Передавання документів і справ до електронного архіву. Надання документів і справ з електронного архіву

4.9.1. В автоматизованій системі документообігу суду створюється електронний архів суду як відокремлена частина бази даних, що містить резервну копію усіх документів (справ) суду, які створені в електронній формі, яка не підлягає редагуванню, але доступна для зчитування інформації.

4.9.2. Інформація направляється до електронного архіву суду підрозділом апарату суду, який відповідає за інформаційно-технічне забезпечення роботи суду, один раз на рік у лютому місяці, наступному за звітним.

(підпункт 4.9.2 пункту 4.9 із змінами, внесеними згідно з наказом
Державної судової адміністрації України від 29.11.2013 р. N 161)

4.9.3. Інформація з електронного архіву суду надається підрозділом апарату суду, який відповідає за інформаційно-технічне забезпечення роботи суду, іншим підрозділам за їхнім запитом у разі втрати необхідної їм інформації.

4.9.4. Передавання електронних документів до Центрального державного електронного архіву України здійснюється в порядку, передбаченому чинним законодавством.

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 1 до Інструкції (пункт 1.5.25)

ЗАМОВЛЕННЯ N ___
на передачу інформації каналами факсимільного зв'язку

Підрозділ ____________________________________________________________________________ Виконавець, телефон __________________________________________________________________ Назва інформації, яка передається ________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ Прошу передати інформацію ____________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ (кому, куди) _____________________________________________________________________________________ (код, телефон) Обсяг інформації, яка передається _______________________________________________________ (прізвище, підпис) аркушів ____________ Повернути оригінал Підрозділ ____________________________________________________________________________ Виконавець ___________________________________________________________________________ (розписка в одержанні) Час і дата надходження матеріалу _____ год. _____ хв. дата _____________________________________ Відправив ___________________________________________________ _____ год. _____ хв. (прізвище, ініціали) дата _________________________ Розписка про виконання _________________________

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 2 до Інструкції (пункт 1.5.27)

ТЕЛЕГРАМА

_____________________________________________________________________________________ поштовий індекс, місто, вулиця, N будинку, назва організації-адресата, за необхідності - посада і прізвище керівника організації П'ЯТОГО ЛЮТОГО ЦЬОГО РОКУ ДЕСЯТІЙ РАНКУ ПРИМІЩЕННІ СУДУ ВІДБУДЕТЬСЯ НАРАДА ГОЛІВ ГОСПОДАРСЬКИХ СУДІВ ПРОШУ ВЗЯТИ УЧАСТЬ ВИСТУПИТИ ПОВІДОМЛЕННЯМ ВИСНОВКАМ РОБОТИ МИНУЛИЙ РІК ГОТЕЛЬ ЗАБРОНЬОВАНИЙ посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала телеграму _____________________________________________________________________________________ адреса та назва господарського суду посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала телеграму аванс

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 3 до Інструкції (пункт 1.6.2)

ЖУРНАЛ
обліку печаток і штампів суду

N з/п	Відбитки печаток, штампів	Кому видано	Дата повернення та розписка в одержанні	Примітка
Назва підрозділу, де зберігаються печатки	Прізвище та ініціали відповідальної особи	Дата та розписка в одержанні

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 4 до Інструкції (пункт 1.6.2)

ЖУРНАЛ
обліку бланків документів суду

_____________________________________________________________________________________
назва бланків

________________________ Надходження

________________________ Видача

Дата видачі	Кому видано	Кількість примірників	Розписка в одержанні
Назва підрозділу	Прізвище, ініціали особи, яка одержала бланки

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 5 до Інструкції (пункт 1.6.7)

Господарський суд

АКТ
про знищення печаток (штампів)
від "___" ____________ 20__ р. N ___

Комісія у складі:

_________________________;

_________________________;

_________________________

склала цей акт про таке:

У зв'язку з перейменуванням (реорганізацією, ліквідацією тощо) структурного підрозділу суду комісія зі знищення печаток (штампів) 09.01.2013 провела знищення печаток (штампів)

(ставляться відбитки печаток (штампів), що знищуються)

у кількості 5 (п'яти) штук шляхом обпилювання двома перехресними лініями (розрізання або механічного розбивання на малі нез'єднувані, невідновлювані частини)

Голова комісії:	________________________
Члени комісії:	________________________;
	________________________

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 6 до Інструкції (пункт 1.7.4)

Найменування господарського суду

АКТ	ЗАТВЕРДЖУЮ
__________________________ N ___ _______________________________ (місце складання)	Керівник структурного підрозділу
приймання-передавання справ (документів) під час зміни відповідальної особи	Підпис Дата	Розшифровка підпису

Відповідно до наказу від __________ N ___ _______________ передав, а _______________ прийняв (прізвище, ініціали) (прізвище, ініціали) у присутності комісії, створеної на підставі зазначеного наказу, у складі голови _____________________________ і членів комісії ____________________________________ (прізвище, ініціали) (прізвище, ініціали) документи структурного підрозділу.

N з/п	Індекс документа	Назва документа	Крайні дати	Кількість справ (томів)	Примітка

Разом прийнято _________________________________________________________________ справ, (цифрами і словами) _________________________________ описів у _________________________________ примірниках (цифрами і літерами) (цифрами і словами) Стан документів і описів _______________________________________________________________ (загальна характеристика стану) Одночасно передаються ________________________________________________________________ Наявність і стан обладнання та інвентарю _________________________________________________ (загальна характеристика стану)

Передав	Підпис	Розшифровка підпису
Прийняв	Підпис	Розшифровка підпису
Голова комісії	Підпис	Розшифровка підпису
Члени комісії	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 7 до Інструкції (пункти 2.1.4, 3.1.3)

ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД

(адреса, телефон, факс, E-mail)

____________ N ____________	На N ____________ від ____________
	Адресат

Повертається звернення (заява, скарга тощо) від ____________ N _____ як таке, що помилково направлене на адресу господарського суду України. Додаток: на _____ арк.

Посада

Підпис

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 8 до Інструкції (пункт 2.1.5)

Господарський суд

АКТ
від "___" ____________ 20__ р. N ___

_____________________________________________________________________________________ місце складання Цей акт складений на підставі Інструкції з діловодства в господарських судах України _____________________________________________________________________________________ (ким складено) у присутності _________________________________________________________________________ (прізвище та ініціали) про те, що під час розкриття конверта (пакета), надісланого _____________________________________________________________________________________ (найменування організації, що надіслала конверт або пакет) _____________________________________________________________________________________ (виявлені недоліки)

Підписи:

________________________ ________________________ ________________________

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 9 до Інструкції (пункт 2.3.7)

ЖУРНАЛ
обліку речових доказів

N з/п	Дата надходження	Найменування речового доказу	Кількість	Номер справи, П. І. Б. (найменування) сторони у справі	Зберігання	Рішення суду щодо речових доказів, дата його ухвалення	Виконання	Примітки
місце фактичного зберігання із зазначенням прізвища відповідальної особи	кому і коли передано для огляду і коли повернено	кому надіслані (передані) документи на виконання	дата виконання рішення в частині речових доказів	кому і коли передані речові докази

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 10 до Інструкції (пункт 2.4.12)

ВНУТРІШНІЙ ОПИС
документів справи N ___

N п/п	Індекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номер аркушів справи	Примітка

Всього _____________________________________________________________________ документів (цифрами та словами) Кількість аркушів внутрішнього опису ____________________________________________________ (цифрами та словами)

Суддя	Підпис	Розшифровка підпису
Найменування посади особи, яка склала внутрішній опис документів справи	Підпис	Розшифровка підпису

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 11 до Інструкції (пункт 2.4.14)

_____________________________________________________________________________________
(найменування господарського суду)

____________ рік

По першій інстанції:	По апеляційній інстанції:	По касаційній інстанції:
________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________	________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________	________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________

СПРАВА N ___

Позивач	_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
Відповідач	_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
Заявник	_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________
Предмет спору	_____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________________

Початок ____________ 20__ р. Закінчення ____________ 20__ р. Здано до архіву ____________ 20__ р. на ____________ аркушах місто

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 12 до Інструкції (пункт 2.5.4)

ЖУРНАЛ
обліку заяв про надання доступу до матеріалів судових справ та судових рішень

N з/п	Дата надходження заяви	Від кого надійшла заява (прізвище, ім'я та по батькові заявника, найменування організації), дата та номер заяви	Зміст заяви	Номер справи	Наслідки розгляду заяви	Примітки

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 13 до Інструкції (пункт 2.6.6)

РОЗНОСНА КНИГА
вихідних процесуальних документів

N з/п	Адресат	Назва документа, номер справи	Вихідний номер і дата документа	Дата одержання документа	Розписка про одержання документа	Посада, прізвище та ініціали особи, яка одержала документ	Примітки

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 14 до Інструкції (пункт 2.7.11)

Найменування господарського суду

справа-замінник (жетон) судової справи

СПРАВА N ___

Позивач

 

Відповідач

 

Заявник

 

Предмет спору

 

Кількість аркушів

 

Справа видана на строк до

 

Підпис і дата одержання справи (документа)

 

Прізвище, ініціали одержувача, N телефону

 

Справа повернута (дата)

 

Особа, відповідальна за архів

________________________ (прізвище, ініціали)

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 15 до Інструкції (пункт 3.4.11)

РОЗНОСНА КНИГА
вихідних непроцесуальних документів

N з/п	Адресат	Назва документа	Вихідний номер і дата документа	Дата одержання документа	Розписка про одержання документа	Посада, прізвище та ініціали особи, яка одержала документ	Примітки

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 16 до Інструкції (пункт 3.6.20)

ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД

НАКАЗ

_________________

м. ____________

N ____________

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 17 до Інструкції (пункт 3.6.21)

ГОСПОДАРСЬКИЙ СУД

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

_________________

м. ____________

N ____________

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 18 до Інструкції (пункт 3.8.3)

СПИСОК
справ, призначених до розгляду

в _________________________________________________________ (найменування господарського суду) "___" ____________ 20__ року

N з/п	Час слухання	N справи	Місцевий суд	Скаржник	Позивач	Відповідач	Предмет спору	Суддя

Список складено ______________________________________________________________________ (посада, підпис, прізвище)

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 19 до Інструкції (пункт 3.8.8)

ЖУРНАЛ
прийому громадян

N з/п	Дата реєстрації	Прізвище, ім'я, по батькові та адреса громадянина	Дата та час прийому	Короткий зміст звернення (суть звернення)	Кому доручено перевірку, термін виконання	Наслідки розгляду, дата надіслання відповіді (вирішення питання з посиланням на нормативно-правові акти)	Примітки

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 20 до Інструкції (пункт 4.1.1)

Найменування господарського суду	ЗАТВЕРДЖУЮ
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ____________ N ____________ на 20__ рік	Керівник апарату суду
Підпис	Розшифровка підпису
	Дата

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітки

Керівник служби діловодства	_________________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)
Дата
Візи керівника архіву (особи, відповідальної за архів)

СХВАЛЕНО	ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК суду ____________ N ____	Протокол ЕПК державної архівної установи ____________ N ____

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ____________ році в суді

За строками зберігання	Усього	У тому числі
таких, що переходять	з позначкою "ЕПК"
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом

Керівник служби діловодства	_________________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)
Дата
Підсумкові відомості передано в архів суду
Відповідальний працівник служби діловодства	_________________________________________ (підпис, ініціали, прізвище)

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 21 до Інструкції (пункт 4.2.15)

Найменування господарського суду
АКТ	ЗАТВЕРДЖУЮ
____________ N _______ _____________________ (місце складання)	Керівник апарату суду
про нестачу архівних справ (документів)	Підпис Дата	Розшифровка підпису

У результаті ________________________________________________________ установлено нестачу (назва заходів) архівних справ (документів), що перелічені нижче. Заходи щодо розшуку справ (документів) позитивних наслідків не дали, у зв'язку з чим вважаємо можливим зняти з обліку.

Опис N	Справа N (або номери аркушів документів)	Заголовок справи (документа)	Дата справи (документа)	Кількість аркушів справи (документа)	Можливі причини відсутності справ (документів)

Разом _______________________________________________________________ справ (документів) (цифрами і словами) Зміст утрачених справ (документів) може бути частково відтворений такими справами (документами): ________________________________________________________________________ (номери справ, аркушів, їх заголовки)

Особа, відповідальна за архів

Підпис

Розшифровка підпису

ПОГОДЖЕНО	СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державної архівної установи ____________ N _____	Протокол засідання ЕК суду ____________ N _____

____________ * Якщо втрачені документи Національного архівного фонду.

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 22 до Інструкції (пункти 4.2.16, 4.6.26)

Найменування господарського суду	ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ ____________ N ____________ __________________________ (місце складання)	Керівник апарату суду
Підпис	Розшифровка підпису
Про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду	Дата Печатка із зазначенням ідентифікаційного коду

На підставі _____________________________________________________________________________________ (назва і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх зберігання або типової (примірної) номенклатури справ) відібрані для знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду N _________________________ (найменування фонду)

N з/п	Заголовок справи або груповий заголовок справ	Дата справи або крайні дати справ	Номери описів (номенклатур) за рік (роки)	Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом	Кількість справ (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка

Разом ____________________________________________________ справ за ________________ роки (цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

ПОГОДЖЕНО	СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державної архівної установи _________________ N _____	Протокол засідання ЕК суду ____________ N _____

Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК) _________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ (найменування державної архівної установи) (протокол ____________ N ____________) Документи в кількості _____________________________ справ вагою _______________________ кг (цифрами і словами) здано в ____________________________________________________________________________________ (найменування установи) на переробку за приймально-здавальною накладною від ____________ N ____________ або знищено шляхом спалення.

Посада особи, яка здала (знищила) документи	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 23 до Інструкції (пункт 4.3.2)

ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N ___ (РОЗДІЛУ ОПИСУ)

У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано _________________________________ ___________________________________________________________________________ аркуша(ів), (цифрами і словами) у тому числі: літерні аркуші _____________________________________________________________ пропущені номери аркушів _____________________________________________________ + аркушів внутрішнього опису ____________________________________________________________________

Особливості фізичного стану та формування справи	Номери аркушів

Посада особи, яка склала засвідчувальний напис	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 24 до Інструкції (пункт 4.3.3)

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 25 до Інструкції (пункт 4.4.1)

Господарський суд

_____________________________________________________________________________________
(назва структурного підрозділу)

	ЗАТВЕРДЖУЮ
	Керівник структурного підрозділу
	Підпис Дата	Розшифровка підпису

ОПИС N

_____________________________________________________________________________________
(назва розділу)

N з/п	Індекс справи (тому, частини)	Заголовок справи (тому, частини)	Крайні дати справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком*	Примітка

У цей опис включено ______________________________________________ справ з N ___ по N ___, (цифрами і словами) у тому числі: літерні номери ____________________________ пропущені номери _________________________

Посада укладача опису	Підпис	Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО Керівник служби діловодства	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

Передав _________________________________________________________________________ справ (цифрами і словами)
Посада працівника структурного підрозділу	Підпис	Розшифровка підпису
Дата
Прийняв ________________________________________________________________________ справ (цифрами і словами)
Особа, відповідальна за архів суду	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 26 до Інструкції (пункт 4.4.4)

Найменування господарського суду	ЗАТВЕРДЖУЮ
	Керівник апарату суду
Фонд N ____________	Підпис	Розшифровка підпису
	Дата
ОПИС N ___________	Печатка із зазначенням ідентифікаційного коду
справ постійного зберігання за ____________ рік

_____________________________________________________________________________________
(назва розділу або структурного підрозділу установи)

N з/п	Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Дата справи (тому, частини)	Кількість аркушів у справі (томі, частині)	Примітка

У цей розділ опису внесено ______________________________ справ з N ___ до N ___, у тому числі: літерні номери ____________________________ пропущені номери _________________________

Посада особи, яка склала опис	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

Особа, відповідальна за архів	Підпис	Розшифровка підпису
Дата

СХВАЛЕНО	СХВАЛЕНО
Протокол засідання ЕПК державної архівної установи ____________ N _____	Протокол засідання ЕК суду ____________ N _____

 

Начальник управління з питань судового діловодства

О. Слоніцький

 

Додаток 27 до Інструкції (пункт 4.4.10)