Форми автоматизованого бухгалтерського обліку

Технологія обробки облікової інформації визначається формою бухгалтерського обліку.

Питання про форму бухгалтерського обліку є одним з основних в бухгалтерському обліку. Правильне розуміння і визначення форми обліку має не тільки теоритичне, а й велике практичне значення. Це, в свою чергу, дає змогу встановити основні принципи і характерні риси тієї або іншої форми обліку і з'ясувати, наскільки позитивно вони впливають на успішне проведення автоматизації бухгалтерського обліку.

Форма обліку в умовах автоматизованої обробки інформації найтісніше пов'язана з системою обробки облікових даних, процесом збирання і зберігання їх. Ефективне використання технічних засобів і програмного забезпечення дає змогу найбільшою мірою оптимізувати технологічний процес автоматизованого обліку, структура і логічна послідовність якого і становлять форму обліку.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Для реєстрації і угрупування облікових даних первинних документів слугують регістри бухгалтерського обліку.

Облікові регістри. Для реєстрації та угруповання облікових даних первинних документів служать регістри бухгалтерського обліку.

В неавтоматизованому варіанті бухгалтерського обліку облікові регістри представляють собою паперові бланки визначеної форми і структури даних. Регістри діляться на наступні види:

Ø хронологічні регістри обліку — реєстрація облікових даних в хронологічному порядку;

Ø систематичні регістри обліку — облікові дані угруповуються по певному признаку.

Для малих підприємств, зайнятих у матеріальній сфері виробництва, рекомендується застосовувати регістри журнально-ордерної форми обліку, а зайнятим торгівлею та іншою посередницькою діяльністю — регістри зі спрощеною формою бухгалтерського обліку. Це такі як:

Ø Відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (форма В-1);

Ø Відомість обліку виробничих запасів і товарів, а також ПДВ, сплачені по цінностях (форма В-2);

Ø Відомість обліку витрат на виробництво (форма В-3);

Ø Грошові кошти і фонди (форма В-4);

Ø Відомість обліку розрахунків та інші операції (форма В-5);

Ø Відомість обліку реалізація (форма В-6, оплата);

Ø Розрахунки та інші операції (форма В-6, відвантаження);

Ø Відомість обліку розрахунків з постачальниками (форма В-7);

Ø Відомість обліку оплати праці (форма В-8);

Ø Шахова відомість (форма В-9).

Кожна відомість, як правило, застосовується для обліку операцій по одному з бухгалтерських рахунків. Сума по операції записується одночасно в двох відомостях: по дебету і кредиту рахунка з вказівкою номера кореспондуючого рахунка. Залишки засобів у відомостях звіряються з даними первинних документів. Узагальнення підсумків за місяць проводиться в шаховій відомості за формою В-9, на підставі якої складається оборотна відомість, що є підставою для складання бухгалтерського балансу.

Регістр «Журнал Головна». Застосовується на невеликих по обсязі облікової роботи підприємствах, зі спрощеним планом рахунків. Регістр «Журнал Головна» одночасно є систематичним і хронологічним, відбиває облік по синтетичних рахунках. На початок звітного періоду вводяться сальдо по рахунках робочого плану рахунків. Щодня в журнал вносяться обороти по дебету і кредиту кореспондуючих рахунків з вказівкою документа-підстави господарської операції, складається звіт по касі («Касова книга»).

Аналітичний облік ведеться в допоміжних книгах, що відкриваються для різних синтетичних чи рахунків на картках, відомостях, створюваних на основі наступних первинних документів:

Ø Відомості обліку заробітної плати;

Ø Відомості використання матеріалів;

Ø Відомості основних засобів (ОЗ);

Ø Відомості операцій по касі і розрахунковому рахунку і т.п.

Наприкінці облікового періоду виводяться обороти по аналітичних рахунках, по кожному синтетичному рахунку обчислюються обороти по дебету і кредиту, виводиться кінцеве сальдо рахунка, що звіряється із сальдо по аналітичним рахункам. На підставі отриманих підсумків складається заключний бухгалтерський баланс за період.

Регістр "Книга господарських операцій". На відміну від регістра «Журнал Головна», у книзі (журналі) господарських операцій кожна господарська операція вводиться в хронологічному порядку.

Операція відбивається на бухгалтерських рахунках шляхом уведення кореспонденції по рахунках.

Операції в книзі реєструються на підставі первинних документів. Регістр ведеться тривалий час (кілька облікових періодів — чи місяців років), дозволяє виконувати вибірки по дебету/кредиту заданого рахунка, виводити загальну суму всіх проводок за визначений період часу. Окремо на підставі документів формуються відомості аналітичного обліку («Касова книга», «Відомість заробітної плати»). Цей тип регістра використовується для розвинутих планів рахунків. Він адаптований до комп'ютерного варіанта обліку, але досить трудомісткий для ручного обліку.

Регістр «Журнал ордер/відомість по рахунку». Цей регістр найбільш розповсюджений. Дані з первинних документів відбиваються у визначених журналах ордерах (Ж ПРО) і накопичувальні відомості. Усі журнали складені по кредитовому принципу, а відомості — по дебетовому. Ці систематичні регістри ведуться протягом одного місяця, після чого підраховуються підсумки оборотів у розрізі кореспондуючих рахунків.

Зведений обліковий регістр «Головна книга» формується на основі оборотів по рахунках за місяць у журналах ордерах і відомостях: кредитові обороти рахунки переносяться однією підсумковою сумою за місяць, дебетові обороти збираються з різних журналів-ордерів і враховуються розгорнуто. Обороти по дебету кожного рахунка сумуются, виводиться сальдо рахунка на кінець місяця.

У комп'ютерному варіанті обліку дані регістри формуються як звіти по базі даних бухгалтерських проводок.

Меморіально-ордерна форма. Хронологічні і систематичні записи бухгалтерських облікових даних ведуться окремо. Бухгалтерська проводка оформляється складанням меморіального ордера (МО) на кожну операцію чи групу однотипних операцій. По синтетичному рахунку відкривається аналітичний облік на картках, а в МО вказується номер картки для відповідного рахунка проводки по операції. Документа-підстави для складання проводки в МО додаються до ордера, у якому вказується їхня кількість, а самі МО реєструються в спеціальному журналі з указівкою номера МО, дати складання і суми по операціях ордера. Після цього МО реєструються в «Головній книзі». Для кожного синтетичного рахунка виділяється окремий лист, кожен МО відбивається в "Головній книзі" двічі — по дебету і кредиті кореспондуючих рахунків.

На підставі підсумкових даних «Головної книги» складають оборотні відомості по простій чи шаховій формі.

Оборотно-сальдова відомість. Оборотно-сальдова відомість служить для узагальнення відбитої на рахунках облікової інформації, перевірки правильності записів бухгалтерських проводок і складання балансу. Оборотно-сальдові відомості можуть складатися по синтетичних і аналітичних рахунках, застосовуватися в сполученні з іншими обліковими регістрами. Для кожного рахунка за обліковий період вказується початкове сальдо, обороти по дебету і кредиту обчислюється кінцеве сальдо. На підставі оборотно-сальдової відомості будується бухгалтерський баланс. Цей регістр представлений практично у всіх комп'ютерних системах бухгалтерського обліку, формується як звіт по базі даних бухгалтерських проводок.

Розглянемо комп'ютерний варіант облікових регістрів.

Комп'ютерний облік повинен відповідати єдиній методологічній основі бухгалтерського oбліку і забезпечити:

Ø ведення бухгалтерського обліку на основі принципів подвійного запису;

Ø взаємозв'язок даних аналітичного і синтетичного обліку;

Ø суцільне відображення автоматизованим способом господарських операцій на основі первинних документів;

Ø скорочення трудозатрат на ведення обліку;

Ø контроль достовірності даних які вводяться, цілісності облікової інформації;

Ø формування довільних зведень, бухгалтерських звітів автоматизованим способом.

У комп'ютерному варіанті бухгалтерського обліку можливо створювати декілька взаємопов'язаних облікових регістрів:

Ø бухгалтерських проводок;

Ø господарських операцій;

Ø первинних облікових документів.

Кожен такий регістр являється базою даних (таблицею реляційної бази даних) певної логічної структури, але з цим ми будемо знайомитись в подальшому. Обробка інформації облікових регістрів виконується при рішенні задач бухгалтерського обліку, формуванні звітів. Результати обробки представляються на машинному носії у вигляді вибірки даних, а також у вигляді машинограм і відеограм. Так на основі первинних облікових регістрів можуть бути сформовані всі раніш розглянуті форми облікових регістрів у вигляді вихідних звітів. Регістр бухгалтерських проводок являється хронологічним обліковим регістром, але легко перетвориться в систематичний регістр. Регістри операцій і документів одночасно, і хронологічні, і систематичні.