Документ( і правила його складання)

(офіційне) — це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини. Діяльність об'єктів та суб'єктів відображається в різних системах документації, але найбільш загальними та багаточисельними є організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163 -2003' 'Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі.

Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

За визначенням ГОСТ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів:

 

1 - Державний герб та герб АРК;2 - емблема об'єкта та суб'єкта;3 - зображення нагород;4 - код об'єкта чи суб'єкта за загальнодержавним класифікатором підприємств та організацій;5 - код форми документа за загальнодержавним класи фікаторо управлінської документації;6 - найменування міністерства або відомства;7 - найменування об'єкта чи суб'єкта;8 - найменування структурного підрозділу;9 - індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, номер рахунка в банку;10 - назва виду документа; 11 - дата;12 - індекс;13 - посилання на індекс та дату вхідного документа;14 - місце складання та

видання вхідного документа;15 - гриф обмеження доступу до документа;16 - адресат;17 - гриф затвердження;18 - резолюція;19 - заголовок до тексту документа;20 - відмітка про контроль;21 - текст документа;22 - відмітка про наявність додатків;23 - підпис;24 - гриф погодження;25 - візи;26 - печатка;27 - відмітка про засвідчення

копій;28 - прізвище виконавця та номер його телефону;29 - відмітка про виконання документа та направлення його до справи;30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;31 - відмітка про надходження;32 - запис про державну реєстрацію.

Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. Місце реквізиту визначено графічно.

Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420)іА6(105х148).

В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве - ЗО мм; праве - не менше 10 мм; верхнє - не менше 20 мм; нижнє - не менше 20 мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003 досить детально. Ці вимоги роз'яснені або викладені також в найбільш важливому нормативно-методичному документі "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення".

 

 

Термін

Термін - це слово, або усталене словосполучення що має одне значення і позначає наукове або спеціальне поняття. Терміни поділяють на загальнонаукові й вузькотермінологічні.

Терміни мають точне, конкретне значення й тому позбавлені суб”єктивно-оціночних відтінків, Діловому стилю притаманна термінологія, яка утворюється із активної лексики (діловодство); запозичується з інших мов (бланк, бюджет); утворюється за допомогою власних слів та частин іншомовних або із запозичених складників (фотокамера) тощо.

В основному значення термінів зафіксовані у державних стандартах, спеціальних словниках, довідниках. Тому терміни повинні вживатися у зафіксованому значенні.

Всі терміни характеризуються системністю, однозначністю, стилістичною нейтральністю (відсутністю образності).

Термінологія як система. Серед усіх термінів кожної науки вирізняють дві складові частини: термінологію і терміносистему. Термінологія - це такий набір термінів, який утворюється і існує у кожній галузі науки стихійно. Терміносистема - це опрацьована фахівцями певної галузі і лінгвістами система термінів якоїсь науки.

Терміноло́гія — це:

1. Сукупність термінів, тобто слів або словосполучень, що висловлюють специфічні поняття з певної галузі науки, техніки чи мистецтва, а також сукупність усіх термінів, наявних у тій чи іншій мові. Від звичайних слів терміни відрізняються точністю семантичних меж.

 

Терміносистема — це система термінів у певній галузі, підгалузі наукового або технічного знання, що обслуговує наукову теорію або наукову концепцію.

Джерелами терміносистем слугують термінології.

 

 

31. Полісемі́я (грец. багатозначний) — багатозначність, наявність у мовній одиниці (слові, фраземі, граматичній формі, синтаксичній конструкції) кількох значень. У тих лінгвістичних традиціях, для яких центральним є значення слова, про полісемію зазвичай говорять стосовно слів. Полісемія буває радіальною та ланцюжковою.

Наприклад, слово «драматургія» означає:

1. драматичне мистецтво;

2. сукупність драматичних творів письменника, літературного напряму, народу, епохи;

3. теорія побудови драматичного твору.

Явище мовленнєвої полісемії пов’ язане з основними проблемами лексичної семантики, контекстології, лінгвістики тексту. Мовленнєва багатозначність безпосередньо пов’язана з поліфункціональністю контексту щодо актуалізованого слова. Взаємодіючи з полісемантичним словом, контекст виконує три основні функції: зняття, нейтралізації полісемії (контекст виступає при цьому як ідентифікатор і актуалізатор відповідного лексико-семантичного варіанту); збереження неоднозначності, багатозначності (відоме також як подвійна актуалізація, амбівалентність, двохплановість висловлювання); розвитку полісемії (через введення цього семантичного варіанту до нового, незвичного оточення, часто – до так званого стилістичного контексту). Саме третя функція контексту є одним із визначальних факторів у механізмі семантичної деривації

Пряме номінативне значення безпосередньо вка­зує на співвідношення слова з тим чи іншим явищем об'єк­тивної дійсності, як це історично закріпилось у свідомості мовців. Пряме значення є переважно первинним значенням слова. Наприклад, пряме й первинне значення слова промінь — «світлова смуга, що виходить з якого-небудь джерела світла», усі інші — переносні й похідні.

Переносне номінативне значення —це одне зі значень слова, яке виникло внаслідок перенесення найме­нувань одних явиш, предметів, дій, ознак на інші і закріпило­ся в ньому як додаткове. Переносне значення завжди похідне, вторинне. Наприклад, значення «початок чогось доброго, по­зитивного» у слові промінь — переносне (промінь надії, промінь Щастя, промінь свободи).

Від переносного значення слова, що є постійним, слід від­різняти переносне вживання слова. Переносне вживання слова за своїм змістом індивідуальне і використовуєть-

ся лише в певному контексті. Значення, яке виникає внаслі­док переносного вживання слова, є лише контекстуальним, тобто тимчасовим, ситуативним, і за словом не закріплюється. Якщо ж таке значення закріплюється за словом, то воно стає номінативним.

Переносне вживання слова відбувається в мові у вигляді метафори, метонімії, синекдохи.

Метафора — перенесення назви з одного предмета, явища на інший предмет, явище за їхньою схожістю.

Метонімія — перенесення назви за суміжністю. Вона буває тоді, коли вживається

Синекдоха — перенесення назви частини на ціле (найме­нування предмета за його характерною деталлю). Це, власне, різновид метонімії.