Особливості оформлення організаційно-розпорядчих документів

3.6.1. Організаційно-розпорядчі документи суду (накази, розпорядження тощо) оформлюються на бланках.

Без бланка оформлюються:

1) листи та інші документи, підготовлені судом спільно з іншими органами;

2) внутрішні службові документи (листи, службові та доповідні записки, окремі види довідок тощо), призначені для використання в апараті суду;

3) договори.

3.6.2. Організаційно-розпорядчі документи суду можуть мати письмову або електронну форму залежно від потреби.

3.6.3. Організаційно-розпорядчий документ повинен мати обов'язкові для цього виду документа реквізити у відповідному порядку їх розташування, встановленому державним стандартом, зокрема: найменування суду, найменування виду документа (крім листів), заголовок до тексту, дата, номер, текст, підпис тощо. У процесі підготовки і оформлення можливе використання інших реквізитів, якщо цього вимагає призначення документа.

3.6.4. Організаційно-розпорядчий документ виготовляється у форматі аркуша А4 (210 х 297 мм) та має такі береги, мм: лівий - 30, правий - 10, верхній і нижній - 20.

3.6.5. Зображення Державного герба України розміщується у центрі верхнього берега бланка документа. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

3.6.6. Найменування суду зазначається по центру під зображенням Державного герба України або під верхнім берегом документа відповідно до Указу Президента України від 12 липня 2010 року N 811/2010 "Питання мережі господарських судів України".

3.6.7. Найменування документа має відповідати компетенції суду та змісту організаційної чи розпорядчої дії (наказ, розпорядження, доручення, довідка, договір тощо), що документується.

3.6.8. Датою прийняття документа є дата його підписання (у тому числі електронним цифровим підписом); для документа, прийнятого колегіальним органом, - дата прийняття рішення; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження.

Для документа, складеного спільно декількома організаціями, дата єдина і відповідає даті більш пізнього підписання документа.

Дата підписання, затвердження, погодження документа, а також дати, які вміщені в тексті, оформлюються цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами одним рядком у послідовності: число, місяць, рік, наприклад: 05.08.2012. У текстах і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 05 серпня 2013 року.

3.6.9. Обов'язковому датуванню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх надходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і надіслання його до справи). Відповідні відомості фіксуються у реєстраційній картці документа в автоматизованій системі документообігу суду.

3.6.10. Дата підписання зазначається в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

3.6.11. Документи можуть бути адресовані органам, підприємствам, установам, організаціям (юридичним особам), їх структурним підрозділам або конкретним особам.

У разі адресування документа юридичній особі або її структурному підрозділу без зазначення конкретної посадової особи їхні найменування вказуються у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України
Департамент міжнародного права та співробітництва

У разі адресування документа посадовій особі найменування юридичної особи вказується у називному відмінку, а посада та прізвище адресата - у давальному, наприклад:

Міністерство юстиції України
Департамент міжнародного права та співробітництва
Головному спеціалістові
Петренку О. І.

У разі адресування документа керівникові юридичної особи її найменування включається до складу найменування посади адресата, наприклад:

Генеральному директору
об'єднання "Агробуд"
Іванченку О. В.

У разі адресування документа декільком посадовим особам їхні посади слід указувати узагальнено, наприклад:

Головам місцевих
господарських судів України

У разі адресування документа декільком однорідним організаціям їх найменування слід указувати узагальнено, наприклад:

Місцеві господарські суди України

До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса, порядок і форма запису якої повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, наприклад:

Інститут економіко-правових
досліджень
вул. Університетська, 77,
м. Донецьк, 83048

Документ, викладений у письмовій формі, як правило, не повинен містити більше чотирьох адресатів. Кожний примірник такого документа повинен бути підписаний.

У разі надсилання документа, викладеного у письмовій формі, більш ніж чотирьом адресатам складається список для розсилання, а на кожному документі вказують тільки одного адресата.

Якщо документ, викладений у письмовій формі, надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (чи ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс, наприклад:

Коваленко Петро Степанович
вул. Дорогожицька, буд. 12, кв. 7,
м. Київ, 04067

Адреса не зазначається на документах, що надсилаються до державних установ та постійним адресатам. У цьому разі можуть застосовуватись конверти, на яких заздалегідь надруковані адреси.

3.6.12. Посилання на вихідний номер та дату документа, на який надається відповідь, є обов'язковим і складається з постійної частини "На N ____________ від ____________", розміщеної після вихідних дати та реєстраційного індексу документа.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька вхідних документів одного адресата, посилання на всі номери та дати всіх вхідних документів є обов'язковим.

Якщо вихідний лист суду є відповіддю на декілька листів різних адресатів, то посилання на їх вихідні номери та дати вміщуються одне під одним у тій послідовності, у якій у листі суду зазначені адресати.

3.6.13. Заголовок як реквізит документа використовується з метою оперативного встановлення призначення документа під час його реєстрації та подальшого опрацювання.

Заголовок документа повинен бути стислим, коротким та вичерпно формулювати зміст документа.

Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.

3.6.14. Текст документа містить інформацію, заради фіксування якої створено документ.

Як правило, текст документа складається з трьох частин:

1) вступної, у якій викладаються підстави виготовлення документа;

2) описової, у якій викладаються обставини, факти, посилання на нормативні акти, аргументація автора документа;

3) резолютивної, у якій викладаються висновки, пропозиції, клопотання, рекомендації, рішення тощо.

3.6.15. Примірник документа, що викладений у письмовій формі, який залишається в суді, візується нижче місця для підпису документа на лицьовому боці останнього аркуша документа або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця недостатньо.

3.6.16. Зовнішнє погодження документа, викладеного у письмовій формі, оформлюється відповідним грифом.

Гриф погодження розміщується нижче реквізиту "Підпис" на лицьовому боці документа і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису і дати погодження, наприклад:

ПОГОДЖЕНО Голова Київського апеляційного господарського суду ____________________________ (підпис) (ініціали, прізвище) 14.08.2012

Якщо документ погоджується рішенням колегіального органу, то гриф погодження оформлюється таким чином:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідання зборів суддів Київського апеляційного господарського суду 14.08.2012

Грифи погодження можуть розміщуватись на окремому "Аркуші погодження", якщо зміст документа стосується інтересів трьох і більше організацій. На такому документі робиться позначка "Аркуш погодження додається".

Залежно від змісту документа в необхідних випадках здійснюється зовнішнє погодження із зацікавленими особами.

3.6.17. Документ підписує відповідальна особа згідно з її компетенцією. Документ, викладений в електронній формі, скріплюється електронним цифровим підписом. На лицьовому боці в нижньому лівому куті останньої сторінки документа вказується прізвище виконавця документа і номер його службового телефону, наприклад: Петренко 5321814 або Петренко Людмила Петрівна 5321814.

До складу підпису входять найменування посади особи, яка підписує документ, її підпис та його розшифрування (ініціал(и) та прізвище).

Документи колегіальних органів підписують головуючий на засіданні колегіального органу та секретар.

У документах, які готуються комісією, зазначається статус осіб у складі комісії (голова, члени комісії).

Якщо документ підписують декілька осіб, які обіймають посади однакового рівня, то їхні підписи розміщують на одному рівні.

Якщо документ підписують декілька посадових осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості або рівня посадових осіб.

Якщо посадова особа, підпис якої вказано на проекті документа, відсутня, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому необхідно вказувати фактичну посаду особи, яка підписує документ, наприклад: "Виконуючий обов'язки" ("В. о."), "Заступник". Не дозволяється в документі ставити прийменник "За" або вертикальну риску перед найменуванням посади.

Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається. У виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути погоджені особою, яка підписала цей документ.

3.6.18. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа (без абзацу).

Якщо документ має додатки, повну назву яких названо в тексті, то відмітка про них оформлюється таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 3 прим.

Якщо додатки у тексті документа не названі, то необхідно перелічити їх назви, кількість аркушів та примірників кожного, наприклад:

Додаток:

1. Штатний розпис на 4 арк. у 3 прим.

2. Кошторис витрат на 3 арк. у 3 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість аркушів не вказується.

За наявності кількох додатків вони нумеруються арабськими цифрами. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.

Додатки повинні бути оформлені на стандартних аркушах та мати всі необхідні для документа реквізити.

Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

На додатках до розпорядчого документа у правому верхньому куті повинна міститися позначка із зазначенням назви документа, його дати і номера, наприклад:

Додаток до наказу Київського апеляційного господарського суду 14.08.2012 N ___

3.6.19. Способом введення документа в дію є його затвердження.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами), відповідним актом суду або іншими організаціями, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у документі, що затверджується.

Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ Голова Київського апеляційного господарського суду ___________________________ (підпис) (ініціали, прізвище) 14.08.2012

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви, дати і номера затверджуваного документа у називному відмінку, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Київського апеляційного господарського суду 14.08.2012 N ___

3.6.20. Накази (додаток 16) видають голова суду, керівник апарату суду або особи, які виконують їхні обов'язки.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині викладається мета і завдання приписаних дій, причини його видання. Якщо основою для видання наказу є законодавчий акт, інший нормативний чи розпорядчий документ, то в констатуючій частині зазначається його назва, дата, номер, заголовок, у разі необхідності викладається зміст тієї частини вказаного документа, яка безпосередньо стосується судових органів.

Розпорядча частина починається словом "НАКАЗУЮ".

У пунктах розпорядчої частини наказу зазначаються конкретні заходи і дії, підрозділи апарату суду і (або) посадові особи, які відповідають за його реалізацію, та термін виконання завдань. Якщо наказ доповнює, скасовує або змінює раніше видані накази чи їх окремі пункти, про це зазначається в його тексті.

В останньому пункті розпорядчої частини наказу вказується посадова особа, на яку покладається контроль за виконанням наказу в цілому.

Проект наказу подається для візування всім виконавцям, які зазначені у ньому.

3.6.21. Розпорядження (додаток 17) видають голова суду, керівник апарату суду або особи, які виконують їх обов'язки.

Розпорядження видають для вирішення оперативних питань з окремих напрямків діяльності суду.

Розпорядження оформлюється в такому ж порядку, як і наказ, тільки розпорядча частина може починатися словами "Пропоную", "Зобов'язую", "Забезпечити".

3.6.22. Реєстрація наказів і розпоряджень з основної діяльності суду, з адміністративно-господарських питань, з особового складу ведеться окремо по кожному виду документів.

Ознайомлення керівництва суду, суддів та працівників апарату суду з наказами та розпорядженнями з основної діяльності, адміністративно-господарських питань, а також з кадрових питань здійснюється службою діловодства та відповідно кадровою службою.

3.6.23. Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.

Вступна частина протоколу містить прізвища й ініціали секретаря, присутніх, порядок денний.

В основній частині протоколу фіксують перебіг засідання колегіального органу. Вона складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Розділи нумерують арабськими цифрами і в кожному з них є такі підрозділи: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", які друкують великими літерами від нульового положення табулятора. Після них ставлять двокрапку. Нижче слова "СЛУХАЛИ" з абзацу зазначають прізвища та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Основний зміст доповідей та виступів вміщується в тексті протоколу або додається до нього, постанова (ухвала) друкується повністю.

Документ, затверджений колегіальним органом, додається до протоколу.

Зміст окремої думки члена колегіального органу викладається у протоколі після відповідного протокольного рішення.

Протокол підписують головуючий на засіданні та секретар. Протоколи нумеруються за порядком складання у межах календарного року.

Протоколи загальних засідань (зборів) різних організацій мають складний номер, який включає номери протоколів організацій, що брали участь у роботі засідання.

Бланки протоколу можуть бути виготовлені друкарським способом.

3.6.24. Заяви з кадрових питань (щодо переведення на посаду, надання щорічної, додаткової та навчальної відпусток, звільнення тощо) працівники апарату суду подають на ім'я керівника апарату (особи, яка виконує його обов'язки).

За необхідності в підрозділі апарату суду заяви подаються на ім'я його керівника.

У заяві, незалежно від змісту, реквізити рекомендується розташовувати у такій послідовності:

1) адресат (праворуч вказується посада, а з нового рядка - прізвище та ініціали особи, на чиє ім'я подається заява);

2) відомості про заявника (зазначається повна назва посади, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка подає заяву).

Оскільки при прийнятті на роботу передбачено заповнення спеціальної форми, де вказується домашня адреса, у заяві її можна не зазначати. У разі звернення до суду особи, яка не є працівником апарату, адреса зазначається і вказується номер телефону;

3) назва виду документа (Заява) розміщується нижче відомостей про адресата та заявника посередині рядка і пишеться з великої літери. Після слова "Заява" крапка не ставиться;

4) текст заяви розміщується з абзацу під словом "Заява" з великої літери, з відступом у три рядки, де чітко формулюється текст заяви з лаконічним обґрунтуванням.

До окремих заяв додаються довідки. Зокрема, до заяви про навчальну відпустку обов'язково додається виклик навчального закладу, а до заяви про відпустку може додаватися довідка з лікувальної установи.

Після тексту заяви вказується перелік додатків (копій документів). У кінці проставляється дата складення заяви і, якщо вона викладена в письмовій формі, засвідчується підписом.

Усі заяви, що подаються працівниками апарату, обов'язково візує керівник самостійного підрозділу апарату суду, а в разі його відсутності - особа, яка виконує його обов'язки.

Якщо в заяві йдеться про надання матеріальної допомоги, встановлення надбавки, тоді ставиться віза керівника фінансового підрозділу.

Візування заяви, поданої за допомогою автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється шляхом проставляння відповідної відмітки у реєстраційній картці заяви.

Якщо документ викладений у письмовій формі, після підпису особи, яка візує документ, вказуються ініціали та прізвище і проставляється дата візування.