Організація роботи з документами, що передаються електронними засобами зв'язку (електронною поштою, факсом, телеграмами)

1.5.1. Отримання та відправлення електронних документів здійснюється через офіційні електронні адреси суду.

1.5.2. Поштова програма забезпечує збереження інформації про отримані та відправлені повідомлення, а також перевірку повідомлень на наявність шкідливих програмних кодів (вірусів).

1.5.3. Працівники апарату суду, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, зобов'язані перевіряти електронну поштову скриньку не менше двох разів на день (на початку першої та другої половини робочого дня).

1.5.4. Після отримання електронних документів працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою:

1) перевіряють кожний документ на повноту та відповідність реєстраційних реквізитів, вказаних у темі і вкладеному файлі;

2) у разі отримання електронного документа з порушенням цілісності та автентичності (невідповідність електронного цифрового підпису, наявність шкідливого програмного коду тощо) відправникові електронного документа надсилається відповідне повідомлення, у якому зазначається про необхідність відправлення нового електронного документа; інфікований електронний документ вилучають із папки "Вхідні";

3) надсилають електронною поштою підтвердження про отримання електронного документа відправнику (якщо про це є запит у листі) або повідомлення про проблеми з його читанням чи про відсутність файлів, що мали бути додані;

4) реєструють електронний документ відповідно до вимог діловодства;

5) пересилають електронний документ керівництву суду, а в разі потреби друкують зміст електронного повідомлення до документа та файли, що були вкладені до нього, та передають їх на розгляд керівництва суду.

Документи з позначкою "Терміново" передаються негайно, але не пізніше ніж через годину після їх отримання.

1.5.5. Обробці та реєстрації не підлягають електронні документи, у яких:

1) відсутня зворотна електронна адреса;

2) зворотна адреса не відома та в тексті документа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника;

3) не вказана електронна адреса отримувача, якому надійшов документ (рядок "Кому:", "Копія:" або "Прихована копія:").

Відкривати файли, що приєднані до таких електронних документів, забороняється.

1.5.6. Надсилання офіційного листа електронною поштою здійснюється за умови реєстрації документа та запису вихідного реєстраційного номера і дати документа у файл, що відповідає конкретному документу. Електронний лист є офіційним, якщо містить вкладення з текстом офіційного документа у вигляді файлу, скріпленого електронним цифровим підписом.

Для офіційного електронного листа обов'язково заповнюється поле "Тема" таким чином: "дата реєстрації листа у форматі "ДДММРРРР", реєстраційний номер листа, короткий зміст (за потреби)". Наприклад: 23102012 N 10-6521/2012 відповідь на лист ДСА України від 15102012 N 19-1550/2012.

Для офіційного електронного листа інформація про приєднані файли вказується в тексті такого листа.

1.5.7. Якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі необхідно вказати, кому адресована передана інформація, одночасно вказавши цю інформацію в рядку "Тема". Рядок "Тема" заповнюється обов'язково.

1.5.8. Працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, здійснюють відправлення офіційних листів. Інші відправники з власних комп'ютеризованих робочих місць із доступом до електронної пошти офіційні листи не надсилають.

1.5.9. Відправлення електронною поштою здійснюються в кодуванні "KOI8-U" або "Windows-1251".

1.5.10. Сумарний обсяг файлів, що приєднуються до електронного повідомлення, не повинен перевищувати 10 Мегабайт (Мб). У разі коли розмір файла перевищує 10 Мб, треба зробити багатотомний архів з розбиттям на частини до 10 Мб та надіслати кожну частину окремим електронним листом. У кожному листі в рядку "Тема" в кінці найменування листа в дужках вказується поточний номер частини листа та через дріб загальна кількість листів.

1.5.11. Архівні файли мають бути у форматі "ZIP-архіву" або "RAR-архіву".

1.5.12. Додавати до електронних листів файли, що виконуються (EXE, COM, BAT та ін.), без їх архівації забороняється.

1.5.13. Офіційний лист у повідомленні повинен містити інформацію про особу, що його надіслала:

1) посада та назва підрозділу;

2) найменування суду;

3) ім'я та прізвище;

4) код міжміського зв'язку та телефон;

5) e-mail адреса.

1.5.14. Якщо під час відправлення електронного листа був вказаний режим "Повідомлення про прочитання", то після доставляння листа та підтвердження адресатом про прочитання отриманого листа у відповідь буде надіслано відповідне повідомлення.

1.5.15. Після відправлення листів електронною поштою працівники, відповідальні за офіційне листування електронною поштою, контролюють надходження підтверджень від адресатів про отримання електронних листів.

1.5.16. З метою недопущення несанкціонованого використання електронної адреси користувача він зобов'язаний забезпечити блокування доступу до засобів електронної пошти з використанням паролю доступу.

1.5.17. Документи, отримані електронною поштою без електронного цифрового підпису або каналами факсимільного зв'язку, не належать до офіційних. У разі надсилання електронних документів без електронного цифрового підпису та факсограм необхідно надсилати також оригінал документа в паперовій формі.

1.5.18. Працівники апарату суду, що користуються електронною поштою, несуть персональну відповідальність за порушення вимог пункту 1.5 цієї Інструкції.

1.5.19. Прийняття та передача інформації каналами факсимільного зв'язку здійснюється канцелярією суду.

1.5.20. Забороняється передавати каналами факсимільного зв'язку таємну інформацію, тексти документів з грифом "Для службового користування", процесуальні документи.

1.5.21. Факсограми, які надійшли каналами факсимільного зв'язку, підлягають реєстрації в автоматизованій системі документообігу суду із зазначенням в реєстраційній картці позначки "Факс".

1.5.22. Прийняті факсограми передаються для розгляду і накладення резолюції керівництву суду.

1.5.23. Відповідальність за зміст інформації, яка передається каналами факсимільного зв'язку, несе виконавець, який підготував матеріал до передавання, а також керівник відповідного підрозділу апарату суду.

1.5.24. Призначений для передачі текст друкується чорним кольором. Матеріали, оформлені в інший спосіб, для передачі не приймаються і повертаються виконавцеві.

1.5.25. Документи, призначені для передачі інформації, підлягають обов'язковому обліку за замовленнями (додаток 1), які підписують керівники підрозділів апарату суду, та передаються до канцелярії.

1.5.26. Після передання інформації оригінали документів повертаються виконавцеві.

1.5.27. Телеграма - це документ, переданий за допомогою телеграфного зв'язку.

Текст телеграми складається згідно з вимогами (додаток 2) і передається до служби діловодства для відправлення.

Копія телеграми з позначкою про час приймання повертається до відповідного підрозділу апарату суду.

1.5.28. Зміст телеграми викладається стисло, чітко, по можливості без прийменників, сполучників і займенників, розділових знаків.

Цифрові дані в телеграмах рекомендується писати словами.

1.5.29. Текст телеграми друкується великими літерами з одного боку аркуша через два інтервали, без переносів, абзаців, виправлень, у трьох примірниках. Два примірники телеграми повинні мати оригінали підписів, скріплені гербовою печаткою суду, один з них надсилається адресатові, другий повертається виконавцеві для залучення до матеріалів справи. Третій примірник (копія) залишається у відповідному наряді служби діловодства.

1.5.30. У разі необхідності перед адресою вказують категорію телеграми: "Урядова", "Термінова".

1.5.31. Зворотну адресу суду зазначають без скорочення, з розділовими знаками.

1.5.32. У телеграмі під рискою друкуються найменування суду, посада особи, яка підписала телеграму, її ініціали, прізвище, дата.

1.5.33. Телеграми підписує голова суду. У суді може бути визначено категорію телеграм, які мають право підписувати заступники голови, судді та керівник апарату суду.