Завдання і функції бухгалтерського обліку виконання бюджету у фінансових органах.

Бюджетним обліком називають сукупність облікових процедур про рух і стан фінансових ресурсів при виконанні бюджету та виконанні кошторисів бюджетних установ. Система бюджетного обліку складається з 3-х підсистем (видів) обліку:

Бухгалтерського обліку

Фінансового обліку

Управлінського обліку

Всі вони ґрунтуються на єдиній теоретичній та інформаційній базі, відрізняються формою і періодичністю розрахунку даних.

Бухгалтерський облік забезпечує своєчасне і повне відображення всіх операцій, надання користувачам інформації про стан активів і зобов’язань, результати виконання бюджетів (кошторисів) та їх змін.

Фінансовий облік здійснюється з метою накопичення даних про доходи, видатки, кредитування за вирахуванням погашення і фінансування дефіциту бюджету, а також відбиття результатів виконання бюджетів.

Управлінський облік ведеться з метою забезпечення керівництваоперативною фінансовою і не фінансовою інформацією у визначеній формі для планування і управління, оцінки і контролю за використанням бюджетних коштів.

Предметом бюджетного обліку є фактичний стан і рух фінансових ресурсів. Об’єктами є доходи, видатки бюджету, фінансування і борг бюджету, кошти, що перебувають в розрахунках, фонди і резерви, які формуються у бюджетах в процесі їх виконання, матеріальні цінності бюджетних установ.

Методом бюджетного обліку є сукупність послідовно застосовуваних способів, за допомогою яких створюється інформаційна модель фактичного стану і руху фінансових ресурсів в процесі обліку виконання бюджетів і кошторисів та постійно підтримується відповідність цієї моделі відображеній в ній дійсності. Кожна окрема ланка цієї моделі є елементом бюджетом обліку:

Наскрізне документування первинної інформації про предмет обліку

Періодичне проведення інвентаризації

Виявлення вартісної сутності економічних явищ, що змінюють стан фінансових ресурсів

Використання бухгалтерських рахунків – специфічного інструмента систематизації первинних даних, наявних в документах

Застосування подвійного запису на бухгалтерських рахунках

Подання інформаційної моделі стану фінансових ресурсів у вигляді балансу

Відображення найважливіших фрагментів інформаційної моделі руху фінансових ресурсів у вигляді зовнішньої звітності та внутрішніх зведень.

Завданням обліку виконання бюджету є повне, своєчасне і достовірне відображення процесу виконання державного і місцевих бюджетів.

Бюджетний облік має забезпечити виконання основних функцій:

Запис інформації про операції з виконання бюджеті, що здійснюється фінансовими органами та можливість відображення їх в агрегованому вигляді у звітності з метою аналізу і управління

Відображення детальної інформації про контрагентів кожної операції і параметрів масих операцій для складання внутрішніх звітів з метою аналізу і контролю

Ведення агрегованого обліку забезпечується за допомогою синтетичного обліку з використанням балансових рахунків Плану рахунків обліку виконання бюджету.

Синтетичний облік забезпечується веденням синтетичних (зведених) рахунків, в яких враховуються операції у зведених показниках, без поділу на окремі елементи (склад коштів і джерела, їх формування; процеси виконання плану у зведеному узагальненому вигляді і тільки у вартісному виразі).

Аналітичний облік забезпечується веденням аналітичних рахунків, що деталізують зміст синтетичних рахунків (кожна однорідна група аналітичних рахунків об’єднується конкретним синтетичним рахунком). Містять детальну інформацію про кожного контрагента та кожну операцію.

Організація обліку. Баланс виконання бюджету, його будова

Бюджетний облік, як і бухгалтерський облік взагалі, здійснюється на підставі первинних документів, якими оформляються операції з виконання бюджету, схем і документообороту, облікових реєстрів, в яких відображаються ті чи інші операції. Загальна схема документообороту виглядає так (рис.6.1):

Первинні документи

Мемориальні ордери

Облікові реєстри

Здача в архів

 

Рис.6.1. Загальна схема документообороту

Схеми документообороту показують, хто і на якій підставі виписує документ, кому він надається, де і як використовується. На основі первинних документів здійснюється записи в мемориальні ордери. Записи в облікових реєстрах ведуться в основному з мемориальних ордерів, які мають форму документа, призначаються для скорочення записів в облікові реєстри з первинних документів (наприклад, протягом дня надійшло декілька первинних документів, якими оформлюється надходження доходів в одному меморіальному ордері).

Обліковий реєстр - це носій інформації, отриманої на підставі первинних документів, або з інших реєстрів (форма різна – книги, відомості, картки, електронні документи).

Бюджетний облік може вестися за різними формами і способами, залежно від чого встановлюються форми облікових реєстрів. Так, виділяють 2 системи бюджетного обліку:

(1) Просту – кожна операція оформляється одним записом в обліковому реєстрі; допускається ведення в невеликих бюджетних установах, які не охоплені централізованим обліком

(2) Подвійну – дані реєструються на 2-х рахунках; є більш сучасною і прогресивною, оскільки створює передумови для внутрішнього контролю через складання балансу; є основою бюджетного обліку.

Застосовуються різні форми бюджетного обліку:

Журнал –головна

Мемориально-ордерна

Журнально-ордерна

За формою «Журнал –головна» синтетичний облік здійснюється у книзі «Журнал –головна», де відображається обороти за рахунками синтетичного обліку. Аналітичний облік ведеться у спеціальних книгах, відомостях і картах. Це є компактна форма, проте допускається, коли план рахунків невеликий і здійснювані операції порівняно однорідні.

За способами ведення бюджетний обік поділяється на:

Ручний – облікові реєстри, книги (книги, відомості) записує вручну бухгалтер, який опрацьовує інформацію. Є традиційним способом ведення обліку, характеризується великою трудомісткістю, потребою у залучені значної кількості кваліфікованих спеціалістів.

Механізований – використовуються спеціалізовані облікові реєстри, пристосовуванні для їх складання на бухгалтерських машинах; зручний, коли документ повністю заповнюється за одну обробку.

Автоматизований – на основі використання комп’ютерної техніки та програмного забезпечення; основою є встановлені форми облікових реєстрів; відповідає потребам ведення обліку, однак вимагає додаткових ресурсів для забезпечення захисту інформації від втрати, пошкодження, несанкціонованого доступу тощо.

За даними поточного обліку на початок кожного місяця складають баланс про виконання бюджету (форма № 1 - м). Одна його частина – актив, відображає фінансові ресурси бюджету на певну дату, їх склад і розміщення, друга – пасив, де відображені джерела утворення ресурсів бюджету.

Баланс виконання бюджету фінансовими органами дає узагальнену інформацію про стан активів і пасивів бюджету за звітний період. В загальному структура балансу має вигляд:

 

Актив	Пасив
1) Активи (ресурси бюджету) 2) Розрахунки 3)Видатки 4)Результат виконання бюджету	1) Доходи бюджету 2)Зобов’язання 3) Кошти бюджетів та розпорядників бюджетних коштів 4)Розрахунки 5)Результат виконання бюджету
Баланс	Баланс

 

Рис.6.2. Загальна структура балансу виконання бюджету

В активі балансу відображають Дт залишки за активними рахунками 1-го класу «Активи (ресурси бюджету)» і 7-го класу «Видатки бюджету» та за активно-пасивними рахунками 4-го класу «Розрахунки». В активі також відображають залишок за Дт 50го класу рахунків «Результати виконання бюджету».

В пасиві балансу відображають Кт залишки за пасивними рахунками 2-го класу «Зобов’язання», 3-го класу «Кошти бюджетів і розпорядників бюджетних коштів»,, 6-го класу «Доходи бюджету» і за активно-пасивними рахунками 4-го класу «Розрахунки», 5-го класу «Результат виконання бюджету».

План рахунків виконання Державного і місцевих бюджетів

План рахунків – це систематизований перелік рахунків бухгалтерських операцій з виконання державного і місцевих бюджетів. Окремо виділяють плани рахунків з обліку виконання бюджету у фінансових органах і кошторисів у бюджетних установах.

План рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів, розроблений відповідно до загальноприйнятих у міжнародній практиці принципів та міжнародних стандартів бухгалтерського обліку, є складовою частиною національної системи бухгалтерського обліку.

При побудові Плану рахунків враховано особливості виконання державного та місцевих бюджетів, функціонування Єдиного казначейського рахунку, виконання місцевих бюджетів через органи Державного казначейства, з дотриманням загальних принципів і вимог щодо здійснення бухгалтерського обліку та звітності. Будова Плану рахунків базується на класифікації рахунків за економічним змістом з метою отримання інформації про виконання бюджетів та здійснення контролю за цим процесом.

План рахунків бухгалтерського обліку виконання державного та місцевих бюджетів забезпечує відображення в бухгалтерському обліку операцій, пов’язаних з виконанням функцій, які покладаються на органи Державного казначейства та фінансові органи, тобто касове виконання державного та місцевих бюджетів за доходами та видатками, тощо.

Облік бюджету у фінансових органах ведеться за єдиним планом рахунків, який поділяється на 3 логічні частини:

1) балансові рахунки (синтетичний облік)

2) бюджетні рахунки (результат виконання бюджету, доходи і видатки)

3) меморандні і позабалансові рахунки.

Кожна частина складається з класів (однозначні рахунки), розділів (двозначні), груп (трьохзначні), і самих рахунків (4-хзначні), тобто кожен клас поділяється на рахунки 2-порядку (двозначні), 3 порядку (трьохзначні) та 4 порядку (4-хзначні – балансовий рахунок).

План рахунків обліку виконання державного і місцевих бюджетів містить 9-ть класів рахунків:

(1) Клас 1 «Активи» - визначає активи бюджетів і включає єдиний казначейський рахунок (консолідований коррахунок), кошти бюджетів в інших банках, розміщені депозити, ЦП, надані бюджетні кредити, інші активи (кошти в дорозі і заблоковані на рахунках, ТМЦ), коррахунки, відкриті управлінням ДКУ в територіальних управліннях НБУ.

(2) Клас 2 «Зобов’язання» - визначає зобов’язання держави, що виникають в процесі виконання бюджетів і ті, що пов’язані з випуском в обіг ЦП, за отриманими кредитами і депозитами тощо.

(3) Клас 3 «Кошти бюджетів і розпорядників бюджетних коштів» - відображає зобов’язання бюджетів і розпорядників бюджетних коштів і включає операції за коштами державного і місцевих бюджетів, що підлягають перерозподілу між рівнями бюджетів; тимчасово віднесені на доходи бюджету; на рахунках розпорядників бюджетних коштів, органів ДКУ.

(4) Клас 4 «Розрахунки» - які виникають між бюджетами в процесі їх виконання; розрахунки за векселями; позицію ДКУ щодо іноземної валюти і балансуючі рахунки.

(5) Клас 5 «Результат виконання бюджету» - відображає результат виконання бюджету по загальному і спеціальному фондам.

(6) Клас 6 «Доходи бюджету» - включає доходи державного ті місцевих бюджетів, доходи, підлягають розподілу, тимчасово віднесені до доходів бюджету.

(7) Клас 7 «Видатки бюджету» - включає видатки державного ті місцевих бюджетів. включає видатки державного та місцевого бюджетів.

(8) Клас 8 «Управлінський облік» - меморандні (технічні) рахунки, які є елементами управлінського обліку і не входять в баланс про виконання бюджету; кошти передані та кошти отримані органами ДКУ в процесі виконання бюджету.

(9) Клас 9 «Позабалансовий облік» - тимчасові планові показники, пропозиції та інші планові показники; планові показники за доходами бюджету; зобов’язання розпорядників бюджетних коштів; кошторисні призначення; асигнування; розрахункові документи, не оплачені в термін; нараховані доходи і витрати; зобов’язання і вимоги за кредитуванням та всіма видами гарантій.

Рахунки 1 класу активні, кореспондують з відповідними рахунками 1,3,4 класів.

Рахунки 2 класу пасивні, кореспондують з відповідними рахунками 1 і 4 класів.

Рахунки 3 класу пасивні, кореспондують з відповідними рахунками 1,3,4 класів.

Рахунки 4 класу активно-пасивні, кореспондують з відповідними рахунками 1,2 і 3 класів. Крім того, до 4 класу віднесено один технічний рахунок (контрактивний або контр пасивний), який забезпечує відображення операцій в іноземній валюті методом подвійного запису. Використовується у кореспонденції з рахунком, призначеним для обліку позиції ДКУ щодо іноземної валюти.

Рахунки 5 класу активно-пасивні. Впродовж року вони можуть кореспондувати з контр рахунком лише у випадку відображення в обліку операцій, що впливають на результат виконання бюджету попередніх періодів. Для забезпечення відображення операцій за результатом виконання бюджету методом подвійного запису внесено один контр рахунок (контрактивний чи контр пасивний).

Всі рахунки 6 класу, за винятком технічного, пасивні, а контр пасивний рахунок – активний. Впродовж бюджетного року рахунки 6 класу кореспондують лише з контр рахунком, а наприкінці (в річному заключні рахунків) – з відповідними рахунками 5 класу.

Рахунки 7 класу передбачені для обліку видатків бюджету – активні, а для обліку кредитування за вирахуванням погашення – активно-пасивні. Впродовж року кореспондують з лише з відповідним контр рахунком. Наприкінці бюджетного року у річному заключні рахунків рахунки, передбачені для обліку видатків бюджету, кореспондують з відповідними рахунками 5 класу.

Рахунки 8 класу кореспондують винятково з контр рахунками свого класу; для забезпечення реєстрації в бухгалтерському обліку операцій по 8 класу методом подвійного запису внесено 2 контр рахунки: контр активний – для збалансування операцій за активними рахунками; контр пасивний – за пасивними.

Рахунки 9 класу активні і активно-пасивні, кореспондують винятково з відповідними рахунками свого класу: 2 контр рахунки для збалансування операцій: контр активний – активних рахунків, контр пасивний – пасивних.

Усі види рахунків мають однакову структуру. Активні рахунки завжди мають Дт залишок (сальдо), пасивні - Кт, активно-пасивні - або Дт, або Кт, контрактивні – пасивний, контр пасивні – активний. Незважаючи на однакову структуру рахунків, призначення Дт і Кт в активних і пасивних рахунках - різне.

 

Дт	Кт
Вхідний залишок (сальдо)   Збільшення об’єкта, що обліковується (+)	Зменшення об’єкта, що обліковується (-)
Оборот за Дт рахунку (сума (підсумок) операцій за певний період)   Вихідний залишок (сальдо) Обчислюється: вхідний залишок +оборот за Дт – оборот за Кт	Оборот за Кт рахунку (сума (підсумок) операцій за певний період)

Рис.6.3. Схема активного рахунку

 

Дт	Кт
Зменшення об’єкта, що обліковується (-)	Вхідний залишок (сальдо)   Збільшення об’єкта, що обліковується (+)
Оборот за Дт рахунку (сума (підсумок) операцій за певний період)	Оборот за Кт рахунку (сума (підсумок) операцій за певний період)   Вихідний залишок (сальдо) Обчислюється: вхідний залишок +оборот за Кт – оборот за Дт

Рис.6.4. Схема пасивного рахунку

 

 

Дт	Кт
Зменшення об’єкта, що обліковується (-)	Вхідний залишок (сальдо)   Збільшення об’єкта, що обліковується (+)
Оборот за Дт рахунку (сума (підсумок) операцій за певний період)	Оборот за Кт рахунку (сума (підсумок) операцій за певний період)   Вихідний залишок (сальдо) Обчислюється: вхідний залишок +оборот за Кт – оборот за Дт

Рис.6.5. Схема контр активного рахунку

 

Дт	Кт
Вхідний залишок (сальдо)   Збільшення об’єкта, що обліковується (+)	Зменшення об’єкта, що обліковується (-)
Оборот за Дт рахунку (сума (підсумок) операцій за певний період)   Вихідний залишок (сальдо) Обчислюється: вхідний залишок +оборот за Дт – оборот за Кт	Оборот за Кт рахунку (сума (підсумок) операцій за певний період)

Рис.6.6. Схема контр пасивного рахунку

Новий План рахунків бухгалтерського обліку виконання державного і місцевих бюджетів, затверджений наказом ДКУ від 28.11.2000 №119, характеризується:

1) мультивалютністю – операції з валютою проводяться аналогічно операціям у гривнях;

2) структура рахунку синтетичного обліку аналогічна структурі рахунку в бухгалтерського му обліку НБУ чи КБ, що відповідає міжнародним стандартам обліку і звітності;

3) зменшена кількість контр рахунків (активно-пасивні), введено рахунки з Дт і Кт заборгованості і міжнародними взаємними розрахунками, логічно розділені активи бюджету (клас 1) і зобов’язання (клас 2), що дає змогу оперативно на підставі даних балансу оцінити поточний стан виконання державного і місцевих бюджетів, дефіцит, потребу у запозиченнях;

4) рахунки клієнтів і рахунки, на які зараховуються доходи бюджетів – пасивні, що повністю відповідає ідеології побудови бухгалтерського обліку у банківських установах;

5) відповідає стандартам НБУ для роботи в СЕП;

6) чітко розділені рахунки для реєстрації інформації в бухобліку з виконання державного і місцевих бюджетів, і введено контрактивні і контр пасивні рахунки 5-9 класів, які забезпечують реєстрацію в бух обліку операцій за доходами і видатками методом подвійного запису.

План використовується у повністю автоматизованій системі бухгалтерського обліку, яка передбачає, що основні процеси обліку автоматизовані і дані вносяться в систему лише раз, в момент здійснення операцій.

Бух облік виконання бюджетів ведеться безперервно. Для обмеження ризику при проведені операцій виконання бюджету враховуються аспекти:

(1) розподіл обов’язків і повноважень щодо здійснення операцій:

Перелік операцій (ресурсні, розрахункові, інші)

Списки осіб, уповноважених на підписання документів

Обмеження щодо розпорядників активами

Делегування повноважень.

(2) виконання операцій:

Технічна обробка

Бухгалтерська обробка і робочі вказівки

(3) Контроль операцій:

Повноважень

Технічні і бухгалтерські обробки даних, обробки коду доступу до обробки даних і після виявлення помилки.

Організація автоматизованої обробки реєстрації і обробки даних має забезпечити постійне і безперервне відображення всіх операцій, достовірність, збереження її в електронному вигляді, можливість подальшого контролю з одержанням роздрукованої інформації на паперових носіях.