Л.О. Терещенко, І.І. Матієнко-Зубенко

Л.О. Терещенко, І.І. Матієнко-Зубенко

 

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ

І ТЕХНОЛОГІЇ

В ОБЛІКУ

 

 

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИСТЕТ

 

Л.О. Терещенко, І.І. Матієнко-Зубенко

ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ

І ТЕХНОЛОГІЇ

В ОБЛІКУ

 

 

Навчальний посібник

Рекомендовано

Міністерством освіти і науки України

 

Київ 2003

 

Розповсюджувати й тиражувати

без офіційного дозволу КНЕУ заборонено

Рецензенти:

Гриф надано Міністерством освіти і науки України

Лист № від

 

Л.О. Терещенко, І.І. Матієнко-Зубенко

Інформаційні системи і технології обліку: Навч. Посібник.— К.: КНЕУ, 2003. — с.

 

 

У посібнику викладено теоретичні засади і технологічні засоби створення та функціонування інформаційних систем обліку, описано структуру та компоненти ІС.

Розглянуто сучасні підходи до проектування та впровадження інформаційних систем обліку, сучасні технологічні засоби для побудови ІС обліку.

Докладно описано АІС, основні АРМ обліку які функціонують на всіх рівнях управління.

Посібник базується на літературних джерелах зарубіжних і вітчизняних авторів, досвіді викладання дисциплін з напрямку “Інформаційні системи в економіці” та “Облік і аудит”

Посібник призначено для студентів вищих закладів освіти, що навчаються за спеціальністю "Облік і аудит".

 

 

ЗМІСТ

 

ВСТУП

1.ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ ТА ЇХ РОЛЬ В УПРАВЛІННІ ЕКОНОМІКОЮ.........................................................................................................

1.1. Предмет і зміст курсу, методологічні особливості та зв’язок з іншими дисциплінами................................................................................................................

1.2. Поняття та мета створення інформаційних систем обліку (ІСО), їхроль в управлінні економічним об’єктом....................................................................

1.3. Методологічні основи та організація бухгалтерського обліку в умовах автоматизованої обробки даних.....................................................................

1.3.Форми автоматизованого бухгалтерського обліку....................................

1.4.Загальна характеристика та класифікація інформаційних систем обліку. Структура ІСО..............................................................................................

ВСТУП

 

Одна з найважливіших проблем в умовах переходу до ринкових відносин економіки України — це вдосконалення системи бухгалтерського обліку, звітності, контролю та аудиту, основним напрямом якого є застосування інформаційних систем та комп'ютерних технологій

Дисципліна “Інформаційні системи і технології в обліку” призначена для підготовки бакалаврів, що навчаються за спеціальністю “Облік і аудит”.

У результаті вивчення дисципліни студенти повинні знати побудову та функціонування інформаційних систем і комп’ютерних технологій, змісту їх компонентів і можливості їх використання.

Повинні вміти здійснювати постановку задачі та вибір комп’ютерної підтримки для неструктурованих задач, застосовувати сучасні технологічні засоби при створенні інформаційної бази та виконанні конкретних функцій управлінської діяльності, а також автоматизувати обробку інформації і підтримку прийняття рішень.

Завдання вивчення дисципліни полягають у набутті студентами знань з питань створення інформаційних систем і комп’ютерних технологій. Курс “Інформаційні системи і технології в обліку” є логічним продовженням курсу “Комп’ютерна техніка та програмування”, а також пов’язаний зі змістом спеціальних базових дисциплін підготовки спеціалістів з обліку і аудиту.

Тема 1. ІНФОРМАЦІЙНІ СИСТЕМИ ТА ЇХ РОЛЬ

В УПРАВЛІННІ ЕКОНОМІКОЮ

 

Предмет і зміст курсу, методологічні особливості

Та зв’язок з іншими дисциплінами

Інформатизація — це об’єктивний процес, який має охопити галузь в цілому.

Фундаментальною основою інформатизації є створення високоорганізованого середовища, яке, з одного боку, має включати і об’єднувати інформаційне, телекомунікаційне, комп’ютерне, програмне забезпечення, інформаційні технології, мережі, бази даних і знань, інші засоби інформації, а з іншого — забезпечувати можливість створення і використання ефективного системно-аналітичного апарату, що дозволить на якісно новому рівні інформаційного обслуговування проводити як повсякденну оперативну роботу, так і системний аналіз стану та перспектив діяльності в цілому, приймати науково-обгрунтовані рішення.

В результаті вивчення дисципліни студент повинен одержати необхідні знання з теорії та практики використання інформаційних технологій в обліку, повинен знати теорію економічної інформації, види діючих інформаційних систем, комп'ютерні технології обробки економічної інформації, створення і впровадження інформаційних систем нового покоління – систем підтримки прийняття рішень (СППР).

Студент повинен вміти формувати склад та зміст інформаційної бази для розв'язання задач обліку, визначати склад та форми подання інформації, її структуру для автоматизованого рішення задач, визначати склад процедур автоматизованої обробки даних в умовах функціонування комп'ютерних інформаційних систем обліку.

Засвоєння курсу, дозволить студенту опанувати методами і прийомами організації інформаційних систем за їх видами, рівнями та функціональним призначенням, удосконалювати, поглиблювати і розробляти форми і конфігурації інформаційних систем в напрямку максимального охоплення і рішення задач обліку на базі автоматизованих робочих місць.

Даний курс є логічним продовженням дисципліни "Комп'ютерна техніка та програмування", а також базових дисциплін.

 

Інформаційних систем обліку

Під системою розуміється сукупність взаємозв'язаних між собою та з зовнішнім середовищем елементів або частин, функціонування яких направлено на отримання конкретного результату.

Інформаційна система обліку (ІСО) – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, обробки, накопичення і обробки інформації для підготовки і прийняття ефективних управлінських рішень.

ІСО – це множина різних елементів та зв’язків між ними, що складають систему в цілому.

Рис. 1.2. Загальна структура АІС

 

Інформаційне забезпечення (ІЗ). Інформація формується у результаті обробки даних і є важливим елементом комп’ютерних інформаційних систем.

Організація інформаційного забезпечення в інформаційних системах має особливе значення.

Система інформаційного забезпечення передбачає створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію показників і документів, розробку засобів формалізованого опису даних тощо.

Інформаційне забезпечення включає:

Ø методичні та інструктивні документи;

Ø єдину систему класифікації та кодування;

Ø інформаційну базу, яка у свою чергу поділяється на нормативно-довідкові документи, інформаційні повідомлення, інформаційні масиви.

Технічне забезпечення. Технічні засоби служать основою побудови ІС. Потужність даних засобів в значній мірі визначає склад задач, які розв’язуються в даній предметній області. До технічного забезпечення ІС відносяться комп’ютерна техніка, засоби комунікації і оргтехніка. Іншими словами, технічне забезпечення – це комплекс взаємопов’язаних технічних засобів, призначених для збору, накопичення, обробки, передачі, обміну та відображення інформації, яка необхідна для управління системою.

Технічне забезпечення сучасних інформаційних систем – це комплекс різних видів техніки: обчислювальна техніка, периферійні пристрої, засоби автоматичного зчитування даних, офісні обладнання, комунікаційне обладнання, засоби передачі та обміну даними, комунікаційне обладнання, мережеве обладнання, засоби мультимедіа тощо.

Програмне забезпечення (ПЗ) – це сукупність програм системи обробки даних і програмних документів, які необхідні для експлуатації цих програм.

Програмне забезпечення включає сукупність програм, які реалізують функції і задачі автоматизованих інформаційних технологій і забезпечують стабільну роботу комплексів технічних засобів.

В склад ПЗ входять загальносистемні і спеціальні програми, інструктивно-методичні матеріали по використанню засобів програмного забезпечення, персонал, який займається його розробкою і супроводженням на весь період життєвого циклу ІТ.

До загальносистемного програмного забезпечення відносяться програми розраховані на широке коло користувачів і призначені для організації облікового процесу і для рішення задач обробки інформації які часто зустрічаються.

Спеціальне програмне забезпечення представляє собою сукупність програм, які розроблюються при створенні інформаційних технологій конкретного функціонального призначення.

Включає: пакети прикладних програм (ППП), які здійснюють організацію даних і їх обробку при рішенні функціональних задач.

Математичне забезпечення — це сукупність математичних методів, моделей і алгоритмів обробки інформації, які вирішуються при рішенні функціональних задач і в процесі автоматизації проектних робіт автоматизованих інформаційних технологій.

Організаційне забезпечення включає в себе власний апарат управління, який забезпечує функціонування всіх її підсистем, як єдиного цілого. Як правило персонал ІС складають працівники відділу розробки, відділу впровадження і супроводу нових програм, відділу експлуатації.

В теорії комп’ютерних систем обробки інформації в інформаційному забезпеченні виділяють:

Ø зовнішнє інформаційне забезпечення, яке включає в себе систему показників даної предметної області, систему класифікацій, первинні документи;

Ø внутрішнє забезпечення, що включає в себе інформаційну базу даних на машинних носіях.

Правове забезпечення – це сукупність норм виражених в нормативних актах, які встановлюють і закріпляють організацію цих систем, їх цілі, задачі, структуру, функції і правовий статус ІС.

Правове забезпечення на етапі розробки автоматизованих інформаційних систем і інформаційних технологій включає нормативні акти, пов'язані з договірними відношеннями розробника і замовника в процесі створення ІС та ІТ, з правовим регулюванням різних відхилень в ході цього процесу, а також зумовлені необхідністю забезпечення процесу розробки ІС і ІТ різними видами ресурсів.

Функціональна частина інформаційної системи реалізує рішення задач предметної області.

Підсистема – це сукупність компонентів системи, виділених за певною ознакою. Кожна функціональна підсистема має свій склад комплексів задач, призначений для реалізації функцій управління.

Основними принципами виділення самостійних функціональних підсистем (комплексів задач) є:

Ø відносна самостійність кожної із них;

Ø наявність відповідного набору функцій і функціональних задач з чітко вираженою локальною ціллю функціонування;

Ø мінімізація складу включених в підсистему елементів.

В основі інформаційної системи бухгалтерського обліку прийнято розв'язання облікових задач, які об'єднані в комплекси і які виконуються окремими ділянками обліку. Комплекс задач характеризується оприділеним економічним змістом, веденням затверджених синтетичних рахунків, первинними і зведеними документами, взаємопов'язаними алгоритмами розрахунків, а також методичними матеріалами і нормативними документами конкретної ділянки обліку.

Інформаційна система бухгалтерського обліку традиційно включає наступні підсистеми:

Ø облік основних засобів та нематеріальних активів;

Ø облік матеріальних цінностей;

Ø облік праці та заробітної плати;

Ø облік готової продукції та її реалізації;

Ø облік фінансово-розрахункових операцій;

Ø облік витрат на виробництво;

Ø зведений облік та складання звітності.

Взаємозв'язок комплексів облікових задач закладений у самій методології бухгалтерського обліку, системі ведення рахунків і виконання проводок де кожна господарська операція відображається двічі: в кредиті одного рахунку і дебеті другого.

Інформаційні зв'язки комплексу облікових задач дозволяють виділити три основних фази обробки, які закладені в основу програмних продуктів. На першій фазі виконується — первинний облік, складання первинних документів, їх обробка і складання відомостей аналітичного обліку по кожній ділянці обліку (наприклад, по обліку заробітної плати складається розрахунково-платіжна документація, звіти нарахувань і утримань заробітної плати тощо).

Наступною фазою обробки являється складання проводок та їх розміщення в регістри аналітичного і синтетичного обліку, журнали-ордери по номерам рахунків. Комп'ютерна обробка дозволяє повністю автоматизувати цей процес, формуючи проводки по закінченню рішення кожної дільниці обліку.

Третя фаза обробки складається в складанні зведеного синтетичного обліку звітно-сальдових відомостей по рахункам головної книги, балансу і форм фінансової звітності.

Контрольні запитання

1. Що таке бухгалтерський облік?

2. Дати визначення предметної області.

3. Які основні типи організації ІС обліку?

4. Що розуміють під формою бухгалтерського обліку?

5. Які основні завдання внутрішньогосподарського контролю і аналізу в умовах застосування ІС обліку?

6. Що розуміють під формою бухгалтерського обліку?

7. Назвіть і дайте характеристику регістрам бухгалтерського обліку?

8. Що повинен забезпеченими комп’ютерний облік?

9. Комп’ютерний варіант облікових регістрів.

10. Основні типи організації інформаційних систем обліку. Дайте їх характеристику.

11. Які підсистеми традиційно включає ІС обліку?

12. Інформаційні зв’язки комплексу облікових задач. Основні фази обробки, які закладені в основу програмних продуктів.

13. Як класифікуються ІС обліку.

14. Як, класифікуються ІС по сфері застосування?

15. Дайте визначення автоматизована ІС обліку, установіть мету її створення.

16. Із яких основних частин складається ІС обліку?

17. Що включає в себе забезпечуюча частина ІС обліку.

18. Що включає в себе функціональна частина ІС обліку?

19. Що таке технічне, програмне, організаційне, правове, математичне забезпечення ІС обліку?

20. Що входить в поняття інформаційне забезпечення? Яка роль інформації в ІС обліку.

21. Що складає інформаційне забезпечення ІС та які види інформації відображаються в ньому?

 

Рис. 1. Ієрархічна класифікація

ФАСЕТИ

Значення	Ф	Ф		Ф k
	//////////////////
...

Рис.2. Фасетна класифікація

Kодування — процес присвоєння умовного позначення різним позиціям номенклатури.

Код — це знак чи сукупність знаків, прийнятих для позначення класифікаційного групування чи об’єкта класифікації.

Для кодування інформації в інформаційних системах застосовують порядковий, серійно-порядковий, послідовний та паралельний методи кодування.

Порядковий метод кодування є найпростішим і найпоширенішим. Побудова кодів виконується в міру зростання або спадання ознак без пропуску номерів.

При серійно-порядковому методі кодування на кожну групу ознак відводиться серія порядкових номерів з резервом номерів.

Послідовний метод кодування передбачає виділення певних розрядів коду під певні ознаки.

Паралельний метод кодування теж передбачає виділення розрядів, але значення ознаки, записаної на будь-якому розряді коду, не залежить від значення ознак, записаних на інших розрядах.

При виборі методів класифікації і кодування об’єктів слід ураховувати:

Ø можливість розширення кодової множини об’єктів і внесення відповідних змін;

Ø однозначність ідентифікованих об’єктів;

Ø мінімальну довжину коду;

Ø можливість обробки інформації за допомогою ЕОМ;

Ø простоту методу кодування;

Ø застосування загальноприйнятих позначень.

 

Категорії класифікаторів

Після присвоєння кодів створюється класифікатор.

Класифікатор – це систематизоване зібрання однорідних найменувань і їх кодових позначень.

Єдина система класифікації та кодування – це комплекс взаємопов’язаних класифікаторів техніко-економічної інформації, які пристосовані до обробки засобами обчислювальної техніки з автоматизованою системою ведення цих класифікаторів.

Результатом робіт з класифікації та кодування є розробка класифікаторів за типом об’єктів і категоріями.

Держстандартом допускається використання класифікаторів таких видів:

Ø загальнодержавні (державні) класифікатори;

Ø міжгалузеві класифікатори;

Ø галузеві класифікатори;

Ø класифікатори підприємств (локальні).

Приведемо перелік основних загальнодержавних та галузевих класифікаторів:

СПАТО — Система позначень автономій, територій, областей;

УКФВ — Український класифікатор форм власності;

КОПФГ — Класифікатор організаційно-правових форм господарювання;

ЄДРПОУ — Єдиний державний реєстр підприємств, організацій України;

ЗКГНГ — Загальний класифікатор галузей народного господарства;

СПОДУ — Система позначень органів державного управління;

УКВ — Український класифікатор валют;

УКП — Український класифікатор продукції;

КОВ — Класифікатор одиниць виміру;

УСГК — Українська стандартна галузева класифікація;

УБК— Українська бюджетна класифікація;

КВПП — Класифікатор видів платників податків;

КБУ — Класифікатор банківських установ;

УКОЗ — Український класифікатор основних засобів;

Приведемо приклад кодових позначень:

ДКУД — Український класифікатор управлінських документів

Код уніфікованої форми документа складається із 7 цифрових десяткових знаків і контрольного числа. Структура коду форми документа по УКУД:

ХХ — клас форм

ХХ — підклас форм

ХХХ — регістраційний номер

Х — контрольне число

УКВЕД — Український класифікатор видів економічної діяльності;

Загальне кодове позначення об”єктів КВЕД має такий вигляд:

ХХ — розділ

ХХ. Х — група

ХХ. ХХ — клас

ХХ. ХХ. ХХ — підклас

 

Штрихове кодування

Штрихове кодування є одним з типів автоматичної ідентифікації, що використовує метод оптичного зчитування інформації. Воно ґрунтується на принципі двоїчної системи числення; інформація запам'ятовується як послідовність 0 і 1. Широким лініям і широким проміжкам привласнюється логічне значення 1, вузьким — 0. У зв'язку з цим штрихове кодування є спосіб побудови коду за допомогою чергування широких і вузьких, темних і світлих смуг.

Існують наступні види штрихових кодів:

Ø UPC — універсальний товарний код, розроблений у США і застосовується в країнах Америки;

Ø ЕАN — товарний код, створений у Європі на базі UРС. Відповідає назві Європейської асоціації товарної нумерації, що одержала в даний час статус Міжнародної організації (ЕАN International);

Ø UСС/ЕАN — єдиний стандартизований штрихової код; створений об'єднаними зусиллями організацій США і Канади (Uniform Code Council) і ЕАN International;

Відповідно до видів розрізняються наступні штрихові коди:

UРС-12, ЕАN-13, ЕАN-14, ЕАN-8, UСС/ЕАN-128 (Соdе 39).

UРС-12 є дванадцяти розрядним кодом. Структура коду:

Х — знак системи нумерації

ХХХХХ — номер виробника

ХХХХХ — код продукту

Х — остання цифра є контрольною.

ЕАN-13 є тринадцяти розрядним кодом. Структура коду наступна:

ХХХ — позначають країну виробник;

ХХХХ — код підприємства-виробника

ХХХХХ — код продукту

Х — остання цифра є контрольною

ЕАN-8 є восьми розрядним кодом; використовується для кодування малогабаритних упакувань. Структура коду наступна:

ХХХ — країна-виробник товару

ХХХХ — код продукту

Х — остання цифра є контрольною

ЕАN -14 — чотирнадцяти розрядний код із прямокутним контуром. Він складається з 13 розрядів, що розташовуються за значенням у тій же послідовності, що й ЕАN-13, і одного додаткового розряду. Цей додатковий розряд указується першим і відбиває специфіку упакування цифрами від 1 до 8, наприклад, 1 — групове упакування, 2 — упакування партій у контейнер і т.д. Основне призначення ЕАN-14 — ідентифікація транспортного упакування.

Соdе 39 одержав свою назву по сполучуваності елементів три з дев'яти. У кожнім знаку три елементи є широкими, інші шість — вузькими. Для відображення коду використовується 43 символи, включаючи всі прописні букви, цифри від 0 до 9 і сім особливих знаків (–. $ / + % пробіл). Соdе 39 також не має фіксованої довжини, може варіюватися до 40 розрядів.

Сучасною версією коду Соde 39 є UСС/ЕАN-128 — алфавітно-цифровий код, що також не має фіксованої довжини, який дає повну характеристику предмета постачання. Складовими коду є: світле поле, стартовий знак (А, В і С), що забезпечує використання найбільш повного набору знаків, знак функції, що дозволяє автоматично контролювати відмінність символіки коду від інших символік, дані, контрольне число. Основна перевага коду UСС/ЕАN-128 полягає в більш щільному представленні цифрових даних, що дозволяє заощадити багато місця.

Використання кодів регулюється відповідними міжнародними і національними стандартами. Код країни привласнюється ЕАN International.

 

Ціль штрихового кодування інформації полягає у відображенні таких інформаційних властивостей товару, що забезпечують реальну можливість простежити за їхнім рухом до споживача, що зв'язано з підвищенням ефективності керування виробництвом.

Необхідність упровадження штрихових кодів продиктована надзвичайно великим обсягом постачань, територіальною розкиданістю взаємозалежних організацій і підприємств, недостатньою інформацією про властивості товару на його упакуванні й у супровідній документації, відсутністю достовірної і своєчасної інформації в постачальників продукції про надходження товару до покупця.

Використання штрихових кодів забезпечує діяльність виробників і споживачів на товарному ринку використання єдиного коду, захист споживача від несумлінності виготовлювачів продукції, керування потоками інформації, а також обмін інформацією як усередині організації так і між ними за допомогою методів і засобів електронного обміну даними.

Система штрихового кодування інформації являє собою сукупність виду штрихових кодів і технічних засобів нанесення на носії інформації, верифікації якості печатки, зчитування з носіїв, а також попередньої обробки даних.

Для зчитування штрихового коду з носіїв інформації використовуються скануючі пристрої різного типу: контактні олівці і сканери; лазерні сканери і мобільні термінали, що зчитують інформацію на відстані.

Мобільний термінал забезпечує крім зчитування інформації з носіїв попередню обробку даних і їхню передачу на комп'ютер для подальшого узагальнення й аналізу.

Типова технологія використання системи штрихового кодування в Україні магазинами типу «супермаркет» розглядається на прикладі процесу оформлення надходження товарів і його продажу покупцям.Товари, що надходять на склад магазина, направляються на контроль відповідності кількості і якості. У результаті операції здійснюється приймання чи відмовлення товару від приймання.

Товари надходять на склад магазина у виді великої партії в контейнерах, у дерев'яній, картонній чи якій-небудь іншій тарі, на яких наклеєна супровідна етикету. При цьому розрізняються два випадки оформлення етикеток: з наявністю чи відсутністю штрихового коду ЕАN-14. Надходження товару супроводжується накладною. Прийнятий товар оформляється товарознавцем, що оперативно вносить інформацію з накладних у комп'ютер. При надходженні товару з штриховим кодом який зчитується сканером, і інформація з етикетки додатково до інформації з накладних передається на комп'ютер, де здійснюється порівняння на відповідність штрихового коду вимогам, пропонованим до ЕАN-14 стандартами України, а також ведеться попередня обробка даних. Якщо штриховий код на етикетці відсутній, за допомогою спеціалізованої програми товарознавець кодує товари і друкує етикетки зі штриховими кодами.

Складування і збереження товару на складах відбувається наступним чином. Комірник розміщає прийнятий до реалізації товар для збереження його на складі. Стелажі, на які укладається товар також оснащені штриховими кодами. Штрихові коди на товарі в місцях збереження зчитуються сканером для того, щоб одержати підтвердження про правильність місцезнаходження товару, і інформація про це передається в комп'ютер.

Якщо товар має одиничне упакування, то на ній необов'язково може бути нанесений штрихової код ЕАN-13. У разі потреби комірник здійснює маркірування товарів.При надходженні товару в розсипі він фасується, зважується й упаковується з нанесенням коду ЕАN-13. Підготовлений у такий спосіб товар подається в торговий зал.

У торговому залі робоче місце касира-контролера оснащене сканером для зчитування штрихових кодів, з'єднаним з касовим апаратом. Касовий апарат, у свою чергу, з'єднаний з комп'ютером де є довідник штрихових кодів всіх наявних товарів і відповідні їм ціни.

Ведеться також оперативний контроль наявності товарів у торговомузалі і на складі. Оперативний контроль дозволяє одержувати інформацію про обсяг продажів, запасах продукції на складах і їхній наявності в торговому залі, змінах цін. Робочі місця товарознавців, комірників, касирів-контролерів і керівного персоналу магазина (директора, бухгалтера, менеджера) поєднуються в єдину обчислювальну мережу.

 

Завдання для перевірки знань

 

Рис.1.3. Структура інформаційного забезпечення

 

Основою інформаційного забезпечення ІС є інформаційна база (ІБ), яка використовується при функціонуванні ІС. За складом, змістом вона повинна відповідати вимогам тих задач проектує мої системи, які розв'язуються на її основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та внутрішньомашинну ІБ.

 

Ресурси баз даних

Для задоволення інформаційних потреб усіх користувачів в АІС існує банк даних (БнД).

До складу БнД входять такі складові: сукупність технічного та програмного забезпечення, база даних, СУБД, словник даних, адміністратор БД. Головними складовими банку даних являється база даних і програмний продукт, який називається системою управління базою даних (СУБД).

Система управління базами даних (СУБД) — це програмні засоби за допомогою яких можливо створювати бази даних, поповнювати їх та працювати з ними.

Банк даних (БнД) – це автоматизована система, що являє собою сукупність інформаційних, програмних, технічних засобів і персоналу, що забезпечує зберігання, накопичення, оновлення, пошук і видачу даних.

База даних (БД) – це спеціальним чином організоване зберігання інформаційних ресурсів у вигляді інтегрованої сукупності файлів, яке забезпечує зручну взаємодію між ними і швидкий доступ до даних.

В основу організації БД покладено принцип єдності, тобто БД повинна бути єдиною. На всіх етапах життєвого циклу БД складається з двох компонентів: структури та даних. На різних рівнях опису БД її структура зображується:

Ø на інфологічному рівні (сутність — зв'язок);

Ø на датологічному рівні вона може бути однією з моделей даних — або ієрархічною, або мережною, або реляційною, або об"єктно-орієтованою, або об"єктно-реляційною, або багатовимврною, або змішаною;

Ø на фізичному рівні (структура файлів даних і допоміжних файлів).

Більшість баз даних мають табличну структуру.

Файли даних також складаються із структури та даних. Структура включає в себе наступні компоненти: ім'я поля, тип поля, довжина поля. Дані — це компонент БД, над яким виконуються в ІС дії.

Використання принципів бази і банку даних передбачає організацію зберіганні інформації у вигляді БД де всі дані зібрані в єдиному інтегрованому середовищі і до інформації як важливому ресурсу забезпечений широкий доступ користувачів. Така організація даних забезпечує цілий ряд проблем:

Ø відпадає необхідність у кожній прикладній програмі детально вирішувати питання організації файлів;

Ø усуває багаторазове введення і дублювання одних і тих самих даних;

Ø не виникає проблеми зміни прикладних програм у зв‘язку із заміною фізичних пристроїв, або зміни структури даних;

Ø підвищує рівень надійності і захищеності інформації;

Ø зменшує надлишок даних.

Технологія баз і банків даних являється ведучим направлення організації внутрішньомашинного інформаційного забезпечення. Розвиток технологій баз і банків даних визначається рядом факторів: ростом інформаційних потреб користувачів, вимогами ефективного доступу до інформації, появою видів масової пам‘яті, збільшення її об‘ємів, новими засобами і можливостями в галузі комунікації.

База даних – це динамічний об‘єкт, який міняє значення при зміні стану предметної області, яка відображається (зовнішніх умов по відношенню до бази).

Словник метаданих сам по собі є БД і містить інформацію про саму БД, і є інструментом адміністратора БД і БнД і відіграє особливу роль. Адміністратор БД (АБД) — особа або група осіб, які відповідають за загальне керування БД. Важливою задачею адміністратора БД являється захист даних від злому, несанкціонованого і некомпетентного доступу.

Для виконання функції адміністратора в СУБД передбачено різні службові програми. Адміністрування БД передбачає виконання функцій для забезпечення надійної і ефективної роботи бази даних, задоволення інформаційних потреб користувача, відображення в БД динаміки предметної області.

До обов'язків адміністратора БД належать: визначення інформаційного змісту БД, структури зберігання та стратегії доступу, взаємодія з користувачами, визначення контролю повноважень процедур перевірки вірогідності даних, а також стратегії даних, керування ефективністю БД.

 

 

Контрольні запитання

 

1. Дати поняття інформаційного забезпечення ІС?

2. Визначити структуру інформаційного забезпечення ІС?

3. Організація інформаційної бази. Що таке машинна інформаційна база?

4. Що містить вхідна і вихідна інформація?

5. По яким признакам класифікуються документи?

6. Яку інформацію включають в себе нормативно-довідкові документи?

7. Технологія застосування електронного документообігу.

8. Що таке уніфікація і стандартизація документів?

9. Автоматизовані банки даних (БнД), їх особливості.

10. Інформаційні бази даних (БД), їх особливості.

11. Бази знань. Їх призначення.

12. Система управління базами даних (СУБД). Напрями застосування професіональних СУБД.

13. Адміністратор БД (АБД).Функції адміністратора в СУБД.

 

ЕКОНОМІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

 

Якщо в якості критерію взяти організаційну структуру управління, то можна умовно виділити АРМ керівника, АРМ управлінського працівника середнього і оперативного рівнів. У відповідності з принципами вибіркового розподілення інформації ці особи мають потребу в абсолютно різній інформаційній підтримці.

Створення АРМ забезпечує:

Ø простоту, зручність і дружнє ставлення по відношенню до користувача;

Ø простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

Ø компактність розміщення і невисокі вимоги до умов експлуатації;

Ø високу надійність і живучість;

Ø порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи АРМ являється його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі. Створені АРМ спеціалістів надають можливості користувачу працювати в діалоговому режимі, оперативно вирішувати поточні задачі, зручно вводити дані, вести контроль, обробку інформації, визначати достовірність результатної інформації, виводити і передавати по каналам зв’язку. Інформаційне забезпечення АРМ орієнтується на конкретну, звичну для користувача, предметну область.

Найбільш важливим для практичних цілей є групування задач за економічним змістом вихідних показників. Таке групування є основою для виділення таких типів автоматизованих робочих місць бухгалтера (АРМБ):

Ø АРМБ з обліку основних засобів;

Ø АРМБ з обліку виробничих запасів;

Ø АРМБ з обліку праці і заробітної плати;

Ø АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження, реалізації та визначення фінансового результату;

Ø АРМБ з обліку фінансово-розрахункових операцій;

Ø АРМБ з обліку витрат на виробництво;

Ø АРМБ зведеного обліку і складання звітності;

Ø АРМБ по обліку капітальних вкладень.

Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач.

Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера має три етапи:

Ø підготовка інформації та її обробка;

Ø систематизація й узагальнення облікової інформації на рахунках за видами ресурсів, контроль, аналіз і її аудит;

Ø формування інформації для подальшого використання в управлінні підприємством.

В процесі управління підприємством приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення. З цієї метою відокремлюють три рівня управління.

На першому рівні управління здійснюється оперативне управління структурними підрозділами (цех, магазин, комора, відділ і т.д.). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх обробка, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ I категорії). АРМБ I категорії необхідне для формування і підготовки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її (в цехах, складах та інших підрозділах), а також для вирішення необхідних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються по певному ланцюжку. В процесі вирішення задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини і винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, ділянок, цехів, відділів та інших виробничих одиниць.

На другому рівні управління інформація систематизується і узагальнюєть