотивації, кар'єри працівників.

Структура кадрової служби може бути різною у залежності від специфіки, масштабів діяльності підприємства, стратегії і тактики роботи з персоналом.

Діяльність кадрової служби підприємства регламентується Положенням про кадрову службу, яке включає наступні розділи: загальні положення (повинно бути зазначено, що кадрова служба є самостійним структурним підрозділом апарату управління і підлегла керівнику підприємства),задачі відділу (вказуються задачі щодо кадрового забезпечення, формування стабільного трудового колективу, зниження плинності кадрів і зміцнення трудової дисципліни), функції відділу (визначаються, виходячи із встановлених перед ним задач), права відділу (виражаються у повноваженнях начальника відділу кадрів і його працівників, обумовлених посадовими інструкціями, що затверджує керівник підприємства.), відповідальність відділу (обмовляються відповідальність начальника відділу кадрів, його працівників, у залежності від посадових функцій, і в цілому відділу кадрів).

Раціональна організація роботи з управління персоналом вимагає відповідного діловодного забезпечення.

Метою діловодного забезпечення є організація роботи з документами, що формуються в системі управління персоналом.

Документи з оформлення прийому, звільнення, переміщення працівників, надання відпусток, заохочення, стягнення складають групу документів з роботи з персоналом підприємства. До таких документів відносяться: накази з особового складу, заяви, контракти з працівниками підприємства, трудові книжки, особисті картки і т.д. Усі ці документи формують особисті справи працівників підприємства.

Документація з роботи з персоналом ведеться з моменту прийому працівника до підприємства. Вона є самостійною групою, що обумовлено певними особливостями документування роботи з персоналом. Основою для використання різних форм документів є підсистема уніфікованих форм документів.

 

Контрольні питання

1. Розкрийте роль кадрової служби в апараті управління підприємством.

2. Назвіть функції кадрової служби підприємства.

3. Якими чинниками визначається структура служби управління персоналом?

4. Розкрийте зміст Положення про кадрову службу підприємства.

5. Охарактеризуйте модель менеджера кадрової служби підприємства.

6. Висвітліть питання діловодства в роботі кадрової служби підприємства.

Тести для самоконтролю

 

1. Що слiд розумiти пiд функцiональними повноваженнями менеджера з персоналу?

1. Можливiсть впливати на працiвникiв, що пiдпорядкованi iншим лiнiйним керiвникам.

2. Можливiсть не виконувати певнi управлiнськi рiшення.

3. Право залучати додатковi ресурси.

4. Можливiсть додаткового заохочення.

 

2. Яку роль виконує менеджер з персоналу, що здійснює адміністративний контроль за дотриманням вимог законодавства:

1. Спеціаліста з трудових договорів (контрактів).

2. Опікуна своїх працівників.

3. Архітектора кадрового потенціалу.

4. Інструктора з кадрової роботи.

 

3. До основних функцій менеджера персоналу у сфері стратегічного і оперативного управління належать:

1. Визначення стратегії фірми в кадровій роботі.

2. Допомога керівництву у здійсненні кадрової політики з питань найму, просування, пересування, звільнення, скорочення штатів.

3. Надання допомоги лінійним і функціональним керівникам в роботі з персоналом з метою досягнення найбільш ефективних результатів.

4. Формування кадрової політики підприємства.

 

4. Проект наказу про звільнення працівника з посади економіста органiзацiї погоджують iз:

1. Всі відповіді вірні.

2. Лiнiйним менеджером.

3. Менеджером по персоналу.

4. Заступником керiвника організації.

 

5. Трудову книжку, як головний документ про трудову діяльність, на працiвника організації менеджер з персоналу повинен оформити протягом:

1. Тижня.

2. 3 днів.

3. 10 днiв.

4. 1 мiсяця.

 

6. Якими можуть бути повноваження інспектора кадрів всерединi пiдприємства?

1. Лiнiйними, функцiональними.

2. Лiнiйними, паралельними.

3. Прямими, опосередкованими.

4. Функцiональними.

 

7. Вiддiл персоналу пiдприємства не має право:

1. Заохочувати працiвникiв за високопродуктивну працю.

2. Контролювати використання працiвникiв у вiдповiдностi до їх професiй, спецiальностей та квалiфiкацiї.

3. Вимагати вiд менеджерiв iнформацiю про роботу з персоналом.

4. Репрезентувати з питань своїх обов¢язкiв пiдприємство у iнших органiзацiях.

 

8. Сукупнiсть певних пiдроздiлiв та їх працiвникiв, що допомагають менеджерам здiйснювати свої повноваження i обов¢язки, але не мають розпорядницьких функцiй, - це:

1. Адмiнiстративний апарат.

2. Відділ персоналу.

3. Канцелярiя пiдприємства.

4. Рiвень управлiння.

 

9. Влаштовуючись на роботу вперше, працівник має подати у відділ персоналу такі документи:

1. Паспорт, документи про освіту, резюме.

2. Заяву та особовий листок по обліку кадрів.

3. Трудову книжку, результати медичного обстеження.

4. Паспорт, посвідчення водія, заяву.

 

10. Проекти наказів по персоналу в організації за звичай готує:

1. Менеджер з персоналу.

2. Керівник організацій.

3. Лінійний менеджер.

4. Заступник керівника організації.