Тема 6. Документ в управлінській діяльності

 

При вивченні теми „Документ в управлінській діяльності” слід акцентувати увагу на питаннях, що визначають документ як матеріальний об’єкт управлінської діяльності, а також стосуються класифікації офіційно-ділових (службових) документів.

Розгляд документа як матеріального об’єкта з управлінською інформацією доцільно розпочати із з’ясування сутності інформації, терміну „інформація”, порівнюючи його з термінами „відомості”, „показники”, завдяки чому вийти на більш поглиблене вивчення визначень поняття „інформація” у контексті різних наукових сфер. Відповідно, розглянути інформацію за її змістом і галуззю діяльності (управлінська, наукова, технічна, медична тощо); з’ясувати основні ознаки, притаманні управлінській інформації (повнота, оперативність, адресність, доступність для сприйняття, достовірність, легка форма опрацювання, стислість). І, таким чином, визначити, що документи, які містять управлінську інформацію й оформлені відповідним чином (за певними правилами), називають управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією.

При розгляді питання класифікації офіційно-ділових (службових) документів слід звернути увагу на найважливіші ознаки, за якими можливо їх класифікувати, а саме: за інформаційним складником (призначенням; назвами; формою; структурою; походженням; за матеріальним складником (матеріальною основою; способом документування); за умовами існування (місцем виникнення; напрямком руху в процесі документообігу; терміном виконання; ступенем конфіденційності; часом створення; терміном зберігання).

 

Питання та завдання для самоперевірки

 

1. Які ознаки документа як матеріального об’єкта управлінської діяльності?

2. За якими ознаками класифікують службові (офіційно-ділові) документи?

3. Використовуючи блок-фасетну класифікацію, здійсніть класифікацію певних документів (дискети, книги тощо) за їх ознаками.

 

Література

 

1. Комова М.В. Діловодство Текст /М.В. Комова. Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів. „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 13-21.

 

Тема 7. Загальні питання з організації діловодства

 

При вивченні даної теми доцільно зосередити увагу на розгляді діловодства як організаційної діяльності, тобто визначити основні моменти раціональної постановки діловодства в установі. Це передбачає з’ясування специфіки служби діловодства як самостійного структурного підрозділу установи, що підпорядковується її керівнику, на якого покладається загальне керівництво організацією діловодства.

Має сенс виявити фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства: основні функції служби діловодства; обсяг робіт по кожній з них; розмір установи (структурна побудова, територіальне розміщення, кількість працівників); кількість рівнів прийняття рішень; норми управління; систему документування й організації роботи з документами; рівень механізації та автоматизації документаційних процесів.

Слід розібратися у видах служб діловодства (управління справами; загального відділу; канцелярії), їхньому складі (секретаріат; підрозділи; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів), специфіці діяльності (завдання, відповідні дії); визначити вимоги до керівника служби діловодства, окреслити його права й обов’язки.

Наступним є вивчення питання класифікації управлінських документів, критеріїв класифікації, що передбачає аналіз відповідного понятійного апарату („стандарт”, „стандартизація”, „уніфікація”, „класифікація”, „класифікація документів”).

На завершення доцільно проаналізувати існуючі моделі класифікації документів (А.Н. Діденко, М.В. Комової та ін.).

 

Питання та завдання для самоперевірки

 

1. Що являє собою класифікація документів?

2. За якими ознаками класифікують документи?

3. Як розрізняються документи за способом фіксації інформації?

4. Яким чином поділяються документи за змістом?

5. Які документи включено в систему ОРД?

6. Що характеризує організаційну групу ОРД?

7. Які документи відносять до групи розпорядчих?

8. Які документи складають довідково-інформаційну групу ОРД?

9. Як документи розрізняються за назвою?

10. Як поділяються документи за видами?

11. Як розрізняються документи за місцем складання?

12. Як вирізняють документи за терміном виконання?

13. Як поділяються документи за їх походженням?

14. Як диференціюються документи за своєю гласністю?

15. Яким чином поділяються документи за юридичною силою?

16. Як документи розрізняються за стадіями виготовлення?

17. Як розрізняються документи за терміном зберігання?

18. Які системи документації виділяються за родом діяльності?

 

Література

 

1. Палеха Ю.І. Управлінське документування: навч. посібник [Текст]. У 2 ч. – Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). / Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 37-60; 111-115.

2. Комова М.В. Діловодство Текст /М.В. Комова. Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів. „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 30-45.

 

 

Тема 8. Організація праці діловодної служби

 

В процесі вивчення даної теми необхідно зосередити увагу на організаційній складовій діяльності діловодної служби: її основних завданнях і функціях, організаційній побудові, принципах організації праці діловодного персоналу, а також питаннях загального керування діловодними службами, функціональних обов’язків керівника діловодної служби, умов праці секретаря-діловода тощо.

 

Питання та завдання для самоперевірки

 

1. Визначте основні завдання діловодної служби.

2. Охарактеризуйте основні функції діловодної служби.

3. З’ясуйте організаційну побудову діловодної служби.

4. Охарактеризуйте принципи побудови діловодної служби.

5. З’ясуйте механізм загального керування діловодними службами.

6. Визначте функції керівника діловодної служби.

7. Змоделюйте оптимальний варіант організації роботи секретаря-діловода.

 

Література

 

1. Діденко А.Н. Сучасне діловодство Текст: Навч. посібник / А.Н. Діденко. - 5-те вид. – К.: Либідь, 2001. – С. 42-45.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: навч. посібник [Текст]. У 2 ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). / Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 195-222; 228-234; 237-255.

 

 

Тема 9. Документування управлінської діяльності

 

При вивченні даної теми слід сприймати таке соціокультурне явище, яким є документування управлінської діяльності, як сукупність процесів, що забезпечують фіксацію управлінських дій. Сутність документування виявляється у додержанні встановлених правил, за якими відбувається процес складання і створення документів. У даному контексті важливо засвоїти склад реквізитів документів, вимоги до змісту документа і розташування його реквізитів. Не меншої уваги потребує вивчення правил зберігання, обліку та використання печаток, штампів та бланків, потрібних для створення документів.

 

Питання та завдання для самоперевірки

 

1. Охарактеризуйте історію становлення і розвитку процесу документування в Україні.

2. З’ясуйте особливості управлінської інформації.

3. Яку управлінську інформацію відтворюють офіційно-ділові документи?

4. З’ясуйте принципи документування.

5. Які склалися правила документування?

6. Який склад реквізитів документів?

7. Які вимоги до їхнього змісту та розташування?

 

Література

 

1. Комова М.В. Діловодство [Текст] / М.В. Комова. Третє видання / Національний університет „Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: „Тріада плюс”, Київ „Алеута”, 2009. – С. 46-98.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: навч.посібник [Текст]. У 2 ч. – Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів) / Ю.І. Палеха. – К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2001. – С. 61-107.

3. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини [Текст]. 2-е вид., випр. і доп. / За ред. докт. філол. наук, проф. В.М. Бріцина. – Київ: Вид-во „Довіра”, 2010. С. 6-21.