Тема 1. Історія розвитку діловодства

 

Під час вивчення теми „Історія розвитку діловодства” слід звернути увагу на той факт, що документ є відбиттям і свідченням еволюції людства, культурних норм взаємовідносин між суспільством і системою управління, міжкультурних відносин між людьми. Не менш важливим аспектом даного питання є визнання тісного переплетіння процесу становлення та розвитку діловодства з виникненням, становленням і розвитком писемності як визначного культурного явища, що стало еволюційним кроком у розвитку людства. Розібратися в цих питаннях допоможе з’ясування історії появи писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації в шумерській культурі, внесків шумеро-аккадських (вавилонських і ассирійських) та інших культур у культуру документування. При вивченні даної теми доцільно звернути увагу на систему норм (законів) і правил, що склалися у давньоримській культурі (Епікур, Архімед, Піфагор, Есхіл, Евридип, Геродот, Сократ, Платон, Аристотель).

У свою чергу, аналізуючи питання створення давньоруської державної писемності, слід звернути увагу на ділові папери Києво-Печерського монастиря, старовинні літописи, княжі та церковні устави. Заслуговує на уваги питання виникнення у XIII ст. особової форми ведення вітчизняного діловодства – актових книг, що склало актове діловодство, яке пройшло свій розвиток від безсистемного ведення актових книжок до їхньої систематизації. При розгляді питання стану справочинства у Запорізькій Січі слід звернути увагу на його організаційну будову. Має сенс підкреслити важливість виникнення в суспільстві потреби у вдосконаленні форм державного управління і, як результат, - поступової перебудови органів державного управління (виникнення системи наказів, процесу створення документів (документування), диференціації документів), що набуло назви наказового діловодства. Доцільно звернути увагу на традиції колезького діловодства, його ієрархію, створення „Генерального регламенту”, „Табеля о рангах” (1722), „Учреждений для управления губерній” (1775). Чергові реформи державного управління (1810-1812) демонструє виконавче діловодство, яке характеризуєтьсябагатоступеневою структурою, розробкою постанови „Загальна установа міністерств”, що затвердила єдність форми документів за примірниками, структуру документу, регламентацію порядку його проходження. Це доводить, що у даний період виникла потреба в уніфікації документів як передумови цілісності діловодства, його звітності (внесок М.М. Сперанського).

Актуалізація питань діловодства у радянські часи об’єктивується через наступні заходи:

- постанову „Про форму бланків державних установ” (1918), встановлення нового єдиного формуляру ділового документа (актуалізація питання про стандартизацію документів, що призводить до розробки єдиних правил підготовки та оформлення ОРД, роботи з ними);

- введення основних положень ЄДСД (04.09.1973);

- прийняття ГОСТу 6.15.1-75 „Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения»;

- розробку «Единой государственной системы документационного обеспечения управления».

При розгляді історії вітчизняного діловодства цікавим є вирішення питання документоутворення в УРСР в часи Третього (М.С. Грушевський), Четвертого Універсалу ЦП та ін.

Особливої уваги при розгляданні даної теми заслуговує питання аналізу стану сучасного діловодства в Україні, що набуло свого відбиття у прийнятті Закону України про перехід діловодства на державну мову; введенні в дію Примірної інструкції з діловодства; складанні Державного стандарту України з діловодства і архівної справи; створенні Державного класифікатора професій; розробці законодавчої бази про нормативні документи; утворенні нових форм документів; прийнятті Закону України „Про державну службу”. В умовах сьогодення особливої ваги набуває питання управлінської культури - загальні вимоги до управлінського стилю, механізму організації ДЗУ, діяльності різних категорій працівників, вдосконалення кадрового діловодства та ін.

 

Питання та завдання для самоперевірки

 

1. Охарактеризуйте етапи розвитку вітчизняного діловодства.

2. Якими є ознаки актового діловодства?

3. Які особливості наказового діловодства?

4. Що характеризує колезьке діловодство?

5. Які реформи здійснено під час виконавчого діловодства?

6. Які досягнення діловодства радянських часів?

7. Які тенденції розвитку сучасного діловодства в Україні?

Література

 

1.Басаков М.И. Конспект лекций [Текст] // Серия „Зачет и екзамен”. – Ростов н/Д.: Изд-во „Феникс”, 2004. – С. 5-6.

2. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) [Текст]: Ученик для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – С. 21-22.

3. Организация работы с документами: Ученик [Текст] / Под ред. проф. В.А. Кудрява. – 2-е изд., - М.: ИНФРА-М, 2001. – С. 3-4.

4. Палеха Ю.І. Управлінське документування: навч. посібник [Текст]. У 2 ч. – Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). / Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 6-36.

5. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управлення (Делопроизводство) [Текст] Учебн. пособие. / А.В. Пшенко. – ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. – С. 6-24.

Тема 2. Сучасне діловодство як сфера наукової та практичної діяльності

 

При розгляді цієї теми слід звернути увагу на теоретичні засади, які стосуються розробки питань вдосконалення наукового апарату сучасного діловодства, розробки теорії документування і теорії електронного документообігу, що доводять утвердження даної області наукового знання в сучасному інформаційному середовищі і, водночас, має важливе значення для функціонування діловодства як сфери управлінської діяльності.

 

Питання та завдання для самоперевірки

 

1. Які тенденції подальшого вдосконалення діловодного наукового апарату простежуються в останні роки?

2. Що включає в себе поняття „діловодство”? Які його тлумачення пропонуються у нормативних документах?

3. З чим пов’язують появу понять „документаційне забезпечення управління”, „керування документацією”?

4. У чому виявляється зв’язок понять „документ” та „інформація”?

5. Які основні функції документа у сучасному середовищі?

6. Ознайомитися з науково-практичними матеріалами з питань вдосконалення діловодної справи.

 

Література

1.Басаков М.И. Конспект лекций [Текст] // Серия „Зачет и екзамен”. – Ростов н/Д.: Изд-во „Феникс”, 2004. – С. 3-5; 9-13.

2. Делопроизвордство (Организация и технологии документационного обеспечения управления) [Текст]: Ученик для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство [Текст]
А.Н. Діденко: Навч. посібник. – 5-те вид. – К.: Либідь, 2006. – 384 с.

4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управлення (Делопроизводство) [Текст] Учебн. пособие. / А.В. Пшенко. – ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. – С. 25-42.

Тема 3. Державне регулювання діловодства

 

Діловодство як сфера управлінської діяльності має відповідну нормативно-законодавчу базу, знайомство з якою є метою даної навчальної теми.

Під час самостійної роботи необхідно ознайомитися з наступними законодавчими документами: Законами України „Про науково-технічну інформацію”, „Про державну таємницю”, „Про національну програму інформатизації”, „Про обов’язковий примірник документів”, „Про внесення змін до Закону України „Про Національний архівний фонд і архівні установи”, „Про електронний цифровий підпис”, „Про електронні документи та електронний документообіг”, „Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади”, Постанову Кабінету Міністрів України „Про затвердження інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави”.

Слід змістовно розглянути також такі нормативні документи, як: Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДРПОУ); ДК 010-99 Державний класифікатор управлінської документації (ДНУД); ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення; ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення; ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення; ДСТУ 3017-95. Видання. Основні види. Терміни та визначення; ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови; ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів; Діловодство. Інструкції. Типові положення: Збірник нормативних документів (зі змінами і доповненнями за станом на 1 вересня 2003 року).

 

Питання та завдання для самоконтролю

1. Як законодавчі акти доводять обов’язковість документування інформації?

2. Які вимоги до документів викладено у законодавчих актах?

3. Які питання роботи з документами регламентуються законодавчими актами?

4. На кого покладено методичне керівництво постановкою діловодства в країні?

5. Якою є роль архівної служби в управлінні діловодством?

6. У чому значення Держстандарту?

7. Які вимоги до оформлення і змісту документів зафіксовано у Держстандарті?

8. У чому сенс типової інструкції з діловодства? Що вона регламентує?

9. Яке значення має ДСТУ?

10. Якими є вимоги до оформлення документів? Охарактеризуйте їх.

11. Для чого складають переліки документів з позначенням строків їх виконання?

12. Які нормативно-методичні акти використовують у роботі з документами кадрові служби?

13. Хто розробляє нормативи часу на управлінські види робіт і яким чином вони використовуються?

14. Якою є роль міністерств і відомств у нормативно-правовій регламентації діловодства?

 

Література

1. Закон України „Про державну таємницю” // Відомості Верховної Ради України. 1994. - № 16. - Ст. 93.

2. Закон України „Про національну програму інформатизації” // Відомості Верховної Ради України. 1998. - № 28. – С. 482-493.

3. Закон України „Про обов’язковий примірник документів” // Офіційний вісник України. 1999. – № 18. – Ст. 776.

4. Закон України „Про внесення змін до Закону України „Про Національний архівний форд і архівні установи” // Відомості Верховної Ради України. – 2002. - № 11. – Ст. 81.

5. Закон України „Про електронний цифровий підпис” // Відомості Верховної Ради України. -2003. - № 36. – С. 275.

6. Указ Президента України „Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади” // Збірник указів Президента України. – 1992. – Жовтень-грудень. – С. 5-6.

7. Постанова Кабінету Міністрів України „Про затвердження інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” // Офіційний вісник України. – 1998. - № 48. - Ст. 1764.

8. Діловодство. Інструкції. Типові положення: Збірник нормативних документів (зі змінами і доповненнями за станом на 1 вересня 2003 року). – Х.: Конус, 2003. – 176 с.

9. Інструкція з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах, відділах державної виконавчої служби, затв. Наказом Міністерства юстиції України від 5 липня 1999 р. № 470/7 // Діловодство. Інструкції. Типові положення: Збірник нормативних документів (зі змінами і доповненнями за станом а 1 вересня 2003 року). – Х., 2003. – С. 151-169.

10. Положення про Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України (20 жовтня 1995 р.) // Архіви України. – 1995. - № 4-6. – С. 5-6.