Форма титульного аркуша закінченого опису справ постійного зберігання

_____________________________________________________________________________________ (найменування державної архівної установи) _____________________________________________________________________________________ (назва фонду) ____________ * Заповнюється в державній архівній установі Фонд N _____________ ОПИС N ____________ _____________________________________________________________________________________ (назва опису) Крайні дати справ ________________________

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 28 до Інструкції (пункт 4.4.11)

Найменування господарського суду	ЗАТВЕРДЖУЮ
Фонд N _______	Керівник апарату суду
ОПИС N ______	Підпис Розшифровка підпису
справ тривалого (понад 10 років) зберігання за ____________ рік	Дата
	Печатка із зазначенням ідентифікаційного коду

_____________________________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка

У цей розділ опису внесено ______________________________ справ з N ___ до N ___, у тому числі: літерні номери ____________________________ пропущені номери _________________________

Посада особи, яка склала опис	Підпис	Розшифровка підпису
Дата
Особа, відповідальна за архів	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

СХВАЛЕНО Протокол засідання ЕК суду ____________ N _____

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 29 до Інструкції (пункт 4.4.12)

Найменування господарського суду	ЗАТВЕРДЖУЮ
Фонд N _________	Керівник апарату суду
ОПИС N ________	Підпис	Розшифровка підпису
справ з кадрових питань (особового складу) за ____________ рік	Дата Печатка із зазначенням ідентифікаційного коду

_____________________________________________________________________________________
(назва розділу)

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Строк зберігання справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка

У цей розділ опису внесено _________________________________________ справ з N ___ до N ___, (цифрами і словами) у тому числі: літерні номери ____________________________ пропущені номери _________________________

Посада особи, яка склала опис	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

ПОГОДЖЕНО	СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державної архівної установи ____________ N _____	Протокол засідання ЕК суду ____________ N _____

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 30 до Інструкції (пункт 4.5.5)

________________________________________________________________________
(найменування господарського суду)

ЖУРНАЛ
обліку надходження та вибуття справ (документів) архіву суду

Том N _________________________ Початий _________________________ Закінчений _________________________

N з/п

Дата надхо- дження або вибут- тя

Наймену- вання установи, держав- ної архівної установи, звідки надійшли (куди вибули) справи (доку- менти), їх крайні дати

Назва, номер і дата доку- мента, що під- твер- джує надхо- дження (вибут- тя) справ

Надходження справ (документів)

Вибуття справ (документів)

При- мітка

кількість справ

кількість справ

постій- ного збері- гання

трива- лого (понад 10 років) збері- гання

тим- часо- вого (до 10 років) збері- гання

з особо- вого складу

постій- ного збері- гання

трива- лого (понад 10 років) збері- гання

тим- часо- вого (до 10 років) збері- гання

з особо- вого складу

Разом у ____________ році надійшло ________________________________________________ справ (цифрами і словами) (наводяться підсумкові дані за графами 5 - 8) вибуло __________________________________________________________________________ справ (цифрами і словами) (наводяться підсумкові дані за графами 9 - 12)

Особа, відповідальна за архів Дата

Підпис

Розшифровка підпису

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 31 до Інструкції (пункт 4.5.13)

Кому надсилається _____________________________________________________________________ (найменування й адреса одержувача) Ким надсилається _____________________________________________________________________ (найменування й адреса суду, що звітує)

ПАСПОРТ
архіву суду*

____________ * Надсилається відповідній державній установі до 1 грудня поточного року.

Найменування суду

Дата створення суду

I. Відомості про документи

N з/п	Назва показників	Кількість	Крайні дати
	Справ
	У тому числі:
1.1.	Постійного зберігання
	З них:
1.1.1.	Унесених в описи, що схвалені ЕПК
1.1.2.	Що зберігаються понад установлені строки
1.2.	З кадрових питань (особового складу)
	З них:
1.2.1.	Унесених в описи
1.3.	Тривалого (понад 10 років) зберігання
1.3.1.	Унесених в описи

II. Відомості про приміщення

Площа архівосховища в м^2

Ступінь завантаженості в %

Коротка характеристика приміщення

Наявність робочих кімнат, читального залу

III. Відомості про кадри

Кількість штатних працівників

Прізвище, ім'я, по батькові

Освіта, фах

Стаж роботи

_____________________________________________________________________________________
(адреса і номер телефону суду)

Особа, відповідальна за архів Дата

Підпис

Розшифровка підпису

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 32 до Інструкції (пункт 4.6.14)

Найменування господарського суду

АКТ

__________________ N _______ ____________________________ (місце складання) видавання справ у тимчасове користування ____________________________ (найменування установи (посада), ____________________________ його поштовий індекс, адреса (П. І. Б.))

Підстава _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ З якою метою видаються справи ___________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Видано такі справи з архіву: _____________________________________________________________________________________ (назва опису, категорії заголовку справи)

N з/п	Опис N	Справа N	Заголовок справи	Крайні дати документів справи	Кількість аркушів справи	Примітка

________________________________________ (цифрами і словами)

справ на строк __________________________________________________ Справи видані в упорядкованому стані, оправлені в обкладинки, з пронумерованими аркушами. Отримувач зобов'язується не надавати справи, отримані в тимчасове користування, стороннім особам, не видавати на їх підставі копій, витягів і довідок, не публікувати документи без дозволу суду. Отримувач зобов'язується повернути справи в строк, зазначений в акті. Отримувача попереджено про відповідальність згідно з чинним законодавством у разі пошкодження або втрати справ, що видані.

Керівник апарату суду, який видав справи	Посада керівника установи, особи, що отримала справи
підпис	розшифровка підпису	підпис	розшифровка підпису
Дата Гербова печатка суду	Дата Гербова печатка
Особа, відповідальна за архів
підпис	розшифровка підпису
Дата Справи повернені в повному обсязі та збереженості
Прийняв справи Особа, відповідальна за архів	Здав справи ____________________________ (назва посади)
підпис	розшифровка підпису	підпис	розшифровка підпису
Дата		Дата

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 33 до Інструкції (пункт 4.6.16)

АРКУШ ПЕРЕВІРЯННЯ N ___

наявності та стану справ архіву суду _________________________ (назва) Перевіряння проводили _________________________________________________________________ (дата перевіряння, посада, прізвище, ініціали)

Но- ме- ри опи- сів

Кіль- кість справ, що раху- ють- ся за опи- сом

Номе- ри не- вияв- лених справ

Літерні номери справ

Пропущені номери

Номе- ри справ, вида- них у ти- мча- сове ко- рис- ту- ван- ня

Кіль- кість наяв- них справ (опи- саних)

Тим- ча- сові шиф- ри не- опра- цьо- ва- них справ

Номери справ, що потребують

Но- ме- ри справ, що ма- ють не- поп- рав- ні по- шко- джен- ня

При- мітка

пере- рахо- вані в описі, але не об- ліко- вані в під- сум- ко- вому за- писі

не пере- рахо- вані в описі, але облі- кова- ні в під- сум- ко- вому за- писі

об- ліко- вані в під- сум- ково- му за- писі

не об- ліко- вані в під- сум- ково- му запи- сі

дез- ін- фек- ції

дез- ін- сек- ції

ре- став- ра- ції

оп- рав- лен- ня або під- шив- ки

від- нов- лен- ня зга- са- ючих тек- стів

Разом ___________________________________________________________________________ справ (цифрами і словами) Перевірку провели: ____________________________________________________________________ (посади, підписи, розшифровка підписів)

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 34 до Інструкції (пункт 4.6.19)

Найменування господарського суду	ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ	Керівник апарату суду
____________ N ___________	підпис	розшифровка підпису
	Дата
перевіряння наявності та стану справ	Гербова печатка суду
__________________________________ (постійного, тривалого зберігання, з кадрових питань (особового складу)) __________________________________ (назва опису)

Перевіряння проводилось з _________________________ до _________________________ Перевірянням установлено: 1. Нараховується за описами ________________________________________________ справ (кількість) 2. Не виявлено в наявності __________________________________________________ справ (кількість) 3. Мають літерні номери ____________________________________________________ справ (кількість)

а) з них перераховано в описі, але не обліковано в підсумковому записі	____________________________________ справ (кількість)
б) не перераховано в описі, але обліковано в підсумковому записі	____________________________________ справ (кількість)
4. Пропущено номерів:
а) не облікованих у підсумковому записі	____________________________________ справ (кількість)
б) облікованих у підсумковому записі	____________________________________ справ (кількість)
5. У наявності за даним описів (з тих, що включені в описи),
з них:	____________________________________ справ (кількість)
5.1. Потребують дезінфекції і дезінсекції	____________________________________ справ (кількість)
5.2. Потребують реставрації	____________________________________ справ (кількість)
5.3. Потребують ремонту	____________________________________ справ (кількість)
5.4. Потребують оправлення або підшивання	____________________________________ справ (кількість)
5.5. Потребують відновлення згасаючих текстів	____________________________________ справ (кількість)
5.6. Непоправно пошкоджені	____________________________________ справ (кількість)
5.7. Видано в тимчасове користування	____________________________________ справ (кількість)
6. Разом в наявності є	____________________________________ справ (кількість)

7. Характеристика умов зберігання справ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Перевірку проводили ___________________________________________________________________ (посади, підписи, розшифровка підписів)

СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕК суду ____________ N ______
Дата

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 35 до Інструкції (пункт 4.6.26)

Найменування господарського суду	ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ	Керівник апарату суду
____________ N ____________ __________________________ (місце складання)	підпис	розшифровка підпису
Дата
про невиправні пошкодження справ	Гербова печатка суду Опис _____________________ (назва опису)
Виявлено непоправно пошкодженими такі справи:

N з/п	Опис N	Справа N	Заголовок пошкодженої справи	Крайні дати справи	Кількість аркушів справи	Сутність та причини пошкоджень

Разом виявлено пошкоджених ______________________________________________________ справ (цифрами і літерами) Перелічені справи підлягають зняттю з обліку, оскільки ______________________________________ _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________

Особа, відповідальна за архів Дата	Підпис	Розшифровка підпису
ПОГОДЖЕНО		СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державної архівної установи ____________ N ____		Протокол засідання ЕК суду ____________ N ____

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 36 до Інструкції (пункт 4.6.26)

ЗАТВЕРДЖУЮ	ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату суду	Посада керівника установи-приймальника
__________ (підпис)	_____________________ (розшифровка підпису)	__________ (підпис)	_____________________ (розшифровка підпису)
Дата		Дата
Гербова печатка суду	Печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду (гербова печатка)
АКТ
__________________________ (місце складання)
приймання-передавання справ (документів) в архів іншої установи

Підстава: _____________________________________________________________________________ (зміст рішення, номер і повна назва описів, _____________________________________________________________________________________ що передаються; найменування та адреса архіву _____________________________________________________________________________________ суду-здавальника) _________________________________________________________________________________ здав, а ___________________________________________________________________ прийняв документи (найменування та адреса архіву установи-приймальника) названих описів і довідковий апарат до них:

N з/п	Номер і назва описів	Кількість примірників кожного опису	Кількість справ	Примітка

Усього _______________________________________________________________________________ (за графами 2 - 4)

Передавання здійснив:	Приймання здійснив:
_______________________________ (посада, підпис, розшифровка підпису)	_______________________________ (посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата	Дата

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 37 до Інструкції (пункт 4.6.26)

ЗАТВЕРДЖУЮ	ЗАТВЕРДЖУЮ
Керівник апарату суду	___________________________________ (посада керівника державної архівної установи)
__________ (підпис)	_____________________ (розшифровка підпису)	__________ (підпис)	_____________________ (розшифровка підпису)
Дата		Дата
Гербова печатка	Печатка установи із зазначенням ідентифікаційного коду (гербова печатка)
АКТ
__________________________ (місце складання)
приймання-передавання справ на постійне зберігання

Підстава: Закон України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" У зв'язку з ____________________________________________________________________________ (завершенням строку зберігання документів, ліквідацією суду тощо) _____________________________________________________________________________________ (назва опису) ___________________________________________________________________ приймає на постійне (найменування державної архівної установи) зберігання документи за ________________________________________________________________, (роки) а також довідковий апарат до них:

N з/п	Номери і назви описів	Кількість примірників	Кількість справ	Примітка

Номери відсутніх справ _________________________________________________ Усього прийнято _________________________________________________ справ (цифрами і словами) У _____________________________________________________ фонд N ________ (найменування державної архівної установи)

Передавання здійснив: _____________________________ (посада, підпис, розшифровка підпису)	Приймання здійснив: _____________________________ (посада, підпис, розшифровка підпису)
Дата	Дата

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 38 до Інструкції (пункт 4.6.27)