Експертиза цінності документів

4.2.1. Експертиза цінності документів суду проводиться з метою внесення їх до Національного архівного фонду (далі - НАФ) або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ.

4.2.2. Експертиза цінності документів суду проводиться за принципами та критеріями, встановленими нормативно-правовими актами.

4.2.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів у суді утворюється постійно діюча експертна комісія (далі - ЕК).

Функції, права та обов'язки експертної комісії, а також організація її роботи визначаються відповідним положенням, яке затверджується керівником апарату суду.

4.2.4. До складу ЕК суду включаються керівник служби діловодства, керівник архіву суду (особа, відповідальна за архів), працівники апарату суду, окремі судді (за згодою), а також представники ЕПК відповідної державної архівної установи.

4.2.5. З питань організації та методики проведення експертизи цінності документів ЕК суду керується правилами, інструкціями і рекомендаціями Державної архівної служби України та положенням про ЕК.

4.2.6. ЕК працює відповідно до річного плану, який затверджується керівником апарату суду, і звітує перед ним про проведену роботу. Засідання ЕК проводяться не рідше одного разу на рік і вважаються правоможними, якщо на них присутні не менш як дві третини складу членів комісії.

4.2.7. Рішення ЕК з проведення експертизи цінності документів приймається більшістю голосів, оформлюється протоколом, який підписують голова (у разі його відсутності - заступник) і секретар комісії, та набирає чинності з моменту затвердження протоколу засідання комісії керівником апарату суду, за рішенням якого була утворена комісія. У разі відмови затвердити протокол засідання комісії з проведення експертизи цінності документів її голова може звернутися зі скаргою до ЕПК відповідної державної архівної установи, рішення якої є остаточним.

4.2.8. Секретар ЕК суду за вказівками її голови забезпечує скликання ЕК суду, складає протоколи засідань, доводить до відома підрозділів і відповідних працівників апарату суду рішення ЕК, здійснює облік і звітність про її роботу, веде документацію ЕК суду і забезпечує її оперативне зберігання.

4.2.9 Експертиза цінності документів суду здійснюється щорічно службою діловодства разом з ЕК суду під методичним керівництвом архіву суду або особи, відповідальної за архів.

4.2.10. Під час проведення експертизи цінності здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передання до архіву суду, визначення документів тимчасового зберігання у структурних підрозділах апарату суду, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. Одночасно перевіряються якість і повнота чинної номенклатури справ, правильність визначення строків зберігання справ, передбачених номенклатурою, дотримання встановлених правил оформлення документів та формування справ.

4.2.11. Строки зберігання справ суду (крім судових справ) визначаються Переліком типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України 12 квітня 2012 року N 578/5.

4.2.12. Строки зберігання судових справ, документів обліку судових справ та матеріалів, інших документів, пов'язаних із здійсненням правосуддя, визначаються Переліком судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженим наказом Державної судової адміністрації України від 11 лютого 2010 року N 22.

4.2.13. Справи з позначкою "ЕПК", у яких експертизою цінності встановлена наявність документів постійного зберігання, підлягають переформуванню. Документи постійного зберігання, виділені із зазначених справ, об'єднуються в самостійні справи або приєднуються до інших однорідних справ. Оправлення знову сформованих справ здійснюється тільки після закінчення експертизи цінності документів.

4.2.14. Під час проведення експертизи цінності виявлені дублетні документи, чернетки, неоформлені копії підлягають вилученню зі справ постійного зберігання.

4.2.15. У разі встановлення у процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними підрозділами апарату суду здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник апарату суду за поданням ЕК та архіву суду затверджує акт про нестачу архівних справ (документів) (додаток 21), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і вживає заходи щодо притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного підрозділу апарату суду, передається до архіву суду.

4.2.16. За результатами експертизи цінності в суді складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу), а також акти про вилучення для знищення справ, не внесених до НАФ (додаток 22). При цьому враховуються такі примітки, як "Доки не мине потреба", "До заміни новими", "Після закінчення строку договору" тощо.

4.2.17. Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ суду за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК суду одночасно. Схвалені ЕК суду описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК відповідної державної архівної установи.

4.2.18. Схвалені ЕПК відповідної державної архівної установи описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з кадрових питань (особового складу) та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником апарату суду, після чого документи можуть бути знищені.

4.2.19. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2011 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2015 року, з п'ятирічним строком зберігання - не раніше 1 січня 2017 року з урахуванням приміток, зазначених у відповідних переліках документів.

4.2.20. Акт про вилучення документів для знищення складається у двох примірниках на всі справи суду в цілому. Назви однорідних справ, відібраних до знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, включених до кожної групи.

4.2.21. При внесенні до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, судові справи вносяться під загальним заголовком. У примітках акта зазначається: "Перелік справ суду, з яких вилучено оригінали судових рішень, додається".

4.2.22. У реєстраційній картці робиться відмітка про те, що справа знищена, зазначається дата складання акта.

4.2.23. Акти про вилучення документів для знищення мають валову нумерацію, починаючи з N 1.

4.2.24. Справи, відібрані для знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата передання документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про виділення документів до знищення. Ці акти вміщуються у справу архівного фонду суду та зберігаються в архіві суду.

4.2.25. Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, не значний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка.

4.2.26. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається спеціальною Інструкцією.